Dokumendihaldus ja seotud protsesside analüüs riigiasutuses

1. Dokumendihaldus ja seotud protsesside analüüs riigiasutuses Maiga Kolk

2. Mis on dokument? Dokumenton mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

3. Dokumendi tunnused Autentsus Usaldusväärsus Terviklikkus Kasutatavus Täpsus, vastavus ja täielikkus

4. Dokumendihaldus Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem.

5. Dokumendihaldussüsteem Dokumendihaldussüsteemon infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendihaldussüsteemi eemärk on tagada väärtuslikku teavet sisaldavate dokumentide säilimine ja kättesaadavus.

6. Liigitusskeem Tegevuste ja funktsioonide liigitusel põhinev dokumentide loetelu Eestis üldjuhul kolmetasemeline Funktsioon Sari Toimik

7. Dokumendi elukäik Asjaajamise faas – dokumendi loomine, registreerimine, aktiivne kasutamine Arhiivi või väheaktiivse kasutamise faas – väärtust omavad dokumendid (ehk arhivaalid) eraldatakse asjaajamisest ja säilitatakse pikema aja jooksul

8. Dokumendihaldusprotsessid Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine Dokumentide hõlmamine(dokumendi sidumine tema looja ja looja tegevusega, dokumendile dokumendisüsteemis kindla koha andmine, seostamine teiste dokumentidega)

9. Dokumendihaldusprotsessid Säilitustähtaja määramine tulenevalt seadustest ja vajadustest Dokumentide registreerimine Liigitamine Dokumentide hoid ja käitlemine, tagamaks kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua kui dokumente vajatakse

10. Dokumendihaldusprotsessid Juurdepääsu reguleerimine Liikumise ja kasutamise jälgimine Eraldamise ja üleviimise või hävitamise korra sisseseadmine Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

11. Dokumendihaldust reguleerivad normatiivid Asjaajamiskord ehk dokumendihalduskord – asutuse sisemine dokumenditöö korraldus Õigusaktidest tulenevad nõuded – avaliku teabe seadus, arhiiviseadus jm MoReq2 – Euroopa Komisjoni poolt välja töötatud elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuded

12. Miks on vaja muutuseid? Digitaalne info on liikuvam Lihtne luua Lihtne vahetada, lihtne levitada Paranenud juurdepääsu viisid Sõltuvus kiirelt vananevast tehnoloogiast

13. Analüüsil tuleb selgitada Asutuseväline raamistik Asutuse eesmärgid ja põhifunktsioonid Asutuse struktuur ja kultuur Hetkel kehtivad dokumendihalduse protsessid Kasutusel olevate dokumentide liigid ja eripärad

14. Analüüsiprotsessi tuleks kaasata Juhtkonna liikmeid Dokumendihaldurid Sisuinimesi erinevatest osakondadest

15. Taustainfo kogumine - allikad Publikatsioonid (avalik) Õigusaktid (avalik) Standardid ja hea tava (avalik) Äriplaanid jm strateegilised dokumendid (majasisene) Ametikohtade, protsesside kirjeldused (majasisene) Organisatsiooni struktuuri kirjeldus (majasisene)

16. Intervjuud Sobib tegelike protsesside kaardistamiseks Personaalne kontakt Palju detailset infot Arvamused, ettepanekud Vastuseisu vähendamine Ajakulukas Kannatlikkus, diplomaatia, taktitundelisus on vajalikud

17. Protsesside kaardistamine aitab Mõista dokumentide liikumist Defineerida sammudega seotud rollid/isikud Määratleda dokumentide vaheliste seoste tekkimispunktid Määratleda otsustuskohad, kus protsess lahkneb

18. Olulised küsimused Kas ja millised dokumendid tekivad protsessi igal sammul? Kas protsessi käigus esineb duplikaatide või ebavajalike dokumentide loomist? Milliseid varasemates protsessi sammudes loodud dokumente kasutatakse protsessi hilisemates sammudes?

19. Olulised küsimused Kas dokumente kasutatakse vastavalt nende loomise eesmärgile? Kui mõnel protsessi sammul jääb dokument loomata, kas ja mil määral mõjutab see protsessi järgnevaid samme? Kuidas on võimalik dokumendi loomist ja ühest protsessi sammust järgmisesse liikumist optimeerida?

20. Olulised küsimused Kuidas on võimalik optimeerida dokumendi struktuuri või formaati? Kas ja millisel moel mõjutab dokument protsessi sammus osalevate isikute valikut, sammus toimuvaid tegevusi ja sammu lõpptulemit? Kuidas on tagatud, et dokumendid on DHS-i hõlmatud korrastatult ja efektiivselt?

21. Dokumendihaldusprotsesside ulatus Ei saa piirduda konkreetse asutuse vaatega Näiteks asutustevaheline kooskõlastamine – protsess läbib teisi asutusi Näide asutustevahelise kooskõlastamise protsessi toetamisest

22. Dokumentide vahelised seosed Algatusdokument vs järg- või vastusdokument Seoste mõistmiseks kaardistada asutuses kasutatavad dokumendi liigid ja nende menetlemise eripärad Näide koolitustaotluse, välislähetuse korralduse ja aruande vahelistest seostest

23. Juurdepääsuõigused Dokumentidele juurdepääsupiirangu määramine – avalik, asutusesiseseks kasutamiseks, majasisene Dokumendihaldussüsteemi tavakasutajate õigused dokumentidega töötamisel – loomine, nägemine, muutmine, kustutamine Rollipõhised õigused – administraator, dokumendihaldur, arhivaar Õigused võivad olla ajas muutuvad

24. Aga kui lihtsalt ei teeks … Kõik protsessi sammud ei pruugi olla vajalikud Mis juhtub, kui protsessi sammu mitte teha? Kui eesmärk on täidetud, siis milleks on samm vajalik? Näide dokumentide hõlmamisest ja registreerimisest

25. Käsitöö ja infokao vähendamine Faili genereerimise (näide käsitöö vähendamisest) Kooskõlastamine dokumendihaldussüsteemis (infokao vähendamine)

26. Protsesside automatiseerimine Menetluste paindlik koostamine Positiivse stsenaariumi korral menetluse sujuv käik Automaatne registreerimine digiallkirjastamisel Automaatne liikumine ühelt kasutajalt teisele

27. Inimlike vigade vähendamine Hõlmamisel lubatud asukohtade piiramine dokumendi liigi alusel Mallide seostamine dokumendi liikidega Eelseadistatud menetlused – kohustuslikud vs valikulised sammud Erinevad vaated üle dokumentide Tähtaegse täitmise tugi

28. Töökultuur ja harjumuse jõud Näide töökultuurist – erinev privaatsusvajadus Näide harjumuse jõust – sügavalt juurdunud dokumentide loomise protssess

29. Kui visioon on paigas Tagada dokumendihaldussüsteemis protsesside toimimise jälgimise võimalus Protsesside efektiivsuse mõõtmine Erineva taseme aruandluse võimaldamine

30. Enne ja pärast protsessivaated – milleks veel kasulik? Juhtkond ootab fakte Võimalus mõõta ja võrrelda protsesside efektiivsust enne ja pärast protsesside korrastamist ning asutuse asjaajamisega kokku sobiva dokumendihaldussüsteemi juurutamist

31. Kokkuvõte Korrastatud ja optimeeritud dokumendihaldus, mida toetab asutuse asjaajamiskorrale vastav dokumendihaldussüsteem, tagab asutuse põhifunktsioonide jätkusuutliku ja tulemusliku täitmise. Dokumendid on asutuse mälu!