Implementación exitosa de un programa de aseguramiento de la calidad de auditoría interna

1. Implementación exitosa de un programa de aseguramiento de la calidad de auditoría interna Guillermo H. Casal CPA, MBA, CIA, CFSA, CCSA, CISA, CFE IFPC – IGI Director – Forensic Audit, Compliance & Training

2. Temario • ¿Qué es calidad? • Particularidades de la calidad en auditoría interna. Por qué el tema es importante • Normas aplicables • Etapas en la implementación del programa de aseguramiento de calidad de la auditoría interna • Indicadores de calidad. El tablero de comando de la auditoría interna

3. ¿Qué es calidad? • Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.UNE-EN ISO 9000:2000 Apartado 3.1.1. • Esta definición, enunciada por la ISO es extremadamente general pero provee las bases para comprender qué es específicamente calidad de la auditoría interna

4. Algunos conceptos de calidad • La calidad: • se construye, no solamente se controla • requiere haber especificado los objetivos que se deben alcanzar • requiere asegurarse de la idoneidad de los procesos establecidos para lograr los objetivos

5. Costos de calidad • El más importante es el costo de no alcanzar las especificaciones: costo de no conformidades • Los costos de alcanzar las especificaciones son: • Costo de inspección • Costo de reprocesos • Costo de administrar reclamos

6. Primeras conclusiones • “Más vale prevenir que curar”. Es mejor: • Construir procesos de calidad que detectar fallas en los procesos de inspección • Reprocesar que exponerse a reclamos de clientes • Atender los reclamos de clientes que perderlos • Los costos de calidad tienen un alto componente intangible. Por ejemplo: ¿cuánto nos habrían comprado los clientes que perdimos por atenderlos mal?

7. Particularidades de la calidad en auditoría interna • La necesidad de “cumplir con los requisitos”, obliga a que tales requisitos estén previamente definidos por una autoridad reconocida, o acordados entre todas las partes interesadas. Afortunadamente, en el caso de la Auditoría Interna el IIA (The Institute of Internal Auditors, www.theiia.org) ha definido cómo debe ser desempeñada la función, a través de las Normas profesionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, y del Código de Ética

8. Por qué el aseguramiento de calidad de la Auditoría Interna es importante • Un viejo aserto decía que “la guerra es un asunto demasiado serio como para dejárselo exclusivamente a los militares” • Análogamente, la Auditoría Interna es una pieza esencial del Gobierno Corporativo, sobre cuya efectividad tienen interés: • Accionistas / Directores • Auditor Externo / Consejo de Vigilancia • Organismos reguladores • Clientes • Proveedores • Hay también una razón coyuntural: en 2007 vence el plazo para hacer evaluación externa de las auditorías internas. Las auditorías internas que no la practiquen estarán incumpliendo las Normas

9. Aplicación de conceptos de calidad en la auditoría interna • No conformidades con la auditoría interna • Pueden surgir de: - el Consejo Directivo o Comité de Auditoría - el área auditada, el “cliente”

10. Costos de inspección y reproceso • Las decisiones deben tomarse correctamente en el nivel más bajo posible, lo antes posible. En tal sentido, es importante que: • Los objetivos de la tarea están claros para permitir a todos los integrantes del equipo apreciar si podrán cumplir con su parte, o si requerirán cambios de procedimientos y aumento en los recursos para cumplir con sus responsabilidades • Los integrantes del equipo tengan capacitación suficiente como para desarrollar debidamente las tareas encomendadas

11. Costos de atender reclamos • Si pese a todo ello se comete un error de juicio, el DEA (Director Ejecutivo de Auditoría), debe darlo a conocer a todas las partes que recibieron la comunicación original

12. “Momentos de la verdad” • Si bien la calidad se construye a través de procesos continuos, existen instancias específicas e identificables en las cuales se define la calidad o la no calidad: • Cuando la mayoría de los consumidores perciben como desagradable el sabor de un alimento • Cuando no se llega a tiempo con la entrega de un producto, etc.

13. Normas aplicables • Todas las Normas tienen relación con una gestión de calidad. Sin embargo, la sección 1300 establece los lineamientos del programa de calidad: • 1311 – Evaluaciones internas • 1312 – Evaluaciones externas (una vez cada cinco años, a más tardar en 2007) • 1320 – Reporte al Consejo sobre resultados de las evaluaciones de calidad • 1330 – Declaración de “ realizado de acuerdo con las Normas” • 1340 – Declaración de incumplimiento en los casos aplicables (Ninguna auditoría que no haya practicado evaluación externa de su desempeño en 2007 podrá declarar que está cumpliendo con las Normas)

14. Construcción de procesos de calidad en auditoría interna – Implementación del programa de aseguramiento de calidad de la auditoría interna • La construcción de una auditoría interna de calidad requiere pasar exitosamente por diversos “momentos de la verdad”, como seguidamente veremos. Típicamente, tales “momentos de la verdad” son: • El planeamiento de largo plazo y anual • El reclutamiento, evaluación de desempeño y capacitación del personal • La asignación de tareas al equipo de auditoría • La apertura formal de la asignación con el auditado o cliente de auditoría • La elaboración del programa detallado de tareas • La reunión de cierre con el auditado • La remisión de encuesta de satisfacción por el auditado al DEA • La implementación de las recomendaciones Seguidamente veremos la criticidad de cada una de estas instancias

15. Aspectos a asegurar Asignar los recursos de A.I. a los asuntos más críticos para la organización, en tiempo y forma Medidas de aseguramiento Obtención y consideración de toda la información disponible relevante: Plan estratégico, presupuestos, etc. Antecedentes de fraudes, multas, etc. El planeamiento de largo plazo y anual

16. Aspectos a asegurar Disponer de los mejores recursos humanos disponibles, en términos de costo/beneficio Medidas de aseguramiento Establecer perfiles para cada uno de los puestos de auditoría interna Establecer procedimientos equitativos, competitivos y transparentes de selección Establecer idénticos mecanismos para la evaluación de desempeño, y establecer objetivos de mejora continua y planes de carrera y sucesión Establecer procedimientos disciplinarios adecuados para la función de auditoría interna El reclutamiento, evaluación de desempeño y capacitación del personal

17. Aspectos a asegurar Lograr que las tareas tengan inicio en un momento oportuno, independientemente de que hubieran sido o no previstas en el plan de auditoría Medidas de aseguramiento Disponer de un sistema de información de riesgos para : confirmar el inicio de actividades programadas, o solicitar autorización del Comité de Auditoría para la realización de auditorías no programadas Coordinar el plan anual con la administración de personal en cuanto refiere a licencias, vacaciones. etc. La asignación de tareas al equipo de auditoría

18. Aspectos a asegurar Ajustar expectativas con el auditado Medidas de aseguramiento Tener establecida una agenda mínima de los aspectos que se habrán de dialogar: Duración de la auditoría Integrantes del equipo Acceso a personas y registros Alcance (en términos generales) Otras inquietudes o consultas del auditado Haber leído la información básica requerida para la reunión: Documentación de archivo permanente (organigrama del sector, resultados de auditorías previas, etc.) Otra documentación relevante no incluida en archivo permanente: Informes de gestión del área Memos internos, etc. La apertura formal de la asignación con el auditado o cliente de auditoría

19. Aspectos a asegurar Que las tareas desarrolladas permitan cubrir eficientemente, en tiempo y forma, los objetivos y alcance de la asignación Medidas de aseguramiento No cerrar un plan definitivo hasta no concluir el relevamiento del control interno Vincular objetivos y procedimientos de revisión Referenciar procedimientos de auditoría con puntos de control surgidos del relevamiento La elaboración del programa detallado de tareas

20. Aspectos a asegurar Demostrar que se ha realizado un trabajo de calidad y de acuerdo con las Normas, con todo lo que ello implica (objetivo, sustentado en evidencia, etc.) Medidas de aseguramiento Establecer claramente en el Manual de Auditoría responsabilidades por la ejecución y documentación del trabajo, así como por su debida supervisión Efectuar una supervisión que incluya la revisión de papeles de trabajo y consultas con los auditores participantes respecto del sustento de observaciones y recomendaciones dudosas o conflictivas La reunión de cierre con el auditado

21. Aspectos a asegurar Obtener satisfacción del auditado por el trabajo realizado y, en caso contrario, comprender debidamente las razones de su opinión desfavorable Medidas de aseguramiento Diseñar encuestas que contengan preguntas claras y relevantes Solicitar fundamentación de las respuestas La remisión de encuesta de satisfacción por el auditado al DEA

22. Aspectos a asegurar Lograr que la adhesión del auditado se convierta en acción beneficiosa para la organización Medidas de aseguramiento Incluir en el Manual de Auditoría guías claras para asegurar que, tanto la redacción de los informes como sus respuestas, induzcan a la acción (qué hacer, cómo, cuándo, quién) Practicar un seguimiento periódico de las observaciones y recomendaciones pendientes de implementación La implementación de las recomendaciones

23. Indicadores de calidad. El tablero de comando de la auditoría interna • El IIA dispone de una herramienta de benchmarking llamada GAIN (Global Audit Information Network) para recolectar indicadores de desempeño y compararlos con los de otras auditorías internas de la misma actividad, nacional e internacionalmente • También deben considerarse los criterios generales para la construcción de un tablero de comando: • indicadores de perspectiva financiera • indicadores de perspectiva del cliente • indicadores de perspectiva de procesos • indicadores de perspectiva de aprendizaje y crecimiento

24. Como construír un tablero de comando efectivo - ¿Qué medir? (1) El costo total del Departamento, y su relación con: * los costos, activos y ventas de la compañía * la cantidad de informes emitidos * los ahorros obtenidos

25. Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? (2) La satisfacción de los clientes (auditados) con el trabajo realizado: * reunión de inicio * relación de los auditores con el personal * cumplimiento del alcance establecido * sustento de las apreciaciones * utilidad de las recomendaciones

26. Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? ( 3) Aporte de la auditoría interna al Gobierno Corporativo * Cantidad de reuniones anuales con el Consejo Directivo o Comité de Auditoría * Evaluación del auditor externo * Honorarios de Auditoría Externa comparados con otras empresas similares

27. Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? (4) Logro de metas: * Cobertura del Universo de Auditoría * Porcentaje de cumplimiento del Plan Anual * Porcentaje implementado de recomendaciones

28. Calidad del personal de auditoría interna: * Porcentaje de staff profesional * Porcentaje de staff certificado Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? ( 5)

29. Como construír un tablero de comando efectivo ¿Qué medir? (6) Mejora de los procesos de auditoría: * Implementación de papeles de trabajo automatizados * Software de auditoría

30. Preguntas ? ?

31. Muchas gracias por su atención !!! • gcasal@ifpc.com.ar • guillermocasal@sinectis.com.ar • (54-11) 4893-1030