GRUNDTVIG ja LEONARDO DA VINCI KOOSTÖÖPROJEKTID

1. GRUNDTVIG ja LEONARDO DA VINCIKOOSTÖÖPROJEKTID LEPINGULISED KOHUSTUSED, TOETUSE KASUTAMISE REEGLID, ARUANDLUS JA KONTROLL Hannelore Juhtsalu ja Signe Reinumägi Tallinn 25. september 2013

2. Finantseerimisleping Eritingimused – lepingus 15 artiklit + lisad Lisa I – Detailne projekti kirjeldus (taotlus) Lisa II – Lõpparuande vorm (e-vorm!, näidis kodulehel) Lisa III – Toetuse lõppsumma arvutamise reeglid Lisa IV – Tegevuste vahearuande vorm (kodulehel) Lisa V – Projektis osalevate partnerite kinnitatud nimekiri Lisa VI – Projekti finantsseisu teatis (kodulehel) Leonardo da Vinci - http://www2.archimedes.ee/hkk/index.php?leht=569 Grundtvig - http://www2.archimedes.ee/hkk/index.php?leht=534 Koostööprojektide infoseminar

3. Toetuse eesmärk Toetus on eraldatud taotletud projekti elluviimiseks, planeeritud tulemuste saavutamiseks Määratud kindlasummalise toetusena Tingimuseks minimaalse arvu välislähetuste elluviimine NB! Koostööprojektil puuduvad oma rahastusreeglid, raamatupidamisele kehtivad kõik Eesti seadused ja asutusesisene korraldus Eelarve – nii lähetusteks kui tegevusteks, koostada oma projekti eelarve/kulude jaotus Koostööprojektide infoseminar

4. Finantseerimisleping Lepingu kestus: 01.08.2013 - 31.07.2015 Leping jõustub päeval, mil selle allkirjastab hilisem pool Koostööprojektide infoseminar

5. Toetuse lõppsumma määramine Välislähetused 4 lähetust – 6000€ 8 lähetust – 10000€ 12 lähetust – 13500€ 24 lähetust – 20000€ (Grundtvig: 16 erinevad õppijad!) Toetuse lõppsumma arvutamise reeglid (lisa III) - välislähetuse (mobiilsuse) mõiste - aktsepteeritav välislähetus - toetuse lõppsumma vähendamine Projekti raames ellu viidud välislähetused peavad olema projektiga seotud! Koostööprojektide infoseminar

6. Minimaalse välislähetuste arvu vähendamine Erivajadustega osalejate puhul saab taotleda minimaalsearvu välislähetuste vähendamist Toetusesaaja esitab HKK-lejärgneva info: - erivajaduste iseloom; - sellest tulenevad lisakulud; - välislähetuste arv, mida on võimalik olemasolevate vahenditega sooritada Koostööprojektide infoseminar

7. Maksetingimused • Ettemakse, 80% finantstoetuse summast, makstakse välja 30 kalendripäeva jooksul pärast lepingu jõustumist • Jääkmakse kuni 20% pärast lõpparuande aktsepteerimist HKK poolt Koostööprojektide infoseminar

8. Muutused partnerrühmas Lepingu Lisa V – projektis osalevate partnerite kinnitatud nimekiri Partnerorganisatsiooneei saa: - lisada ega asendada Partnerorganisatsioonid võivad loobuda Leping lõpetatakse ennetähtaegselt, kui osalevate riikidearv langeb alla 3 Koostööprojektide infoseminar

9. Avalikustamine (artikkel 6) Kõigis dokumentides, toodetes, materjalides, intervjuudes ja kommentaarides peab viitama Elukestva õppe programmi toetusele Samas järgneb teadaanne, et avalduse sisu eest vastutab avaldaja isiklikult ning Euroopa Komisjon ei ole vastutav sisu kasutamisest tulenevate tagajärgede eest Visual Identity Guideline: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html Koostööprojektide infoseminar

10. Avalikustamine (artikkel 6) Oluline, et sõnum jõuaks iga võimaliku huviliseni! Levitus on toetusesaaja lepinguline kohustus! Levitajateks nii koordinaator kui partnerid! - nt oma organisatsiooni koduleht; projekti koduleht!; linkimine partnerite kodulehtedele! - elektrooniliste võimaluste kasutamine - nt Innove kutsehariduse uudiskiri jms listid; kohalik meedia; sotsiaalmeedia Alati mainida rahastajat – Elukestva õppe programm; kasutada programmi logo (link on lepingus, ka HKK kodulehel) Koostööprojektide infoseminar

11. Monitoorimineehk seire HKK viib läbi monitooringuid, mille käigus keskendutakse sisutegevuse kontrollile: E-küsitlused (2014 ja 2015 alguses) Projektikohtumine Eestis, koduleht/blogi, uudiskiri jms – teade HKK-le! Projektikülastused/seirevisiidid Programmi infoüritused Koostööprojektide infoseminar

12. Aruandlus ja projektitegevuste kontroll Projekti finantsseisu teatised • iga-aastaselt 15.01 (31.detsseisuga) Vahearuanne – 30. juuni 2014 • seniste tegevuste / tulemuste lühikirjeldus • toimunud välislähetused Koostööprojektide infoseminar

13. Aruandlus ja projektitegevuste kontroll Lõpparuanne – 30. september 2015 • eeltäidetud e-vorm (HKK saadab lingi) • kogu projekti kokkuvõte, tulemused, muudatused, koostöö tõhusus, hindamismetoodika, statistika, tegevused, mõju, tulemuste levitamine, jätkusuutlikkus, välislähetused, eelarve (vaadatakse läbi 60 päeva jooksul) Koostööprojektide infoseminar

14. Aruandlus ja projektitegevuste kontroll Lõpparuandele lisada järgmised dokumendid: • Sõidupiletid/pardakaardid (originaalid, riigiasutused – koopiad), auto kasutamisel bensiinitšekid • Tõendid projektikohtumistel osalemise kohta (vastuvõtva organisatsiooni väljastatud, osaleja nimi ja kohtumise aeg) • Projekti tulemused (lingid toodetele, artiklitele) Koostööprojektide infoseminar

15. Projektitegevuste kontroll • Kohapealne kontroll tegevuste toimumise ajal – (2 GRU + 2 LEO projekti) Hilisem kontroll • Dokumente peab säilitama vähemalt 5 aastat peale lõpparuande aktsepteerimist • Sel ajal peab olema tagatud ligipääs nendele dokumentidele kontrollimiseks nii HKK-le, Euroopa Komisjonile, OLAF-ile kui Euroopa Kontrollikojale Koostööprojektide infoseminar

16. Projektitulemuste andmebaas EST EST – European Shared Treasure Grundtvig, Leonardo da Vinci, Comenius – koostööprojektide tulemused EST Euroopa koduleht - http://www.europeansharedtreasure.eu Oma projekti tulemuste sisestamiseks HKK-lt paroolid - http://est.archimedes.ee/est/ Projekti kajastamine EST-is on lõpparuande esitamise eelduseks! Koostööprojektide infoseminar

17. Lepingu muutmine ja lõpetamine Lepingu muutmine, peatamine ja lõpetamine vormistatakse alati kirjalikult Kirjalik taotlus HKK-le vähemalt 2 nädalat enne lepingu perioodi lõppemist (muutmine) Kirjalik taotlus HKK-le vähemalt 60 päeva ette koos põhjendustega (lõpetamine) Ennetähtaegne lõpetamine – art. 13 Koostööprojektide infoseminar

18. Projekti tegevuste elluviimine Jälgige taotlust! (Lepingu lisa) Moodustage projekti meeskond; otsustage projekti sihtgrupp (õppijad) Esimene projektikohtumine – ülevaade muudatustest, tegevuskava korrigeerimine Kõik kulud sihtotstarbelised! Vältige huvide konflikti! Dokumendid halduses ning kulud raamatupidamises eristatavad! Koostööprojektide infoseminar

19. Küsimuste korral võtke meiega ühendust! Grundtvig programm Hannelore Juhtsalu hannelore.juhtsalu@archimedes.ee tel: 697 9233 Raamatupidamine Tuuli Sülla tuuli.sulla@archimedes.ee tel: 696 2495 LeonardodaVinci programm Signe Reinumägi signe.reinumagi@archimedes.ee tel: 699 9390 Raamatupidamine Helve Rammul helve.rammul@archimedes.ee tel: 697 9228 Koostööprojektide infoseminar