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Introducción Los avances tecnológicos continúan cambiando el estilo de vida de los consumidores, desde la manera de adquirir productos y servicios, hasta la manera de comunicárselo a la empresa. Por ello, las empresas que no adopten la tecnología como una parte importante de su estrategia y toma de decisiones, estarán fuera de la economía. En este sentido, los ERP aparecen como una herramienta fundamental tanto para la integración de las diferentes áreas y sistemas de la empresa, como para la ayuda en la toma de decisiones estratégicas.
Los ERP (Entreprise Resource Planning) son sistemas transaccionales, es decir, están diseñados para trabajar con procesos de la empresa, soportarlos, procesar los datos y obtener de ellos información específica. Así, puede haber un seguimiento y control de los procesos del negocio, como son: finanzas y contabilidad, ventas, compras, manufactura, logística, recursos humanos omercadotecnia. ¿Qué es un ERP? Enterprise Resource Planning (Planificador de recursos de la empresa) es un sistema para planear los recursos de la empresa, es una forma de utilizar la información de manera proactiva,cuya función es integrar los sistemas corporativos para proveer un solo juego de aplicaciones.
Objetivos 1. Optimización de los procesos empresariales. 2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna. 3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias. 5. Reducción de tiempos y de los costos de los procesos.
Características Hay tres características que distinguen a un ERP : • Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. • Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. • Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a lasnecesidades de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno.
ERP´s Estos sistemas abordan el problema de las ineficiencias organizacionales creado por los aislamientos de información, procesos de negocios y tecnología, que podría tener un impacto negativo en la eficiencia y desempeño de los negocios de la organización Los ERP resuelven este problema proporcionando un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocios clave de toda la organización.
ERP´s El software empresarial modela y automatiza muchos procesos de negocios con el objetivo de integrar la información a través de la compañía y eliminar vínculos complejos y costosos entre los sistemas de cómputo en áreas diferentes de la empresa. La información que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a través de la empresa de modo que la puedan compartir los procesos de negocios que se realizan en las áreas de manufactura, contabilidad, recursos humanos y otras más.
Elección de ERP´s Algúnos parámetros para la elección del ERP que podemos mencionarson los siguientes : • Flexibilidad para adaptarse a los requerimientos del caso en concreto. • Costo de la solución. • Experiencias y casos de éxito en el sector. • Solidez financiera del vendedor. • Estabilidad en las tecnologías empleadas. • Facilidad de uso. • Metodología de implantación. • Escalabilidad.
Proveedores • SAP(15.6%) • Peoplesoft (4.9%) • Oracle (4.8%) • Baan (3%) • J.D.Edwards (2.2%)
Planeación Como en todo proyecto se requiere una buena planeación la cual deberá tomar, entre otras, las siguientes consideraciones: • El giro de la empresa. • El tamaño de la empresa: infraestructura y personal. • El volumen de información. • La resistencia al cambio. • La complejidad de las operaciones. • Monto de la inversión.
Implementación Para valorar la complejidad de una implantación de ERP, debemos tener en cuenta que en este proceso interactúan los siguientes seis elementos: 1.- El ERP (sistema de información para la gestión). 2.- Las personas y la cultura de la organización. 3.- La estrategia. 4.- El hardware. 5.- Los procesos. 6.- El resto de aplicaciones de gestión existentes en la organización.
Implementación 1.- El ERP (sistema de información para la gestión): Lo básico es entender que cada organización tiene sus necesidades entonces, el ERP y su parametrización dependerá de estas necesidades. 2.- Las personas y la cultura de la organización. Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de un ERP sobre ellas es muy importante.Integrarlos desde el primer momento de la implantación es clave para conseguir buenos resultados con el proyecto. La correcta gestión del cambio es más importante que el propio ERP en sí.
Implementación 3.- La estrategia. Básicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida laestrategia de la organización, se asocie a ella los recursos tecnológicos necesarios para que sea posible ejecutarla. 4.- El hardware En este sentido es básico definir exactamente los requerimientos del sistema y así diseñar la solución de manera que no se invierta ni más ni menos de lo necesario.
Implementación 5.- Los procesos. Se ha de considerar que además de las personas, los procesos son los que definen la eficiencia y eficacia de la organización. El enfoque correcto es redefinir los procesos – con las posibilidades que el ERP ofrece - como un paso previo a la implantación y que los nuevos procesos sean soportados por el ERP. Aunque tengamos el mejor ERP del mundo, si los procesos no se remodelan, seguirán siendo igual de eficientes o ineficientes como lo eran hasta el momento de la implantación y entonces, la implantación del ERP tendrá bajo o nulo impacto en la eficacia y eficiencia.
Implementación 6.- El resto de aplicaciones de gestión existentes en la organización Cada vez es más usual que las organizaciones tengan distintas aplicaciones para la gestión. En la mayoría de las ocasiones, todas las aplicaciones han de estar conectadas con el ERP para conseguir una gestión de la información eficiente.
Beneficios En la mayoría de los casos es viable implementar un ERP ya que se obtienen, entre otros, los siguientes beneficios: • Eliminación de las capturas repetitivas. • Información oportuna para la toma de decisiones. • Consistencia, congruencia e integridad de la información. • Eliminación de tiempos de espera para consulta de la información. • Operaciones multi-usuario confiables y seguras. • Reducción de los costos de operación. • La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
Limitaciones • Implementación es larga, cara y difícil -La implementación de un ERP es un trabajo que requiere dedicación total por parte de un equipo de trabajo que deberá estar integrado por los líderes empresariales y por expertos consultores ERP. • La empresa tiene que adaptar sus procesos al sistema. • Dependencia de un solo proveedor.
Conclusión En general, los sistemas ERP proporcionan a los usuarios información en tiempo real con la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no sólo proporciona un panorama actual de la organización, sino que también permite dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo. Un ERP es una herramienta de apoyo, finalmente el que toma las decisiones es el usuario. Es decir, se puede tener toda la tecnología disponible en el mercado pero si no se sabe utilizar de nada sirve.
Registro de Registro de pacientes pacientes Servicios Emergencia Patologia Limpieza Técnicos Evaluaciones Cirugía Médicas Registro de Laboratorio pacientes EMA Rayos X Farmacia Registro de Programacion pacientes de Turnos Compras Honorarios Inventarios Médicos SISHOS/INFORMIX Clínicas Nóminas Comedor Nomina Nutrición Terapias RH RH CEYE Facturación Punto de Cafetería Venta Hospitalizacion Almacenes Formas de File FM Maker CXC Contabilidad Expedientes Cuerpo Médico CCP CXP Clínicos Prevención de Exp. INF Infecciones Clinicos Rentas (CM) CCP CM CON Cardiología Cardio Pediátrica Esquema de las aplicaciones del HSJ antes de la implantación de SAP
Esquema de las aplicaciones del HSJ con la implementación de SAP ISH Hospitalizacion Ambulatorios: Pisos Emergencia UTIA ERP (R/3) Evaluaciones UTINP Cirugia UTRS Finanzas Rayos X Exp. Clínicos Control Ude Admision Tesorería Laboratorio CEYE Inventarios (MM) Clinicas Facturación Compras Endoscopia Coinversiones Activos Fijos Hemodialisis Cobranza Honorarios Méd. Medicos RH Workflow Nóminas Interfases: Nutrición Puntos de Venta Comedor Farmacia Patología Cafeteria Cardiologia Farmacia Eme. Rechazos (Rx) Med. Controlados SAP Otras Aplicaciones Honorarios Médicos Seguros (CIM) Rentas CM Resultados Evaluaciones Cardiología Pediátrica Prevención infecciones Formatos (filemaker) Resultados Laborarorio Centros de Laboratorio (MD)
SAP http://www50.sap.com/mexico/success/pdf/sanjose.pdf
