Prawdy oczywiste

1. Prawdy oczywiste Część 34 Delegacje cz.3 Zagraniczne podróże służbowe • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

2. Wysokość diet Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. określa wysokość diet w delegacji zagranicznej i jest ona zróżnicowana w zależności od kraju, do którego odbywa się podróż służbowa . Wysokość diety względem czasu delegacji: • za ponad 12 godzin i następnie za każdą pełną dobę podróży, przysługuje pełna dieta, • od ponad 8 do 12 godzin - połowa, • do 8 godzin naliczana jest jedna trzecia diety. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

3. Wysokość diet – c.d. Czas trwania delegacji zależy od rodzaju środka transportu, którym porusza się pracownik odbywający podróż służbową: • środek komunikacji lądowej – czas podróży rozpoczyna się z chwilą przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i trwa do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej; • środek komunikacji lotniczej – czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku; • środek komunikacji morskiej – czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

4. Wysokość diet – c.d. Aby poprawnie rozliczyć czas trwania podróży służbowej należy udokumentować wyjazd z kraju biletem na określony środek lokomocji. Dodatkowo pracownik powinien podać godzinę przyjazdu i wyjazdu. Część podróży służbowej odbyta na terenie kraju zazwyczaj traktowana jest jako delegacja krajowa, za którą po zsumowaniu czasu jej trwania może przysługiwać pracownikowi odpowiednia dieta. Jeśli pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy jest ono opłacane w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25%. diety. Natomiast jeśli pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, wartość diety pomniejsza się odpowiednio: śniadanie – 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja 30% diety. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

5. Noclegi Rozliczenie kosztów noclegu następuje na podstawie rachunku wystawionego przez hotel. Należy przy tym pamiętać o obowiązujących limitach, jednak jeśli pracownik uzasadni przekroczenie limitu, pracodawca może to uwzględnić przy rozliczaniu. W przypadku kiedy pracownik nie przedstawi rachunków hotelowych, przysługuje mu jedynie 25% limitu noclegu (wartość w zależności od kraju). Zwrot kosztów nie przysługuje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

6. Dojazd Dojazd rozliczany jest analogicznie do podróży służbowych krajowych, z tym że pracownikowi w delegacji zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Dodatkowo przysługuje mu również ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży, z wyjątkiem pracowników, którzy odbywają podróż służbowym lub prywatnym samochodem, albo gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatny dojazd. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

7. Inne wydatki Inne wydatków w delegacji zagranicznej rozlicza się analogicznie do krajowej podróży służbowej. Dodatkowo możliwy jest zwrot kosztów przewozu bagażu osobistego do 30 kg w samolocie, pod warunkiem, że podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie. Istnieje możliwość zwrotu kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem, jeśli pracownik zachorował podczas podróży służbowej i z zakupionymi, niezbędnymi lekami, z wyjątkiem zabiegów chirurgii plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów. W razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

8. Zaliczki Zaliczki wypłacane są zwykle w walucie docelowego kraju podróży, jednak pracownik może wyrazić zgodę, aby jej równowartość była wypłacona również w walucie polskiej. Pracownik musi otrzymać taką zaliczkę, w celu pokrycia niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju, jeszcze przed wyjazdem na delegację. W przypadku kiedy wydatki okażą się wyższe niż kwota zaliczki, pracodawca może przesłać pracownikowi kolejną zaliczkę. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

9. Rozliczenie Pracownik jest zobowiązany rozliczyć się z kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Rozliczenie następuje w złotych, wydatki podane w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia. Koszty powiększa się lub obniża o ewentualne różnice kursowe, które mogą wystąpić (różnice między dniem zapłaty a dniem rozliczania kosztów). Przyjęta przez pracodawcę metoda rozliczania kosztów podróży zagranicznej powinna zostać opisana w dokumentacji zawierającej przyjęte w firmie zasady rachunkowości. Zwrot zaliczki przelicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika, według kursu obowiązującego w dniu jej wydania. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

10. Podatek Dla podróży służbowych zagranicznych nie przysługuje prawo do odliczania podatku VAT, ponieważ poniesione wydatki zazwyczaj nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT-em. Wyjątek stanowią paliwa będące środkami trwałymi w firmie. Zwrot pracownikowi kosztów zagranicznego noclegu ponad ustalony limit stanowi świadczenie, od którego nie trzeba odprowadzać składek ZUS ani naliczać podatku, jednak tylko wtedy gdy są potwierdzone rachunkiem lub fakturą oraz pracodawca zgodzi się na pokrycie kosztów wyższych niż ustalony limit. Opodatkowaniu i oskładkowaniu nie podlega także kwota nadwyżki zwrotu kosztów poniesionych przez zatrudnionego ponad limit ryczałtu noclegowego. Zwrot kwot wydatkowych na taksówkę podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania, ale tylko do wysokości ryczałtu na dojazdy. • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

11. Zachęcamy do śledzenia dalszych części naszej serii ;) W razie problemów z prowadzeniem księgowości, niezadowolenia z obecnej obsługi lub planowaniem założenia nowej działalności zachęcamy do kontaktu z nami: POLECAMY: ACCOUNT Kancelaria Rachunkowa ul. Warowna 1 lok.3, 02-654 Warszawa tel. kom.: 535 513 733, tel.: 22 493 08 67 m.sagala@ksiegi.com, www.ksiegi.com • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl

12. Dziękujemy za uwagę! Biuro Rachunkowe FINITE INFOLINIA: 801 007 196 ul. Przejazd 6/67 | 02-654 Warszawa| tel. 22 266 86 44 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl • - Księgowość bez tajemnic! INFOLINIA: 801 007 196 http://www.finite.pl | e-mail: kontakt@finite.pl