Profesor: Dr. C. Yodaira Borroto Pentón

1. Universidad Central «Marta Abreu» de las Villas EVALUACIÓN DEL MANTENIMIENTO. Empleo de indicadores. Profesor: Dr. C. Yodaira Borroto Pentón

2. INTRODUCCIÓN

3. Control: Función del ciclo administrativo que se encarga de medir y corregir el desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos.

4. Establecer metas Corregir variaciones Medir el desempeño Proceso básico de control

5. Errores al diseñar sistemas de control • Gastar más que el valor de los beneficios. • Estimular la desinformación. • Confundir control con centralización. • Desconocer las víctimas. • Controlar por controlar.

6. Manifestaciones: USUARIO: PARA SALIR TIENE QUE PRESENTAR EL VALE DE DEVOLUCIÓN DE LOS CUBIERTOS. GRACIAS. Gastar más que el valor de los beneficios Resultados de menor calidad, más lentos y más dificultosos. Control aplicado El control como mecanismo irritante Costo control mayor o igual al valor de la pérdida si no se aplica. PÉRDIDA DE TIEMPO MAYORES COSTOS MENORES INGRESOS Efectos:

7. Estimular la desinformación Manifestaciones: Chucho: Te devuelvo el proyecto de carta. Al director no se le dice “estamos arreglando” . Es más elegante “estamos perfeccionando” Pablito Priorizar cantidad sobre calidad. Pedir información que nunca necesitó o que ahora ya no hace falta. Explotar ante malas noticias fomentando en consecuencia “sólo lo que es grato al oído.” ¿Por qué preocupar al jefe? Avisar con anticipación día y hora en que se van a hacer los controles. PERDIDA DE TIEMPO INDISCIPLINA PERDIDA DE CONTROL GRAN RIESGO Efectos:

8. Confundir control con centralización ¿Cómo estará la cola de las aprobaciones? Manifestaciones: No utilizar o utilizar mal la “delegación de autoridad” Exigir que todo deba llevar la aprobación o el visto bueno de los jefes superiores Demandar la consulta previa incluso en lo que está descentralizado Querer dominarlo todo que es el camino más corto para no dominar nada PÉRDIDA DE TIEMPO CUELLO DE BOTELLA INICIATIVA LIMITADA DELEGACIÓN INVERSA MAYORES COSTOS PÉRDIDA DE CONTROL Efectos:

9. Desconocer a las víctimas Manifestaciones: eEste supersistema lo hice yo solo. Tremenda sorpresa para las empresas Considerar solo las necesidades informativas de los superiores y desconocer lo que requiere la base para el autocontrol. No tener en cuenta el tipo de personal o el tamaño, complejidad y localización de las entidades donde se va a implantar. No valorar los efectos que en el flujo productivo, los servicios o los costos provocará el sistema. Es de esas sorpresas que causan terror PÉRDIDA DE TIEMPO MENOR COMPROMISO COLECTIVO INICIATIVA LIMITADA PÉRDIDA DE CONTROL DESESTÍMULO AL AUTOCONTROL Efectos:

10. Controlar por controlar Manifestaciones: CERRADO POR INVENTARIO FÍSICO. ADMON Organizar la producción o el servicio en función del control y no al contrario. Cierro pero tengo controles Convertir la información primaria en espectáculos de tablas y pancartas que solo muestran: DATOS Pedir mayor cantidad de información que la capacidad para manejarla e interpretarla No utilizar la información resultante del control y condenarla al olvido en archivo pasivo o en el cesto de basura PÉRDIDA DE TIEMPO REACCIONES LENTAS ACUMULACIÓN DE PAPELES MAYORES COSTO PÉRDIDA DE CONTROL Efectos:

11. Auditoría del Mantenimiento • Empleo de Indicadores

12. Reflexión … “Cuando puedes medir aquello de lo que estás hablando y expresarlo en números, puede decirse que sabes algo de ello; pero cuando no puedes medirlo, cuando no puedes expresarlo en números, tu conocimiento es deficiente y poco satisfactorio” Lord Kelvin

13. Indicadores de Mantenimiento • Un indicador o índice es: • Un parámetro numérico que facilita la información sobre un factor crítico identificado en la organización, en los procesos o en las personas respecto a las expectativas o percepción de los clientes en cuanto a costo-calidad y plazos. • Son guías que permiten medir la eficacia de las acciones tomadas, así como medir los desvíos entre lo programado y realizado. ¿¿ ??

14. Reglas de oro en la definición de indicadores • Los resultados deben medir lo que realmente la empresa espera del Departamento de Mantenimiento. • Los indicadores deben ser representativos y fáciles de medir. • Los indicadores de resultado deben tener en cuenta a clientes internos. • Analice la posibilidad de medir tiempos de ciclos y procesos. • Analice indicadores de la competencia (benchmarking). • Esfuércese en implantar una cultura de medición en los técnicos. • Utilice sólo e indispensablemente los indicadores que le interesen. • Preocúpese de involucrar a su equipo en la definición del indicador. • Analice la eficacia de cada indicador. • Elimine o cambie aquellos indicadores que lo precisen.

15. ¿Que indicadores utilizamos en nuestras empresas para medir el desempeño del área de mantenimiento?

16. Indicadores de Mantenimiento. Clasificación • PDVSA (1998) • Indicadores de seguridad • Índices de rendimiento • Índices de costo • Indicadores de efectividad • González Fernández (2010) • Básicos • Fiabilidad • Disponibilidad • Costo • Elaborados • Eficacia Global del Departamento • Avance tecnológico y utilización de recursos • Gestión económica • Calidad y desarrollo de RRHH • Lourival Tavares (2005) • Índices de clase mundial • Costo de mantenimiento • Gestión de equipos • Gestión de mano de obra

17. Tiempo de operación Contamos las OT Correctivas Indicadores de Clase Mundial Tiempo Medio Entre Fallos Hrs. de Marcha TMEF = Cantidad de Correctivos

18. Sumamos las horas de parada en las OT Correctivas Contamos las OT Correctivas Indicadores de Clase Mundial Tiempo Medio Para Reparación  Hrs. de Reparación TMPR = Cantidad de Correctivos

19. Indicadores de mantenimiento • indicadores de clase mundial Disponibilidad: es una función que permite estimar el porcentaje de tiempo total en que se puede esperar que un equipo esté disponible para cumplir la función para la cual fue destinado (Amendola, 2003)

20. Indicadores de mantenimiento • indicadores de clase mundial Disponibilidad: es la probabilidad de que el equipo esté operando satisfactoriamente , cuando se usa bajo condiciones estables, donde el tiempo total considerado incluye el tiempo de operación, tiempo activo de reparación, tiempo inactivo, tiempo en mantenimiento preventivo, tiempo administrativo y tiempo logístico (Mora Gutiérrez & Pérez Peral, 2004).

21. Indicadores de mantenimiento • indicadores de clase mundial Disponibilidad: HTMN: tiempo activo de reparación, tiempo inactivo, tiempo en mantenimiento preventivo, tiempo administrativo y tiempo logístico

22. Indicadores de mantenimiento • indicadores de clase mundial Disponibilidad: Disp= HTMN: tiempo activo de reparación, tiempo inactivo, tiempo en mantenimiento preventivo, tiempo administrativo y tiempo logístico

23. Sumamos las horas de parada en todas las OT Calculamos las horas entre las fechas seleccionadas Indicadores de Clase Mundial Disponibilidad Hrs. Período -  Hrs.Mtto DISP = Hrs. Período

24. Indicadores de mantenimiento • indicadores de clase mundial Tabla Seguimiento Disponibilidad

25. Indicadores de mantenimiento • indicadores de clase mundial Gráfica de Disponibilidad

26. Indicadores de Clase Mundial Disponibilidad Disponibilidad Inherente: Tal como es vista por el personal de mantenimiento (excluye las paradas por mantenimiento preventivo, las demoras en suministros y las demoras administrativas), o sea, está basada únicamente en la distribución de fallos y de tiempo de reparación.

27. Indicadores de Clase Mundial Disponibilidad Disponibilidad Alcanzada: Para empresas que invierten tiempos relevantes en actividades planeadas (incluye tanto el mantenimiento preventivo como el correctivo, pero no incluye las demoras en suministros y las demoras administrativas). Tiempo Medio Entre Mantenimientos Tiempo Medio en que Mantenimiento estuvo Activo

28. Indicadores de Clase Mundial Disponibilidad Disponibilidad Operacional: Tal como es vista por el usuario (incluye mantenimiento preventivo, correctivo, y el tiempo de demora antes de realizar el mantenimiento, como las esperas por partes de repuesto y por la disponibilidad de personal calificado). Tiempo de Parada para Mantenimiento

29. Indicadores de Clase Mundial La Disponibilidad y la Confiabilidad Expresa la confianza del equipo para trabajar un determinado período sin fallas.

30. Indicadores de Clase Mundial Costo Total de Mantenimiento Siendo: CP: el costo de personal (salario y aporte a la seguridad social). CM: el costo materiales. CT: el costo de la tercerización. CD: el costo de depreciación de los equipos. CE: el costo por pérdida de facturación.

31. Otros índices engañosos: • El costo de mantenimiento HA BAJADO en un 17%. Una forma muy eficaz de reducir costos de mantenimiento (y lamentablemente muchas veces aplicada), es hacer el mínimo de mantenimiento posible. Las consecuencias inmediatas son muy favorables, pero al mediano y largo plazo pueden ser Dramáticas!

32. Indicadores de Clase Mundial Costo de Mantenimiento por Facturación CTM=CP+CM+CT+CD+ CE Valor de la producción en el período

33. Indicadores de Mantenimiento. Clasificación • PDVSA (1998) • Indicadores de seguridad • Índices de rendimiento • Índices de costo • Indicadores de efectividad • González Fernández (2010) • Básicos • Fiabilidad • Disponibilidad • Costo • Elaborados • Eficacia Global del Departamento • Avance tecnológico y utilización de recursos • Gestión económica • Calidad y desarrollo de RRHH • Laurival Tavares (2005) • Índices de clase mundial • Costo de mantenimiento • Gestión de equipos • Gestión de mano de obra

34. CMFT - Costo de Mantenimiento p/ Facturación } CMIV - Costo de Mantenimiento p/ Inversión Costos de Mantenimiento CRPS - Costo Relativo de Personal Propio CRMT - Costo Relativo de Material CRCT - Costo Relativo de Contratación CROT - Otros Costos Relativos DISP - Disponibilidad de Equipos } Equipos/Repuestos IMEQ - Edad Promedio de los Equipos (Años) MTMS - Repuestos - Movim. stock (meses) TBMC - Trabajo en Mantenimiento Correctivo } Actividades de Mantenimiento TBPT - Trabajo en Man. Prevent. p/Tiempo TBPE - Trabajo en Man. Prevent. p/ Estado OAPM - Otras Actividades Personal de Manten. PSPT - Personal Mantenimiento / Total } PSCT - Personal Contratado / Total Distribución del Personal PSCP - Personal Contratado / Propio PSSS - Relación Supervisores / Supervision. PSTO - Personal - Rotatividad - Turn Over PSSP - Personal Nivel Superior / Pes. Manten. } Formación del Personal PSQL - Personal Calificado / Personal Manten. PSNQ - Personal No Calificado / Pes. Man. PSTR - Personal en Capacitación OGCT - Organización - Mantenimiento Centraliz. } Organización del Mantenim. OGDC - Organización - Mantenimiento Descent. OGMS - Organización - Mantenimiento Mixta Seguridad TFAC - Tasa de Frecuencia de Accidentes } TGAC - Tasa de Gravedad de Accidentes

35. Errores en que se incurren al trabajar con indicadores • Inadecuada selección de los índices, excesivos en número y no jerarquizados. • Insuficiente y confusa definición que provoca diferentes interpretaciones y/o cálculos. • Escasa o nula identificación de la relación existente entre el índice y los factores críticos. • Inadecuación en los sistemas de captación de datos para la determinación de los índices, cálculos erróneos y/u obtenidos con retraso, con lo cual se pierde la aptitud y rapidez de acción. • Falta de establecimiento de valores objetivos y dificultades en obtener la información adecuada. • Carencia de controles sistemáticos.

36. ¿En la práctica, qué indicadores debemos utilizar en nuestras empresas para evaluar el desempeño del área de mantenimiento? El problema está en saber qué debemos medir, cómo medirlo y con quién.

37. CUADRO DE MANDO INTEGRAL DEL MANTENIMIENTO

38. Cuadro de Mando Integral (CMI) El CMI es una herramienta de gestión que traduce la estrategia de la empresa en un conjunto coherente de indicadores, simples e identificadores de los resultados del Departamento. El problema de muchas empresas no está en diseñar la estrategia sino en cómo garantizar que la estrategia formulada sea implementada con éxito. Amat i Salas (2003) El CMI es una Metodología para LA FORMULACIÓN e IMPLANTACIÓN de ESTRATEGIAS (plan estratégico) en las organizaciones.

39. Principios del CMI No se puede gestionar y controlar, lo que no se puede medir Lo que mides es lo que consigues Lo que se mide, puede mejorarse

40. Procedimiento propuesto

41. Procedimiento propuesto Equipo encargado de liderar y ejecutar la definición del CMIM. Conformación: Especialistas con conocimientos generales sobre el tema (de ser necesario se realizará la capacitación de los expertos involucrados en las técnicas y métodos empleados).

42. Procedimiento propuesto • A partir de la visión y misión de la empresa se realiza el desdoblamiento de los fines y directrices del Departamento de Mantenimiento. • Se promueve el intercambio sobre: • Los criterios de valor que se generan al cliente. • Grado de desagregación y conocimiento de la estrategia en los miembros de la organización. • Si están o no expresados en la actual misión y visión los principales valores del departamento.

43. Procedimiento propuesto • Identificar los aspectos que llevan al éxito o fracaso de la estrategia. • Esto implica: • Centrar la atención y los recursos en lo que realmente es importante. • Adecuar los sistemas de planificación y control a los FCE. • Flexibilidad y dinámica. A medida que evoluciona o cambia el contexto de la organización, los FCE varían.

44. Procedimiento propuesto Alternativas: La empresa posee un CMI: buscar cómo el Área de Mantenimiento debe tributar, mediante la definición de perspectivas específicas, al logro de un adecuado desempeño de cada una de las perspectivas generales de la empresa. No se encuentra definido un CMI para la empresa: a partir de la misión empresarial, se define la propuesta de CMI para el Área de Mantenimiento específicamente.

45. Procedimiento propuesto Perspectiva Financiera ¿Cómo se debería presentar ante el entorno para tener éxito financiero? Perspectiva Clientes ¿Cómo se debería presentar ante los clientes para alcanzar la visión? Perspectiva Procesos Internos ¿En qué procesos deben ser excelentes para satisfacer a los niveles superiores y clientes? ¿Cómo se mantendrá y sustentará la capacidad de cambiar y mejorar para conseguir alcanzar la visión? Perspectiva Aprendizaje y Crecimiento

46. Procedimiento propuesto Mapa Estratégico Diagrama que describe cómo una organización crea valor conectando los objetivos con relaciones Causa - efecto explícitas. Se utiliza para integrar las cuatro perspectivas de un CMI.

47. Procedimiento propuesto Mapa del Indicador

48. Procedimiento propuesto

49. EJEMPLO APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA DEFINICIÓN DE UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL DEL MANTENIMIENTO EN LA EMPRESA

50. EJEMPLO • Equipo de trabajo: • Especialista de producción • Especialista control y calidad • Especialista del Departamento de Mantenimiento • Responsable de Seguridad y Medio Ambiente • Especialista en Contabilidad y Finanzas • Personal de Mantenimiento con experiencia