Elektronisk saksbehandling – løsninger og erfaringer.

1. Elektronisk saksbehandling – løsninger og erfaringer. • AGENDA: • Kort om StatoilElektronisk saksbehandling - hva er det? • Elektronisk saksbehandling - Historikk i StatoilNytteverdien ved å bruke ElektroniskSaksOPpfølging • Utfordringer • Ønsket resultat • Hvordan? • Hva er gevinsten?

2. Kort om Statoil • Etablert i 1972 • Statoil har virksomhet i 22 land verden over. • Statoil er den største operatøren på norsk sokkel. • Ledende innen salg av bensin og oljeprodukter i Skandinavia • Planlagt børsnotering 18. Juni 2001 • Børsverdien estimert til mellom 145 og 166 milliarder kroner • Hovedkontor på Forus ved Stavanger.

3. Elektronisk saksbehandling;

4. Saksbehandling • En prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og som leder fram til en leveranse. • Prosessen kan være fastlagt på forhånd eller improvisert. • Prosessen forutsetter føringer for ressursbruk og avtalte forventninger til leveranseresultat og -kvalitet. • Saksbehandling er også å søke etter, behandle informasjon og fakta, bruke lover og regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder, og å treffe beslutninger. • Leverane fra en saksbehandlingsprosess kan være et forslag, en utredning eller et grunnlag for beslutning, og er enten et sluttprodukt eller input til ny saksbehandling.

5. Saksbehandling • En saksbehandler søker etter, bruker og produserer informasjon. • I informasjonsprosessen er det behov for informasjon om: • Leveranse (sluttproduktet av saksbehandlingen) • Sak (omfang, tilgjengelige ressurser • Andres arbeid • Eget arbeid

6. Elektronisk SaksOPpfølging - ESOP • 1. Versjon av ESOP innført i 1994Egenutviklet applikasjon basert på Lotus Notes • All saksinformasjon samlet i en elektronisk saksmappe: • En 'ESOP-sak' består av: • sakstittel og saksnummer • saksansvarlig • sakens tidsfrist • dokumenter/informasjon som angår hele saken • oppgaver • oppgaveansvarlige • oppgavefrister • dokumenter/informasjon som angår oppgavene

7. Historikk • 1996 - ESOP versjon 2, både norsk og engelsk versjon • 06.09.96 Samarbeidsavtale m/IBM om markedsføring og videreutvikling • Forprosjekt for implementering av ny versjon av ESOP/Elak i form av Sarepta Arena / - Arkiv høsten 1997 • 1999 oppheves avtalen mellom IBM og Statoil vedr Sarepta. Statoil tar tilbake eierskap for applikasjonene. • Begge versjoner av ESOP/Elark og Sarepta Arena/Arkiv brukes i dag i utstrakt grad i Statoil.

8. Saksbehandling - moduler

9. Dokumentflyt mellom modulene • Utarbeides i Arena • evt. overføres fra postkassen • Arkiveres i Arkiv • Følges opp i Journal • Presenteres i Presentasjon • Kommentarer (til Presentasjon) mottas i Kommentar • ...og bearbeides i Arena

10. Forskjellen mellom Arena og Arkiv • Arena er enhetens verktøy for saksbehandling og oppgaveløsningSå lenge en sak er "levende" dokumenteres den her. • Arkiv er applikasjonen for lagring og gjenfinning av arkivverdig informasjon. • Når informasjonen blir statisk, dvs den endres ikke - ryddes Arena-mappen og arkiveres i Arkiv. • Mappen slettes fra Arena.

11. Bruksområde • Distribuere oppgaver og samarbeide elektronisk • Kunnskapsdeling • Produsere, dele og distribuere dokumenter • Dokumentere prosjekter og andre oppgaver • Holde oversikt over informasjonsflyten i forskjellige saker • Koordinere og distribuere informasjon i ulike prosesser

12. Arena Nytteverdi for bruker og enhet • Saksmappene er tilgjengelig fra egen skjerm • Alle dokumenter/meldinger er lagret i en saksmappe i korrekt versjon • Oversikt over egne og enhetens saker/oppgaver • Oversikt over tidsfrister og status på saker og oppgaver • Fordeling av - og oversikt over - oppgaver • Informasjonsdeling på tvers av organisatoriske og geografiske grenser - uavhengig av tid og sted

13. Ønsket resultat • Vi implementerer prosedyrer for effektiv bruk av informasjonsressursene for å øke informasjonskapasiteten; • realisere mer effektiv arbeidsflyt • redusere ressurser brukt på administrative oppgaver • refokusere på aktiviteter som øker selskapets fortjeneste • frigjøre personell fra repeterende og unødvendige oppgaver • unngå å finne opp hjulet enda en gang • spare tid og penger ved gjenbruk av informasjon • spare tid og penger i forbindelse med opplæring og støtte

14. Hvordan • Etablére arbeidsflyt og struktur for prioriterte arbeidsprosesser. • Eks. møteprosessen • Budsjett- og planprosessen • Produktuvikling / leveranser • Rapporteringsprosesser • Implementere prosedyrer for: • Hvem, hva, hvordan, når • rapportering • oppfølging • ansvar, kvalitet og service • Tilpasset opplæring og etablering av støtteapparat (superbrukere)

15. Hvorfor samhandling? • Mindre arbeid gjøres av enkeltpersoner - mer av lag • Slutt på informasjonsproteksjonismenErfaring skal følge Statoil - ikke enkeltpersoner • Fokus flyttes fra IT-verktøy til arbeidsprosesser • Sarepta skal støtte arbeidsprosessene, ikke motsatt • Beslutningsgrunnlaget skal styrkes • oversikt over aktiviteter og aksjoner • klare ansvarsforhold • Finne fram i informasjonskaoset

16. Hva er gevinsten? • Et informasjonssystem som er strukturert for å støtte oppgavene. • En "standardisert" måte å utføre på • enklere å finne frem • enklere å følge opp • enklere å rapportere • enklere å samarbeide • Informasjon på ett sted - tilgjengelig hvor-som-helst i Statoil sitt datanett • Kommunikasjon i systemet - ikke bare gjennom e-post • Et system som er strukturert slik at våre kunder kan finne informasjon om status på sine leveranser.

17. Mulige gevinster • Redusert tid til søking etter informasjon • 10 min pr. person pr dag • Pris pr. time-> NOK 700,- • = NOK 28 000 pr. person pr. år • Bedre beslutningsgrunnlag • informasjon vil finnes der en forventer å finne den • Bedre muligheter for koordinering av samarbeid • Mindre behov for reising

18. Utstrakt bruk – de fleste medarbeidere på land bruker Sarepta Arena vs Arkiv Mangler en modul for erfaringsinformasjon Statoil ønsker å bruke standard løsninger og verktøy, Sarepta er egenutviklet. Fremtidens samarbeidsløsninger på web – Sarepta er konkurranseutsatt Ønskelig med mer automatikk i informasjonsflyt og - forvaltning Automatisk ”datafangst” Automatisk sletting Automatisk overføring til off-line medium Muligheter for å knytte informasjonsobjektene tettere til arbeidsprosessen Gjenfinning og gjenbruk på tvers av systemer og informasjons-containere ”Strømlinjeforme” publisering-sprosessen Økt fokus på informasjonskvalitet Status og utfordringene fremover

19. Akkurat nå ….. • Konvertering av dokumenter og informasjon fra gammel til ny plattform. • Kvalitetsgjennomgang elektroniske arkiver. • Implementere anbefalt løsning for langtidslagring av elektroniske informasjonsobjekter. • Strategi for Content Management.