Organizational Knowledge Assessment OKA

1. Organizational Knowledge AssessmentOKA WBI

2. Outline • Program de GC do Blanco Mundial • Visão Geral do Projeto OKA • Método OKA • Resultados do Projeto Piloto • OKA - Estágio Atual

3. Program de GC do Blanco • Program de GC foi iniciado em meados dos anos 90 • Descentralização de atividades do Banco para os países • Conhecimento como linha de negócios do Banco Mundial • Indústria do Conhecimento: segmento que mais cresce dentro da indústria de serviços • World Bank Institute – WBI e o programa de treinamento em GC • Introduzir conceitos básicos de GC nos países • Introduzir GC em programas do Banco nos países (CAS) • Iniciar um programa de assistência técnica nesta área • Assimilar conhecimento local para reempregar em diversos países • Auxiliar na criação e participar de comunidades interessadas em assuntos de desenvolvimento

4. Por que Gerencia do Conhecimento? • Benefícios da GC • Resolução de problemas usando todo o capital da organização: capital estrutural, processual e humano • Maximização do uso do capital intelectual da organização • Padronização e aplicação da experiência acumulada visando melhoria de “performance”, eficiência e eficácia da organização • Aumentar capacidade de competição, sobretudo através de ideais inovativos e contínuo processo de mudança • Aumentar a capacidade de aprendizagem contínua da organização • Organizar capital humano em torno de práticas e objetivos da organização

5. Visao geral do Projeto OKA • Gestão do Conhecimento (GC) é um princípio organizacional que objetiva utilizar informação, experiência, conhecimento e habilidades (Intellectual Assets) da Organização afim de gerar valor • O Projeto OKA foil concebido como ferramenta para acessar a capacidade e o nível de preparação de uma Organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais. • O Projeto tem como objetivos principais: • Ser utilizado pelo WBI em seus treinamentos em GC • Ser utilizado em projetos de Assistência Técnica do WBI • Ser utilizado para avaliação de parceiros do Banco quando GC for um pré-requisito • Coletar dados para benchmark em algumas dimensões da Gestão do Conhecimento • OKA complementará o trabalho que o Banco está realizando em avaliar a economia do conhecimento dos países (Knowledge Assessment Methodology - KAM).

6. Metodologia OKA • A ferramenta OKA inclui três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de “Dimensões do Conhecimento” • Estas “Dimensões do Conhecimento” constituem o elemento chave da ferramenta. A ferramenta inclui 14 Dimensões. • Cada “Dimensão do Conhecimento” incorpora um número de métricas. A escolha destas métricas foi resultado de entrevistas e pesquisa na área de GC, bem como de experiência derivada do programa de GC do Banco Mundial. Setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste da ferramenta. A estas foram adicionadas métricas demográficas. • A ferramenta foil viabilizada com um questionário composto de 183 questões (de um total inicial de 302) com “scores” associados a cada valor de cada questão.

7. Metodologia OKA • “Dimensões do Conhecimento” • Cultura e Incentivos • Identificação e Criação de Conhecimento • Compartilhamento do Conhecimento • Comunidades de Prática e Times • Aprendizado e Absorção do Conhecimento • Liderança e Estratégia • Alinhamento do programa/atividades de GC aos objetivos da Organizacao • Operacionalização de processos do conhecimento nos processos institucionais • Fluxos de gestão do conhecimento

8. Metodologia OKA • Tecnologia de Informação de suporte às atividades e programas de Gestão do Conhecimento • Infraestrutura de Acesso ao Conhecimento • Tipos de Conteúdo refletindo o Conhecimento da Organização • Infra-estrutura de suporte ao Program de Gestão do Conhecimento

9. Metodologia OKA Exemplo de uma “Dimensão do Conhecimento” Culture & Incentives Definição: • As atitudes culturais implícitas e explícitas, convicções e incentivos que existem dentro da organização para dar forma, criar suporte para o uso de recursos intelectuais visando alcançar objetivos da organização. O que está sendo medido: • O grau em que as políticas organizacionais recompensam as atividades do conhecimento (inclui mecanismos de transferência do conhecimento) • O grau de tolerância da organização relacionados com o comportamento de risco e inovação • O grau de sustentação da organização para as atividades de aprendizagem • O grau de receptividade do empregado para mudanças na organização • O grau de participação de empregado em melhorar o desempenho da organização • O grau em que a organização é receptiva quanto às idéias externas

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12. Metodologia OKA • Ferramenta utiliza QuestionPro para aplicação do survey • Uma base de dados para armazenamento dos resultados do survey e análise computacional baseados em scores associados a cada valor de cada questão do survey • Criação de um “spider diagram” que representa as “Dimensões do Conhecimento” com seus respectivos scores • Um score final mostra quão preparada uma organização está em Gestão do Conhecimento (nível de maturidade em GC)

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16. Metodologia OKA • Ferramenta foil aplicada em 56 Organizacões nos EUA e em 2 Organizacões no Brasil • Maior parte das organizacões pertencentes ao governo • O setor de saúde e militar estão muito representados, embora outros 8 setores também estejam representados (Financeiro, Consultoria, Comércio, etc) • Maior proporção de Organizações com média de 1.000 a 10.000 funcionários • Organizações com presença em vários países (1-12 países) • Organizações com níveis de retenção de funcionários entre 50%-70% nos últimos 5 anos • Maior parte da força de trabalho com nível superior .

17. Metodologia OKA • A ferramenta foil aplicada com e sem “focus groups” a fim de avaliar qual a metodologia mais apropriada para derivar resultados.Os métodos testados foram: • Uma instituição com vários participantes (método preferido) • Workshop para explicação do método com principais representantes de diversos setores da organização • Resposta ao Survey e distribuição dos scores. Diferentes participantes respondem ao survey individualmente • Workshop para discussão dos resultados do survey e consolidação de definições para criar entendimento comum dos resultados entre participantes • Discussão de ações para reforço de “Dimensões” com problemas ou scores abaixo do esperado ou da média de organizaçoes já testadas • Muitas instituições com um participante de cada. Este método foil usado em Workshops de poucos dias efetuados pelo WBI

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21. Resultados do Piloto OKA • Maioria das organizações não possuem programas “formais” de GC • Das que possuem, 23% declaram sucesso dos programas • Estrutura organizacional • 23% unidade centralizada • 38% responsabilidade distribuída com coordenação • 23% somente em unidades descentralizadas • 75% não possuem estratégias e políticas explícitas (escritas) de GC • Em 41% a Gerência Superior apoia as atividades de GC • 40% das organizações não possuem CoPs ou estruturas semelhantes • 33% das Organizações tem orçamento relacionado às atividades de GC • 40% não possuem incentivos especificos para GC (20% possuem incentivos – normalmentes prêmios e recompensas não financeira) • 45% tem programas formais e periodicos de aperfeiçoamento de pessoal usando lições aprendidas, AARs, ou métodos semelhantes

22. Resultados do Piloto OKA • Mecanismos de Compartilhamento do Conhecimento • Workshops – 35% • Emails – 30% • Comunidades – 30% • Intranet – 30% • Reuniões departamentais ou semelhantes – 18% • Discussões Eletrônicas moderadas – 13% • Video e audio conferências – 18% • Almoços Informais (Brown Bags) – 11% • Tipos de conteúdo explícito: • Melhores Práticas – 15% • Know-how – 11% • Processos documentados – 20% • Lições Aprendidas – 14% • Conhecimento sobre clientes – 14%

23. Resultados do Piloto OKA • 30% das organizações tem sistemas de informação para apoiar conhecimento no nível da organização (28% a nível departamental ou de unidades) • 41% ulitiliza pesadamente tecnologias de informação e comunicação (outros 28% utilizam “somewhat high”). Somente 9% não utilizam estas tecnologias suficientemente.

24. Resultados do Piloto OKA Análise de quão preparadas estão as Organizações em GC • As “Dimensões” relacionadas a Processos e Sistemas apresentam “scores” mais baixos. A maior parte das Organizações apresentam melhores “scores” relacionados as “Dimensões” relacionadas a Pessoas • Dimensões relacionadas a Pessoas que apresentam maiores “scores: “Knowledge Content” “Knowledge Sharing”, “Knowledge Flows”, e “Knowledge Identifications and Creation”. • Em Processos, as Organizações apresentam “scores” mais baixos em : “Alignment”, “Operationalization” e “Leadership and Strategy”. • Em Sistemas, a maioria das Organizações testadas não possuem um programa “formal” de GC mas apresentam uma quantidade substancial de práticas que , se bem integradas, poderão evoluir para um program de GC.

25. Resultados do Piloto OKA

26. Resultados do Piloto OKA Metodologia em geral e questionário • Maior análise das Dimensões de “knowledge Learning” e “Knowledge Content” • Sugestões para eliminação e acréscimo de questões deverão ser avaliadas para contextos específicos (governo, empresas privadas, empresas de pequeno e medio porte, etc). Cerca de 60 recomendações de adições e mudanças foram feitas pelas organizações testadas. • Intervalos (“Ranges”) começam a ser possiveis de serem derivados para cada “Dimensão do Conhecimento” a partir do número de organizações já testadas • Ainda não é possível definir uma seqüência de Implementação das “Dimensões do Conhecimento”, mas trabalho indicativo já é possível com base nos resultados • Primeiros padrões associados às “Dimensões do Conhecimento” já se tornam possíveis Abordagem Administrativa • OKA parece (nesta versão) ser mais adequada para organizações maiores • OKA oferece melhores resultados quando usada dentro de uma organização usando “focus groups” e questionário combinados

27. OKA Estágio Atual e próximos passos • Próximos 6-8 meses: • Continuação da análise dos resultados obtidos até o momento • Derivar seqüências de implementação de programas de GC baseados nos resultados obtidos • Analizar os padrões derivados dos “scores” visando a definir intervalos para cada Dimensão do Conhecimento (níveis de maturidade) • Identificar parceiros para projetos visando a “estabilizar” uma versão da ferramenta • 8-10 meses: projetos conjuntos • Uso da ferramenta em audiências diversificadas • 1-2 anos: • Necessidade de evoluir para um esquema utilizando o método de “multi-factored weighting”

28. COMITÊ TÉCNICO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO E INFORMAÇÃO ESTRATÉGICA CT-GCIE HTTP://CATIR.SOFTWAREPUBLICO.GOV.BR