Výukový materiál zpracován v rámci oblasti podpory 1.5 „EU peníze středním školám“

1. VY_32_INOVACE_08_PEK_422_Kop Výukový materiál zpracován v rámci oblasti podpory 1.5„EU peníze středním školám“

3. NORMALIZOVANÁ ÚPRAVA OBCHODNÍHO DOPISU Úpravu předtisku obchodního dopisu stanoví ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory vydaná v dubnu 2007.

4. POŘÁDÍ ÚDAJŮ V PŘEDTISKUOBCHODNÍM DOPISU: ZÁHLAVÍ DOPISU (hlavička dopisu) obsahuje: • adresu odesílatele • logo společnosti (firmy) • v pravém (popř. levém) horním rohu musí zůstat místo pro umístění prezentačního razítka

5. ADRESA ADRESÁTA • adresa musí mít maximálně 6 řádků • na jednom řádku nemá být víc než 30 znaků • používá se vždy jednoduché řádkování (číslo 1) • název pošty (většinou se jedná o místo určení) se doporučuje psát velkými písmeny • na konci řádků v adrese není žádná interpunkce, kromě teček za zkratkami • Doporučeně, popř. jiná doplňková služba pošty, např. Do vlastních rukou,se v dopisech píše nad adresu adresáta (10 mm nad adresní pole) od levé svislice jako adresa

6. ODVOLACÍ ÚDAJE • jedná se o konkrétní údaje o pracovnících (popř. firmě), kteří vyřizují obchodní korespondenci. Norma nabízí 2 možnosti psaní odvolacích údajů na předtisk obchodního dopisu, a to: • sloupcové odvolací údaje – viz příloha č. 1 • řádkové odvolací údaje (od jejich používání se v současné době upouští) – viz. příloha č. 2

7. Sloupcová úprava odvolacích údajůzahrnuje tyto náležitosti: • VÁŠ DOPIS ZNAČKY – doplníte značku dopisu, na který odpovídáte • ZE DNE – doplníte datum odeslání dopisu, na který odpovídáte • NAŠE ZNAČKA – doplníte značku dopisu, který budete psát, doporučuje se používat číselné značky, které obsahují pořadové číslo dopisu, měsíc a rok, kdy byl dopis napsán a popř. iniciálovou zkratku písařky, která dopis psala – např. 17/11/13/Ve. Jedná se o 17. dopis z měsíce listopadu roku 2013, který psala písařka Veselá • ČÍSLO JEDNACÍ (Čj.) – mají předtištěny úřady a instituce • VYŘIZUJE – zde napíšete jméno zaměstnance, který dopis vyřizuje (píše) a na kterého se lze obrátit s dotazem • TELEFON – uvedete číslo telefonu firmy, popř. zaměstnance, který dopis vyřizuje. Telefonní čísla jsou devítimístná a po třech číslicích se oddělují jednou mezerou např. 569 421 177 • MOBIL – doplníte služebního mobilního telefonu zaměstnance, který dopis vyřizoval, člení se opět do skupin po třech např. 602 150 517 • FAX – doplníte číslo faxu, úprava je stejná jako u čísla telefonu • E-MAIL – doplníte adresu elektronické pošty firmy • DATUM – napíšete datum, kdy byl dopis odeslán

8. Řádková úprava odvolacích údajůzahrnuje tyto náležitosti: • VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE – doplňuje se stejně jako u sloupcové úpravy • NAŠE ZNAČKA – doplňuje se stejně jako u sloupcové úpravy • VYŘIZUJE/LINKA – za jméno zaměstnance, který dopis vyřizuje, se napíše číslo jeho interní telefonní linky • MÍSTO ODESLÁNÍ – na firemních předtiscích obchodního dopisu je sídlo předem předtištěno např. HAVLÍČKŮV BROD. Datum odeslání dopisu se napíše pod předtištěné místo firmy

9. 1. VĚC • jedná se o heslovitý obsah dopisu. Výraz „věc“ byl zrušen, tzn., že se na předtiscích obchodních dopisů již nevyskytuje. • heslovitý obsah dopisu se píše pod odvolací údaje, po vynechání dvou volných řádků • začíná velkým písmenem a za větou (výrazem) se nedělá tečka • zvýrazňuje se tučným písmem nebo podtržením • např. Nabídka školních lavic, Poptávka po učebnicích apod.

10. 2. OSLOVENÍ • oslovujeme 5. pádem, např. Vážený pane Nováku, Vážení obchodní partneři • za oslovením se dělá čárka • mezi oslovením a prvním řádkem textu se vynechává jeden volný řádek • doporučuje se oslovovat v každém dopise

11. 3. VLASTNÍ TEXT DOPISU • při psaní obchodních dopisů se řídíme těmito pravidly: • používáme jednoduché řádkování • dopis členíme do odstavců • mezi odstavci vynecháváme 1 volný řádek • důležité údaje zvýrazňujeme podtržením, tučným písmem nebo je umístíme na samostatný řádek, nad kterým a pod kterým vynecháme jeden volný řádek • levý okraj textu má zpravidla blokovou úpravu, tzn. píšeme od levé svislice • pravý okraj textu je nezarovnaný, je vhodné používat dělení slov • dopis stylizujeme v 1. osobě množného čísla

12. 4. POZDRAV • mezi pozdravem a posledním řádkem textu obchodního dopisu se vynechává jeden volný řádek • pozdrav se považuje za samostatný odstavec, tzn. píše se od levé svislice – S pozdravem • za pozdravem se nedělá tečka • pozdrav může být i součástí poslední věty, např. … očekáváme Vaši brzkou odpověď a jsme s pozdravem

13. 5. RAZÍTKO • obchodní zákoník sice už razítko nepožaduje, ale většina firem jím své písemnosti opatřuje • razítko se otiskuje nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo • kulatá razítka se otiskují doprostřed pod textový sloupec

14. 6. PODPIS • pod pozdravem se vynechávají 2 – 4 volné řádky pro otisk razítka • dopis vlastnoručně podepíše osoba, jejímž jménem se obchodní dopis posílá • pod vlastnoručním podpisem je počítačem napsaný titul, jméno a příjmení pracovníka a pod to na další řádek se napíše funkce daného pracovníka • někdy dopis podepisují dvě osoby, pak se vlevo (jako první) podepíše osoba funkčně výše postavená a vpravo (jako druhý) osoba funkčně níže postavená

15. 7. PŘÍLOHY • uvádějí se pod podpisem po vynechání 2 – 4 volných řádků • zvýrazňují se podtržením nebo tučným písmem • lze je psát třemi způsoby: • 2 přílohy • Faktura č. 17/13 Ceník • 2 přílohyFaktura č. 17/13 Ceník

16. 8. ROZDĚLOVNÍK • se používá v případě, že budeme kopii dopisu posílat jiné firmě nebo úřadu • tento údaj se uvádí na konci dopisu • příjemce dopisu (adresáta) informujeme o tom, kdo další text obchodního dopisu dostane • nadpis – Rozdělovník, Na vědomí, Kopie se zvýrazní tučným písmem nebo se podtrhne, např. Na vědomí Finanční úřad Havlíčkův Brod • nedělá se za ním dvojtečka

17. ZÁPATÍ • se nachází v dolní části předtisku a obsahuje následující údaje o odesílateli dopisu: • registrace podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku • bankovní spojení • IČO a DIČ • telefonní číslo • číslo faxu • e-mailovou adresu • webovou adresu

20. Použitá literatura: Úprava písemností zpracovaných textovými editory: ČSN 01 6910.  Praha: Český normalizační institut, 2007. 45 s. ŠTIKOVÁ, Stanislava. Písemná a elektronická komunikace 2: Uzavírání a plnění kupních smluv. Ing. Stanislava Štiková - KORESPONDENT, Plzeň 2007. FLEISCHMANNOVÁ, Emílie. Písemná a elektronická komunikace: pro střední školy a veřejnost. 1. vyd. Praha: Fortuna, 2005, 151 s. ISBN 80-716-8924-6. Materiály jsou určeny pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu.