Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009

1. Projektinhallinta ja työskentelytaidot Salon kansalaisopisto 2009 FM, lehtori Iina-Maria Piilinen Humanistinen ammattikorkeakoulu

2. 22.10. Projektinhallinnan perusteet • Mikä on projekti? – projektin määritelmiä ja erilaisia projekteja • Projektin elinkaari • Hyvän projektin kriteerit • Projektisuunnitelma – projektin tärkein työkalu • Ideoiden hallinnointi projektin suunnitteluprosessissa • Tehtävä: olemassa olevan tapahtuma-aihion kehittämistä projektinäkökulmasta

3. 29.10.2009 Projektityö on ryhmätyötä! • Ryhmädynamiikka projektityössä • Toimiminen ryhmässä; roolit ja tekniikat • Vuorovaikutus ja sosiaaliset taidot osana projektinhallintaa • Viestintä projektinhallinnassa Tehtävä:Projektien verkostoitumiskartta – ketkä kaikki vaikuttavat projektissasi?

4. 12.11. Johtaminen osana projektinhallintaa • Strateginen johtaminen • Osaamisen johtaminen • Henkilöstövoimavarojen johtaminen • Muutoksen johtaminen • Projektijohtajan paradoksit Tehtävä: Minä projektijohtajana

5. Projekti on… • Kestoltaan rajallinen, ainutkertainen ja muusta toiminnasta erillään oleva toiminto, jonka tarkoituksena on resursseja ohjailemalla saavuttaa tietty päämäärä. ( Karlsson & Marttala)

6. Projektin kriteerit • Ainutkertaisuus • Tavoitteellisuus • Suunnitelmallisuus • Ongelmakeskeisyys • Yhteistoiminnallisuus • Tehokkuus • Jäsentyneisyys • Yhteinen arvoperusta

7. Erilaisia projekteja • Koulutus- ja kehitysprojektit • Kehittämisprojektit • Tutkimusprojektit • Tuotantoprojektit • Tutkimus- ja kehittämisprojektit ( t&k) • Tuotekehitysprojektit • Toiminnan ja hallinnon kehittämistehtävät • Pilottiprojektit • Projektioppiminen • Tiimityö • Talkoot ja urakat

8. Projektinhallinta on… • Tiedettä, jolla määritellään tietyn tehtävän suorittamiseen tarvittavat toimenpiteet ja tavoitteet sekä • Organisoidaan joukko henkilöitä toimimaan siten, että projektille asetetut tavoitteet saavutetaan ja työ saadaan päätökseen ( Barnes 1990)

9. Projektinhallinnassa tarvitaan… • Suunnittelua • Päätöksentekoa • Toimeenpanoa • Ohjausta • Tehtävien koordinointia • Valvontaa • Suunnan näyttämistä • Ihmisten johtamista

10. Kun aloitat projektin kysy… • MITÄ? • MIKSI? • MISSÄ? • MILLOIN? • KUKA / KETKÄ? • MITEN? • KENEN KANSSA? • KENELLE?

11. Projektin vaiheet • Idea • Esitutkimus • Sidosryhmien sitouttaminen • Päätös käynnistämisestä • Tiedottaminen ( tehdään koko ajan, sekä sisäistä että ulkoista) • Tavoitteiden määrittäminen • Projektiorganisaation luominen • Resurssisuunnittelu • Toteutussuunnitelman laatiminen • Projektin toteuttaminen • Seuranta ja arviointi • Korjaavat ja kehittävät toimenpiteet ( tehdään koko ajan) • Tulokset • Raportin laatiminen • Projektin päättäminen • Projektin jatkoprojekti

12. Projektin vaiheet • Projektin aloittaminen • Villi innostus • Illuusioiden romahtaminen • Kaaos • Syyllisten etsiminen • Viattomien rankaiseminen • Osallistumattomien palkitseminen • Rajojen määrittely

13. Projektin elinkaari… • Idea, visio, muutoksen tarve • Käynnistysvaihe (esiselvitys, projektiorganisaation kokoaminen, projektin suunnittelu) • Rakentamisvaihe (määrittely, suunnittelu, toteutus, seuranta, korjaavat toimet, arviointi) • Päättämisvaihe (jatkosta ja toiminnan ylläpidosta sopiminen, projektiorganisaation purkaminen, projektin päättäminen, arviointi)

14. Hyvässä projektissa on… • Rajattu aikataulu ja tehtävä • Määritelty resurssit ( rajat, henkilöt, aika, ohjaus, hallinto) • Selkeät tulostavoitteet toiminnalle • Selkeä taloudellinen tulostavoite • Toteutus, seuranta, arviointi ja tiedotus on kuvattu tarkasti

15. Hyvä projekti… • Pohjautuu todelliseen tarpeeseen • Antaa mahdollisuuden poiketa rutiineista • Omaa selkeät tavoitteet • Ratkaisee ongelmia • Ajallisesti selkeä kokonaisuus • Yhteistoiminnallinen • Johdettu hyvin • Resurssoitu oikein

16. Hyvä projekti… • Luo uutta ja jatkuvuutta • Antaa mahdollisuuden kehittyä • Huolehditaan ilmapiiristä ja tunteista • Antaa vapauden luoda ja ideoida • Sitä arvioidaan ja siitä saada palautetta • On tulevaisuuden tapa tehdä töitä

17. Projektisuunnitelma • Projektisuunnitelma on projektin tärkein dokumentti – kartta, joka auttaa projektikoordinaattoria pitämään oikean suunnan ja hätätilassa suunnistamaan takaisin oikealle tielle eksyttäessä… • Laadi se siis huolella….

18. Projektisuunnitelmaan… • Tausta, miksi projekti aloitetaan? • Ongelma, johon halutaan ratkaisu • Visio, millaista tulevaisuutta halutaan? • Rajaus, mitä jätetään pois? • Aikataulu, milloin valmista? • Voimavarat, mitä on käytettävissä? • Kriteerit, mistä sovitaan? • Yhteistyökumppanit ja niiden rooli • Toimeksiantaja, kuka se on?

19. Huolellinen suunnittelu • On ideoiden hallinnan avain! • Ennustettavuus • Muutokset aiheuttavat ketjureaktioita • Luovan työn liikevoima on suuri • Uusia kysymyksiä ja ideoita tulee koko ajan

20. Projektiorganisaatio • Tilaaja • Projektin omistaja • Ohjausryhmä • Työryhmä • Projektinvetäjä • Projektiryhmä • Seurantaryhmä • Yhteistyökumppanit

21. Ohjausryhmä • ” Projektin hallitus” • Takuu, että projekti sujuu suunnitelmien mukaan • Oikeat henkilöt organisaatiossaan • Ko. aihealueen asiantuntijoita • Henkilökohtaisesti vastuussa • Annettava tukea ja apua projektipäällikölle

22. Muut ryhmät • Seurantaryhmää tai projektiryhmää ei erikseen pienissä kulttuurialan projekteissa • Työryhmät hyvinkin tyypillisiä • Työryhmissä kokeilu ja ehdotuksien työstäminen • Kehittämishankkeessa yleisiä

23. Kokoukset • Tiheys riippuu projektista ja siinä mukana olevista tahoista • Ohjausryhmän ihannekokous ajankohta noin kerran kuussa tai 2-3 kk välein • Tätä harvemmin kokoontuva ohjausryhmä ei yleensä tiedä mitä projektissa tehdään! • Pienemmät työryhmät useammin

24. Kokouksen asiat • Mitä on tehty? • Jos on poikkeamia – miksi? • Työlistat - mitä pitää tehdä seuraavaan kokoukseen mennessä? • Onko ongelmia tai hyviä uutisia? • Uusia ideoita, jotka pitää ottaa huomioon? • Muista - PIDÄ PÖYTÄKIRJAA! • TEE PÄÄTÖKSIÄ!

25. Omistaja ja tilaaja • Tilaaja on myös omistaja • Toimii ohjausryhmän puheenjohtajana ja koolle kutsujana • Suurimman vastuun kantavan tahon edustaja • Vastaa projektisuunnitelmasta • Sanelee aikarajat ja voimavarat • Päättää päämäärän ja suunnan • Valitsee projektin johtajan sekä ohjausryhmän jäsenet • Määrittelee valtuudet • Pitää henkilöidä organisaatiossa, ei voi olla kasvoton

26. Omistajan rooli… • Luoda toteuttamiseen vaadittavat voimavarat • Markkinoida ja puolustaa projektia • Valita sopivat henkilöt yhdessä ohjausryhmän ja projektipäällikön kanssa • Kuunnella asiakkaiden toiveita, vaatimuksia ja tarpeita • Seurata tilannetta ja antaa tukea ja neuvoja

27. Ideoista... • Aina lähtöisin ihmisistä • Toiset kekseliäämpiä kuin toiset • Projekteissa tärkeitä koko prosessin ajan • Kyky soveltaa ja työstää ideoita myös tärkeä • Miten uudet ideat mahtuvat projektiin?

28. Ideoita tarvitaan • Varhaisissa suunnittelupäätöksissä • Suunnitelmien kehittämisessä • Laadukkaan suunnitelman kirjoittamisessa • Asiakkaan tarpeiden täyttävän työn tekemisessä • Koko ajan projektin kuluessa

29. Suunnitteluprosessista • Älä hyppää suunnitteluprosessin yli • Miten suunnittelussa voi mitata edistymistä? • Miten tasapainoilla liiallisen luovuutta rajoittavan jäykkyyden ja liiallisen väljyyden välillä?

30. Hyviä vai huonoja ideoita? • Ongelman ratkaisemiseksi • Myös huonoja ideoita on olemassa • Alussa on vaikea tietää mitkä ideat johtavat todellisiin ratkaisuihin • Onko idea hyvä vai huono? • Mahdoton arvioida teoriassa • Ratkaisevat ongelman ja saavat aikaan toivotun vaikutuksen

31. Huonot ideat johtavat hyviin • Hyvät ideat edellyttävät huonoja • Yritys ja erehdys • Idea ei toimi ja epäonnistuu • Pakko katsoa ideaa uudesta näkökulmasta • Aluksi kannattaa tehdä paljon virheitä, koska silloin niitä ei tee lopussa!

32. Monimutkainen ongelma… • Hyvä ratkaisu vain suhteessa vaihtoehtoihin • Jos vain yksi idea sen vertaileminen on mahdotonta • Teoria vs. käytäntö • Miksi joku puolustaa ideaansa?

33. Hyvät kysymykset vetävät puoleensa hyviä ideoita • Huolellisesti esitetyt kysymyksillä voit ohjata keskustelua haluamaasi suuntaan • Kohdistavat kysymykset • Luovat kysymykset • Retoriset kysymykset ( älä käytä)

34. Kohdistavat kysymykset • Suuntaa huomion tärkeän asian puuttumiseen • Kaventaa keskustelun aluetta • Muutamalla sanalla ongelman ytimeen • Yhdistävät keskustelun sisältämän tietämyksen • Suuntaavat energian uudelleen

35. Luovat kysymykset • Osoittavat eri suuntiin • Näyttävät jotain sellaista mitä ei ole vielä ajateltu mutta pitäisi ajatella • Suunnittelukeskustelut • Ohjaa oikeaan suuntaan tai ensin väärään mutta lopulta oikeaan

36. Retoriset kysymykset • Mitä oikein kuvittelit? • Onko tämä parasta mihin pystyt? • Vihjaavat syyllisyyteen ja huonoon arvostelukykyyn • Asettavat kohteen altavastaajan asemaan

37. Ideoiden hallinta • Ryhmittely • Ideat, tarralappuja, seinä, tiimi • Nähdä kaikki ideat laajemmasta näkökulmasta • Muokata idealistaa pienemmäksi • Kannattaa käyttää!

38. Aivoriihi improvisaatio-leikki • 2-8 hlö, joista yksi toimii kirjurina • Aikaa, huone, fläppitaulu • Ongelmanmäärittely projektissa • Säännöt: vastaa kyllä ja jatka toisen ideaa • Älä vesitä omaasi • Ei torjuvia kysymyksiä • Saa kaverisi näyttämään hyvältä

39. Tarkistuspisteet kulttuurialalla • Määrittele tarkistuspisteet projektin alussa • Valvotaan prosessia • Opastavat tiimiä • Jakavat työn hallittaviin palasiin • Auttavat projektipäällikköä seuraamaan projektin tilaa

40. Tarkistuspisteet • Muutoksen tapahtuessa tarkistuspisteet toimivat viitekehyksenä • Niiden puitteissa voidaan keskustella mitä on tapahtumassa ja miksi • Onko projektiin tulossa liikaa rönsyjä?

41. Avointen kohteiden luettelo • Kysymysluettelo avoinna olevista kohteista • Alkaa yleisestä mutta kohdentuu yksityiskohtiin deadlineen mennessä • Nimeä henkilö, joka vastaa selvittämisestä • Kaikki epäselvyydet

42. Ongelma-alue • Määräytyy vaatimusten perusteella • Aluksi voi olla varsin laaja • Jokainen varhaisvaiheen kysymys kasvattaa tätä • Pienenee kuitenkin lopuksi • Rajattu erilaisista syistä ( aika, raha, muut resurssit)

43. Työnositusjärjestelmä (The Work Breakdown Structure) • Jaa isompi tehtävä pienemmäksi, kunnes saavutat tason, jota pienemmäksi et enää voi tehtävää jakaa • Helpottaa arviointia kuinka kauan pieniin tehtäviin menee aikaa • Kuinka paljon maksaa • Kaikki asiat mitä täytyy tehdä • Yleensä on 3-6 tasoa

45. Lähteet: • Berkun Scott, Projektihallinnan taito, suunnittele, hallitse ja johda projekteja Hki, Readme.fi, 2006 Ruuska Kai, Pidä projekti hallinnassa: suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. HKI,Talentum, 2005 Pelin Risto, Projektihallinnan käsikirja, HKI, Gummerus, 2004 Litke Hans-Dieter, Projektinhallinta, Hki, Rastos, 2004 Kettunen Sami, Onnistu projektissa, HKI, WSOY 2003 Koskinen Kari K, Projektien ohjaus, Aseman lapset ry, Forssa, 2002 Anttila Pirkko, Se on projekti - vai onko? kulttuurialan tuontanto ja palveluprojektien hallinta, Akatiimi, Hamina, 2001 Marttala Anders & Karlsson Åke, Projektikirja, onnistuneen projektin toteuttaminen, Kauppakaari, HKi, 2001 Ruuska Kai, Projekti hallintaan, Suomen Atk-kustannus oy, HKI, 1999