Rettleiing i vinstrealisering ved innføring av elektronisk handel

1. Rettleiing i vinstrealisering ved innføring av elektronisk handel I dette dokumentet er framgangsmåten for å realisere vinstar beskriven i ein steg for steg-guide Føresetnader Verksemda gjennomfører eit større eller mindre forbetringsprogram for innkjøpsfunksjonen. Ein har gjennomført relevante analyser som til dømes forbruksanalyse, mogenskapsanalyse, prosesskartleggingar, kartlegging av forpliktingar. Ein har berekna ein basislinje og identifisert moglege økonomiske vinstar. Ein har utarbeida ein liste over tiltak for forbetring av innkjøpsfunksjonen. Elektronisk handel er eit prioritert tiltak for å forbetre innkjøpsfunksjonen.

2. Kvifor følgje opp vinstar? Innføring av elektronisk handel vil kunne gi offentlege verksemder ein heil rekke vinstar. Vi har utarbeida ein ikkje uttømmande liste over slike vinstar; ein vinstmeny. Basert på dei vinstane ein vel å hente ut, må ein setje i gang tiltak for å realisere disse. Ved å følgje opp og rapportere resultat i høve til eit utval vinstar kan ein syne til at investeringar gjort i innføring av e-handelsløysinga bidrar til å forbetre innkjøpsfunksjonen og resulterer i både direkte og indirekte vinstar. • Direkte vinstar: vinstar som kan tas ut rett etter implementering av e-handelsplattforma (eks: oversikt over kva slags varer og tenester verksemda kan bestille) • Indirekte vinstar: vinstar som fyrst kan hentast ut etter at elektronisk handel er implementert og har vore i drift ein periode (eks: betre informasjonsgrunnlag) …. Men ikkje alle vinstar er føremålstenlege å følgje opp Verksemda bør realisere vinstar på dei områda som har størst potensial i høve til å forbetre innkjøpsfunksjonen. Å følgje opp nokre utvalde vinstar kan for enkelte organisasjonar vere eit betre utgangspunkt med omsyn til effektiv oppfølging og styring enn å ville følgje opp alle potensielle vinstar som innføring av ehandel kan gi. Verksemda bør difor velje ut 3-5 vinstar for oppfølging.

3. Steg 1: Velje ut vinstar - planlegg realiseringa og oppfølginga av disse Planen skal beskrive ei utveljing av relevante vinstar ved innføring av ehandel, korleis disse skal bli realiserte og seinare følgjast opp. Vi har utarbeida ein meny med potensielle vinstar som verksemder kan ta utgangspunkt i ved utveljinga, og vi har evaluert vinstar opp mot Difis anskaffingsprosess for å syne kva for innkjøpsdimensjonar ehandel påverkar. Vinstrealiseringa beskriv dei tiltak ein må setje i gang i verksemda for å kunne realisere dei vinstane ein valde ut i vinstplanen. Tiltaka vil variere mellom ulike verksemder, men nokre vil vere generelle. Vi har sett opp forslag til nokre smarte tiltak. Oppfølginga beskriv det praktiske arbeidet kring det å måle og evaluere vinstar. Her fastsett ein også kor ofte ein vinst skal målast og kven som har ansvar for oppfølginga. Steg 2: Evaluer om forventa resultat frå prosjektet er nådd Vinstar vil naturleg nok berre bli realiserte dersom prosjektet i seg sjølv blir realisert. Grad av utnytting av ehandel heng saman med størrelse på vinstar som tas ut.

4. Steg 1: Velje ut vinstar I tabell 1 vinstmeny på neste side finn du ein ikkje uttømmande meny over vinstar som innføring av elektronisk handel vil kunne gi, i alt 13 vinstar og 26 tilhøyrande verknader (ein vinst vil kunne ha fleire verknader). For å få greie på om ein har fått realisert ein vinst, må ein ha ein resultatindikator som fortel noko om dette. Ein resultatindikator kan fortelle om ein har fått ein vinst eller ikkje, og ein måler han opp mot eit ønska nivå. For kvar vinst med tilhøyrande verknader er det i tabell 1 sett opp eit forslag til ein resultatindikator. Vidare finn du også forslag i tabell 1 til korleis og kor ein normalt kan finne data for å måle resultatindikatoren. Kor ein kan hente ut data/rapporter vil variere frå verksemd til verksemd. Nokre vinstar kan vere vanskelegere å måle enn andre, og då spesielt dei som gir indirekte forbetringar. At vinstar er utfordrande å måle vil ikkje nødvendigvis seie at dei ikkje finst.

5. Tabell 1: vinstmeny

6. Kvar vinst frå tabell 1er vurdert opp mot innkjøpsdimensjonane i Difis anskaffingsmodell, sjå tabell 2 nedanfor. Siste kolonne og siste rad, totalscore, angir kor mange berøringspunkt vinsten har i høve til innkjøpsdimensjonane i Difis anskaffingsmodell.

7. Tabell 2: vinstar evaluert opp mot Difisanskaffingsmodell

8. Figur 1 nedanfor er ein illustrasjon av kor høg score kvar dimensjon har fått, figur 2 og 3 på dei neste sidene ein illustrasjon på kor høg score kvar vinst har fått. Figur 1: Dimensjonar ved innkjøp som blir påvirket av innføring av e-handel Figuren syner at dimensjonane ’Måling og rapportering’, ’Anskaffingsprosesser’, ’Menneske og kompetanse’ og ’Datagrunnlag’ blir mest positivt påverka ved innføring av elektronisk handel. Dimensjonen ’Direkte kostnader’ treff ikkje så mange vinstar som dei ovafor nemnde dimensjonane. Den økonomiske vinsten innanfor direkte kostnader kan derimot vere betydeleg.

9. Sidan kvar vinst er vurderte i høve til dimensjonane som beskriven i figur 1, er det også mogleg å sjå på kvar vinst isolert i høve til kor mange av dimensjonane denne påverkar, sjå figur 2 og 3. Figur 2: Direkte forbetringar, kor mange dimensjonar kvar vinst påverkar

10. Figur 3: Indirekte forbedringer, hvor mange dimensjonar hver vinst påvirker Disse to figurane syner kva for vinstar som påverkar flest dimensjonar disse er markerte med grønt.

11. Korleis velje ut vinstar? • Fokus på å forbetre innkjøpsdimensjonar med utgangspunkt i Difis anskaffingsmodell: • Eit alternativ for å velje ut vinstar er å ta utgangspunkt i resultat frå Difis sjølvevaluering og dimensjonane der verksemda har størst forbetringspotensial. Deretter vel ein ut vinstar som treffer dei aktuelle dimensjonane og vurderer om disse er aktuelle for systematisk oppfølging. • Fokus på kvar enkelt vinst: Eit anna alternativ for å velje ut vinstar er å ta stilling til lista over vinstar og vurdere for kvar vinst i kva for grad ho er aktuell for di verksemd, og deretter om han er aktuell for systematisk oppfølging. Det kan vere gunstig å velje ut dei vinstane som scorer på fleire dimensjonar. • Ein kan sjølvsagt velje ut vinstar baserte på ein kombinasjon av begge alternativa som beskriven ovanfor. • Det viktige er at kvar organisasjon sjølv vel ut dei vinstane som er formålstenlege å følgje opp.

12. Kopier dei utvalde vinstane som skal målast med tilhøyrande verknad, resultatindikator og forslag til kor data kan hentast, inn i fanen ’vinstrealiseringsplan’ • No kan ein starte planlegginga av vinstoppfølginga. • Avgjer fylgjande: • kven som er ansvarleg for målinga • korleis resultatindikator målast og kor ein finn data • kven resultatet skal rapporterast til • frekvens på målinga • kva resultatindikatoren er ved start av måling (dagens status) • tidspunkt for neste måling (definerast ut frå bestemt frekvens) • kva slags nivå ein ønskjer å nå ved neste måling • Når disse felta er utfylde er ein klar til å starte sjølve målingane.

13. Steg 2: Evaluer om forventa resultat frå prosjektet er nådd • Skal ei verksemd hente ut vinstar som følgje av elektronisk handel, krev dette at dei ansvarlege i verksemda faktisk brukar plattforma i si anskaffingsprosess. • Før ein kan måle realisering av vinstar må plattforma faktisk bli tatt i bruk. • Dersom ehandelsplattforma ikkje blir tatt i bruk, bør ein vente med å måle vinstane og sette i verk tiltak for å få auka bruken av plattforma. • Avgjer og fyll inn fylgjande i fanen ’Måling bruk av plattform’: • kven som er ansvarleg for målinga • korleis resultatindikator målast og kor ein finn data • kven resultatet skal rapporterast til • frekvens på målinga • kva resultatindikatoren er ved start av måling (dagens status) • tidspunkt for neste måling (definerast ut frå bestemt frekvens) • kva slags nivå ein ønskjer å nå ved neste måling • Når disse felta er utfylde er ein klar til å starte målingane. • Basert på målingane må ein vurdere om det er akseptabelt å forvente vinstar, dvs at ehandelsplattforma blir utnytta i høve til forventa bruk.