1 / 47

HR Org/SAP Presentasjon av FLA

HR Org/SAP Presentasjon av FLA. 10. Mars 2005. Innhold. H istorikk / Organisasjon Lønnskjøringsprosessen Refusjon av utgifter Erfaringer / Utfordringer. Historikk. Stortingsvedtak juni 2001 Modellering av organisasjonen våren 2003 Systemtest våren 2003

keegan
Download Presentation

HR Org/SAP Presentasjon av FLA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. HR Org/SAP Presentasjon av FLA 10. Mars 2005 Forsvarets lønnsadministrasjon

  2. Innhold • Historikk / Organisasjon • Lønnskjøringsprosessen • Refusjon av utgifter • Erfaringer / Utfordringer Forsvarets lønnsadministrasjon

  3. Historikk • Stortingsvedtak juni 2001 • Modellering av organisasjonen våren 2003 • Systemtest våren 2003 • Implementering av organisasjonen høsten 2003 • Prøveproduksjon høsten 2003 • Produksjon fra 20. oktober 2003 • Pr. i dag kjørt lønn i 17 måneder – fortsatt mange utfordringer! Forsvarets lønnsadministrasjon

  4. Organisasjon FLA Forsvarets lønnsadministrasjon

  5. Midlertidig organisasjon FLA Forsvarets lønnsadministrasjon

  6. Hvem avlønner hvem • Lønnsteam A Oslo Inkl Kjeller og Kolsås, hele FLO/IKT + AST • Lønnsteam B Trøndelag og Vestlandet til Bergen + Særavtalen utland • Lønnsteam C Stavanger langs kysten til Oslo. Fra Sessvoll til Lillehammer + avdelinger under Fist/H • Lønnsteam D Nord Norge + Østfold Forsvarets lønnsadministrasjon

  7. På tvers av lønnsteamene • Fagspesialister lønn • Fagspesialister reise/flytting • Sentral lønnsadministrator • Team E- avstemming av lønnsrelaterte balansekonti • Sentral tidsadministrator • Avskriving/innkreving Forsvarets lønnsadministrasjon

  8. Produksjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  9. Lønnskjøringsprosessen FLA kjører lønn til følgende tider: • For regulativlønnet personell samt personell på Verksteds-overenskomsten 12. i hver mnd (avregningsområde F1).Her ligger kjøreplanen med frister på FLA’s hjemmeside. Normalt kjøres det lønnskjøring for F1 minimum 4 ganger før endelig resultat overføres til FRA for utbetaling. • Forskudd til personell på verkstedsoverenskomsten 25. i hver mnd. • For HV og rep kjøres lønn annen hver onsdag kl 1200 (F2) • For menige mannskaper 1 og 16 i hver måned (F4) Forsvarets lønnsadministrasjon

  10. Kjøreplan F1 område Forsvarets lønnsadministrasjon

  11. Lønnskjøringsprosessen Hvilke kontroller gjør FLA • Høye beløp – ansatte med netto utbetaling over kr 50.000 blir kontrollert • Nettonegativ lønn blir kontrollert • Feilloggen som inneholder de som ikke går gjennom kjøringen kontrolleres • Manglende/feil WBS i konteringen gjennomgås(veldig tidkrevende!)Det kjøres minimum 4 lønnskjøringer for F1 pr måned Forsvarets lønnsadministrasjon

  12. FLAs produksjon Rapporter • Rapport til Rikstrygdeverket (AA-register) ca 15 hver mnd. • Rapport til SPK ca 15 hver mnd • Rapport til SST 2 ganger årlig Mar/Okt. • Trekkliste for Inkassotrekk og Trygdeetatens innkrevingssentral etter hver kjøring av F1 og F4. • Rapport til FP ca 2 d før lønningsdag. • Terminoppgave for skatt hver 2.mnd Forsvarets lønnsadministrasjon

  13. Reise og Flytting • FLA har overtatt saksbehandling av flyttesaker. • Prosessen er beskrevet i vedlegg 5 i særavtalen. Flytting til utlandet er i prinsippet ikke forskjellig fra flytting innenlands. Det står en del tips / tiltak i vedlegget som tjenestemenn må merke seg før han flytter. • Utgifter ifm flytting belastes mottakene avdeling Forsvarets lønnsadministrasjon

  14. Refusjon av utgifter som ikke er dekket av Særavtalen • Utgifter som ikke er forutsatt dekket av de ulike tillegg i særavtalen kan utbetales over lønn eller via reiseregning. • I utgangspunktet bør flest mulig utgifter refunderes via lønn ( telefon, strøm, fyringsutgifter m. fl). • Der hvor det ikke finnes LARTer som kan benyttes, kan refusjon gis via reiseregning. Forsvarets lønnsadministrasjon

  15. Eksempler på utgifter som kan refunderes via variable tillegg( IT 15) • Telefon/ faks - LART 3004 og LART 3201 • Utgifter ifm utdanning – LART 3017 Stipend trekkfritt • LART 3035/ IT 15 Diverse trekkfrie ytelser • LART 3104/ IT 15 – Variable tillegg utenrikspers • 3203 Lysregning • 3204 Brenselregning • 3660 Studiestønad • 5052 Skoleutgifter utenrikstjeneste Forsvarets lønnsadministrasjon

  16. Eksempler på utgifter som kan refunderes via faste tillegg( IT 14) • Telefon/ faks - LART 3004 • Utgifter ifm utdanning – LART 3017 Stipend trekkfritt • LART 3035/ IT 15 Diverse trekkfrie ytelser • LART 3104/ IT 15 – Variable tillegg utenrikspers • 3203 Lysregning • 3204 Brenselregning • 3660 Studiestønad • 5052 Skoleutgifter utenrikstjeneste Forsvarets lønnsadministrasjon

  17. Erfaringer / utfordringer • Tidsfrister • Stopp av lønn • Endring av stilling/lønn • Bruk av saksganger • Tidsadministrasjon • Lønnskjøring • Feil i WBS/Fond • Lønnslipper Forsvarets lønnsadministrasjon

  18. Tidsfrister - Sjekk kjøreplanen - Ved endringer opp mot siste lønnskjøring MÅdet simuleres lønnsslipp for å se at endringen ikke inneholder feil. Feilregistreringer vil medføre utilsiktet utbetaling eller trekk, og kan medføre at alle lønnsresultet for den ansatte forkastes. Meget viktig å overholde tidsfrister Forsvarets lønnsadministrasjon

  19. Stopp av lønn • Lønn må stoppes til riktig tid - Lønn blir ofte stoppet for sent. Dette skaper mye merarbeid med tilskriving osv.- Bruk terminovervåking aktivt. Lag en egen variant som kjøres hver måned i god tid før lønnskjøringen Forsvarets lønnsadministrasjon

  20. Endring av stilling/lønn • Viktig at p-medarbeider i avgivende og mottakende enhet snakker sammen om hvem som gjør hvilke endringer i SAP.- Eksempel: • Mottakende enhet: Saksgangen Disponering ny stilling ogAvgivende enhet: Stopper tillegg som skal avsluttes med ”gammel” stilling. Forsvarets lønnsadministrasjon

  21. Bruk av saksganger • Bruk alltid saksgang der denne finnes (i de fleste tilfeller) - Husk å lagre IT001 Plass i organisasjonen (Les meldinger og ta hensyn til disse!) Her er ofte problemer ifm overgang mellom avregningsgruppene (F1, F2 og F4). - Saksgangen lager historikk! Forsvarets lønnsadministrasjon

  22. Tidsadministrasjon • Fraværskvoter har betydning ifm føring av fravær. Mangler kvoten kan heller ikke en del fraværskoder brukes. Feriekvoten har i tillegg betydning for feriepengeutbetalingen. • Ramme for bruk av overtid må ligge inne dersom 200t grense er overskredet. Skriftlig avtale sendes FLA. Forsvarets lønnsadministrasjon

  23. Fraværskvoter Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  24. Fraværskvoter Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  25. Lønnskjøring • Bruk ikke PA30 Vedlikehold og PA40 Saksganger når lønnen kjøres, da dette utelukker ansatte fra lønnskjøringen Les systemmeldinger- Det brukes i dag mye tid på å ”kaste ut” personer som er inne på vedlikehold under lønnskjøringen. Forsvarets lønnsadministrasjon

  26. Feil i WBS/Fond • Mange går ikke gjennom konteringskjøring til Regnskap pga manglende/feil WBS/Fond - Disse må utelukkes fra lønnskjøringen og må gis forskudd. Skaper frustrasjon hos lønnsmottakerog merarbeid for FLA - Skyldes ofte ufullstendig saksgang, feil stilling eller at tillegg/trekk er lagt med feil dato (ikke ”aktiv” periode) Forsvarets lønnsadministrasjon

  27. Lønnsslipper • Mange lønnsslipper har gått til feil adresse- Her har vært en del feil i adressedata i organisasjonsmodulen i SAP- Noe er blitt løst ved å sende lønnsslipp tilprivatadresse. Adresser i utlandet må ofte skrives på annen måte enn i Norge.- Feil i adresse må meldes Org3- Lønnsslipp kan sendes elektronisk til den ansatte Forsvarets lønnsadministrasjon

  28. Plass i organisasjonen Brukes til å hente ut data fra det som er registrert i systemet på den ansatte. Rapporten kan defineres ut fra eget behov, men er begrenset på en del områder, eks. WBS, bevilgningssted etc. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  29. Brukes til å hente ut data fra det som er registrert i systemet på den ansatte. Rapporten kan defineres ut fra eget behov, men er begrenset på en del områder, eks. WBS, bevilgningssted etc. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  30. Brukes til å hente ut data fra det som er registrert i systemet på den ansatte. Rapporten kan defineres ut fra eget behov, men er begrenset på en del områder, eks. WBS, bevilgningssted etc. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  31. Vedlikehold Tekst Forsvarets lønnsadministrasjon

  32. Skrive inn en tekst og lagre Forsvarets lønnsadministrasjon

  33. Tilfeldig avlønnet – bruk av lønnarter • Lønnart 3001 Diverse honorarer brukes når oppdraget har en avtalt sum (som inkluderer feriepenger) – IT0015 • Lønnart 3012 Honorar brukes når honoraret ikke inkluderer feriepenger, ellers lik 3001 – IT0015 • Lønnart 3600 Etterbetaling fast lønn brukes på de som får sin godtgjørelse beregnet ut fra regulativlønn IT0015 • Lønnart 1715 Diverse godtgjørelser • Lønnart 3110 Selvstendig næringsdrivende Forsvarets lønnsadministrasjon

  34. Erfaringer/tips med SAP som lønnssystem SAP er datostyrt; Alt av oppstart, endring, opphør av tillegg og trekk styres ved hjelp av fra og til dato. Slett aldri tillegg som er utbetalt/avregnet. Eks. Tillegg utbetalt i august, skal stoppes til september – endre til dato til 31.08.04 Hvis tillegget slettes vil systemet trekke beløpet tilbake i september. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  35. Erfaringer/tips med SAP som lønnssystem • Bruk saksganger der disse finnes:Ved hjelp av saksganger sikrer systemet at alle aktuelle infotyper kommer opp og du kan gjøre endring/lagring der dette er nødvendig Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  36. Erfaringer/tips med SAP som lønnssystem • Bruk kopier – ikke endre:Ved endring av grunnlønn, tillegg, skattekort etc. er det viktig å bruke kopieringsfunksjonen i stedet for endringsfunksjonen. Dette sikrer at endringen blir korrekt.Kopieringsfunksjonen lager historikk, endringsfunksjonen ikke.Eks. Hvis grunnlønn (IT8) endres fra 010904 vil systemet ”slette” lønnen fra 011103 og trekke denne på utbetalingen i sept. Ved bruk av kopiering vil systemet lagre gammel lønn til og med 310804 og opprette den nye lønnen fra 010904. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  37. Erfaringer/tips med SAP som lønnssystem Bruk riktig lønnart Systemet behandler ulike lønnarter forskjellig avhengig av hvordan disse er satt opp i systemet mht eks. skatt, pensjon, feriepenger etc. Ved feilutbetalinger skal tilbakeføringer gjøres på samme lønnart som de ble utbetalt/trukket på med endring av fortegn (+/-) Eks. Hvis husleie trukket i august skal tilbakebetales i sept brukes lønnarten for husleie med motsatt fortegn. Dersom annen lønnart brukes kan det for eksempel medføre at beløpet inngår i skattegrunnlaget og blir skattet Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  38. Erfaringer/tips med SAP som lønnssystem • Vær obs på at en del lønnarter finnes i flere infotyper. Gjelder spesielt infotypene 14 Faste tillegg, 15 Variable tillegg og 2010 Godtgjørelsesposter. Bruk ”fjelltoppen” og simulering for å sikre at tillegg/trekk ikke gis dobbelt. • Sjekk alltid arbeidsplanen (IT 7), også når denne ikke inngår i saksgangen. Manglende/feil arbeidsplan gir ingen utbetaling. • Husk å lagre plass i organisasjonen (IT 1) selv om du ikke har gjort noen endring her. Denne må lagres for at personen skal få riktig tilknytning til stilling/OPL i organisasjonen. Ingen tilknytning til stilling gir ingen utbetaling. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  39. Erfaringer/tips med SAP som lønnssystem • Sørg for riktig OPL/stilling. Denne har betydning for at personen skal få riktig SKO/lønn og at lønnsutgiftene går til riktig belastningssted. • Les alltid meldinger som kommer opp Grønn - OKGul - gir et varsel som bør leses før lagringRød - systemet aksepterer ikke transaksjonen og gir feilmelding Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  40. Erfaringer/tips med SAP som lønnssystem • Bruk FIF hjelp som gir deg følgende: • Veiledninger - steg for steg-beskrivelser av aktiviteter,arbeidssteg og transaksjoner du skal benytte i SAP • Søk - enkel måte å finne frem til den transaksjonen du trenger hjelp til • Linker - snarveier til hjelp og informasjon, eks SAP info • Hurtigguider - korte beskrivelser av fremgangsmåte for å registrere utvalgte oppgaver i SAP Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  41. SPØRSMÅL ? Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  42. Saksganger Brukes til å hente ut data fra det som er registrert i systemet på den ansatte. Rapporten kan defineres ut fra eget behov, men er begrenset på en del områder, eks. WBS, bevilgningssted etc. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  43. Saksganger Brukes til å hente ut data fra det som er registrert i systemet på den ansatte. Rapporten kan defineres ut fra eget behov, men er begrenset på en del områder, eks. WBS, bevilgningssted etc. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  44. RapporterAd hoc Brukes til å hente ut data fra det som er registrert i systemet på den ansatte. Rapporten kan defineres ut fra eget behov, men er begrenset på en del områder, eks. WBS, bevilgningssted etc. Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  45. FMO HR Personal rapporter Standard rapporter hvor en kan selektere på utvalget, eks. periode, ansattnr, personalområde, personaldelområde, medarbeidergruppe osv Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  46. Standard rapporter på tid Standard rapporter fra tidbiten hvor en kan selektere på utvalget, eks. periode, ansattnr, personalområde, personaldelområde, medarbeidergruppe osv Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

  47. Rapporter fra lønnsavregningen Standard rapporter fra lønnsavregningen (lønnskjøringen) hvor en kan selektere på utvalget, eks. periode, ansattnr, personalområde, personaldelområde, medarbeidergruppe osv Forsvarets lønnsadministrasjon Forsvarets lønnsadministrasjon

More Related