SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERATIONAL COMUN ROMANIA – UCRAINA – REPUBLIC A MOLDOVA 2007-2013

1. SESIUNE DE INSTRUIRE PROGRAMUL OPERATIONAL COMUN ROMANIA–UCRAINA– REPUBLICA MOLDOVA 2007-2013

2. RAPORTARE

3. RAPORTARE • Baza juridica legala. Tipuri de rapoarte • Cerintele programului privind obligatiile de raportare • Actiuni si responsabilitati • Rapoarte de progres, intermediare, finale – transmitere, continut, recomandari • Documente suport ( rapoarte tehnice si financiare) - exemple

4. BAZA LEGALA. TIPURI DE RAPOARTE BAZA LEGALA: • Contractul de grant - Conditii speciale – art.4 • Contractul de grant – Anexa II – Condiţii Generale – art.2 • Anexa IX – Acord de parteneriat –art. 6.4 si 7.3 TIPURI DE RAPOARTE • raport de progres care sa acopere fiecare 4 luni ale perioadei de implementare a proiectului • raport intermediar cu cerere de plata pentru fiecare transa intermediara de prefinantare, pentru proiectele in care platile sunt efectuate conform optiunii 2 de plata • raport final şi cererea de plată finală în cel mult 3 luni de la finalizarea perioadei de implementare

5. CERINTELE PROGRAMULUI PRIVIND RAPORTAREA • Transmis catre JTS (Conditii Speciale, art.7.1.4 ) • Format standard – tehnic si financiar (Anexa VI) • In limba engleza (Conditii Generale, art.2.3) • Se acorda atentie datelor de identificare ale proiectului si partenerilor in proiect • Toate sectiunile si paragrafele raportului trebuie completate • Nu se schimba descrierea Actiunii la raportare (grup de activitati/titlurile activitatilor, structura grupului tinta, locatia(-iile) de implementare, continutul valorii tinta a indicatorilor de realizari si rezultate, etc)

6. ACTIUNE: Transmitere raport Verificare raport Cerere de clarificari Raspuns la cererea de clarificari Transmitere raport catre Autoritatea Comuna de Management Cerere de clarificari Raspuns la cererea de clarificari Anuntare LP privind rezultat analiza raport • RESPONSABILITATE: • Beneficiarul de finanţare • Secretariatul Tehnic Comun • Secretariatul Tehnic Comun • Beneficiarul de grant • Secretariatul Tehnic Comun • Autoritatea Comuna de Management • Beneficiarul de grant • Secretariatul Tehnic Comun/ Autoritatea Comuna de Management

7. ACTIUNI SI RESPONSABILITATI Autoritatea Comuna de Management Raport verificat STC Secretariat Tehnic Comun Raport consolidat si raport de audit aferent Raport audit consolidat Controlor de prim nivel/ Auditor autorizat Raport individual+raport audit Raport individual+raport audit Raport individual+raport audit Raport audit Raport audit Raport audit

8. RAPORT DE PROGRES(1) PERIOADA DE RAPORTARE: Acopera fiecare patru luni ale perioadei de implementare a proiectului INTERVALUL DE DEPUNERE A RAPOARTELOR DE PROGRES: • 30 zile calendaristice de la încheierea fiecarei perioade de 4 luni in proiect (Condiţii Speciale art.7.1.4)

9. RAPORT DE PROGRES(2) CONTINUT • Format standard de raport (Annex VI) • Plan de achizitii actualizat in proiect pentru fiecare partener • Plan de progres financiar in proiect pentru fiecare partener • Plan de progres ale actiunilor de vizibilitate • Lista cu documente ce justifica progresul raportat prin proiect • Lista de verificare

10. RAPORT INTERMEDIAR (1) PERIOADA DE RAPORTARE: In acord cu tabelul de plati anexat la acordul de parteneriat (Annex IX ) INTERVALUL DE DEPUNERE SI ANALIZA RAPOARTELOR INTERMEDIARE: • Pana la sfarsitul fiecarei perioade de 12 luni (Conditii Generale, art.2.5.) • Daca nu, beneficiarul trebuie sa informeze STC/ACM cu privire la motivele care l-au impiedicat sa faca acest lucru si sa prezinte un rezumat al progresului Proiectului (Conditii Generale, art. 2.5). • Daca data de transmitere a raportului de progres si cel intermediar se suprapune, doar un raport intermediar va fi inaintat • Daca beneficiarul nu respecta aceasta obligatie, Autoritatea Comuna de Management poate inceta Contractul si poate recupera sumele deja platite si nejustificate(Conditii Generale, art. 2.5 si 12.2) • Daca sunt necesare verificari ulterioare, STC/ACM poate suspenda termenul limita pentru aprobarea raportului (Conditii Generale, art.15.2)

11. RAPORT INTERMEDIAR – SECTIUNEA TEHNICA(2) • Forma standard(anexa VI – Raport narativ) • Lista de verificare • Documente suport care sa justifice implementarea tehnica RECOMANDARI • Organizarea documentelor distinct pe activitati/grupuri de activitati • Documentele anexate sa poarte mentiunea ”Conform cu originalul” • Documentele sa fie transmise in limba nationala insotite de o traducere in limba engleza, cu mentiunea” Conform cu originalul” • Documentele sa fie semnate de catre coordonatorul de proiect/reprezentantul legal al Beneficiarului si stampilate

12. RAPORT INTERMEDIAR – SECTIUNEA FINANCIARA (3) • Formatul standard (anexa VI Raport financiar) • Lista de verificare • Cerere de plata consolidata • Raport de verificare a cheltuielilor consolidat semnat de catre controlorul de prim nivel/auditor autorizat • Cereri de plata individuale • Rapoarte de verificare a cheltuielilor individuale pentru fiecare partener semnate de catre controlor de prim nivel/auditor autorizat • Documente suport care sa justifice implementarea financiara RECOMANDARI • Organizarea documentelor suport pe capitole bugetare la nivel de proiect, nu de parteneri • Verificarea conturilor indicate in cererile de plata individuale si consolidate (identic cu conturile furnizate in formularele de identificare financiara

13. RAPORT FINAL (1) PERIOADA DE TRANSMITERE A RAPOARTELOR FINALE: • In cel mult trei luni de la sfarsitul perioadei de implementare (Condiţii Generale art. 2.3) • In cel mult sase luni de la sfarsitul perioadei de implementare, daca beneficiarul nu are sediul central in tara unde se implementeaza Actiunea (Conditii generale art.2.3)

14. RAPORT FINAL (2) SECTIUNEA TEHNICA • Formatul standard (anexa VI la contract- Raport narativ) • Lista de verificare • Documente suport care sa justifice implementarea tehnica SECTIUNEA FINANCIARA • Formatul standard (anexa VI la contract- Raport financiar) • Lista de verificare • Cerere de plata consolidata • Raport de verificare a cheltuielilor consolidat semnat de catre controlorul de prim nivel/auditor autorizat • Cereri de plata individuale • Rapoarte de verificare a cheltuielilor individuale pentru fiecare partener semnate de catre controlor de prim nivel/auditor autorizat • Documente suport care sa justifice implementarea financiara

15. ACTIUNI POSIBILE IN SITUATIA IN CARE OBLIGATIILE DE RAPORTARE NU SUNT RESPECTATE Cand beneficiarul: • nu reuseste sa-si indeplineasca orice obligatie legata de activitatea de raportare si, dupa ce a fost instiintat printr-o scrisoare sa isi indeplineasca aceste obligatii, persista in neonorarea lor SAU • nu furnizeaza explicatii satisfacatoare Autoritatea Contractanta poate rezilia Contractul, fara o notificare prealabila si fara plata vreunei compensatii Costurile sunt considerate neeligibile cand: • prevederile Annex IV nu sunt respectate • nu sunt prevazute in Bugetul Actiunii • nu sunt angajate in timpul perioadei de implementare • nu sunt necesare pentru implementare Actiunii • nu sunt identificabile si verificabile • nu sunt rezonabile, justificabile si in acord cu principiile unui management financiar sanatos

16. DOCUMENTE SUPORT PRIVIND PROGRESUL PROIECTULUI (EXEMPLE) A.Sectiunea Tehnica Trebuie sa asigure identificarea detaliilor de baza (locatie, data/perioada, participanti, rezultate)

17. DOCUMENTE SUPORT PRIVIND PROGRESUL PROIECTULUI (EXEMPLE) - (2) Resurse umane: • Fise de pontaj Managementul de proiect • Agenda si minutele intalnirilor de proiect • Corespondenta • Evaluarea interna a progresului proiectului • Planuri de actiune

18. DOCUMENTE SUPORT PRIVIND PROGRESUL PROIECTULUI (EXEMPLE) - (3) Activitati de training: • curriculla • materiale de training • agenda • liste de prezenta • Chestionare de evaluare • diplome/certificate acordate • fotografii relevante Activitati de consiliere: • chestionare • fise de consultanta • liste de prezenta

19. DOCUMENTE SUPORT PRIVIND PROGRESUL PROIECTULUI (EXEMPLE) - (4) Materiale de informare si promovare: • materiale de informare/promovare(in original) • note de receptie • liste de distributie Evenimente(ex. conferinte) • agenda • invitatii • liste de prezenta • fotografii • comunicate de presa, articole de presa Studii/cercetari: • materialul realizat • note de receptie

20. DOCUMENTE SUPORT PRIVIND PROGRESUL PROIECTULUI (EXEMPLE) - (5) B. Implementare financiara • Inregistrari contabile (computerizate sau manuale) din cadrul sistemului contabil al beneficiarului, cum ar fi registre, sub-registre si stete de plata, registru mijloace fixe si alte informatii contabile relevante • Dovezi ale procedurilor de achizitii cum ar fi documente de achizitii, oferte de la ofertanti si rapoarte de evaluare; • Dovezi de angajament cum ar fi contractele si formularele de comanda • Dovada de livrare a serviciilor, cum ar fi note de receptie, fişele de pontaj, bilete de transport (inclusiv permise de îmbarcare), dovada de participare la seminarii, conferinţe şi cursuri de instruire (inclusiv documente relevante şi materiale obţinute,certificate), etc; • Dovada de primire de bunuri cum ar fi note de livrare de la furnizori;

21. DOCUMENTE SUPORT PRIVIND PROGRESUL PROIECTULUI (EXEMPLE) - (6) B. Implementare financiara – Dovada incheierii lucrarilor, asa cum ar fi procese verbale de receptie; – Dovada cumpararii cum ar fi factura si chitanta. – Dovada platii cum ar fi extrase de cont, avize de debit, declaratii date de subcontractori – Pentru cheltuieli de combustibili si ulei, o lista centralizatoare a distantelor acoperite media consumului autovehicolelor utilizate, costuri de intretinere si combustibil; – Inregistrari privind resursele umane si plata acestora cum ar fi contracte, state de plata, fise de pontaj