扶輪基金會 地區簡化獎助金 District Simplified Grants

1. 扶輪基金會地區簡化獎助金District Simplified Grants 國際扶輪地3520地區 2001~03年度地區訓練領導人 前總監 邵偉靈PDG Dens

2. 何謂地區簡化獎助金？District Simplified Grant (DSG) • 地區簡化獎助金是扶輪地區用來支持有助於社區的短期人道計劃short-term humanitarian projects的工具。

3. 誰可以申請獎助金？ • 地區可提出申請一個獎助金，金額最高為該地區指定基金District Designated Funds (DDF)可用總額的20%，用來支持當地或國際上多個服務計劃。地區扶輪基金委員會主委可會同地區總監當選人申請這項獎助金。

4. 此項獎助金有哪些規定？ • 地區簡化獎助金必須遵守規範整個獎助金計劃的「地區簡化獎助金獎助及接受之辦法及條件」the Terms and Conditions of DSG Award and Acceptance。此項規定可從扶輪網站www. rotary org下載，或向扶輪基金會或國際扶輪社一辦事處洽索。 • 地區簡化獎助金必須尊重接受社區的期望，並盡力去了解及重視該國之傳統和文化。

5. 地區DSG要求社員以下列方式直接參與； -評估社區需求，擬出一項服務計劃的計劃書 -成立一個由至少三名社員組成之委員會，以監督經費之使用。 -監管獎助金經費。 -參與計劃之執行。 -提供社區參與及擁有該項計劃之證明資料。 -舉辦有當地服務提供者、當地官員，及/或計劃接受者參與之會議。 -在當地媒體推廣服務計劃。

6. 地區如何提出申請？ • 地區扶輪基金主委及地區總監當選人必須在動用經費之前一個扶輪年度，呈報一份填寫完整之地區簡化獎助金申請及同意表(District Simplified Grant Request and Agreement Form)給扶輪基金會。 • 獎助金之申請必須在扶輪年度之7月1日至3月1日呈報，獎助金款項將於下一個扶輪年度之7月1日撥發。 • 此外，貴地區扶輪基金主委必須閱讀、填妥、並繳回附錄之「地區簡化獎助金受款人資料表DSG Payee Information form」。

7. 經費收到後應如何處理？ • 計劃期間每六個月內應繳交期中報告Interim reports。 • 獎助金經費用完之後，兩個月內應繳交結案報告Final report一份。 未遵守扶輪基金會政策及準則之地區必須退回全部濫用之獎助金，且未來最多五年內不得接受獎助金。

8. 結案報告應包括下列內容 • 非常詳盡且分類清楚之支出總報當一份。 • 累計1,000美元或以上之項目應附收據影本。 • 如獎助金超過US25,000，應附獨立財務檢查一份。 • 扶輪社員如何參與獎助金之執行之詳細報告一份，其中應反應「地區簡化獎助金獎助及收受之規定和條件」所列要求之扶輪社員活動。 • 詳細描述計劃之及實施經過，以及所獲得之經驗將對地區下一扶輪年度有何參考及指導價值。

9. 地區簡化獎助金辦法及條件Terms and ConditionsDistrict Simplified Grants (DSG)

10. I. 地區簡化獎助金標準： • 地區簡化獎助金支持地區之服務活動或人道努力。每個接受獎助金支持之計劃必須： • 尊重接受社區之期望； • 如獎助金活動將在接受地區以外之國家進行時，瞭解及重視另一國家之傳統及文化； • 遵守所有標準的人道獎助金政策及準則。

11. II. DSG之扶輪社員參與： • 地區之扶輪員必須積極參與每一項地區簡化獎助金計劃。 • 贊助扶輪地區必須成立一個由至少三名扶輪社員組成之委員會，以監督獎助金款項之支出。 • 委員會之委員必須在計劃全程任職委員，即使計劃延續至未來扶輪年度。

12. 社員直接參與進行下列工作 • 評估社區需求，並擬定一項計劃書； • 成立一個由至少三名扶輪社員組成之委員會，以監督獎助金款項之支出； • 監管獎助金經費； • 參與計劃之執行； • 提供社區參與及擁有之證明； • 舉辦有當地服務提供者、當地官員、及/或接受者參與之會議；及 • 在當地媒體推廣該計劃。

13. III. DSG之必須滿足下列條件經費才會撥發： • 贊助之扶輪地區：一份簽名之DSG申請及同意表(由TRF主委和DGE簽名)。 • TRF收到有關獎助金適當受款人之資料。 • 地區簡化獎助金必須支付給一個扶輪控管的計劃帳戶，最好為此計劃而成立之帳戶，且至少有兩人連署簽名。 • 地區簡化獎助金將不支付給個人，合作組織或計劃受益人。 • 獎助金在25,000美元以上者，其經費運用計劃及經費公告計劃以呈報扶輪基金會。 • 該地區之前所進行所有地區簡化獎助金計劃已經履行報告規定。

14. IV. TRF贊助經費之管理： • 視扶輪基金會獎助金款項為神聖之信託，時時防範損失、濫用、或變更用途； • 清楚劃分責任以保證能徹底監督計劃。 • 扶輪基金會獎助金經費僅用於此處認可之用途，並將嚴格解釋其用途。凡用於未經核准或未認可之項目及/或用於未經核准或未認可之用途，其經費必須退還扶輪基金會。

15. IV. TRF贊助經費之管理： • 至少以標準的商業程序做法從事與獎助金相關的所有財務往來及計劃活動，且時時刻刻遵守「扶輪社員事業及專業宣言」及「四大考驗」之完整精神，因此必須： • 保持定期記載所有財務往來紀錄，保留原始收據及發票至少三年；且 • 建新一套存貨管理制度，以管理用獎助金經費購置之設備。

16. IV. TRF贊助經費之管理： • 用最大之注意力來防止甚至認為扶輪基金會獎助金經費似乎使用不當。此項注意力期望超越加諸於使用私人或企業經費者； • 立即將獎助金相關活動之不正常情形報告給扶輪基金會； • 於計劃結束時退還任何未使用之經費及/或孳息給扶輪基金會。

17. V. 適當執行獎助金：A.扶輪基金會經費之使用必須： • 推廣所有社員積極且親身參與執行計劃； • 當來自不同社區及/或國家在某一計劃地點一起執行由某個社發起之計劃時，協助發展更強大的扶輪網絡。接受TRF支持之計劃應該滿足接受社區之人道需求。 • 不參與成立永久性之基金會、信託、或永久性之孳息帳戶。獎助金計劃能參與成立循環貸款基金Revolving Loan Fund，但必須包含訓練及詳細之貸款人償還時程資訊。

18. V. 適當執行獎助金：A.扶輪基金會經費之使用必須： • 不得直接嘉惠社員；社、地區或其他扶輪團體，或RI之雇員；或現存社員或扶輪雇員之寶眷、或祖先(有血緣關係之父母或祖父母)。 • 不得與任何現有TRF或其他扶輪贊助之計劃重複； • 排除TRF或RI任何超出獎助金金額之賠償責任； • 如計劃係有關疫苗及免疫，必須與PolioPlus計劃及世界衛生組織之標準、程序、及政策一致；

19. V. 適當執行獎助金：A.扶輪基金會經費之使用必須： • 不得用於 • 社/地區已進行當中之計劃報支經費 • 主要由非扶輪組織贊助之計劃 • 已經完成之計劃 • TRF只補助在計劃進行之前經過TRF審核通過之計劃。

20. V.適當執行獎助金：B.獎助金經費不得用於： • 購置土地及建築物。如獎助金有賴於建築物之興建，該建築物必須由其他扶輪社/地區之經費補助(即無配合獎助金者)。TRF必須該建築物完成之後才撥發獎助金經費； • 興建任何結構體以供人居住、工作、或參與任何有收益之活動，例如建築物、貨櫃、及活動住宅、或人可以執行任何活動之結構體，包括製造、處理、維修及/或儲存。以上準則之唯一例外為補助廉價簡易住宅供極度貧窮之家庭使用。興建基礎設施，如道路、水井、水庫、水壩、橋樑、廁所、供水設施，及其他類似結構體，則可以接受；

21. V.適當執行獎助金：B.獎助金經費不得用於： • 結構體之翻修，包括提供新服務或提昇現有功能(例如電力及水管)，以供人居住、工作、或參與任何有收益之活動，例如建築物、貨櫃、及活動住宅、或人可以執行任何活動之結構體，包括製造、處理、維修及/或儲存； • 作為為合作組織或受益單位雇員之薪資、補助或酬勞； • 支援任何組織之營運或管理支出； • 作為高等教育活動、研究、或個人或專業發展之使用； • 過度支持單一受益者、合作組織、或計劃； • 作為任何形式的國際差旅支出，除非已有明文核准。

22. VI.時務限制Time Limits: • 未能適時對於之前獎助金提供可以接受之報告，將導致贊助者(包括國際及當地)無法發起新計劃； • 贊助者必須在獎助金通知函日期15個月內滿足撥款之所有前提條件，否則獎助金將被終止。如果已通過之地區簡化獎助金超過15個月仍未撥款，該獎助金將被取消； • 贊助者必須在撥款後15個月內證明有顯著進展，否則獎助金將被終止。如已撥款之地區簡化獎助金未在15個月內執行，獎助金將被取消，贊助者必須退還經費。

23. VII. 報告規定及獨立財務審查 A.DSG受獎人繳交期中及結案報告： • 在計劃執行期間至少每六個月繳交期中報告一次，詳述計劃之進度、財務活動、包括收據及支票影本、以及預估完成日期； • 在獎助金經費用完後兩個月內繳交結案報告。計劃之執行及經費支出如未能遵守扶輪基金會政策及準則，將導致地區必須退還所有濫用之獎助金經費，且在長達五年內被禁止接受獎助金。如計劃贊助者尚未提供目前進行中之地區簡化獎助金之期中報告或逾期未繳結案報告，新中請案將退回該地區，不予受理。

24. 期未報告應包括下列項目： • 所有支出之詳細且分類清楚之報告； • 價值1,000美元以上物品之收據影本； • 獎助金經費所有受益者之詳細資訊； • 詳述扶輪社員參與執行計劃之情形； • 詳述計劃之執行情形，以及所獲得之經驗將對地區下一扶輪年度有何參考及指導價值；

25. B.依規定提供稽核報告(獨立財務審查) • 獎助金在25,001美元或以上者，依規定必須做年度稽核。此項財務審查報告必須在接受第一次獎助金撥款後15個月內繳交給扶輪基金會，此後每12個月繳交一次，直到贊助者接獲通知該獎助金檔案已正式結束。 • 規定之報告必須由與計劃無直接關係且有適當授權、或向政府登記、或有證書之會計或會計事務所製作。計劃所在地之地區總監必須聘用此項獨立會計劃公司或會計。扶輪基金會保留指定獨立財務審查者的權利。

26. 規定之稽核必須包含下列項目： • 檢查且證明所有計劃經費開始時及至截止日期為止之所有結餘經費； • 決定是否計劃之經費用於預定之目的，如否，為何如此； • 檢查經費之所有收入及支出的帳目，已確定帳目是否根據標準事務程序來製作，包括是否有採用標準會計劃制度，依日期、金額、及用途，記載所有收入及支出。

27. 規定之稽核必須包含下列項目： • 確定是否有做所有資產之清點； • 進行檢查以確定是否有一套管理所有經費收支之制度；即，是否每個帳戶都有兩個簽名；超出25美元以上之支出是否都有收據；是否有標準的採購程序(如情況事宜應採用競標方式)；以及是否所有計劃活動，包括經費保管，都根據當地法規。 • 確定是否帳目有適時整理清楚。

28. C.與扶輪基金會稽核合作： • 扶輪基金會保留在任何時候稽核任何獎助金之權利，無論其規模大小。 • 此外，扶輪基金會保留在任何時候審查計劃、要求繳交額外文件、以及如基金會單方認定進展並不順利，暫停任何或所有款項之撥付之權利。 • 地區將在獎助金全程期間保持詳細、精確、且完整之財務記錄，並在獎助金結束日期後繼續此項記錄保留三年。

29. VIII. TRF興建廉價簡易住宅之準則： • 此為TRF已訂定之興建政策之例外，此舉係為幫助極端貧窮者，因此，簡易住宅必須非常簡單且滿足基本人類需求。 • 簡易住宅應提供一個家庭一個安全居住的地方(該區域必須無水患、土石流、火山爆發等等之虞慮)； • 任何支持興建簡易住宅之獎助金申請案都需要有一套完整的計劃，包括有系統的繪製簡易住宅、興建場地、安全飲水、衛生設施、以及裝設電力之資訊，以及所有其他有利於計劃之完整技術及財務審查之相關資訊；

30. VIII. TRF興建廉價簡易住宅之準則： • 單一獎助金最少必須興建5棟簡易住宅，才能達到經濟規模，以及裝設適當的用水及衛生設備，並且使管理費用降至最低。在完全由基金會經費負擔之下，單一興建地點最多可興建50棟簡易住宅，因為超出此數將導致需要提供昂貴的都市基本公共建設，顯然超出廉價住宅之範圍； • 在簡易住宅之設計上，鼓勵採用共同水井，以降低計劃成本； • 所有完整之申請表必須附上土地捐獻者及當地有能力之官方單位以書面文件表示全力支持，並允許一旦獎助金撥款後，計劃可立刻動工；

31. VIII. TRF興建廉價簡易住宅之準則： • 在初步興建廉價簡易住宅之計劃裡，不應有在完工後五年內擴建或修改個別簡易住宅之提議，亦不得實際進行執行； • 廉價簡易住宅將採分期撥款，根據事先同意的撥款計劃，於收到所有撥款條件之後做第一撥款，以後各期將於收到可接受的期中報告後撥款，包括有照片證明計劃進度。此外，經費中之5,000美元或以上，且不得少於計劃預算之10%，將於簡易住宅竣工、所有評估視察、及其他報告都呈報及通過後，才予以撥款。 • 鼓勵將住宅維修計劃納入所有獎助金計劃，以保證廉價簡易住宅之長期維持。此類計劃應提供個人及集體保養及維修建築單元之訓練，例如水井、廁所、屋頂等。

32. IX. 人口成長及發展 • 運用TRF經費之地區得考慮補助下列與人口成長相關之支出： A. 產前醫療/維生素 G. 教育及訓練 B. 生產醫療 H. 公共保健教育 C. 新生兒篩檢 I. 家庭計劃訓練 D. 幫助生產之手術器材 J. 性傳染病資訊 E. 產前篩檢 K. 社區保健訓練 F. 超音波設備 L. 均衡飲食及營養之宣導 (只要是用於診斷及治療病人)

33. 循環貸款Revolving Loans 執行計劃前應向TRF辦事員洽詢以確定符合資格規定 • 鼓勵扶輪社及地區成立自己循環貸款計劃，無論是否牽涉金錢、動物、設備、形式的借貸計劃，以進行持續維持的發展計劃。合作組織可協助有小型信用貸款或循環貸款基金之扶輪社及地區。在合作組織證明他們有能力滿足扶輪基金會各項規定，且有當地扶輪社員顯著參與這些活動之前，如打算作為小型信用貸款或循環貸款基金之任何獎助金申請案牽涉合作組織，基金會將不予以考慮。 • 作為循環貸款基金之獎助金得在所有適當人道獎助金之下通過，最高可達10,000美元。

34. 扶輪名稱及徽章使用準則： 扶輪名稱ROTARY NAME： • RI決定，任何使用「扶輪Rotary」名稱，如無附加名稱以茲區別，如扶輪社或扶輪地區之名稱，指的就是RI這個國際性扶輪聯合組織。 • 新計劃名稱，或未完全由國際扶輪管控之計劃，使用「扶輪Rotary」時，必須包含參與之社或扶輪地區之名稱，且不得使用「國際International」字樣。 • 如使用「扶輪Rotary」及「基金會Foundation」等字，這些字不得並列出現，且必須由其他識別字樣隔開，例如參與扶輪社或地區的名稱。 • 未由RI完全管控且未符合這些準則之持續進行中之計劃，應更改名稱，以提供此一額外識別資訊。 • 未符合準則之計劃名稱必須獲得RI特別核准。

35. 扶輪名稱及徽章使用準則： 扶輪徽章THE ROTARY EMBLEM： • 扶輪徽章，猶如扶輪名稱，代表RI這個國際性扶輪聯合組織。 • 凡是在未完全由RI輪管控之計劃或活動使用扶輪徽章時，除扶輪徽章外，應有參與扶輪社或地區之名稱；該名稱應直接出現在徽章旁邊，且其大小應與徽章同樣顯著。 • 扶輪徽章之複製必須符合RI之正確徽章規格。 • 向貴社及地區行政管理督導員取照相製版美工稿。 • 不得更改、修改或遮蔽扶輪徽章。徽章必須忠實複製，且必須一定完整呈現。 • RI細則不鼓勵RI徽章與其他組織之徽章或標誌聯合使用。RI不認同與其他名稱或徽章合併使用扶輪名稱、徽章、名牌、或其他標誌。

36. THANK YOU