Online applicaties: Google Apps bij de Open Universiteit Nederland

1. Online applicaties: Google Apps bij de Open Universiteit Nederland Ron Helwig Directeur ICT servicecentrum Open Universiteit Nederland 15-5-2008

2. SURFnet relatiedagen 2008 2 Agenda Context en aanleiding Waarom Google Apps? Technische aspecten Juridische aspecten Organisatorische aspecten Huidige status

3. SURFnet relatiedagen 2008 3 Context en aanleiding (1) OUNL: Leven Lang Leren Afstandsonderwijs � 30.000 studenten Digitalisering onderwijs en �materialen

4. SURFnet relatiedagen 2008 4 Context en aanleiding (2) Toekomstige PLWO: elke student zijn/haar eigen leeromgeving.Meerdere services, open standaarden, gericht op communicatie en samenwerking. Invoering e-mailvoorziening: wens van de studentenraad Verbeteren/stroomlijnen communicatie Verbeteren toegang tot externe diensten Studentenraad De Studentenraad is het wettelijk medezeggenschapsorgaan dat alle studenten van de Open Universiteit vertegenwoordigt. Leden van de Studentenraad worden gekozen door en uit studenten die studeren bij de Open Universiteit.Studentenraad De Studentenraad is het wettelijk medezeggenschapsorgaan dat alle studenten van de Open Universiteit vertegenwoordigt. Leden van de Studentenraad worden gekozen door en uit studenten die studeren bij de Open Universiteit.

5. SURFnet relatiedagen 2008 5 Waarom Google? E-mail als nutsvoorziening Zelf aanbieden niet strategisch Google of Microsoft (december 2007)? Google Apps: breed en aantrekkelijk portfolio Innovatiekracht Google Google Apps past binnen visie OUNL op de toekomstige PLWO Gratis dienst (1e 4 jaar) Geen vendor lock-in

6. SURFnet relatiedagen 2008 6 Google Apps Gmail (6,5 Gb!) Google Talk Google Agenda (Google Calendar) Google Documenten (Google Docs) Startpagina (Start Page) Page Creator (Google Sites)

7. SURFnet relatiedagen 2008 7 Technische aspecten (1) Nederlandse studenten: voorletters.achternaam@studie.ou.nl Belgische studenten: voorletters.achternaam@studie.openuniversiteit.be  Eigen OUNL logo binnen GMail Autorisatie/provisioning: gestuurd door SIS Authenticatie webinterface: via API tegen active directory OUNL POP/IMAP: voorlopig niet!

8. SURFnet relatiedagen 2008 8 Technische aspecten (2) Geen advertenties Beschikbaarheid service: 99,9% (SLA) Apps eenvoudig aan en uit te zetten via dashboard API voor standaard rapportages Geen migratie Toekomst: IdM koppeling Google met SURFfederatie Gmail heeft een 99,9% beschikbaarheidsgarantie (per maand). Google geeft aan dat wanneer het dit serviceniveau niet haalt, de klant op verzoek een aantal (afhankelijk van de hoeveelheid downtime in een maand tot en maximum van 15) gratis extra dagen service krijgt (zg. Service Credits). � Interessant is wat de door Google gehanteerde definitie van beschikbaarheid is. * Beschikbaarheid op maandbasis is het totaal aantal minuten per maand minus de totale "downtime periode" van diezelfde maand. * Van een "downtime periode" is sprake de service minstens 10 minuten "downtime" heeft. Een downtime van minder dan 10 minuten wordt niet meegerekend bij het bepalen van de "downtime periode" per maand. * Er is sprake van "downtime" wanneer sprake is van minstens 5% user error rate. Deze wordt door Google gemeten op serverbasis. De definitie hiervan heb ik overigens niet zo snel kunnen vinden. � Een maand met 31 dagen telt 31 * 24 * 60 = 44.640 minuten. 0,01% hiervan is dus 44,64 minuut per maand, maar kan in de praktijk wel degelijk veel meer onbeschikbaarheid betekenen. �Gmail heeft een 99,9% beschikbaarheidsgarantie (per maand). Google geeft aan dat wanneer het dit serviceniveau niet haalt, de klant op verzoek een aantal (afhankelijk van de hoeveelheid downtime in een maand tot en maximum van 15) gratis extra dagen service krijgt (zg. Service Credits). � Interessant is wat de door Google gehanteerde definitie van beschikbaarheid is. * Beschikbaarheid op maandbasis is het totaal aantal minuten per maand minus de totale "downtime periode" van diezelfde maand. * Van een "downtime periode" is sprake de service minstens 10 minuten "downtime" heeft. Een downtime van minder dan 10 minuten wordt niet meegerekend bij het bepalen van de "downtime periode" per maand. * Er is sprake van "downtime" wanneer sprake is van minstens 5% user error rate. Deze wordt door Google gemeten op serverbasis. De definitie hiervan heb ik overigens niet zo snel kunnen vinden. � Een maand met 31 dagen telt 31 * 24 * 60 = 44.640 minuten. 0,01% hiervan is dus 44,64 minuut per maand, maar kan in de praktijk wel degelijk veel meer onbeschikbaarheid betekenen. �

9. SURFnet relatiedagen 2008 9 Juridische aspecten (1) Vertrekpunt discussie: Standaard overeenkomst Extern juridisch advies; focus op privacy aspecten Safe Harbor programma Onderliggend SLA Resultaat discussie: Specifieke overeenkomst voor OUNL Looptijd: 4 jaar Safe Harbor-programma: Dit zijn privacy richtlijnen die in 2000 overeengekomen zijn tussen de Verenigde Staten en de Europese Commissie, bedoeld om Europese organisaties te verzekeren dat adequate maatregelen zijn getroffen om bij de geregistreerde bedrijven de bescherming van persoonsgegevens te garanderen, ook in landen die geen passend beschermingsniveau waarborgen zoals de Verenigde Staten. In order to bridge these different privacy approaches and provide a streamlined means for U.S. organizations to comply with the Directive, the U.S. Department of Commerce in consultation with the European Commission developed a "Safe Harbor" framework and this website to provide the information an organization should need to evaluate � and then join � the Safe Harbor. Safe Harbor-programma: Dit zijn privacy richtlijnen die in 2000 overeengekomen zijn tussen de Verenigde Staten en de Europese Commissie, bedoeld om Europese organisaties te verzekeren dat adequate maatregelen zijn getroffen om bij de geregistreerde bedrijven de bescherming van persoonsgegevens te garanderen, ook in landen die geen passend beschermingsniveau waarborgen zoals de Verenigde Staten. In order to bridge these different privacy approaches and provide a streamlined means for U.S. organizations to comply with the Directive, the U.S. Department of Commerce in consultation with the European Commission developed a "Safe Harbor" framework and this website to provide the information an organization should need to evaluate � and then join � the Safe Harbor.

10. SURFnet relatiedagen 2008 10 Juridische aspecten (2) WBP: expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens beschikbaar te stellenGeen opt-out! Studenten geven, via een informatiesysteem van de OUNL, vooraf toestemming voor het aanmaken van een account bij Google (opt-in) Persoonsgegeven die worden doorgegeven aan Google: Voorletters + AchternaamPersoonsgegeven die worden doorgegeven aan Google: Voorletters + Achternaam

11. SURFnet relatiedagen 2008 11 Organisatorische aspecten (1) Implementatie in eigen hand Projectteam: Faculteiten Onderwijs Service Centrum (OSC) Marketing, Communicatie & Sales (MCenS) ICT servicecentrum (ICTS)

12. SURFnet relatiedagen 2008 12 Organisatorische aspecten (2) Samenwerking met Google Gefaseerde implementatie (selfservice) Afstemming met studentenraad Aanpassing inschrijfvoorwaarden OUNL Eigenaar dienst: Onderwijs Service Centrum

13. SURFnet relatiedagen 2008 13 Organisatorische aspecten (3) Ondersteuning studenten: Selfservice: Nederlandstalig helpcentrum Google (www.google.com/support) 1e lijns ondersteuning: helpdesk OSC 2e lijns ondersteuning: ICTS Beheerders kunnen via e-mail bij de Google helpdesk terecht Studenten kunnen niet bij de Google helpdesk terecht

14. SURFnet relatiedagen 2008 14 Huidige status Overeenkomst is getekend op 21-2-2008 Techniek is gereed Start met alleen Gmail Organisatorisch: Helpdesk OSC is voorbereid Eerste 500 studenten worden volgende week benaderd Opschaling naar totale populatie: v��r de zomer Overige Apps: gekoppeld aan (onderwijskundige) pilots

15. SURFnet relatiedagen 2008 15 Vragen? Ron Helwig Directeur ICT servicecentrum Open Universiteit Nederland ron.helwig@ou.nl