Documentación Legal para Visitas de SEP

1. Documentación Legal para Visitas de SEP

2. DOCUMENTACIÓN LEGAL Antecedentes El diseño de éste MÓDULO de “Documentos Legales” que son los que se presentan cuando la Secretaría de Educación Publica realiza una Visita de Inspección o Supervisión surge, a partir de la necesidad de orientar y capacitar a los responsables de dichos documentos, de tal manera que sean capaces de identificar cada uno de los formatos y los datos y elementos que lo conforman y así también poder recibir una visita de la SEP con el conocimiento y dominio de los documentos y datos que se presentan ante éstas diligencias.

3. OBJETIVO • Al concluir el módulo, el responsable del área de Servicios Escolares, podrá identificar cada uno de los documentos legales que se deben resguardar debidamente y tener vigentes con la finalidad de que al momento de recibir una Visita de SEP (Secretaría de Educación Pública) se puedan presentar adecuadamente; logrando también identificar los principales datos que son revisados por las autoridades educativas en cada uno de los documentos y así saber cual es la manera adecuada en la que se deben presentar.

4. DOCUMENTACIÓN LEGAL Resguardo y Responsabilidad • La documentación Legal debe permanecer a resguardo del administrador de la sede. • Es responsabilidad del Administrador tramitar y/o gestionar cada uno de éstos documentos así como verificar que los datos que contenga cada uno de éstos sean los que corresponden y coinciden con los requerimientos específicos que solicita la Secretaría de Educación Pública. • El Administrador de la sede debe estar al pendiente de la vigencia de cada documento de tal manera que no exista ninguno ya expirado. • El Jefe de Servicios Escolares de la sede se tendrá bajo su resguardo la documentación y se deberá estar pendiente de la vigencia y cambios que se deban realizar en los documentos si así se diera el caso, para todo esto es importante que mantenga buena comunicación con el Administrador de la sede.

5. Documentos que debe mantener bajo resguardo, en orden y vigentes… SERVICIOS ESCOLARES Deberá contar con el Archivo Permanente (carpeta de documentación legal y carpeta de requerimientos SEP) debidamente organizado y resguardado de acuerdo al los lineamientos del protocolo de archivo y documentación. *** Dicha documentación es indispensable para cuando la SEP realiza una visita de Supervisión o Inspección.

6. Documentación legal Licencia de Uso de Suelo Documentos que prueben la propiedad del inmueble. (Contrato de arrendamiento y copia simple de las escrituras en su defecto) • Peritaje Estructural (Se deberá contar con la copia fotostática de la Cédula Profesional y Permiso del Perito Responsable de Obra • Dictamen de Protección Civil y Bomberos. Licencia Sanitaria (En caso de Ciencias de la Salud). Licencia de Funcionamiento (Si el estado o la cuidad así lo requiere), en caso de que el estado o la cuidad no lo solicitaran, no es necesario entregarlo. Acta Constitutiva de la institución. Documentación del Representante Legal.

7. Aspectos importantes que deben verificarse en la Documentación Legal Toda la documentación debe estar con vigencia a la fecha de VISITA Dirección del inmueble de manera correcta (basándose en la dirección fiscal). Que esté el nombre correcto de la Razón Social ( UNIVERSIDADDEL TERCER MILENIO S.C.). Vigencia . (Todos los documentos deben ser vigentes a la fecha en que se realice la visita de la Secretaría de Educación Pública) El nombre de la instancia que emite el documento debe apreciarse y ser el que corresponde. El documento debe tener las FIRMAS correspondientes.

8. LICENCIA USO DE SUELO El documento debe estar VIGENTE por lo que es necesario revisar cada cuatrimestre la fecha que señala el oficio

9. LICENCIA USO DE SUELO Revisar que el nombre del oficio indique el trámite que avala “ Licencia de uso de suelo” El oficio debe estar a nombre de la Razón Social: UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C. UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO CAMPUS COZUMEL La dirección correcta debe coincidir con la dirección FISCAL y la que esté escrita en los RVOE`S

10. LICENCIA USO DE SUELO El oficio debe tener membrete y/o sello de la instancia que expide el documento

11. PERITAJE ESTRUCTURAL • El permiso del perito que realiza y emite el dictamen de Seguridad estructural debe tener vigencia en el momento en el que se realizó la diligencia, de lo contrario no tendrá validez e incurriremos en alguna falta que generaría una observación durante una Visita de SEP.

12. PERITAJE ESTRUCTURAL La dirección correcta debe coincidir con la dirección FISCAL y la que esté escrita en los RVOE`S El nombre y firma deberán coincidir con el perito valuador autorizado por la instancia correspondiente.

13. PERITAJE ESTRUCTURAL Se debe tener copia de la cédula profesional del responsable de realizar el peritaje de seguridad.

14. PERITAJE ESTRUCTURAL Se deberá contar con la copia de permiso que emiten las autoridades en turno y que le otorga al perito responsable de la obra la facultad para realizar dicha diligencia. El permiso debe describir la vigencia al día en el que se realizo el estudio del peritaje.

15. PERITAJE ESTRUCTURAL El documento debe estar VIGENTE por lo que es necesario revisar cada cuatrimestre la fecha que señala el oficio

16. Revisar que el nombre del oficio indique el trámite que avala “ Dictamen de Protección Civil” El oficio debe estar a nombre de la Razón Social: UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C. UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO CAMPUS COZUMEL PROTECCIÓN CIVIL La dirección correcta debe coincidir con la dirección FISCAL y la que esté escrita en los RVOE`S

17. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Es importante contar con una copia de las Escrituras del Inmuebleya que ésta es requerida por las autoridades.

18. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO El oficio debe estar a nombre de la Razón Social: UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C. UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO CAMPUS COZUMEL La dirección correcta debe coincidir con la dirección esté escrita en la documentación legal y RVOE`S

19. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO El documento debe indicar que se utilizará para estudios de TIPO SUPERIOR ( medio superior y superior en las sedes donde impartan bachillerato)

20. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO El documento estar actualizado con relación a la dirección y la fecha de VIGENCIA.

21. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO Verificar que cuente con las FIRMAS correspondientes

22. AVISO ANTE SECRETARÍA DE SALUD Este documento únicamente se tramita cuando se imparten programas que corresponden a CIENCIAS DE LA SALUD, para el caso del Sistema UNID aplicaría para las sedes que imparten ENFERMERÍA

23. AVISO ANTE SECRETARÍA DE SALUD Éste documento no es obligación presentarlo ya que depende de las disposiciones del municipio, por lo que si éste no la requiere para el funcionamiento de la Institución educativa, no será necesario tramitarlo, sin embargo se recomienda tramitarlo.

24. AVISO ANTE SECRETARÍA DE SALUD Verificar la instancia que expide el documento ( Secretaría de Salud, Salubridad) El oficio debe estar a nombre de la Razón Social: UNIVERSIDAD DEL TERCER MILENIO S.C. UNIVERSIDAD INTERAMERICANA PARA EL DESARROLLO CAMPUS COZUMEL La dirección correcta debe coincidir con la dirección FISCAL y la que esté escrita en los RVOE`S

25. AVISO ANTE SECRETARÍA DE SALUD Verificar que cuente con las FIRMAS correspondientes

26. INSTALACIONES GENERALES El anexo 4 “Instalaciones Generales” debe describir detalladamente las características de cada uno de los espacios que conforman el inmueble donde se lleva acabo la actividad educativa (en éste caso las instalaciones de la UNID). Es fundamental que la descripción que se enuncia en el anexo 4 coincida al 100% con lo real ya que para efectos de una Visita de Supervisión o Inspección por parte de la SEP, se realiza un recorrido por las instalaciones para cotejar lo físico con lo que se describe en el documento y validar de igual manera que las instalaciones cumplan con lo que los planes de estudio describen para impartir algunas materias .

27. Nombre completo de la institución y el CAMPUS según la sede que sea. Verificar que los datos que se escriban en el formato y que correspondan a la documentación legal, deben coincidir estrictamente. INSTALACIONES GENERALES

28. Verificar que los mencionados en éste formato deben estar revisados previamente y coincidir con lo existente en la sede así como actualizados. INSTALACIONES GENERALES

29. Verificar que los mencionados en éste formato deben estar revisados previamente y coincidir con lo existente en la sede así como actualizados.

30. INSTALACIONES ESPECIALES El anexo 5 “Instalaciones Especiales” debe detallar las características de las instalaciones que se necesitan para impartir el programa de estudios tal y como lo indica el Plan de estudios, si el plan de estudios no requiere dichas instalaciones, esto mismo de deberá indicar en el formato enmarcado. ***Este anexo debe realizarse uno por programa y nivel.

31. Ejemplo de Anexo 5 cuyo plan NO requiere Instalaciones Especiales INSTALACIONES ESPECIALES El formato debe tener escrito correctamente el Nombre COMPLETO del Programa al cual hace referencia .

32. Ejemplo de Anexo 5 cuyo plan SI requiere Instalaciones Especiales El formato debe tener escrito correctamente el Nombre COMPLETO del Programa al cual hace referencia .

34. BECAS • El particular deberá otorgar un mínimo de becas, equivalentes al 5% del TOTAL de alumnos inscritos en planes de estudio con RVOE… y su otorgamiento no podrá condicionarse a la aceptación de ningún crédito o gravamen de cargo del becario. (art. 33 Acuerdo 279). • El particular efectuará la asignación de las becas, según los criterios y procedimientos establecidos en su reglamentación interna…(art .34 Acuerdo 279).

35. Inventario de Material de Apoyo Didáctico Es necesario enlistar cada uno de los materiales en uso y que sirven como apoyo para las cátedras ( cañones proyectores, retroproyectores, televisores, grabadoras, DVD´s) así como verificar que se encuentren en buen estado para el uso correspondiente.

36. Inventario de Software Es necesario enlistar cada uno de los Software que se utilizan en determinadas materias tal y como lo establecen los planes de estudio (office, aspel-coi-noi-sae, linux, SQL, java, cisco, frame maker, ERP, etc.),así como verificar que se cada uno cuente con el permiso y/o licencia correspondiente .

37. BECAS Convocatoria de BECAS El formato debe tener escrito correctamente el Nombre COMPLETO del Programa al cual hace referencia .

38. BECAS Convocatoria de BECAS

39. BECAS Resolución de BECAS

40. BECAS Renovación de BECAS

41. PUBLICIDAD Toda la publicidad en donde se mencione la oferta educativa (Carreras) deberá mencionar: a. No. de acuerdo (RVOE) b. Fecha en que se otorgo el acuerdo c. Autoridad educativa que emite el acuerdo, (SEP) En caso de publicitar algún plan de estudios que no cuente con reconocimiento o se encuentre en trámite, también deberá ser mencionado con la leyenda “PRÓXIMA APERTURA”. En caso de publicitar algún campus e incluir fotografías, estas deben ser las correspondientes al mismo.

42. PUBLICIDAD RESPONSABLE El responsable de verificar y cuidar los datos que se mencionan en el párrafo anterior es el Coordinador de Promoción de la sede.