„Unsere Mitarbeiter sind unser grösstes Kapital“ Personalarbeit an der Bibliothek der ETH Zürich

1. „Unsere Mitarbeiter sind unser grösstes Kapital“Personalarbeit an der Bibliothek der ETH Zürich von Wolfram Neubauer, ETH Zürich, ETH-Bibliothek und Sammlungen

2. Allgemeine (politische) Randbedingungen „Die Schweiz ist nicht Deutschland“ die ETH Zürich ist eine technische Universität formale Mitarbeiterrechte sind schwach ausgebaut (Personalrat/Gewerkschaften/ .....-beauftragte) es gibt im Regelfall keine formalen Laufbahnen

3. Konkrete Randbedingungen die bibliothekarischeAusbildungerreichtnicht den deutschen Standard bibliothekarischist die Schweizein “Arbeitnehmer-markt” die Personalarbeit an der ETH Zürich istnichteinheitlichorganisiert Benchmark (für die Bibliothek) ist die Personal-arbeit von Industrieunternehmen

4. Mission Statements/Visionen der ETH Zürich ArbeitgeberinDie ETH Zürich versteht sich ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegenüber als verantwortungsbewusste Arbeitgeberin mit fortschrittlichen Anstellungs- und Arbeitsbedingungen. Sie bekennt sich zu einem kooperativen, fairen Führungsstil, was sach- und stufengerechte Formen der Mitwirkung einschliesst, und pflegt eine offene Informationspolitik. Sie duldet keine Diskriminierung ihrer Angehörigen aufgrund von Geschlecht oder sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Die ETH will den Anteil an Frauen in allen Bereichen von Forschung, Lehre und Verwaltung erhöhen. Von den Vorgesetzten aller Stufen fordert die ETH hohe menschliche und fachliche Kompetenzen.

5. Personalarbeit an der ETH Zürich zentrale Personalabteilung an der Hochschule (mit allgemeinen Zuständigkeiten) Gruppe Personal an der Bibliothek mit 1.6 FTE(aus dem Stellenpool der Bibliothek) formale Vereinbarung zwischen Bibliothek und zentraler Personalabteilung(hinsichtlich: Kompetenzen/Unterstellung/formale Kommunikationswege etc.) alle Personalangelegenheiten werden de facto an der Bibliothek erledigt(ausgenommen: Lohnadministration)

6. ETH-Bibliothek und Sammlungen: Organigramm

7. Führungsinstrumente an der ETH-Bibliothek (1) Personalrecht des Bundes(Bundespersonalgesetz/Ausführungsbestimmungen) (jährliche) Mitarbeitergespräche mit Zielverein-barung(mit MA-Feedback zum Vorgesetzten) zusätzlich an der ETH-Bibliothek: Herunterbrechen der Jahresziele Bibliothek über Bereichs- und Gruppenziele auf die individuelle Ebene

8. Jahresziele ETH-BibliothekBeispiel: Bereich Information und Spezialbibliotheken

9. Führungsinstrumente an der ETH-Bibliothek (2) routinemässige Führungskommunikation(Bereichs- und Gruppenleitungssitzungen) routinemässige (2-monatliche) Besprechung mit Mitarbeitervertretern jährliche „Führungskräftetagung“(Kommunikation der Strategien für die nächsten Jahre/ Budget- und Personalinformation/etc.) Aus- und Weiterbildungsangebote im Bereich Führung/Management und Bibliothekswesen(im Kontext ETH Zürich/freie Angebote) Prämiensystem der ETH Zürich(sog. Leistungs- und/oder Spontanprämien)

10. Instrumente in der Personalarbeit SAP als administratives Tool für alle An-wendungen ausgebaute Intranet-Anwendung als zentrales Bibliothekstool umfangreiche Formularsammlung für die bibliotheksinternen Prozesse Lohntool(Einreihung neuer Mitarbeitender/Lohnsimulationen/ Lohninformation für Vorgesetzte) Zeiterfassungssystem ZES Bewerbungstool der ETH Zürich

11. Instrumente der Personalarbeit: Beispiele (1)

12. Instrumente der Personalarbeit: Beispiele (2)

13. Instrumente der Personalarbeit: Beispiele (3)

14. Instrumente der Personalarbeit: Beispiele (4)

15. Personalarbeit an der ETH-BibliothekBesonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“ • Bewerbungsverfahren • realistische Darstellung der Aufgabenprofile (ein-schliesslich Angabe d. Vorgesetzten zur Kontaktauf-nahme) • möglichst rasche Bearbeitung (Eingangsbestätigung; Zwischenbescheide/Absagen/Zusagen) • 2-stufiges Verfahren bei Bewerbungsgesprächen • keine Mitwirkung von Personalvertretung etc./keine Gremienveranstaltungen • reale Gehaltsverhandlungen im zweiten Gespräch • nach der Einstellungsentscheidung „sofortige“ Über-gabe eines Vorvertrages

16. Personalarbeit an der ETH-BibliothekBesonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“ • Eintritt/Probezeit • Teilzeit auf allen Stufen möglich (etwa 50% der MA sind Teilzeit = mind. 60%; Ausnahme BL = mind. 90%) • Kontaktaufnahme d. direkten Vorgesetzten vor Stellenantritt (Besprechung von Details) • erster Arbeitstag: Blumenstrauss/Türschild/Eintrag in Telefonliste/IT-Technik am Arbeitsplatz • Begrüssung durch Direktor/Stellvertreter/Personalchefin • definierte Ansprechperson in der Gruppe • Einarbeitungsplan liegt (schriftlich) vor • Abschlussgespräch am 1. Tag, nach der 1. Woche, nach dem 1. Monat

17. Personalarbeit an der ETH-BibliothekBesonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“ • Folgejahre/Routine (1) • obligatorischer „Grundkurs“ zum Kennenlernen der Bibliothek • Personalgespräch mit Zielvereinbarung und Bewertung des Erreichten (Bewertung ist gehaltsrelevant) • Weiterbildungsangebote (ad hoc/ETHZ/formale Vereinbarung Bibliothek-MA/durch Vereinbarung im Personalgespräch) • Übernahme der Kursgebühren + Arbeitszeit (Ausnahmen möglich) • Geldprämien (einschliesslich entsprechender Kommunikation)

18. Personalarbeit an der ETH-BibliothekBesonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“ • Folgejahre/Routine (2) • halbjährliche Information aller MA (fakultativ) über relevante Entwicklungen in der Bibliothek/Universität/etc. • fakultative Bibliotheksveranstaltungen (Betriebsausflug/ Weihnachtsfeier/anlassspezifische Veranstaltungen (Projektabschluss/Prämienvergabe etc.) (= Pflichtver-anstaltungen für Führungspersonal) • Einbindung der MA durch einen sog. Ideenpool mit Prämierung der besten Idee (1. Preis: Wochenendreise) • Dienstaltersgeschenke (der ETHZ): beginnend ab 5 Jahre • einfach möglicher Wechsel innerhalb der Bibliothek

19. Personalarbeit an der ETH-BibliothekBesonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“ • Austritt/Kündigung • Kulanz bei Ferienregelung (Barauszahlung) und/oder verkürzte Kündigungsfristen • offizielles Austrittsgespräch mit der Personalchefin (Kündigungsgründe) • fristgerechte Abgabe von Arbeitszeugnissen(möglichst am letzten Arbeitstag)

20. Personalarbeit an der ETH-BibliothekBesonderheiten im Lifecycle „Anstellung-Ausscheiden“ • Pensionierung • Austrittsgespräche mit Direktor und Personalchefin • Offizielles Abschiedsessen mit direktem Vorgesetztem und Direktor/Stellvertreter • Abschiedsgeschenk (Blumenstrauss/Weinpräsent) • (teilweise) Übernahme der Kosten für ein Abschiedsfest (langjährige Mitarbeiter) • Pensionierte werden zu allen offiziellen Feiern ein-geladen (Betriebsausflug/Weihnachtsfeier)

21. Generelle Merkmale der Personalarbeit an der ETH-Bibliothek systematische „Beobachtung“ der MA hinsichtlich ihres Potentials (für neue Aufgaben) Führungskräfte werden systematisch für neue Aufgaben vorbereitet möglichst persönliche Beziehungen zwischen HR-Mitarbeiterinnen und Personal Weiterbildung ist definiert als wesentliches Element für den Erfolg der Bibliothek die Führungspersonen haben einen wesentlichen Anteil am Erfolg/Misserfolg

22. Frage! Wie ist nun die Reaktion der Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen der ETH-Bibliothek?

23. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!