Controladoria na Administração Pública - Prática na implantação

1. Controladoria na Administração Pública - Prática na implantação Elderson Ferreira da Silva

2. Introdução O que é Controladoria? Qual o papel desta para uma Gestão Pública?

3. O que eles querem?

4. Em muitos órgãos públicos já existe uma estrutura de coordenação do controle interno, mas não na forma que se apresentará aqui. As atribuições são restritas e, muitas vezes, não possuem um papel decisivo na gestão dos recursos, em sua eficiência e racionalização. Muitas se predem aos quesitos técnicos das atividades de controle e não se impõem como auxiliares da gestão.

5. A Controladoria Geral se faz necessária na medida em que uma organização evolui atingindo um determinado porte, com uma complexidade maior de operações e o seu gestor percebe que precisa de um apoio para acompanhar de perto todas as ações com a mesma eficiência.

6. Função Política O gestor conhece a Controladoria? Ele possui o entendimento correto e confia na Controladoria?

7. “A Controladoria contribui e libera o gestor para exercer, mais tranquilamente, a função política do órgão que gerencia!”

8. CONTROLADORIA GERAL GOVERNANÇA NO SETOR PÚBLICO PAPEL DA CONTROLADORIA: “MELHORAR A QUALIDADE DO GASTO PÚBLICO ” “COMBATE AOS ERROS” “INCENTIVO AO CONTROLE SOCIAL” SISTEMA DE CONTROLE INTERNO NBCASP – NORMAS BRASILEIRAS DE CONTABILIDADE APLICADAS AO SETOR PÚBLICO Prof. José Francisco Ribeiro Filho

9. A atuação da Controladoria traz burocracia?

10. “Planejamento é a forma de programar e administrar o futuro, pensando nas conseqüências e adaptações da realidade, aos fatos que podem impactar o que foi planejado. Criar padrões e avaliá-los é uma ferramenta para a tomada de decisão. Não podemos pensar em planejar sem controlar.”

12. Objetivos Estratégicos

13. Objetivos Estratégicos da Controladoria Geral • Promoção do controle social • Apoiar e orientar os gestores de recursos públicos • Fornecimento de informações estratégicas • Acompanhamento da racionalização do gasto

14. PROMOÇÃO DO CONTROLE SOCIAL A Controladoria, através de suas ações, proporcionará à população ferramentas e informações para que estes possam controlar a gestão dos recursos públicos. Motivar e incentivar o cidadão a buscar informações, através de mecanismos acessíveis, em linguagem acessível e compreensível.

15. ORIENTAÇÃO E APOIO AOS GESTORES É papel da Controladoria apoiar e orientar os gestores de recursos públicos sobre o melhor caminho a percorrer e, ainda, o mais eficiente. O planejamento das ações, a definição de metas e o seu acompanhamento, adotando padrões que visem a qualidade do serviço prestado .

16. FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS A Controladoria tem como papel orientar os gestores quanto à melhoria de aplicação do gasto público através de informações estratégias e, principalmente, prévias, proporcionando ao gestor atitudes antes da realização do fato, possibilitando intervenções a tempo de mudar o curso das ações empreendidas.

17. FORNECIMENTO DE INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS As informações devem ser compreensíveis e relevantes para o processo decisório. Não terá utilidade relatórios enormes e tecnicamente detalhados para os gestores, o que, inclusive, diminuirá a participação da Controladoria no processo de tomada de decisão.

18. ACOMPANHAMENTO DA RACIONALIZAÇÃO DO GASTO Implementar e acompanhar ações para racionalizar o gasto é essencial para o futuro do país por conta do aumento da demanda de serviços, da escassez de recursos, das crises globais e, principalmente, aumento do controle social sobre a gestão. A Controladoria deve identificar possibilidades de reduzir gastos, aumentando o leque de projetos e oportunidades para sociedade.

19. Controle Interno e Controle Externo

20. Controle Externo O controle externo é quando o órgão controlador não integra a estrutura do órgão público, efetuado de fora para dentro. O inciso II do art. 71 da Constituição Federal estipula que compete ao TCU julgar as contas dos administradores públicos .

21. A atuação é do controle externo é efetuada pelo Tribunal de Contas da União, Tribunal de Contas dos Estados, Tribunal de Contas do Distrito Federal e Tribunal de Contas dos Municípios. Nas cidades do Rio de Janeiro e São Paulo, apenas, existe a figura do Tribunal de Contas do Município que atuam apenas nas respectivas cidades. Os Tribunais de Contas dos Municípios existem nos estados Bahia, Ceará, Goiás e Pará com atuação em todos os municípios dos respectivos estados.

22. Com intuito de auxiliar o gestor na execução de seus atos perante o Controle Externo, existe um órgão técnico, especialista e integrado com a visão e atuação dos órgãos de controle externo: a Controladoria.

23. Controle Interno O controle é interno é aquele efetuado pelo próprio órgão, no âmbito de sua administração, controlando e verificando a regularidade e a legalidade de seus atos. Propicia uma margem de segurança para evitar os erros e para atingir as metas impostas pela administração.

24. O órgão já possui uma estrutura de controle interno formada, porém o gestor público não possui tempo para verificar se todos os integrantes do sistema de controle interno, setores ou áreas do órgão, estão efetuando de forma eficiente seus papéis. Quem pode fazer isto?

25. Nos órgãos públicos que já possuem uma estrutura formal de Controladoria notou-se que os gestores possuem uma visão estratégica e de planejamento ao mesmo tempo em que sentem confortados por terem uma área técnica que os assessorem nas questões de controle, evitando surpresas quando da saída da gestão dos respectivos órgãos públicos e, principalmente, aumentando a qualidade do gasto e respectivo retorno à sociedade.

26. Aspectos a serem observados na estruturação de uma Controladoria

27. Formas de Controle São três as formas de controle: prévio ou preventivo, concomitante ou sucessivo e o subsequente ou corretivo. No ato que cria a Controladoria deve se observar as formas de controles na atuação e abordagem das atribuições desta área perante os atos administrativos do órgão.

28. Princípios de controle interno

29. Instrução Normativa nº 01, de 06 de abril de 2001, da Secretaria Federal de Controle Interno/Controladoria Geral da União. Tais princípios constituem-se no conjunto de regras, diretrizes e sistemas que visam ao atingimento de objetivos específicos:

30. Relação custo/benefício - consiste na avaliação do custo de um controle em relação aos benefícios que ele possa proporcionar. Qualificação adequada, treinamento e rodízio de funcionários - a eficácia dos controles internos administrativos está diretamente relacionada com a competência, formação profissional e a integridade do pessoal.

31. Delegação de poderes e definição de responsabilidades - a delegação de competência, conforme previsto em lei, será utilizada como instrumento de descentralização administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade às decisões. Segregação de funções - a estrutura das unidades/entidades deve prever a separação entre as funções de autorização/ aprovação de operações, execução, controle e contabilização

32. Instruções devidamente formalizadas - para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as ações, procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados Controles sobre as transações - é imprescindível estabelecer o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais Aderência a diretrizes e normas legais - o controle interno administrativo deve assegurar observância às diretrizes, aos planos, às normas, às leis, aos regulamentos

33. Estruturação

34. Historicamente os órgãos públicos criaram procedimentos próprios e até autônomos quando comparados com outros órgãos, decorrentes das diferentes gestões efetuadas, existindo grande material teórico sobre controle interno e, ainda, para atuação perante as prestações de contas anuais, porém, em sua maioria, sob o foco de auditoria e fiscalização. Esta abordagem da Controladoria é uma visão moderna quanto ao gerenciamento dos gastos, proporcionando eficiência em relação aos recursos públicos arrecadados.

35. O modelo apresentado se baseia no mapeamento dos procedimentos normativos, na implantação e revisão de controles e normas em vigor, no planejamento e acompanhamento dos gastos, objetivando um controle de qualidade dos serviços internos e, claro, na ação de auditoria e fiscalizatória visando à prestação de contas.

36. São indicadas duas estruturas: a primeira com o detalhamento da estrutura e ações, destinada a órgãos públicos maiores e a segunda sem o detalhamento da estrutura, centralizando as ações, indicada aos órgãos de menor porte e com estrutura enxuta:

37. Estrutura descentralizada destinada a órgãos públicos de maior porte

38. Estrutura centralizada destinada a órgãos públicos de menor porte

39. Controle Prévio Controle Concomitante Divisão de Controle Interno Divisão de Auditoria Interna Controle subseqüente Controle de Qualidade dos Serviços Ouvidoria Geral

40. Controladoria-Geral Para que seja garantida que cada unidade faça a sua parte e para que todos apresentem os melhores resultados, o controle interno precisa de coordenação. É necessário que exista uma supervisão geral sobre os trabalhos de controle interno, acompanhando, sugerindo, regrando e conferindo a sua eficácia e eficiência.

41. Controladoria-Geral Responsável por toda a coordenação e estruturação é também a corresponsável pelos atos da gestão. Ou seja, o Controlador, chefe da área, deve se posicionar sobre qualquer fato que possa causar prejuízos à administração. É a opinião final sobre qualquer ponto de vista da estrutura no tocante ao controle interno. Conforme dispõe ainda CF88.

42. Divisão de Controle Interno Funciona por meio de construção de padrões de qualidade a serem seguidos. É a responsável por assegurar que os padrões estipulados e as metas do planejamento serão cumpridos, notificando antes do fato consumado ou a tempo para efetuar os ajustes necessários. Suas ações promovem e mantêm a confiabilidade, integralidade, exatidão e, principalmente, a qualidade do sistema de informações, evitando erros, malversação, fraudes, abusos, desvios e outras inadequações.

43. Divisão de Auditoria Interna A auditoria interna é um controle que funciona por meio de medição e avaliação da eficiência e eficácia de outros controles. Cumpre um papel fundamental: subsidiará a Controladoria, a Diretoria e órgão fiscal, quando for o caso, com dados e informações tecnicamente elaborados, relativos às atividades para cujo acompanhamento e supervisão;

44. Ouvidoria A ouvidoria é a unidade mediadora entre o órgão e o cidadão-usuário dos serviços, a fim de aprimorar ações e serviços sob sua responsabilidade. Quando se falha, quem falha é alguma parte do controle interno. Sob o foco de controle, a ouvidoria deve estar subordinada à controladoria, a qual subsidiará de informações que serão traduzidas em melhorias ao órgão. Muito se confunde o papel que uma ouvidoria deve ter dentro da organização, ela não é uma área política, ou um “fale conosco”! É a última oportunidade que o cidadão proporciona ao órgão em melhorar os seus serviços.

45. Sim, a ouvidoria é integrante do sistema de controle interno dos órgãos. Suas ações fomentam o controle social, a participação popular, o processo de gestão, a articulação entre as macrofunções de controle interno e, por isto, esta ligada, neste modelo, à Controladoria.

46. Importante No caso de implantação da Controladoria centralizada, as funções acima detalhadas são assumidas diretamente pela equipe, sendo as atribuições delimitadas internamente pela chefia.

47. Atividades

48. Feita a criação e lotação dos colaboradores que irão desenvolver os trabalhos da Controladoria, será necessário iniciar as atividades. O modelo abaixo poderá ser seguido pelos órgãos que criarão as Controladorias e também de forma comparativa por aqueles que já criaram suas estruturas. É fato que a partir de sua criação e à medida que se evolui a Controladoria encontrará novas atividades, rotinas, controles e outras necessidades para suas atribuições. As mudanças de diretoria e de legislação proporcionarão novas rotinas e demandas para cada órgão.

49. Mapeamento normas

50. Primeiramente cabe definir o que será mapeado. O mapeamento proposto nesta fase são as normas institucionais, que determinam um padrão de qualidade e não se confundem com os procedimentos para se realizar determinada ação. Não propomos neste momento o mapeamento e confecção dos procedimentos de cada operador, o como fazer, mas apenas o que se pode fazer. Num segundo momento será necessário detalhar o passo a passo de cada norma institucional, como operacionalizá-la.