Životný cyklus veľkého projektu

1. Životný cyklus veľkého projektu Manažment v softvérovom inžinierstve Roman Kňažko

2. Štúdie ukazujú že nekvalitný projektový manažment často spôsobuje neúspech celého projektu. Podľa štúdie firmy Metagroup (‚Prečo sa projekty končia neúspechom?' November 2002) 70% veľkých IT projektovkončia úplným alebo aspoň čiastočným neúspechom (napr. nenaplnené očakávania). Najčastejšie udávané dôvody sú projektové riadenie, projektovéplánovanie a komunikácia.

3. Chybné nastavenie a riadenie očakávaní zákazníka. Vzájomné nepochopenie požiadaviek alebo akceptačných kritérií. Rozdielne chápanie funkcionality ponúkaného riešenia. Zle zadefinované zmluvné podmienky. Porušovanie pravidiel pri cenotvorbe projektu, nedostatočne nastavený rezervný finančný fond "contingency" a interné „obchodné záujmy" pri cenotvorbe. Nekvalitne vypracovaný a schválený popis práce pre subdodávateľa (SOW). Zlyhanie kľúčového subdodávateľa. Nepresné odhady pre projekt. Failure to plan for risk containment. Chýbajúci posudok QA . Problémová kooperácia medzi divíziami pracujúcimi na projekte. Nezvládnutá komunikácia v rámci medzinárodného projektu. Nedostatok kvalifikovaných zdrojov. Neefektívne zahájenie projektu. Nekompetentné riadenie projektu. Nedostatočný monitoring a neefektívne plán opatrení. Chýbajúca podpora vyššieho manažmentu. Nekvalitná súčinnosť zákazníka. Chýbajúci alebo zle používaný systém zmenového konania. Slabá koordinácia medzi nadväzujúcimi fázami. Nízka podpora nového systému zákazníkom. Zmeny vo vyššom vedení zákazníka. Neustále zmeny v rozsahu plnenia projektu. Zlé vzťahy medzi dodávateľom a zákazníkom. Technologické problémy. Vzťahy medzi dodávateľom a subdodávateľom. Zvýšené náklady subdodávateľa. Morálka projektového tímu, zmeny v tíme.

4. Rozsah plnenia 12 11 1 10 2 3 9 4 8 7 5 6 Časový harmonogram Rozpočet projektu Projektový manažment je zvyčajne vnímaný ako riadenie troch kľúčových faktorov každého projektu ktoré sa vzájomne ovplyvňujú. Umením projektového manažéra je zabezpečiť optimálne plnenie týchto troch ukazovateľov a týmto spôsobom realizovať úspešný projekt, ktorý posilní pozíciu firmy na trhu.

5. Nie je to ale také jednoduché, zabezpečiť optimálne plnenie troch kľúčových ukazovateľov v praxi znamená... • Plánovať • Komunikovať • Koordinovať • Integrovať • Vykonávať • Monitorovať • Nastaviť rozpočet • Kontrolovať • Reportovať • Dozerať na kvalitu • atď

6. World Wide Project Management Methodology - WWPMM • WWPMM pomáha definovať PM System, obsahujúci plány, procedúry a záznamy, ktorý usmerňuje všetky aktivity PM a popisuje aktuálny stav a históriu projektu. • WWPMM poskytuje súbor vzorových formulárov (šablón) ktoré sú dostupné na intranete a používané počas riadenia projektu (napr. Riadenie rizík) • WWPMM zabezpečuje integráciu medzi vnútrofiremnými procesmi a technickými postupmi potrebnými na úspešnú realizáciu projektu Ako je projekt nastavený, a ako je riadená jeho realizácia Technická realizácia projektu

7. WWPMM definujeorganizačnú štruktúru projektu a zodpovednosti jednotlivých rolí Sponzor • Riaditeľ organizácie alebo pracovník na podobnej vysokej riadiacej funkcii • Bezprostredne zodpovedný za úspech projektu • Strategických a organizačných rozhodnutí Projektový manažér • Zodpovedný za realizáciu projektu podľa zmluvných podmienok • Plánovanie projektu, kontrola a riadenie záležitostí týkajúcich sa harmonogramu a zdrojov • Koordinácia všetkých projektových činností • Riadenie problémov, rizík a zmien Projektový manažér pre sub-projekt • Zodpovedný za realizáciu sub-projektu, tie isté zodpovednosti ako PM • Môže byť subdodávateľ

8. Definícia Plán Riadenie a kontrola Ukončenie WWPMM definuje procesy, ktoré optimalizujú nastavenieprojektu (Definícia & Plán), jeho riadenie a uzavretie Definícia projektu • Dohodnuté ciele projektu a prostriedky • Zodpovednosti, rámcové plánovanie Plán projektu • Vytvorenie a odsúhlasenie projektového plánu Realizácia a kontrola projektu • Riadenie projektu • Monitorovanie • Technická realizácia • Akceptácia Ukončenie projektu • Čo sme sa naučili (Lessons learned) • Pokračovanie ?

9. Projektové procesy – grafická tabuľka

10. Praktický príklad riadenia projektu Roman Kňažko

11. Profil projektu • Názov projektu: Manažérsky informačný systém • Zákazník: Bankový sektor • Podpis zmluvy: 06/2003 • Začiatok projektu: 08/2003 • Trvanie projektu: 17 mesiacov • Dodávka SW licencií a služieb • Časť prác realizovaná subdodávateľom

12. Organizačná štruktúra Sponzor projektu Sponzor projektu Zákazník IBM Riadiaca komisia Riadiaca komisia Zákazník IBM Manažment kvality Riadiaca komisia Projektový manažér Projektový manažér Projektový manažér Zákazník IBM Subdodávateľ Projektový manažment Projektový tím Projektový tím Projektový tím Zákazník IBM Subdodávateľ Projektový tím

13. Fáza – Definícia projektu • CRM (Customer relationship managment) • Napr. Siebel • Identifikácia obchodného prípadu (opportunity) • Výzva na ponuku, výberové konanie • Vytvorenie tímu, ktorí bude pripravovať ponuku • Opportunity Business Manager • Opportunity Owner • Proposal Team Leader • Project Administrator • Engagement/Solution Manager • Country QA • Procurement Representative • System Analyst • Project Team Leader/Project Manager • Responsible Services Manager

14. Fáza – Definícia projektu • Zadanie projektu do QA databázy • DPL (Denied Party List) databáza • Vyplniť BTT (Business Transaction Type) • Pripravené rámcové odhady na základe skúseností • Architektúra a stratégia riešenia (potreba subdodávky) • Stupnica od 1 až 5 • OMB (Opportunity Managment Board) • Stretnutie tímu zodpovedného za prípravu ponuky so zodpovedným manažérom • Prezentácia obchodného prípadu, rizík • Povinné pre BTT 4 a 5 • Go/NoGo rozhodnutie

15. Fáza – Plán projektu • Registrácia projektu • Pridelenie unikátneho čísla projektu • CRA (Credit Risk Assessment) • Sleduje sa finančná rizikovosť zákazníka • Detailnejší návrh technického riešenia • Architektúra riešenia • Odhady pracnosti • Predpoklady a požiadavky • TAR (Technical Assuarance Review)

16. Fáza – Plán projektu • Projektový plán • Ľudské zdroje • Vyžiadanie kvalifikovaných zdrojov • Potvrdenie ich dostupnosti manažérom pre potreby projektu • Subdodávatelia • Vypracovanie SOW pre subdodávku • Výber subdodávateľa • Príprava zmluvy (pravidlo back-to-back)

17. Fáza – Plán projektu • Riziká • RMP (Risk Managment Plan) • Cenotvorba • Nástroj WWGPE • Vstupné údaje: • BTT • Risk rating • Odhady pracnosti • Kurzové riziká • Odložená splatnosť (DP) • Schválenie finálnej ceny = PRL (Price Release Letter)

18. Fáza – Plán projektu • Príprava ponuky/zmluvy • QA (Quality Assurance) kontrola, schválenie • Právne oddelenie - kontrola schválenie, neštandartné klauzuly - Viedeň • Podpis CAF (Contract Aproval Form) • Zmluva pripravená na podpis vedením firmy

19. Fáza – Riadenie a kontrola projektu • Kontrola a monitorovanie projektu • Realizácia projektu sa riadila projektovým plánom a prípadnými zmenami prijatými a vzájomne odsúhlasenými v priebehu projektu • Stav projektu bol monitorovaný na pravidelných projektových poradách a na stretnutiach riadiacej komisie • V rámci kontroly projektu bola vedená nasledovná dokumentácia: • aktualizovaný plán projektu • zápisy z projektových porád • zápisy zo zasadania riadiacej komisie • dokumentácia o zmenovom konaní

20. Fáza – Riadenie a kontrola projektu • Riadenie zmien, zmenové konanie • Cieľom je riadiť každú požiadavku na zmenu tak, aby bol rozsah projektu pod kontrolou s možnosťou úplnej transparentnosti • Zaistiť aby každá žiadosť o zmenu bola zhodnotená kľúčovými osobami zainteresovanými v projekte • Umožniť, aby vplyv všetkých zmien bol pochopený, dokumentovaný a riadený

21. Fáza – Riadenie a kontrola projektu • Riadenie rizík • Súčasťou metodológie je formálne posúdenie a odhad rôznych druhov rizík • pozostáva zo štyroch základných krokov: • identifikácia rizík – ktoré riziká môžu ovplyvniť priebeh projektu a dokumentovanie ich charakteristík • kvalifikácia rizík – ohodnotenie jednotlivých rizík, ich vzájomného pôsobenia a odhad výsledného možného vplyvu na výstupy projektu • plán opatrení pre zníženie rizík – definovanie krokov proti identifikovaným hrozbám • realizácia opatrení – včasná odozva na vzniknuté hrozby v celom priebehu projektu

22. Fáza – Riadenie a kontrola projektu • Eskalácia problémov • Problémy sú riešené na príslušnej úrovni riadenia projektu s ohľadom na určené právomoci a zodpovednosti • Vypracovaná eskalačná procedúra, najvyšším rozhodovacím orgánom bola riadiaca komisia projektu • Komunikácia v rámci projektového tímu • Komunikačný plán definuje • pravidelné porady projektového tímu a spôsob dokumentovania zápisov • zasadnutia riadiacej komisie • bežnú dennú komunikáciu medzi členmi projektového tímu

23. Fáza – Riadenie a kontrola projektu • Riadenie kvality • Zabezpečenie kvality je kľúčovou otázkou vo všetkých aspektoch a všetkých etapách projektu • Niekoľko spôsobov riadenia kvality: • Interným procesom kontroly kvality v priebehu celého priebehu projektu zameraným na riadiace procesy, štandardy, procedúry, a výstupy projektu • Priebežným monitorovaním stavu projektu • Stanovením gestorov kvality na strane objednávateľa aj dodávateľa • Stanovením a vzájomným odsúhlasením akceptačných kritérií a akceptačými testmi

24. Fáza – Ukončenie projektu • Lessons learned • MIS realizovaný podľa zadania, niektoré body zadania neboli v rámci projektu realizované po vzájomnej dohode zmluvných strán • Zákazník spokojný s realizovaným dielom – rozšírenie funkcionality MIS dodatkami ku zmluve • Projekt realizovaný podľa časového harmonogramu • Plánované finančné ukazovatele projektu dosiahnuté • Nedostupnosť interných kvalifikovaných zdrojov => presun prác na subdodávateľa • Chýbajúce TAR = technologické problémy pri implementácii • Príprava nového projektu