Ciclo de vida - Estructuras organizacionales

1. Ciclo de vida -Estructuras organizacionales • Fuentes: • Kathy Schwalbe, InformationTechnology Project Management, SeventhEdition, • A Guide tothe Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), FifthEdition

2. Objetivos • Ciclo de vida del Proyecto • Ciclo de vida del Producto • Estructuras organizacionales

3. Ciclo de vida del proyecto • “El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”, Pmbok, quinta edición Tamaño Complejidad Necesidades de Control Proyecto Fase Fase Fase Fase

4. Fases del Proyecto • Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse, Pmbok, quinta edición. Proyecto Fase Fase Fase Fase Número Grado de control

5. Ciclo de vida del proyecto Niveles típicos de costos y personal Inicio del proyecto Organización y preparación Estructura del ciclo de vida Cierre del proyecto Llevando a cabo el trabajo Nivel de costos y personal Tiempo Documentos del proyecto archivados Entregables aceptados Acta de constitución del proyecto Plan para la dirección del proyecto • Características • Nivel de costo • Dotación de personal • Influencia de los interesados • Riesgos • Incertidumbres • Costo de los cambios Salidas de la gerencia del proyecto Impacto de la variable en función del tiempo Alto Influencia de los interesados, riesgos e incertidumbre Grado Costo de los cambios Bajo Tiempo

6. Ciclo de vida del Producto* • Los productos también tienen su ciclo de vida • Ciclo de vida del Producto: “Un conjunto de fases del producto que, generalmente, son secuenciales y sin superposición, cuyos nombres y números son determinados por las necesidades de fabricación y control de la organización”, Pmbok quinta edición Ciclo de vida del Producto Fase Fase Fase * Producto : “Un artículo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente”, Pmbok quinta edición

7. Relaciones Ciclo de vida del Producto y del Proyecto Producto Organización Operación m Operación 4 Operación 3 Proyecto 1 Operación 2 Operación 1 Proyecto 2 Proyecto 4 Proyecto 3 Proyecto n Fase Fase Fase Fase Fase Fase Fase

8. Ciclo de vida y Fases del Proyecto • El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen: • Qué trabajos se llevan a cabo en cada fase • Qué entregables se producen y cuándo • Quién está involucrado en cada fase • Cómo será el control y aprobación del trabajo realizado en cada fase

9. Relaciones básicas entre fases • Relación secuencial: Una fase comienza una vez se termina la anterior • Relación de superposición: Una fase se inicia antes de que finalice la anterior • Relación iterativa: Una fase se planifica, y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actual

10. Ejemplo de Proyecto en una sola Fase

11. Ejemplo de Proyecto de tres Fases

12. Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas

13. Proyectos no pueden ejecutarse aislados • Los proyectos deben operar en un entorno amplio de organización • Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la Empresa • Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistémico • Los gerentes debe tener una visión holística para la realización de proyectos en el contexto de la organización

14. Proyectos no pueden ejecutarse aislados

15. Estructuras organizacionales • Tres estructuras básicas de las organizaciones • Funcional: Gerentes Funcionales informan al CEO • Por Proyectos: Gerentes de programa informan al CEO • Matricial:término medio entre estructuras funcionales y estructuras por proyectos; el personal generalmente informa a dos o más jefes; la estructura puede ser de matriz débil, equilibrada o fuerte CEO: chiefexecutiveofficer

16. Estructura organizacional funcional Director ejecutivo Coordinación del proyecto Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Personal con actividades en el proyecto

17. Organización Funcional VENTAJAS • Estructura orientada a la operación • Fácil control • Responsabilidad y autoridad • Canales de comunicaciones y control definidos • Adaptación a producción en masa • Mejor control a presupuesto y personal DESVENTAJAS • No hay autoridad sobre el proyecto • Dificultas para el trabajo interdisciplinario • Mayor interacción entre directivos • Jerarquización de la información • Se repiten recursos • Se compite entre departamentos • Diferentes metas

18. Estructura organizacional orientada a proyectos Director ejecutivo Coordinación del proyecto A Gerente de Proyecto A Gerente de Proyecto B Gerente de Proyecto C Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Personal con actividades en el proyecto

19. Organización orientada a Proyectos VENTAJAS • No se comparten recursos con otras divisiones • Más fácil la toma de decisiones • La alta gerencia controla los proyectos • Comunicación más eficiente • Fidelidad al proyecto DESVENTAJAS • Duplicación de recursos y sobrecostos para la empresa • Riesgo de suboptimización de recursos • Debilidad para la organización si no se gestiona aprendizaje

20. Organización Matricial VENTAJAS • Facilidad para conformar un equipo de proyecto • Flexibilidad para elegir recursos • Los proyectos son un estándar y no una excepción • Fomenta los equipos interdisciplinarios • Crea carrera de Gerencia de Proyectos DESVENTAJAS • Hay dos jefes para el staff • Negociación entre gerentes de proyectos y gerentes funcionales • Antes de cada proyecto se requiere un proceso de armado de equipos

21. Estructura organizacional matricial débil Director ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Coordinación del proyecto Personal con actividades en el proyecto

22. Estructura organizacional matricial fuerte Director ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Gerentes de Proyectos Staff Staff Staff Gerente de Proyecto Staff Staff Staff Gerente de Proyecto Staff Staff Staff Gerente de Proyecto Coordinación del proyecto Personal con actividades en el proyecto

23. Estructura organizacional matricial equilibrada Director ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Staff Staff Staff Staff Staff Staff Gerente de Proyecto Staff Staff Coordinación del proyecto Personal con actividades en el proyecto

24. Estructura organizacional combinada Director ejecutivo Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Gerentes de Proyectos Staff Staff Staff Gerente de Proyecto Staff Staff Staff Gerente de Proyecto Staff Staff Staff Gerente de Proyecto Coordinación del proyecto A Coordinación del proyecto B Personal con actividades en el proyecto

25. Influencia de la estructura organizacional en los proyectos Estructura de la organización Características del proyecto