Chapter 05

1. Chapter 05 การแบ่งกลุ่มของ Competency (มีการทำ Workshop ในห้องเรียน)

2. ทบทวน Competency Flowchart (1) ผ่านไปแล้ว

3. Competency Flowchart (2)

4. การแบ่งกลุ่มของ Competency • หมายถึง การจัดกลุ่มของ Competency ที่มีลักษณะใกล้เคียงกันหรือบ่งบอกลักษณะของพฤติกรรมในด้านเดียวกัน ซึ่งก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้ • ง่ายต่อการเข้าใจ การแบ่ง Competency ออกเป็นกลุ่ม ๆ จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของ Competency ได้ดียิ่งขึ้น เพราะ Competency กลุ่มเดียวกัน จะสะท้อนให้เห็นบุคลิกภาพหรือลักษณะโดยรวมได้ชัดเจน • สะดวกต่อการนำไปใช้งาน การแบ่งกลุ่มจะช่วยให้เราสามารถกำหนด Competency ระหว่างหน่วยงานหรือตำแหน่งงานได้ง่ายขึ้น เพราะสามารถตรวจสอบได้ว่า ตำแหน่งใดควรมี Competency กลุ่มไหนบ้าง

5. ตัวอย่างการแบ่งกลุ่มของ Competency • การแบ่งกลุ่มีหลายรูปแบบด้วยกัน ขึ้นอยู่กับความคิดของแต่ละคน เช่น • แบบที่ 1 • กลุ่มความสามารถด้านการจัดการ (Managerial Competency) • กลุ่มความสามารถด้านปฏิสัมพันธ์และสังคม (Interpersonal and Social Competency) • กลุ่มด้านการจัดการเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง (Change Enable Competency) • กลุ่มด้านประสิทธิผลส่วนบุคคล (Personal Competency Effectiveness Competency) • กลุ่มความสามารถด้านความรู้ในงาน (Declarative and Procedure Competency)

6. แบบที่ 2 • กลุ่มความสามารถด้านอาชีพ (Professional Competency) • กลุ่มความสามารถด้านสังคม (Social Competency) • กลุ่มความสามารถส่วนบุคคล (Personal Competency) • แบบที่ 3 • กลุ่มความสามารถในตำแหน่งงาน (Technical Competency) • กลุ่มความสามารถด้านการจัดการ (Management Competency) • กลุ่มความสามารถส่วนบุคคล (Personal Competency)

7. ตัวอย่างความสามารถย่อยในแต่ละกลุ่มตัวอย่างความสามารถย่อยในแต่ละกลุ่ม เมื่อเราได้กลุ่มใหญ่แล้ว เราก็แตกออกมาเป็ยตัวย่อย ๆ ดังตัวอย่างด้านล่าง

8. บางแห่งก็แบ่งตามลักษณะของ Competency หลัก • กลุ่มความสามารถด้านภาวะผู้นำ (Leadership) • กลุ่มความสามารถด้านการแก้ไขปัญหา (Problem Solving) • กลุ่มความสามารถด้านประสิทธิผลส่วนบุคคล (Personal Effectiveness) • กลุ่มความสามารถด้านปฏิสัมพันธ์กับผู้อื่น (Interpersonal Effectiveness)

9. เตือนอีกครั้ง • ผมจะแบ่งเป็น • Core Competency • Function Competency • Common Competency (คนในแผนกหนึ่ง ๆ ที่ต้องมี Competency อะไรที่เหมือน ๆ กัน) • Job Competency (Competency ตามตำแหน่งงาน) • บางแห่งจะเพิ่ม Professional Competency ของระดับผู้บริหารเข้าไป แต่ผมว่า มันดูแล้วก็คือ Function Competency นั่นแหละ

10. การแบ่งระดับของ Competency • การแบ่งระดับของ Competency หมายถึง การกำหนดว่า Competency แต่ละตัวแบ่งออกเป็นกี่ระดับ (จากต่ำสุดถึงสูงสุด) และกำหนดรายละเอียดของพฤติกรรมที่คาดหวังในแต่ละระดับให้ชัดเจน การแบ่งระดับ Competency จะก่อให้เกิดประโยชน์คือ • 1) แสดงให้เห็นถึงความแตกต่างระหว่างระดับของตำแหน่งงานที่มี Competency ตัวเดียวกัน • 2) เกิดประสิทธิภาพในการประเมิน • 3) สามารถนำไปใช้ในการพัฒนาฝึกอบรมได้

11. หลักเกณฑ์การแบ่งระดับของ Competency • จากตำราหลาย ๆ เล่มแสดงให้เห็นว่า การแบ่งระดับของ Competency แตกต่างกันไปตามความเข้าใจและความเหมาะสมขององค์กรนั้น ๆ เช่น • 1) แบ่งออกเป็น 5 ระดับเหมือนกันหมด • 2) แบ่งเป็นระดับตามลักษณะของ Competency แต่ละตัว (คือไม่จำเป็นต้องมี 4 หรือ 5 ระดับเท่า ๆ กันทั้งหมด) • 3) แบ่งตามระดับการบังคับบัญชา • ลองมาดูตัวอย่างกัน

12. 1) แบ่งออกเป็น 5 ระดับเท่า ๆ กัน • การแบ่งระดับจะมี 5 ระดับเหมือนกันทั้งหมด แต่มีการเขียนเป็น 2 แบบ คือ • ก) เขียนคำอธิบายครบทุกระดับ เช่น • Competency : ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์

13. Competency : การพัฒนาตนเอง

14. ข) เขียนคำอธิบายเพียงสามระดับ คือ 1, 3 และ 5 เช่น แบบนี้ ระดับ 2 และ 4 มันจะเป็น Gray Area ของระดับ 1 กับ 3 และ 3 กับ 5

15. Competency : ความถูกต้องแม่นยำ

16. Competency : แรงจูงใจสู่ความสำเร็จ

17. 2) แบ่งระดับตามลักษณะของ Competency แต่ละตัว Competency : ความคิดเชิงวิเคราะห์ (Analytical Thinking)

18. Competency : ความคิดเชิงแนวคิด (Conceptual Thinking)

19. Competency : มุมมองเชิงกลยุทธ์ (Strategic Perspective)

20. 3) แบ่งตามระดับพนักงานและสายการบังคับบัญชาในองค์กร Competency : การบริการลูกค้า (Customer Service)

21. ข้อดี ข้อด้อย ของแนวทางทั้งสาม

22. สรุป • การแบ่งกลุ่มและการแบ่งระดับของ Competency มีหลายรูปแบบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับมุมมองของแต่ละองค์กรว่าแบบใดเหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด ยังไม่สามารถบอกได้ว่าหลักเกณฑ์ใดถูกหรือผิด แนวทางที่ดีที่สุดคือศึกษาข้อดีข้อเสียของแต่ละแนวทาง แล้วนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กร ถ้านำไปใช้แล้วยังมีข้อบกพร่อง ก็ควรจะมีการทบทวนปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงจนกว่าจะได้โมเดลที่เหมาะสมกับลักษณะขององค์กรนั้น ๆ

23. การทำ Competency Profile • ขั้นตอนทั่วไปของการทำ Competency จะเป็นดังนี้ • 1) จัดทำ Competency Model (เราเรียนไปแล้ว) • 2) กำหนดนิยาม ระดับ พฤติกรรมหลักของ Competency(เราพึ่งเรียนผ่านไปในเรื่องการแบ่งกลุ่ม Competency) • 3) วิเคราะห์หาน้ำหนัก (weight) และกำหนดระดับความคาดหวัง(กำลังจะคุยกันในเรื่องนี้) • 4) วิเคราะห์หาช่องว่างของ Competency (Competency Gap) • 5) รวบรวมทำ Competency Dictionary

24. ควรเริ่มด้วยการทำ Competency Mapping ก่อนจะดีกว่า • ก่อนจะทำ Competency Profile นั้น เราควรทำ Competency Mapping เสียก่อน เพื่อพิจารณาเทียบเคียงว่า แต่ละตำแหน่งงานนั้น จำเป็นต้องมี Competency ตัวใดบ้างและควรต้องมีระดับของ Competency อยู่ที่ระดับใด เป็นการมองภาพเปรียบเทียบกันและกัน จะทำให้การกำหนดระดับทำได้เหมาะสมกับตำแหน่งต่าง ๆ ได้ดีกว่า

25. กำหนดว่า ตำแหน่งงานแต่ละตำแหน่งต้องการใช้ Competency ตัวใดบ้าง ทุกคนในองค์กรหนึ่ง ๆ จะเหมือนกัน ทุกคนในแผนกหนึ่ง ๆ จะต้องเหมือนกัน

26. จากรูปที่ผ่านมา จะเห็นว่า • ทุกคนในทุก ๆ แผนกขององค์กรหนึ่ง ๆต้องมี Core Competency ที่เหมือนกัน • ทุกคนในแผนกในแผนกหนึ่ง ๆ ต้องมี Common Competencyที่เหมือนกัน และ Common Competency ของแต่ละแผนกไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน เช่น Common Competency ของแผนก IT ไม่จำเป็นต้องเหมือนกับแผนก Finance ทุก ๆ ตัว (อาจจะเหมือนกันบางตัวก็ได้ แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) • ส่วน Job Competency (หรือ Job Specific) แต่ละคนอาจแตกต่างกันไป ไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน • เมื่อเสร็จขั้นตอนนี้แล้ว ก็จะเป็นการจัดระดับของ Competency แต่ละตัว

27. จากนั้นทำ Competency Mapping

28. ระดับที่เรากำหนดลงไปใน Competency Mapping นั้น เป็นระดับที่เราคาดหวัง หรือ Expectation Level ซึ่งแต่ละตำแหน่งไม่จำเป็นต้องเท่ากัน และแต่ละตัวของแต่ละตำแหน่งก็ไม่จำเป็นว่า จะต้องเท่ากัน • จากนั้นก็กำหนดค่าน้ำหนักเข้าไป ดังตัวอย่างของตำแหน่ง X ในรูปหน้าถัดไป

29. ตัวอย่างค่าน้ำหนักของตำแหน่ง X

30. เมื่อนำตำแหน่ง X, XX, XXX มาเรียงกัน

32. บางแห่งก็ไม่นิยมแยกออกจากกัน ดังตัวอย่าง

33. การทำ Competency Profile ของแต่ละตำแหน่ง • จากนั้นเราก็จะมาทำ Competency Profile ของแต่ละตำแหน่ง ดังตัวอย่างในหน้าถัดไป • Significant หมายถึง ระดับ Competency ตัวนั้น มีกี่ระดับ • Expectation หมายถึง ระดับความคาดหวังที่เขาควรจะได้ • Weight หมายถึง ค่าน้ำหนัก • Specific Requirement หมายถึง ข้อกำหนดที่จำเป็นต้องขยายความเพื่อให้ชัดเจนลงไป

34. Competency Profile ของคุณ X ตำแหน่ง IT Manager

36. จากนั้นก็กำหนดนิยาม ระดับ และพฤติกรรมหลักของ Competency ทุก ๆ ตัว

38. จัดทำ CompetencyDictionary • หลังจากองค์กรระบุคำนิยาม จัดระดับและกำหนดพฤติกรรมหลักของ Competency แต่ละรายการเป็น Competency Indicator ครบทุกตำแหน่งงานภายในองค์กรแล้ว ให้ทำการรวบรวมรายการเหล่านั้นเป็น Competency Dictionary (พจนานุกรมสมรรถนะในงาน) • การทำ Competency Dictionary จะทำได้เร็วขึ้นถ้ามีคู่มือสำเร็จรูปเข้าช่วยเป็นแนวทางในการเขียน ลองดูหนังสือในหน้าถัดไป • จากนั้นก็นำ Competency นี้ไปใช้ในการประเมิน Competency

39. Competency Dictionary คืออะไร • Competency Dictionary คือ เอกสารที่รวบรวม Competency ทั้งหมดขององค์กรเพื่อใช้อ้างอิงในการกำหนดและนำกิจกรรมการพัฒนาองค์กรที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ไปสู่การปฏิบัติ โดย Competency Dictionary จะแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ของ Competency แต่ละตัว ซึ่งประกอบด้วย • 1) คำจำกัดความ (Definition) คือ ความหมายของ Competency แต่ละตัวที่องค์กรกำหนดขึ้นเพื่อความเข้าใจตรงกันของสมาชิกในองค์กร • 2) ระดับของสมรรถนะ (Proficiency Level) คือ ระดับความยากง่ายของ Competency แต่ละตัว โดนทั่วไปจะกำหนดไว้ประมาณ 4-5 ระดับ • 3) ตัวชีวัดด้านพฤติกรรม (Behavioral Indicator) คือ ตัวชี้วัดเกี่ยวกับพฤติกรรมการทำงานซึ่งเป็นเกณฑ์ที่องค์กรใช้ในการวัด Competency นั้นของพนักงานแต่ละคน

40. Competency Dictionary Book • ผู้แต่ง อาภรณ์ ภู่วิทยพันธุ์

41. การทำ Competency Gap • การทำ Competency Gap หมายความว่า เรานำ Competency ที่เราทำขึ้นมานี้ ไปประเมินคนที่เกี่ยวข้องว่า มี Competency อยู่ในระดับใด

43. หลังจากได้ผลแล้วก็นำมาคำนวณหลังจากได้ผลแล้วก็นำมาคำนวณ ความคาดหวัง * ค่าน้ำหนัก ผลประเมิน * ค่าน้ำหนัก ความแตกต่าง

44. ผลรวมของความคาดหวัง ผลรวมของค่าที่ประเมินได้ ผลรวมของความแตกต่าง

45. ค่าเปอร์เซ็นต์ที่ได้จากการประเมินค่าเปอร์เซ็นต์ที่ได้จากการประเมิน

46. วิธีการ PlotRadar Chart ของ Core Competency โดยใช้ Excel เลือกกราฟ 1 2 เลือก Radar

47. เลือกใช้ 2 ตัวแปร บนกราฟเดียวกัน 3 4

48. เลือกข้อมูลในคอลัมน์ Expectation และ Results 5

49. กำหนดชื่อให้เส้นกราฟ Series1 เป็น Expectation 6 7

50. กำหนดชื่อให้เส้นกราฟ Series2 เป็น Result และกำหนดชื่อแกนของกราฟ 8 9 10 11