Uttak av informasjon fra SAP En presentasjon av tilbud og muligheter for ulike brukere

1. Uttak av informasjon fra SAPEn presentasjon av tilbud og muligheter for ulike brukere

2. Økonomisystemet som informasjonskilde Stortinget Departement Senter for statlig økonomistyring (statsregnskapet) Direktorat Tilsynsmyndighet Riksrevisjonen Regnskapssystem Personal- og lønnssystem Andre forsystemer Virksomheten Skatteetaten Ansatte Kunder Skatteoppkreveren Leverandører Statens innkrevingssentral Trekkmottakere Nav Statistisk sentralbyrå Statens pensjonskasse Statens sentrale tjenestemannsregister

3. Ulike verktøy for uttak av data fra SAP • ESS • MMS rapporter • Rapporter • SAP rapporter • FSI rapporter • Ad Hoc rapporter • Fleksibilitet • Virksomhetsspesifikke tilpasninger

4. Uttak av data • SAP HR • Org. • Pers. • Tiddata ESS (egne HR-data) • FI • Lønn • Rem. MSS (HR-data for egen avd.) Reiser SAP HR Fagbruker/leder Ulike brukere har ulike tilganger og ulike verktøy (briller) for å se dataene i de ulike delene av systemløsningen (SAP/FSI)

5. Data og styringsinformasjon fra SAP SAP R\3 for SSØs fagbrukere på 3. linje SAP R\3 for SSØs fagbrukere på 2. linje • SAP R\3 for basis- og delservicekunder • Alle data og alle rapporter som er tatt i bruk i FSI • er i prinsippet tilgjengelig for kundens fagbrukere. • Fullservicebrukere har kun tilgang til utvalgte rapporter. ESS for ansatte Egne data SAP R\3 for fullservicekunder Et utvalg rapporter MSS for ledere Et utvalg rapporter Ikke tilgjengelig i FSI SAP Logon Internettportal Tilgjengelig medium

6. ESS (web-portal) • Ansatte kan se på data om seg selv • Navn, adresse, bankkonto, pårørende • Lønnsslipp • Reiseoppgjør • Tiddata (fremmøte/fravær/kvoter) • Tidslipp • Lokal opplæring i selvbetjening – ESS (kundenettet) • Link til ESS-portal: https://ess-qoa.sfso.no

7. MSS (web-portal) • En leder (med hatt) kan se data for ansatte i egen org.enhet – og eventuelt underliggende org.enheter • Et utvalg rapporter fra SAP med forhåndsvalgt variant • Rapportene kan kjøres for inntil ca 70 ansatte • Lokal opplæring i selvbetjening - MSS (kundenettet) • Link til MSS-portal: https://mss.lp.sfso.no/irj/portal

8. Fagbruker • Rapporter i SAP • Laget av SAP • Tilgjengelig for alle SAP-kunder • Eksempler • S_AHR_61016503 – Bemanningsoversikt • S_PHO_48000450 – Terminoversikt • PT_QTA10 – Vis informasjon om fraværskvoter • PT_BAL00 – Akkumulerte tidevalueringsresultater • PC00_M99_CWTR – Lønnartrapport

9. Fagbruker forts. • Rapporter i SAP/FSI • Laget av SSØ • Tilgjengelig for alle SSØs kunder • Eksempler • YHR_LOENNSENDRINGER • YHR_FRAVÆR • YHR_FRAVAERSOVERSIKT • YHR_JUBILEER • YHR_LAOVERSIKT • YHR_TELLING • YHR_REISEDATA

10. Fleksibilitet • En rapport kan ha flere spørremaler - varianter.En variant kan lagres og gjenbrukes. • CUS&OPAL (laget av SSØ) • Virksomhetsspesifikke (laget selv) • Brukerspesifikke (laget selv) • Resultatet av spørringen (datauttrekket) kan ha ulike oppsett som definerer hvordan dataene skal legges ut på rapporten. Et oppsett kan lagres og gjenbrukes.

11. Fleksibilitet forts. • Rapporten (datauttrekket) kan lastes ned til andre filformater (xls, txt, html m.v.) F.eks. Excel • Bearbeide datauttrekket videre (sortering, filter, pivot) • Sammenstille flere datauttrekk • Lese inn i andre systemer (Altinn, SPK, m.v.) • Datauttrekk/-fil som legges ut på opal_con (kan hentes av virksomheten og leses inn i andre systemer, f.eks. intranett) • Rapporten kan også sendes som vedlegg til e-post(også til innkurven i ESS)

12. Fleksibilitet forts. • Systemstøtte i prosesser hvor man tar ut data fra systemet og leser inn/tilbake data • Innhenting av nye skattekortdata ved hvert årsskifte • uttrekk av personnummer til alle ansatte • lese tilbake fil med skattekortdata mottatt fra SKD • Støtte til lokale forhandlinger • Uttrekk av lønnsdata til forhandlingene • Innlesing av resultat fra forhandlingene

13. SAP Brukerdokumentasjonen

14. Ad hoc-spørring • Muligheter og begrensinger: • En fleksibel rapportgenerator • Kan definere egne spørringer på tvers av alle infotypene • Kan kun spørre på data som er lagret på infotypene • Ad Hoc Query egner seg ikke til å hente genererte data, fra såkalte ”clusters”, for eksempel lønnsavregningsresultater. • Foreløpig er Ad Hoc Query kun tilgjengelig på engelsk • SSØ setter krav til opplæring/kurs for å få tildelt rollen for Ad Hoc • En stor ”åpen” spørring vil kunne blokkere hele systemet og dette vil berøre alle som skal jobbe på klienten

15. Oppsummering • Det finnes ulike verktøy for uttak av informasjon fra SAP (Spørringer og rapporter med visse begrensninger, men også mange muligheter) • Forskjellige brukere har ikke nødvendigvis tilgang til de samme rapportene (ansatt – leder – fagbruker) • Fullservicekunder må be SSØ om å ta ut rapporter som ikke finnes i fullservicemenyen. • SAP/FSI har mange ferdige rapporter, men det er usikkert om disse fullt ut dekker behovet for styringsrapporter hos alle virksomheter

16. Oppsummering forts. • Behov for nye rapporter kan meldes inn som endringsønske i SolMan • Virksomhetsspesifikke rapporter kan helt unntaksvis bestilles og betales av kunden • Bruk av varsler kan delvis erstatte behovet for oppfølgingsrapporter • Rapportene er beskrevet i brukerdokumentasjonen (se kundenettet) • SSØ tilbyr grunnkurs i rapporter og Ad Hoc-spørring

17. Rapporter i praktisk bruk • Eksempel på bruk av rapporter i SAP til ferieplanleggingYHR_FRAVÆRSOVERSIKT • Uttak fra flere spørringer – legge over i Excel – lage grafiske oversikter Eksempel: Kjønnsdelt lønnsstatistikk • Bruk av Ad hoc-spørringEksempel: finne feilsituasjoner