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E2 – E3 : SFC Support de formation

Projet Dématérialisation des Factures. E2 – E3 : SFC Support de formation. Date : 15/10/2013 Vos Interlocuteurs : Dominique DIDES. Objectifs de la formation.

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E2 – E3 : SFC Support de formation

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Presentation Transcript

  1. Projet Dématérialisation des Factures E2 – E3 : SFC Support de formation Date : 15/10/2013 Vos Interlocuteurs : • Dominique DIDES

  2. Objectifs de la formation • Cette formation s’adresse aux SFC qui surveilleront la prise en charge des factures / avoirs depuis Process Director et répondront aux demandes d’actions (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des factures faites par le SCTD. • A la fin de cette formation vous serez capables de : • Surveiller l’activité comptable depuis le portail BFC-Suivi des factures (Process Director), • Traiter les demandes d’action (Workflow) étant adressées aux SFC depuis le portail BFC-DMF-Suivi des factures Work Cycle (SAP).

  3. Agenda • Présentation globale de la solution DMF • Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director) • Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)

  4. Facture numérique Facture papier MM Présentation globale de la solution N u mé ri se r Vé ri f i e r T ra n sf é re r Etape 3 (E3) Communiquer Vérification facture Poste de vidéo-codage Poste de numérisation Numérisation facture Interprétation facture Transfert facture Analyser Etape 1 (E1-1) Décider Collecter Vérifier Transférer Collecte facture Contrôle facture Archivage facture Transfert facture Etape 4 (E4) Etape 1 (E1-2) Approuver Etape 2 (E2) Contrôler Rapprocher Prise en charge Poste de travail Web (Gestionnaire de Laboratoire) Poste de travail BFC Worflow Validation/litige (SCTD et SFC) Sociétés/devises Fournisseurs Plans comptables Commande Service fait Contrôle/Rapprochement (SCTD) Prise en charge (SCTD) Ecritures comptables Supervision et pilotage opérationnel LAD Transfert Scan Vidéo-codage Administration Optimisation

  5. Agenda • Présentation globale de la solution DMF • Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director) • Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)

  6. 2. Présentation de Process Director • 2.1 Présentation de Process Director • Notion de base • Transaction BFC • 2.2 Sélection des factures • 2.3 Interface Process Director

  7. Présentation de Process Director • Process Director, c’est • Une transaction de traitement des documents fournisseurs, • Un outil centralisé pour éditer, contrôler, suivre et prendre en charge dans BFC les documents fournisseurs.

  8. Archivage du scan • Affectation des champs Invoices au champs PDAP Présentation de Process Director Ajouter des informations Valider ou rejeter Décider Transfert Création d’un doc PDAP 1 • Contrôle Standard • Contrôle PDAP • Contrôle CNRS • Création de pièces BFC ( MM) • Mise à jour du doc PDAP • Détermination du numéro de commande BFC • Type de doc PDAP • Code TVA & Payeur divergent & RIB Enrichissement 2 Contrôle 3 Tentative de prise en charge Workflow 4 4 Prise en charge 5 Contrôles Rapprochement

  9. Notion de base Transaction BFC Process Director utilise des interfaces et des transactions standard dans sa relation avec BFC Doc PDAP et WF Le document PDAP matérialise et véhicule l’information dans BFC avant la prise en charge Catégorie de Doc PDAP (MM / FI) Un document n’existe en tant que document FI que de façon transitoire dans DMF. Type de Doc PDAP (FA, AV, FP) FA: facture sur cde standard FP: facture sur cde prévisionnelle AV: Avoir Le type de Doc PDAP permet de piloter la logique de traitement de la solution DMF

  10. Accès BFC • Par le portail : DMF-Démat facture Consultation Traitement des workflows

  11. Sélection des factures - Interface Process Director 1/2 • Les factures numérisées et transmises sont toutes accessibles dans l’onglet « DMF-Démat factures » : DMF-Démat facture /consultation factures • La sélection peut se faire suivant certains critères d’entête de la facture: • Informations lues dans la facture, • Informations techniques, • Type de facture (FI ou MM), • Statut du document, • Statut du Workflow, • Le domaine d’activité, • La division, • Le TSA, • Le N° de commande GESLAB, • Le N° de marché, • Autre… • Vous n’accédez qu’aux factures de votre DR • Chaque « document-facture » a un numéro propre. • Appuyer sur « Exécuter » afin de valider la demande. • Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardés dans des variantes

  12. Variante • Sauvegarder une variante • Accéder à une variante

  13. Sélection des factures - Interface Process Director 2/2 • Une fois la sélection des factures effectuée, PROCESS DIRECTOR affiche une liste des factures correspondant aux critères de sélection • Cet affichage peut être mis en forme avec les boutons BFC habituels • Chaque ligne correspond à une facture scannée, qui peut elle-même correspondre à plusieurs postes de bons de commande facturés

  14. Sélection des factures - Statut des factures Les factures sont notamment identifiées par un double statut état / workflow Etat du document dans PROCESS DIRECTOR Etat du document dans le Workflow

  15. Liste des actions courantes • Actions • Consulter • Données document PDAP • Afficher image de facture • Afficher fournisseur • Afficher commande • Afficher document BFC • Afficher messages • Afficher historique des versions

  16. Sélection des factures - Boutons d’action Rentrer dans le document PDAP(équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP) Prise en charge (sans effet si erreur bloquante dans BFC (MIRO) ou PROCESS DIRECTOR.) Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR) Contrôler (contrôles PROCESS DIRECTOR et BFC (MIRO)) Afficher l’image de la facture Notice du document Message d’erreur pour les fonctions Contrôler, Prise en charge, Envoyer avec workflow, Créer notice car les SFC n’ont qu’un profil de consultation.

  17. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 1/8 • Un clic sur le numéro de document PDAP permet d’obtenir une visualisation de celui-ci « pré-saisie » dans PROCESS DIRECTOR. Le bouton « Afficher Scan » permet de visualiser l’image du document original.

  18. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 2/8 Il est possible de changer de vue pour obtenir une visualisation complète du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR: Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage Données de postes de facture Données des commande BFC concernées

  19. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 3/8 Facture / avoir ou facture sur commande prévisionnelle En-tête, onglet « Généralités » Texte d’en-tête (DMF + n° de lot) Statut Indicateur FI / MM Commande Date de base = date de scan Conditions du fournisseur de la commande

  20. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 4/8 En-tête, onglet « Facture » Montants TTC et HT Date du document PDAP Devise de la facture Date comptable Numéro du document Société facturée (Une seule société pour le CNRS : Z900) Type de banque partenaire  Indication du RIB Numéro de pièce BFC

  21. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 5/8 Informations fournisseur Coordonnées bancaires capturées sur la facture Accès à la fiche fournisseur dans BFC Identification du fournisseur capturé sur la facture Accès aux postes non soldés du fournisseur

  22. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 6/8 • Cet onglet reprend l’ensemble des zones d’entête spécifiquement créées pour le CNRS • L’élément d’OTP et la division ne sont remontés que s’ils sont identiques sur l’ensemble des lignes de la facture

  23. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 7/8 Détail des postes du document Unité du poste dans le bon de commande Commande et poste facturés Quantité facturée Texte du poste sur le document PDAP Montant facturé HT du poste Détail de l’imputation Comptable Budgétaire et Analytique

  24. Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 8/8 Données comptables budgétaires et analytiques Données de postes de facture Données des commandes BFC concernées Evolution de la commande

  25. Exercice • Démarrer Process Director • Sélectionner tous les documents de votre DR • Modifier la mise en forme de la liste de synthèse • Retourner sur l’écran de sélection en précisant la variante de liste de synthèse à employer. Ne sélectionner que les documents pris en charge • Naviguer sur la pièce comptable BFC, sur la fiche fournisseur puis sur la commande

  26. Exercice (accès à la solution) • Saisir l’adresse : https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal • Renseigner le champs E-mail avec • BFC.FORMSxx500@dr99.cnrs.fr = 1 à 5 • Ex /BFC.FORMS2500@dr99.cnrs.fr • Et mot de passe: tpcnrs

  27. Agenda • Présentation globale de la solution DMF • Présentation de DMF-Consultation des factures (Process Director) • Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)

  28. 3. Traiter les demandes d’action dans le portail BFC • 3.1 Accès DMF – Suivi Workflow (Work Cycle) • Statuts de workflow • Ecran de détail BFC – Démat-Suivi facture • 3.2 Notification pour workflows • 3.3 Actions dans DMF-Suivi Workflow • Autoriser / Refuser • Vue détaillée • Gestion des suppléants • Version du document • Historique du document • Piste d’audit OCR • Gestion des suppléants • 3.4 Workflows

  29. Accès à l’application DMF-Suivi Workflow (WC) Chaque agent peut visualiser les factures qui lui sont adressées via l’onglet « Suivi Workflow ». Cet onglet affiche tous les messages en cours de traitement ou à traiter pour l’utilisateur connecté par ordre d’arrivée. Rentrer dans le document PDAP(équivalent à un double-clic sur la ligne du document PDAP) Historique du document PDAP dans PROCESS DIRECTOR) Boutons d’action Afficher l’image de la facture Quitter

  30. Statut des workflows • Les icônes de workflow WORKCYCLE permettent de visualiser aisément le statut du document Process Director / du workflow depuis PDAP et d’identifier les problèmes en attente.

  31. Ecran de détail BFC-Démat-Suivi Facture On retrouve tous les onglets de Process Director. Données d’en-tête, transférées de INVOICES et complétées par le paramétrage Données de postes de facture Données des bons de commande BFC concernés

  32. Notification de réception d’un Workflow • Les destinataires de workflow sont alertés par une notification email, avec les deux options suivantes : • Email groupé : une fois par jour, un programme planifié envoie un email au destinataire. Ce message envoie la liste des nouvelles factures / avoirs faisant l’objet d’un workflow à son intention.  Option retenue par le CNRS • Email unitaire : au déclenchement du workflow un email est envoyé immédiatement au destinataire pour l’informer qu’un workflow est en attente.

  33. Notification de relance d’un Workflow • Au-delà d’un certain délai (5 ou 3 jours en fonction des workflows), si le document n’est pas traité, un mail de relance est envoyé

  34. Autoriser / refuser dans DMF-Suivi Workflow • Accès : DMF-Démat factures / Suivi workflow • L’utilisateur a la possibilité de reprendre, autoriser ou refuser le document à l’aide des boutons. Les écrans sont semblables à la consultation des factures. Reprendre le document  S’attribue l’action de workflow Autoriser le document  Autorise l’étape du workflow Refuser le document  Refuse l’étape du workflow

  35. Vue détaillée d’un document • On retrouve le détail du document PDAP

  36. Gestion des suppléments • Configuration de l’utilisateur Valeur modifiable par l’utilisateur

  37. Version du document • Permet de visualiser la version du document

  38. Historique d’un document • Permet de voir et de comparer les différentes versions sauvegardées du document.

  39. Trace d’audit OCR • Permet d’afficher les données de Verify

  40. Gestion des suppléants (1/3) • Les remplaçants sont gérés individuellement par l’utilisateur depuis DMF-Suivi workflow. • Ils permettent d’assurer une continuité de la gestion des workflows pendant les périodes d’absences • Les remplaçants ont une durée de validité • Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active • Accès: • DMF-Démat factures • Suivi Workflow • Menu • Workflow • Gérer suppléants

  41. Gestion des suppléants (2/3) • Gérer un suppléant • Sélectionner la désignation • Créer suppléant • Supprimer suppléant • Délimiter suppléance • Suppléants pour postes n’est pas actif pour le CNRS (permet de définir plusieurs suppléants en fonction du type de document)

  42. Gestion des suppléants (3/3) • Créer un suppléant • Les remplaçants ont une durée de validité • Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active

  43. Liste des workflows (1/3) • La Solution DMF prévoit les workflows ci-dessous, déclenchés dans cet ordre. En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires

  44. Liste des workflows (2/3) En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires

  45. Liste des workflows (3/3) Ne concerne pas les laboratoires En général adressé aux laboratoires En général adressé aux laboratoires

  46. Synthèse des workflows • Ci-après, une synthèse des workflows de la Solution DMF avec : • Leur positionnement dans la séquence, le workflow N+1 est déclenché après le N, en tenant compte des Type de document PD concernés. • Le(s) Type(s) de document PD concerné(s) • Les workflow ID correspondant au type d’erreur ou de litige, et à l’intitulé du workflow tel que lisible par le destinataire. • Les conditions de déclenchement, leur lien avec les contrôles réalisés par PDAP sur le document PD. • Le(s) destinataire(s) sont les utilisateurs déclarés dans BFC ou dans WORKCYCLE qui reçoivent le workflow. • Les options standard WORKCYCLE, nécessaires à la configuration du workflow. • Les actions standard possibles pour le destinataire lorsque celui-ci instruit le workflow.

  47. Déclenchement d’un Workflow • La Solution DMF comprend des workflows qui sont déclenchés de manière automatique. Ce déclenchement intervient à certains moments du processus de traitement de la facture : • au moment du transfert d’Invoices ou de Generix vers PDAP, • avant prise en charge, • Il est tout à fait possible de déclencher ces workflows de façon manuelle depuis PDAP par les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires. • Un workflow ne peut démarrer automatiquement que si le ou les destinataires à contacter sont assignés de manière automatique. Un contrôle standard empêche de déclencher un workflow vers des utilisateurs bloqués, non existants ou hors dates de validité. De ce fait, si le déclenchement automatique tentait d'envoyer un workflow à ces utilisateurs, alors le workflow ne pourrait pas démarrer et un message est instruit dans la log du document PD.

  48. Séquencement d’un Workflow • Pour un document PDAP donné, il ne peut y avoir qu’un seul et unique workflow déclenché à un instant t. Pour les workflows déclenchés automatiquement, la Solution DMF prévoit leur séquencement. Un workflow N+1 ne pourra donc être déclenché automatiquement que si le workflow N est validé, en tenant compte des Types de document PDAP concernés.

  49. Règle pour le workflow CDE1 • L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger les informations marché (contrat cadre) / commande soit : • en modifiant la commande (voir en la créant à nouveau) pour qu’elle fasse référence au bon marché • en modifiant l’information marché de la facture • en rejetant le workflow avec notice pour que le P2D2 renvoie la facture vers le fournisseur

  50. Règle pour le workflow CDE2 • L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger la commande.

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