Witamy Państwa

1. Witamy Państwa 01 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

2. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 02

3. DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ WSTĘPNE SZKOLENIE Z PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ W RAMACH DZIAŁANIA 13.1 PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO 27 LUTEGO 2009r. 03 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

4. TYTUŁEM WSTĘPU DO ZAGADNIENIA… Podstawa – dokumenty Wytyczne w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 04.02.2009r., obowiązujące od 24.02.2009r. (dostępne między innymi na stronach www.poiis.gov.pl, www.mrr.gov.pl) - Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości - Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ - Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 04

5. 2. Ogólne zasady sprawozdawczości Dokumenty sprawozdawcze Beneficjenci przekazują w wersji papierowej oraz elektronicznej (obie wersje muszą być zgodne) Beneficjenci zobowiązani są do składania następujących dokumentów: Wniosek o płatność (wzór stanowi załącznik 1 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ) wraz z niezbędną dokumentacją składany nie rzadziej niż raz na kwartał, zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Beneficjenta, stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy/decyzji o dofinansowaniu. Raporty z osiągniętych efektów (wzór stanowi załącznik 4 do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ) Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 05

6. Wniosek o płatność Ogólne zasady sprawozdawczości – cd. Wniosek o płatność powinien kończyć się ostatniego dnia miesiąca i powinien być składany w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego (lub w innym terminie określonym w umowie o dofinansowanie). Pierwszy wniosek o płatność Beneficjent ma obowiązek złożyć w terminie 3 miesięcy od dnia podpisania umowy o dofinansowanie. Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą postępu rzeczowo-finansowego projektu. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 06

7. Wniosek o płatność Ogólne zasady sprawozdawczości – cd. Wniosek o płatność pełni rolę sprawozdania Beneficjenta. Łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu wraz z opisem rodzaju działań podjętych w ramach realizacji projektu. Instytucja Wdrażająca w trakcie weryfikacji wniosku o płatność może zgłosić swoje uwagi pisemnie lub w formie elektronicznej, w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Na wezwanie Instytucji Wdrażającej Beneficjent jest zobowiązany do złożenia poprawionego dokumentu w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Poprawiony wniosek jest ponownie weryfikowany przez Instytucję Wdrażającą w terminie określonym w umowie o dofinansowanie. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 07

8. Raport z osiągniętych efektów Ogólne zasady sprawozdawczości – cd. Dodatkowo Beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4. raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IP II do 5 lutego danego roku. Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był już realizowany. Zatem pierwszy raport Beneficjent składa stosując zasadę n+2, gdzie: n – rok, w którym zakończono realizację projektu Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 08

9. CZĘŚĆ I FORMULARZ WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 09 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

10. Wniosek o płatność należy wypełnić zgodnie z Załącznikiem 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatnośćdo Wytycznych w zakresie sprawozdawczości Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 10

11. CZĘŚĆ II ZASADY PRZYGOTOWANIA ZAŁĄCZNIKÓW DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

12. Informacje ogólne W polityce rachunkowości należy opisać wyodrębnioną dla potrzeb projektu ewidencję księgową oraz podać metodologię ustalania wydatków ogólnych, które mogą być zakwalifikowane do sfinansowania ze środków pomocy zagranicznej W przypadku faktur lub innych dowodów księgowych, które tylko w części dotyczą realizowanego projektu, ustalony klucz podziału z uzasadnieniem stanowi obowiązkową dokumentację pomocniczą. Utrata dokumentów pomocniczych pomimo posiadania odpowiedniej faktury i wyciągu bankowego może być powodem zakwestionowania wydatku. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 12

13. Informacje ogólne – cd. Dowód księgowy powinien zawierać między innymi: Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej Opis operacji oraz jej wartość Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą - także datę sporządzenia dowodu Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 13

14. Informacje ogólne – cd. Dowód zapłaty stanowi: wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wypłaty, lub tzw. historia rachunku polecenia przelewu, przyjęte przez bank do realizacji – jako dokument uzupełniający do wyciągu bankowego, jeżeli na wyciągu nie podano szczegółów płatności w przypadku płatności na konto komornika – „Zajęcie wierzytelności” w przypadku płatności gotówkowych jako dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej można przedstawić: - fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 14

15. Informacje ogólne – cd. Dowód zapłaty cd. - fakturę lub dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z oznaczeniem „zapłacono gotówką” dokumenty KP, KW Dowody zapłaty sporządzane w postaci wydruku elektronicznego opatrzonego formułą „Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu. Dokument sporządzony na podstawie art. 7 Ustawy Prawo Bankowe (Dz.U. Nr 140 z 1997 r., poz. 939 z późniejszymi zmianami). Nie wymaga podpisu ani stempla” uznawane są za oryginały i nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność z oryginałem. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 15

16. Opis faktury Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek numer lub datę (opcjonalnie tylko datę/jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z Wykonawcą numer umowy o dofinansowanie/decyzji oraz nazwę i numer projektu nazwę Programu Operacyjnego, numer priorytetu i działania źródło finansowania kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii (przy zastosowaniu maksymalnego poziomu szczegółowości) Nr protokołu odbioru oraz datę sporządzenia Kwotę wydatków kwalifikowalnych z wyszczególnieniem VAT W przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 16

17. Opis faktury Opis powinien być zamieszczony na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej, co najmniej w zakresie, o którym mowa w punktach 2 – 5 oraz 9. Faktura powinna zostać sprawdzona pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzona przez upoważnioną osobę. Opis faktury powinien zawierać zapis o zgodności realizacji wydatku z zakresem zamówień publicznych Opis faktury Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 17

18. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków w ramach wniosku o płatność, potwierdzające poniesione wydatki Dokumenty powinny zostać potwierdzone za zgodność przez upoważnioną osobę Kopia faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej z niezbędnym opisem faktury (z nadanym numerem ewidencyjnym !) Protokół odbioru usługi/towaru Umowa z Wykonawcą W przypadku wydatków dotyczących zakupów dokonanych: bez obowiązku stosowania ustawy Pzp z zastosowaniem art. 4 ust. 8 ustawy Pzp dokumentacja potwierdzająca, że wydatek został poniesiony z zachowaniem osiągnięcia najlepszego efektu przy możliwie najniższych kosztach (dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku oraz dokument wewnętrzny potwierdzający wybór najkorzystniejszej oferty – jeśli przepisy wewnętrzne przewidują taki dokument) Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 18

19. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków w ramach wniosku o płatność, potwierdzające poniesione wydatki – cd. W przypadku stosowania ustawy dla wydatków powyżej 14.000 euro druk ZP-1, bądź ZP-2 Wyciąg bankowy (z nadanym numerem ewidencyjnym !) + polecenie przelewu, jeśli na wyciągu bankowym brak szczegółów płatności. Szczególne przypadki opisane zostały w Załączniku 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 19

20. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków związanych z wynagrodzeniami Lista stanowisk pracy w odniesieniu do których deklarowane są wydatki, ze wskazaniem w jakiej proporcji pracownik na danym stanowisku poświęca swój czas na realizację zadań związanych z wdrażaniem działania 13.1 PO IiŚ (Wzór listy stanowisk pracy) Opisy stanowisk pracowników, bądź zakres zadań jakie wykonują w ramach realizacji projektu. Lista płac w przypadku, gdy możliwe jest wygenerowanie listy z uwzględnieniem jedynie kosztów przypadających na projekt realizowany w ramach działania 13.1 PO IiŚ Lista płac + (Zbiorcza karta rozliczenia czasu pracy – w wersji papierowej i elektronicznej), w przypadku gdy lista płac generuje informacje dotyczące 100% kosztów wynagrodzenia pracownika Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 20

21. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków związanych z wynagrodzeniami cd. 5. Oświadczenie o kwalifikowalności wynagrodzeń – zgodnie ze wzorem z Załącznika 3a Instrukcja do wniosku beneficjenta o płatność Wyciąg bankowy potwierdzający kwotę przelewu dla pracownika Wyciąg bankowy potwierdzający opłacone składki (np. PZU) wraz z Oświadczeniem1 Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wraz z Oświadczeniem2 Wyciąg bankowy potwierdzający opłacenie składki ZUS wraz z Oświadczeniem3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 21

22. Dokumenty wymagane jako rozliczenie wydatków związanych z wynagrodzeniami cd. W przypadku, gdy wynagrodzenia przedstawiane są we wniosku o płatność jako koszty kwalifikowalne, jako dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki należy załączyć wypełnione wszystkie wymienione w punktach dokumenty. W przypadku, gdy wynagrodzenia przedstawiane są we wniosku o płatność jako koszty niekwalifikowalne, jako dokumentację potwierdzającą poniesione wydatki należy załączyć wypełnione wszystkie wymienione w punktach dokumenty, z wyjątkiem Oświadczenia o którym mowa w punkcie 5. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 22

23. informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki powinno znajdować się bezpośrednio przed przedmiotową dokumentacją. Zestawienie należy przekazać Instytucji Wdrażającej również w formie elektronicznej. Dokumentacja powinna zostać podzielona na dwie części: I - dotyczącą wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu II - dotyczące wydatków niekwalifikowalnych w ramach projektu W ramach zarówno I jak i II części wydatki powinny zostać przedstawione przy zachowaniu metody kasowej, z podziałem na kwartały (w przypadku pierwszego wniosku o płatność, kiedy istnieje możliwość rozliczenia wydatków poniesionych od początku okresu kwalifikowania wydatków określonego w umowie o dofinansowanie). Kwartały można oddzielić za pomocą przekładki. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 23

24. informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki 2. Należy przyjąć jednolitą metodę numerowania stron podczas potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem 3. Ogólnie przyjęta kolejność pieczętowania jest następująca: Pieczątka instytucji Pieczątka „za zgodność” Pieczątka uprawnionej do podpisu osoby 4. Na dokumentach należy w górnym prawym rogu zaznaczyć pod jaką pozycją w zestawieniu znajduje się dany dokument 5. Opis faktury (na odwrocie dokumentu) powinien być zrobiony w sposób czytelny i umożliwiający dokonanie niezbędnej weryfikacji Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 24

25. informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki - cd. 6. W przypadku, gdy zapisy umowy z Wykonawcą przewidują więcej niż jedną płatność (np. roboty budowlane odbierane protokołami częściowymi), Beneficjent do dokumentacji załącza jedną kopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem wraz z wypełnioną tabelą. Umowy wraz z zestawieniem powinny zostać oddzielone od pozostałej dokumentacji (np. za pomocą przekładki) 7. Przekazując wniosek o płatność wraz z niezbędną dokumentacją należy wskazać Instytucji Wdrażającej w jaki sposób ma identyfikować numer ewidencyjny na dokumentach (klucz za pomocą, którego będzie możliwe jednoznaczne stwierdzenie przez IW, że dany dokument jest przypisany w systemie księgowym do realizowanego w ramach działania 13.1 projektu) Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 25

26. CZĘŚĆ III ROZLICZANIE WYDATKÓW NIEKWALIFIKOWALNYCH WE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 26 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009

27. Beneficjent jest zobowiązany do prawidłowej realizacji pełnego zakresu projektu, zgodnie z postanowieniami umowy, w szczególności zgodnie z Harmonogramem Realizacji Projektu. Zatem spoczywa na nim obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego systemu informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 27

28. W ramach weryfikacji wniosków o płatność w zakresie wydatków niekwalifikowalnych Instytucja Wdrażająca będzie weryfikować: faktyczność poniesienia wydatków prawidłowość ewidencjonowania wydatków. Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 28

29. Dodatkowych informacji udziela: DZIAŁ WDRAŻANIA XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ w Ośrodku Przetwarzania Informacji Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009 29

30. Dziękujemy za uwagę 30 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa 2009