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Interventi operativi finalizzati a rendere maggiormente efficienti ed efficaci le interrelazioni contabili / informative nell’ambito dell’Università degli Studi di Palermo.
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Interventi operativi finalizzati a rendere maggiormente efficienti ed efficaci le interrelazioni contabili / informative nell’ambito dell’Università degli Studi di Palermo Un’occasione preziosa di ascolto per conoscersi meglio con il fine comune di perseguire comportamenti collaborativi virtuosi (interni ed esterni) improntati tutti a perseguire l’Eccellenza. Alessandro Fagnani – Benedetto Brocato, Ufficio Informatizzazione Enti UCBP Palermo, 15 Febbraio 2010.
AGENDA • La strada fatta sinora…… • I trasferimenti interni tra dipartimenti dell’Ateneo e l’Amministrazione Centrale – codificare per migliorare la qualità del servizio; • Discontinuità rilevanti del quadro di riferimento: l’introduzione dell’PSD (Payment Services Directive) – cenni e ricadute; • Vincoli concreti legati all’attuale struttura di interscambio informativo Ateneo / Istituto Cassiere – natura e superamento; • Esemplificazioni di involontarie anomalie ingenerate da digitazioni di dati in campi impropri; • Ripasso per sommi capi delle funzionalità informative/dispositive del TLQ Web – una nuova prospettiva a 18 mesi dall’avvio del modello Unicredito / Banco di Sicilia;
La strada fatta sinora: • Situazione al 15.07.2008: • Amministrazione + 109 altre U.O. con autonomia contabile; • 109.409 ordinativi su base annua (dati 2008); • Percentuale Strutture dispositive: 69% del totale (76 dipartim.ti) per circa l’80% dell’operatività. • Situazione al 31.12.2009: • Amministrazione + 101 altre U.O. con autonomia contabile; • 79.621 ordinativi su base annua (dati 2009); • Percentuale strutture dispositive: 100% per l’intera operatività; • 5 Dipartimenti dispositivi oltre che per invio ordinativi anche per F24.
I trasferimenti interni tra U.O. dell’ateneo (1/2): • Criticità dell’attuale situazione - concause dell’onerosità gestionale: • Eterogeneità dei trasferimenti; • Personalizzabilità delle anagrafiche a livello di singolo operatore; • Delicatezza della natura dei trasferimenti e necessità di corretta imputazione incassi + adempimenti amministrativi “a valle”. • Attuali modalità operative: • Predisposizione di un bonifico ordinario; • Accredito dello stesso su Conto di Tesoreria; • Nessun altro mezzo di tracciabilità del pagamento; • Esigenze interne rappresentate che consigliano un ripensamento dell’attuale “modus operandi”: • Difficoltà di riconciliazione dei dati lato Amministrazione Centrale; • Ritardi nella corretta imputazione dei dati ai corretti capitoli di bilancio (SIOPE); • Rischi di inadempimenti di natura fiscale (versamenti tributari per servizi interni) • Lamentele per tardivi riconoscimenti dei corrispettivi dovuti.
I trasferimenti interni tra U.O. dell’ateneo (2/2): • Linee guida per soluzione problematiche: • Codifica univoca delle causali; • Esplicitazione sintetica U.O. Mittente; • Adozione di una nuova modalità di pagamento (codice 063 – Trasferimento Interno) nuovo codice di pagamento per trasmissioni informatiche via TLQ Web messo appositamente a disposizione di UNIPA da Banco di Sicilia. • Comportamento atteso da parte di tutte le strutture: • Codifica di un nuovo codice pagamento ‘063 – Trasferimento Interno’ da associare al fornitore Dipartimento destinatario (da impostare come quietanza di default); • Predisposizione dei mandati con nuova tipologia quietanza ’063’ ed indicazione nel campo c/corrente del codice Ente BdS/Unicredito (905XXXX – es. per Amm.ne Centr. 9050300); • Codifica della motivazione del pagamento dell’U.O. mittente e sintesi altri elementi essenziali in primi 60 caratteri “Descrizione Estesa” es. “ASRI*D120*Prog. ERASMUS Dott. Fagnani” – (cfr successiva legenda tipologie trasferimento); • Risultati conseguiti: • Maggiore speditezza e riscontro tempestivo problematiche su trasferimenti operati; • Possibilità di risalire in ogni momento al numero di mandato (interrogazione su provvisorio fattibile “online” sia da filiale cassiera sia da colleghi del Back-Office) + rendicontazione eventuale resa su tracciato Unicredito -> (sviluppo futuro possibile SH dell’Ateneo….)
Proposta di Griglia di Codifiche dei trasferimenti: • CTER -> Trasferimenti per conto terzi; • IVA -> Trasferimenti relativi all’IVA; • IRPEF -> Trasferimenti relativi all’IRPEF; • IRAP -> Trasferimenti relativi all’IRAP; • BDST -> Borse di Studio; • ASRI -> Assegni di Ricerca; • RICTD -> Ricercatori a tempo determinato; • PRSDS -> Compensi al personale docente strutturato; • PRSRI -> Compensi al personale con riferimento ai Ricercatori; • PRTA -> Compensi al personale T.A. • PRTD -> Compensi al personale a tempo determinato; • STAS -> Restituzione somme assicurazione; • STRI -> Restituzione Somme di Ricerca; • STPG -> Restituzione somme su progetti; • TSTA -> Trasferimento straordinario per personale T.A. • TSTD -> Trasferimento straordinario per personale a tempo determinato. N.B.: La griglia sopra esposta è da ritenersi provvisoria ma esaustiva delle casistiche di trasferimenti a favore dell’Amministrazione Centrale dell’Ateneo; per quanto ovvio è opportuno venga implementata con le causali ritenute rilevanti per trasferimenti finanziari tra Dipartimenti – codifica da effettuarsi a tavolo tecnico a parte; all’avviso di attivazione del nuovo codice pagamento (già chiesto intervento di Software House) verrà messa a disposizione anche la griglia di corrispondenza tra codifiche U.O. Ateneo / Codici Tesoreria Banco di Sicilia.
…Risultato utilizzo nuovo codice pagamento.. $AJH 66050 * UNICREDITBANCA S.P.A. * 12/02/10 08:45:48 INPR 2 BDS PROD * INT. PROVVISORI * VER 1 MENU 1 INPR 2 RIDO 3 Ente 60924 A2A SPA Esercizio 2009 Entrata X Uscita Numero Riferimento dell'Ente N.Provvisorio 0004536 Conto 0000100 CONTO ORDINARIO Tipo Incas./Pag. 51 Data Carico 21.12.2009 Tipo Imputazione Ente : Importo 19.063,32 Divisa EUR Valuta Ente 22.12.2009 Cliente : Importo 19.063,32 Divisa EUR Valuta Cliente Bolli Spese Commissioni Sog. Dati Antiriciclaggio: Si No X Pratica Pignoramenti Causale 419609*421978*538173*538808*53 8809*538810*538955*539241 ECC Segue S C.Cliente : Tipo Lingua : Italiano X Tedesco Anagrafica: UNIVERSITA' STUDI TRENTO C.Fiscale 80046792302 Segue N Residenza : VIALE DEI PINI 38122 TRENTO Rapp: Cin IBAN: Valuta Banca Imp.Da Regolarizzare Data Regolarizzazione 14.01.2010 BOLLETTA 0004359 DATA 21.12.2009 VALUTA 22.12.2009 N.DISP. $AJH 66050 * UNICREDITBANCA S.P.A. * 12/02/10 08:45:48 INPR 2 BDS PROD * INT. PROVVISORI * VER 1 MENU 1 INPR 2 RIDO 3 Ente 60924 A2A SPA Esercizio 2009 Entrata X Uscita Importo Provvisorio 19.063,32 --------------------- Informazioni per CAUSALI ---------------------- 1 TRASFERIM. DALL'ENTE: 24300 NUM. MANDATO: 0006900/0000001 Ecco cosa può vedere, a fronte di un pagamento 063, l’operatore dell’Istituto Cassiere……
La Direttiva PSD e le conseguenze per il settore Enti….. • Normativa Europea (pubblicazione G.U. dell’U.E. 5.12.2007) che viene recepita dall’ordinamento italiano a far data dall’1 marzo p.v. (D.Lgs. 11 del 27/01/2010 pubblicato in G.U. 13.02.2010); • Finalità: definizione di un ambito giuridico ed un quadro di regole comune a livello Europeo con il fine di stabilire una griglia univoca dei diritti ed obblighi dei prestatori ed utenti (consumatori) dei servizi di pagamento; • Risultato: equiparazione delle operazioni di pagamento transfrontaliero e domestico – creazione di un ambito e protocollo condiviso a livello di U.E. (bonifici SEPA); • Obiettivo concreto: favorire una maggiore trasparenza delle condizioni e rendere effettiva la concorrenza tra gli operatori che operano sul mercato attraverso la rimozione di tutte le barriere tecniche, legali e commerciali vigenti nell’ambito degli attuali sistemi di pagamento. • Principio fondante: tutela della parte debole (consumatore fruitore del sistema di pagamento). • Ambito di applicazione: transazioni di pagamento non in contanti / assegni + sistemi di incasso elettronici (R.I.D.). • Ferma al 1° marzo p.v. la data di entrata in vigore del Decreto Legislativo di recepimento della Direttiva Europea, la normativa istitutiva prevede ulteriori tavoli di confronto ed omogeneizzazione per quanto riguarda particolari operatori del mercato caratterizzati dalla presenza di vincoli contrattuali non derogabili che limitano implicitamente (per cause ritenute dall’ordinamento nazionale prevalenti rispetto alle normative che facilitino la concorrenza) il prerequisito della libera competizione degli operatori. • Gli Enti Pubblici - che sono soggetti al un sistema di particolari garanzie tali per cui ancora oggi il nostro ordinamento prevede la presenza di un Agente Contabile terzo (dotato di particolari requisiti organizzativi e patrimoniali) che risponda patrimonialmente in modo illimitato delle funzioni di spesa e di incasso della Pubblica amministrazione - sono al momento considerati fuori dal novero degli attori che saranno protagonisti delle nuove tutele previste. • Ciò vale senz’altro per i rapporti contrattuali in essere tra Istituto cassiere/tesoriere e Ente; non però nei confronti delle regole “di sistema” che si è deciso debbano regolamentare il sistema dei pagamenti nel loro complesso.
La Direttiva Comunitaria ed il mondo “bonifici”: • Obblighi di informazione: il fruitore dei servizi di pagamento dovrà avere la possibilità di ricevere gratuitamente informazioni dettagliate in merito alle condizioni applicate ad ogni operazione; la fornitura di questa informativa di base non potrà mai essere assoggettata ad oneri i quali potranno applicarsi solo in caso di richieste di maggiori dettagli informativi o di maggior frequenza (rispetto allo standard) nella fornitura degli stessi; • La disciplina delle commissioni applicate alla singola operazione verrà assoggettata ad obblighi di maggior peso; • Statuizione di termini massimi per l’esecuzione delle disposizioni impartite (data + 3 gg.); • Impossibilità di imporre valute di addebito sul conto dell’ordinante antecedenti alla data di esecuzione dei pagamenti e quindi alla data contabile -> divieto di eseguire disposizioni con valute antergate; • Eliminazione del concetto di “valuta fissa beneficiario” sia essa antergata o postergata -> conseguentemente l’accredito e la disponibilità dei fondi al beneficiario dovranno coincidere con la data di ricezione della disposizione da parte della sua banca (valuta banca destinatario = valuta fissa beneficiario) e non saranno ammessi più gli accrediti in giornate non lavorative. Da ciò ne discende la necessità di • DISPORRE PROCEDURE ORGANIZZATIVE IDONEE AD ASSICURARE IL RISPETTO DEI GIORNI PATTUITI PER IL RECAPITO DELLE SOMME -> non ci sarà più la possibilità di disporre i pagamenti degli stipendi il 27 per il 27 stante la soppressione del concetto di valuta; • OBBLIGATORIETA’ DELLA CODIFICA IBAN PER L’ESECUZIONE DEI PAGAMENTI – DISMISSIONE DELLA POSSIBILITA’ DI EFFETTUARE BONIFICI DOMESTICI AVVALENDOSI DELLA “VECCHIA” CODIFICA CODICE ABI – CODICE CAB – CONTO CORRENTE; • RIMOZIONE DELL’OBBLIGO DA PARTE DELLE BANCHE DI VERIFICARE LA CONGRUENZA ANAGRAFICA IN SEDE DI RICONOSCIMENTO IN ACCREDITO DELLE OPERAZIONI; • Forte criticità nell’anagrafe fornitori degli Enti laddove la codifica IBAN non risulti dalla digitazione integrale e diretta delle coordinate ma piuttosto da algoritmi automatici di calcolo dell’IBAN partendo dalle vecchie coordinate bancarie (diffusissimi); • Esistenza di algoritmi automatici all’interno del Banco per la verifica dei dati ma presenza di stratificazioni di coordinate che oggi vengono ricondotte manualmente (attraverso le verifiche “manuali”) ai corretti accrediti (cosa cui verosimilmente le banche – a recepimento della normativa – non faranno più).
Istruzioni per l’uso…… PUNTI DI ATTENZIONE DA ADOTTARE PER POTER AFFRONTARE SERENAMENTE IL NUOVO SCENARIO OPERATIVO • In sede di emissione degli ordinativi considerare sempre che il pervenimento del pagamento all’intermediario deve consentire allo stesso di operare l’accredito entro i limiti contrattuali stabiliti con la controparte (es. contratti assicurativi o altro…..); • Laddove possibile, cogliere l’occasione dell’emissione di nuovi ordinativi per desumere dalle fatture del beneficiario, verificare ed eventualmente correggere i dati inseriti in anagrafica con riferimento alle codifiche IBAN; OPPORTUNITA’ CHE SI PRESENTERANNO – A TENDERE ED AD AMBITO SEPA (Single Euro Payments Area) PIENAMENTE OPERATIVO ANCHE PER GLI ENTI: • Ottenere l’applicazione delle condizioni di valuta / costo domestici anche per le operazioni eventualmente indirizzate verso altri fornitori di merci/servizi non italiani ma con domicilio nei paesi U.E. N.B.: Si tratta di una situazione “a tendere” che per gli Enti non è ancora operativa (per quanto sopra visto) ma tanto maggiore è la dimensione e la complessità organizzativa di un sistema (come può considerarsi la realtà di UNIPA) tanto più è importante che la discontinuità sistemica rilevante non venga subìta ma piuttosto governata. Sicuramente dovrà esserci il coinvolgimento della parte informativa ma non meno importanti sono da considerarsi i comportamenti dei singoli addetti.
Vincoli concreti all’interscambio informativo UNIPA/Banco di Sicilia: esplicitazione e suggerimenti pratici: • Grado di efficienza del servizio a livelli buoni grazie alla garantita continuità delle trasmissioni senza soluzione di continuità nel passaggio da mondo CAPITALIA a Unicredit; • Interscambio dei dati (attualmente solo in andata) tramite protocollo cartaceo accompagnato da flusso; • Mancata condivisione ed esplicitazione dei limiti strutturali del sistema; • Incomprensioni e problematiche nei confronti dei fornitori / utenti interni pur in presenza di dati esaustivi inseriti nel cartaceo “non riesco a capire a cosa si riferisca il pagamento” (cfr. necessità di codifica manifestata dall’Amministrazione centrale). • Predisposizione Ordinativi –> Produzione e stampa Elenco di trasmissione –> estrazione del sistema del file utile per le trasmissioni via TLQ (files “.man” – “.rev”); • Tracciati monorecord su riga rispettivamente di 500 caratteri (per mandati) e 400 caratteri (per reversali) con limiti obbligati alla esaustività delle informazioni rispetto al documento cartaceo; • Causale del pagamento / motivazione dell’incasso: 60 caratteri (i primi inseriri all’interno della stringa della descrizione estesa in procedura SELFIN – richiesto warning non vincolante – limite interb.rio 90 + note); • Beneficiario: 70 caratteri (limite interbancario: 90 caratteri). • Opportunità – nel limite del possibile – di rimodulare l’esposizione della motivazione dei pagamenti e dei benef. (specie laddove la stessa sia contenuta in ordinativi da eseguirsi attraverso la predisposizione di bonifici) per fare sì che i dati salienti (mettendosi nei panni del beneficiario) vengano riassunti nella prima parte. • Inutile ribadire i dati del beneficiario anche in descrizione. N.B. Ciò non significa andare a pregiudicare la regolarità formale del titolo (gli altri elementi essenziali su cartaceo vengono comunque riportati)
Involontarie anomalie ingenerate da utilizzo non ottimaledella procedura in uso: • Utilizzo di quietanze riportanti indicazione “non utilizzare” – chiesto a SELFIN di individuare meccanismo automatico di inibizione utilizzo in sede di emissione di nuovi mandati – ma nella quasi totalità dei casi (ferme le quietanze di default) esiste già censita la quietanza corretta: spesso non si ha la pazienza di scorrerle; • Libertà dei campi: margine di libertà ma vincolo ad un corretto utilizzo dei dati (codici fiscali / Partite IVA / Identificativi fiscali esteri) -> il TLQ Web quando “blocca” lo fa per controlli non fatti dalla procedura contabile; • Inserimento dati in coordinate bancarie: il dato c/c è alfanumerico e raccoglie tutto; • Presenza caratteri non ammessi in IBAN (‘/’, ‘-’) – chiesto a SELFIN di bonificare archivi ma la correzione può ben essere fatta anche dal singolo addetto che abbia in mano l’IBAN corretto; • Campo QUIETANZA: viene spesso usato per specificare modalità di pagamento – NB tale dato allo stato attuale viene scritto nella procedura del tesoriere nel campo “delegato alla riscossione” – se proprio si vuole, meglio dettagliare questi dati in descrizione -> la procedura del tesoriere non prevede l’esistenza del delegato sui documenti lavorati “a copertura” e nel caso di reintroito delle ritenute tramite reversali; • Campo “DELEGATO” esplicitamente previsto ma richiede anagrafatura dei quietanzante; • Nel caso dei pagamenti “per cassa” inserire sempre il codice fiscale del beneficiario. • IN GENERALE E’ BUONA NORMA – A FRONTE DI INDICAZIONI OSTATIVE AL PAGAMENTO DA PARTE DEL BANCO – AVERE L’ACCORTEZZA DI CAPIRE L’ORIGINE DELL’ANOMALIA NELL’ANAGRAFICA FORNITORE E SE POSSIBILE “PERDERE” DUE MINUTI PER TENTARE DI SISTEMARLA. SE TUTTI FACESSERO COSI’ SE NE GIOVEREBBERO AUTOMATICAMENTE ANCHE TUTTE LE ALTRE EVENTUALI U.O. DELL’ATENEO CHE DOVESSERO SUCCESSIVAMENTE DOVER UTILIZZARE LO STESSO FORNITORE. NE GUADAGNEREBBE COMPLESSIVAMENTE IN SPEDITEZZA TUTTO IL PROCESSO E SI POTREBBE ADDIVENIRE IN NON LUNGHISSIMO TEMPO ALLA RETTIFICA DELL’ANAGRAFE CHE RAPPRESENTA, AL MOMENTO, IL VERO TALLONE DI ACHILLE DEL SISTEMA IN USO. OVVIAMENTE ERANO BUONISSIME LE INTENZIONI CHE AVEVANO CONSIGLIATO LA LIBERALIZZAZIONE DELLA CREAZIONE DEI FORNITORI MA IL RISULTATO DA’ PIU’ DI UN PROBLEMA -> Ricerca del fornitore con codice fiscale prima di censirne uno nuovo.
TLQ: un ripasso sull’utilizzo delle transazioni diverse dalla “Gestione Invii Mandati/Reversali”:
