Project Charter

1. Project Charter Padatahapawalterbentuknyaproyek, kitamemerlukanapa yang dikenalsebagaiproject charter. Iniadalahsuatulandasansertadefinisi formal bagisebuahproyek. Project charterberisielemen-elemen yang unik yang hanyaberlakudalamsebuahproyek.

2. Project Charter • Adapunelemen-elemenituadalah: • Namaproyekresmi; • Sponsor buatproyekdankontakinformasi; • Manager proyekdankontakinformasi; • Goal (tujuan) proyek; • Penjelasanasal-muasalproyek; • Hasilakhir Deliverablesdarifase-fasedalamproyek; • Strategi global dalampelaksanaanproyek; • Perhitunganwaktukasar; • Saranadanprasaranasertasumberdayaproyek, biaya (kasar), staff, vendors / stakeholders.

3. Guna project charter Project charter inibergunauntuk: • Pendefinisianawalproyeksecarajelas; • Mengenaliatribut-atributsuatuproyek; • Identifikasiautoritassuatuproyek (sponsor, manajer, anggotautamatimkerja); • Perankerjaorang-orangutama yang terlibatdankontakinformasinya; • Pondasi yang menopangjalannyaproyek (batasanawaldarivisidanmisiproyek).

4. Project Charter Sebuahproyek charter akanmenumbuhkan: • Sense of responsibility/tanggungjawab (manajer) • Sense of teamwork/kerjasama (timkerja) • Sense of ownership/kepemikikan (sponsor) • Setelah project charter terbentuk, akandilanjutkandengan feasibility plan danrisetterhadapproyek. Melaluirisetiniakandiestimasikanapakahsebuahproyekdapatdijalanankansesuaipendanaandanwaktu yang ditetapkan.

5. Proyekfase • Sebuahproyekdibagikedalamfase-fasedansetiapfasemenghasilkansuatubentukhasilnyatatertentu yang dapatdigunakanpadafase-faseberikutnya. • Setiapfaseditandaidenganselesainyasatuataulebihdeliverables. Sebuahdeliverable: dapatdilihatdandinilaisertadiverifikasikan, contoh: hasilstudikelayakan, desainsisteminformasi, ataupun software prototip yang dapatdigunakan. Proyekfaseinipentinguntukmenilaiperformaproyeksampaisecarakeseluruhandantahappenentuanuntukkelanjutankefaseberikutnya.

6. Siklushidupproyek (Project life cycles) • Siklushidupproyekmenggambarkanfase-fase global dalamsebuahproyek. Siklushidupproyekdigunakanuntuk: • Menentukanawaldanakhirdarisebuahproyek. • Menentukankapanstudikelayakandilakukan. • Menentukantindakan-tindakantransisi. • Menentukanpekerjaanteknisapa yang harusdilakukanpadasetiapfasenya

7. Contohgambaransiklushidupproyek:

8. Siklushidupproyek (Project life cycles) • Sebuahsiklushidupproyek, memilikisifat-sifatumumsepertidibawahini: • Biayadanpengalokasian SDMrendahpadaawalproyek, tinggipadasaateksekusidanturunperlahanhinggaakhirproyek. • Kemungkinanmenyelesaikanproyekterendah (risikodanketidakpastianterbesar) padaawalproyekdankemungkinansuksessemakinbesarpadatahap-tahapselanjutnya. • Penanam modal (pemberi order) sangatberpengaruhpadaawalproyekdalamhalmenentukanscope, biayadandeliverables. Disebabkan: seiringperjalananproyekbanyakhal-haltakterduga, perubahan-perubahan, danperbaikan.

9. StudiKasus Project Charter • Di bawahinidiberikansebuahkasustentangpengembangandanpembangunansebuahjaringankomputer. Dari kasustersebutakandibuatsebuah project charter sebagailangkahawalpelaksanaanproyek. • KASUS: Upgrade JaringanKomputer • Jaringankomputersebuahperusahaan (contoh: Universitas Kristen Maranatha) terdiridari 380 PC memakai OS win/95; 11 server win/NT; dan 5 server Novell NetWare; • Manajemenperusahaanmemutuskanuntukmeng-upgrade OS semua PC menjadi Win XP, dansemua server, termasuk server NetWare, menggunakan Win 2000 Server.

10. StudiKasus Project Charter • Namaproyek: upgrade sistemoperasimenuju Win XP dan Win server 2000 dalamlingkungan UKM. • Sponsor proyek: rektor UKM, CISCO Networking. • Manajerproyek: kepala NOC. • Tim kerjaproyek: network operation center. • Tujuanproyek: Semua OS PC akandi-upgrade ke Win XP padaakhirtahun (20 Des 2003) ini. Semua server akandi-upgrade ke Win 2000 server padaakhirtahundepan (20 Des 2004).

11. StudiKasus Project Charter • Kasusbisnis: • win 95 telahdigunakanselama 5 tahunterakhirinidalammengelolabisnisperusahaan. • Namunsaatinitelahadaprodukbaru yang memilikikemampuanjauhlebihbaik: Win XP. • Pekerjaanakanlebihproduktif, terkendali, aman, danlebihuser-friendly. • Berorientasiteknologibaruspt: jaringan infrared, danteknologiweb-based dalammenunjanginformasidiperusahaan. • Menggantikan server yang adadenganmulti-processors server yang ditunjangolehteknologi win 2000 adv. server. • Win 2000 Adv. Server membantu user dalammenemukansumberdayadalamjaringankomputerperusahaan, meningkatkankinerjajaringan, danpengamanan yang memadai.

12. StudiKasus Project Charter • Hasilproyek yang akandicapai: • Instalasi Win XP padasetiap PC • Instalasi Win 2000 padasetiap server yang ada. • Seluruhinstalasiakanselesaipada 20 Des 2004.

13. StudiKasus Project Charter • Penjadwalankasar: • Jun: • start test metodepengembangan, menginventarisariapplikasisetiappemakai PC, menulisscriptsuntukprosespemindahanapplikasinantinya. • Agust: • memulaipenggantian (100 user). Mencoba, mendokumentasikan problem danpemecahannya. Mulaidesain Win 2000 Server. • Okt: • Mulaipelatihan Win XP bagicalon user. • Sementaraitu Win XP mulaidiinstalasipada PC mereka. • Mengecekmasalah-masalah yang mungkinada, dan helpdesk (support) bagi user. • Pengetesantiga server dengan Win 2000. • Des: • Penyelesaianinstalasi Win XP. • Mulaimenginstalasi Win 2000 Server danmembanguninfrastrukturnya (utk server-server yang baru) daninventarisasi problem sertapenyelesaian. • Instalasiuntuk server lainnyadimulai. • Pembangunan infrastrukturdiperkirakanmemakanwaktusatutahun. 20 Des 2004 keseluruhanproyekselesai.

14. StudiKasus Project Charter • Sumberdayaproyek: • Perkiraanbiaya: Rp. 800 juta. (termasukbiaya software baru, XP, win 2000, lisensi, konsultan, pelatihan). • Laboratoriumpengetesanakandibookingpenuhselama 5 bulan. • Konsultansidari CISCO Networking Consultancy.

15. Feasibility Plan • Pendahuluan • Padababterdahulutelahdijelaskanbahwapadaawalproyek, seorangmanajerproyekwajibmembuat project charter sebagai basis dariproyekkeseluruhan. Namun project charter initidakcukupkarenadidalamnyahanyaterdapatanggapan-anggapan (terutamamengenaiwaktudanbiayaproyek) secaraumum, tanpaadanyapenelitianapakahmemanganggapanitudapatdijalankan.

16. Feasibility Plan • Untukmembanturealisasidariproyek, makapadaawalproyek (setelah project charter terbentuk) dibutuhkanadanyariset yang hasilnyadituangkandalamsebuahfeasibility plan,yaitusebuahrencanaproyek yang masukakaldan paling mungkinuntukdijalankan.

17. Feasibility Plan • Dalam project charter sebuah order terkadangmasihterdefinisisecaraabstrak (tidakjelas) sehinggahasilakhirproyek yang diharapkanjugamasihterkesanabstrak. Misalnyasipemberi order hanyamenyebutkan: jaringankomputerdirasakanterasasangatlambat, cobagantikandengansesuatu yang barudancepat. Kadangkalasebenarnyakitatidakperlumenggantiseluruhjaringankomputer yang ada, tapimisalnyacukupdenganmenggantikapasitasbandwithkabelnyasajaataumengganti switch yang mulairusak. Solusi yang adatidakharusmencariataumembeli yang barutapimisalnyacukupmemperbaiki yang sudahada.

18. Feasibility Plan • Untukmenilaiapakahtugasdaripemberi order harusdibuatkeseluruhandarimulainolatauhanyamembuatsebagianataubahkanhanyamemperbaikiapa yang sudahada, diperlukansuatupenelitian (riset) terhadap order tersebut.

19. Risetproyek • Langkah-langkahapasaja yang dibutuhkanuntukmengadakanrisetterhadapproyek? • Memulaidenganrisetterhadapproyekitusendiri (purpose statement). • Langkah-langkah: • Membuatdaftarpertanyaanuntukmemperjelaskeinginanpemberi order (tujuanriset). • Menyusuninformasiapasaja yang dibutuhkan (resources), spt: • melaluiinformasidariproyeksejenissebelumnya, • buku, internet, brosur-brosurdariIT vendors, • wawancaradengan client/pemberi order. • Mendelegasikantugas-tugaspenelitian (seseorangtidakmungkinmelakukansemuasecarasendirisaja). Pertolongantimkerjasangatdibutuhkan. Seorangmanajerproyekbetapunhebatnyamemilikiketerbatasan. Buatpembagianriset yang akandilakukankemudianbagikankepadaanggotatimkerja.

20. Risetproyek • Mulaibekerja.Mulaidenganmembaca, mengevaluasidanmencatatpenemuan-penemuandalamriset. Dokumentasisitus Internet dapatdilakukandengancaramem-bookmarkshalaman Internet yang menjadisumberinformasi. Catatlahbuku-bukudanmajalahsertaartikel yang dapatmemberikaninformasidaninspirasidanjanganlupauntukmencatatjugahalaman yang diacu. • Merangkumkanhasilrisetdaninformasi yang diperolehdalamcatatan yang terstruktur. Iniadalah basis dari feasibility plan yang akandisusun. • Mengorganisasikandokumen-dokumenhasilriset. • Mengadakanpenelaahanulang (review) denganpemberi order untukmendapatmasukan (feed-back) tentangapa yang dimaksudapakahsudahsesuaidengankeinginan. Dan bilamasihkekuranganinformasilakukanlagirisetsesuaitakaran.

21. Project Scope Management • Apa yang diperolehdari project charter danrisetmerupakanlangkahuntukmenentukanlingkup (scope) dariproyek yang akandijalankan. Apasaja yang kitabutuhkanuntukmenentukan scope darisebuahproyek?

22. Project Scope Management • Project objectives, vision, missiondangoal (tujuanproyek); • Deliverables (apa yang akandiberikanpada user padaakhirproyek); • Milestones (penandapencapaiandalamproyek); • Technical Requirements (kebutuhanteknis yang menjaminpemenuhankinerja yang dimintaolehkonsumen); • Limits, exclusionsdancontraints(batasandanpernyataanapa yang tidaktermasuk); • Reviews with customers (untukmencekapakahsudahsesuaidengan yang dimintaolehkonsumen); • Secarakeseluruhandituliskandalamsebuah: Feasibility Plan.

23. Mendefinisikanruanglingkupproyek • Project scope statementmerupakandefinisihasilakhirataumisiproyek yang dijalanidanbisamerupakanprodukatauservisuntukkonsumen / klien. Tujuannyaadalah agar apa yang akandiberikansebagaihasildariproyekpadapenggunaakhirmenjadijelasdan agar pelaksanaanproyekdapatlebihfokuskepadatujuan.

24. Menciptakan feasibility plan • Feasibility plan adalahsuatudokumen yang dihasilkandaririsetterhadapproyekdansebagaiacuanuntuklangkahimplementasiproyek. Dengan feasibility plan validitasdanruanglingkupproyek, secarakeseluruhanatausebagian, dapatdinilai. Penilaianproyekiniakandipresentasikankepadapengguna, pemberi order dan/atautimmanajemenatas. Perludicatatjugabahwasetiapproyek IT tidakhanyamengandalkanteknologi yang digunakantetapiharusmampumemberikannilailebihkepadaperusahaan, penggunaataupunpemberi order. Pendekkataharusmenghasilkankeuntungan (dinilaidenganuangpadasetiapinstansiatauperusahaan).

25. Prosesterbentuknya feasibility plan dapatdigambarkansebagaiberikut:

26. Dimulaidaripernyataanapa yang akandiriset, kemudianmelakukanriset, risetakanmenghasilkanpenemuandanide-idebaru, kemudianditransferkedalamaksidanimplementasiproyek.

27. Sebuah feasibility plan terdiriatasbeberapabagiansebagaiberikut: • Executive summary (rangkumanprojectobjectives and goal); • Padabagianawaldari feasibility plan harusdituliskan executive summary, yang memilikikegunaanuntukmempresentasikankepadapembacamengenaihasilpenemuanrisetdanuntukmengidentifikasikanrencana-rencanaselanjutnyadalamproyek. • Produk yang akandigunakan (teknologi yang disarankan);

28. Dalambagianinidituliskankeuntungandankeunggulandariteknologi yang telahdipilihsertaalasannyauntukdiimplementasikandalamproyek. Apabilabagianinidituliskansecarasingkatdanjelasmakasemuapihak, termasuk yang tidakmengertiteknologipunakanmengertiapa yang menjadisasarandariproyekdenganpenggunaanteknologi yang telahdipilih. • Contoh: Perbedaankualitasproduk yang dipilihdengankompetitorlainnya; support apasaja yang ditawarkanprodukterpilih; keberhasilandariperusahaan lain yang telahmengimplementasikanprodukterpilih; dsb.

29. Akibat yang akandirasakanolehpemakaiakhir; • Hal-hal yang mempengaruhijalannyaperusahaandanpenggunaakhirharusjugadituliskan, sehinggasemuapihak yang terpengaruhpadajalannyaproyekdapatmemposisikandiridanmengambillangkah-langkah yang dibutuhkan. • Contohnya: berapa lama training untuk software yang baru; berapa lama seorangpekerjakantorharusmeninggalkankantorpadasaatjaringanbarudiimplementasikan; setelahberapa lama software iniharusdi-upgrade kembali; dsb.

30. Biaya yang dibutuhkanuntukteknologi yang disarankan; • Bagianinimenerangkantentangperkiraanjumlahbiaya yang dibutuhkanuntukpelaksanaanproyeksecarakeseluruhan, dilihatdariteknologi yang telahdipilih. • Contohnya:hargapembeliansoftware;licensing; biaya training; support dari vendor atau distributor; biaya sub kontraktor; biayabulanandalamoperasionalkelak; dsb. • Dapatjugadisertakanpembahasantentang ROI (return on investment), yaituperhitungansetelahberapa lama sipemberi order atauperusahaanakanmemperolehbalik modal.

31. Rencanakerja (action) yang harusdiambil. • Dalambagianiniditerangkanlangkah-langkah yang harusditempuhdalammengimplementasikanteknologiterpilihdalamproyek. • Dapat pula dijelaskanbagaimanateknologitersebutakandiimplementasikan; sumberdayaapasaja yang dibutuhkandanmungkinsajarencanauntukmenggunakanteknologi lain dimasamendatang yang lebihcanggihdapat pula diikutsertakanpadabagianini.

32. Secara global dalamproject objectiveperludituliskan requirements, yaitutuntutanterhadapproduk yang akandihasilkan. Adabeberapabagian requirements (terutamadalamsebuahprodukperangkatlunak, dikenaldenganistilahsoftware scope requirements) yang perludianalisadandilaporkandalamrencanakelayakanproyekini, yaitu: • Functional requirements, yaituapakegunaan (input yang dibutuhkan, proses yang dibutuhkandan output yang dihasilkan) dariproduk yang akandihasilkan. Untukmendapatkan requirements yang jelasperludigunakanmetode-metodesystem analysis and design, seperti SDM (Software Design and Methodology) atau RAD (Rapid Application Development).

33. Quality requirements, yaituhal-hal yang menyangkutkualitasdarisuatuproduk, misalnyadalamsebuahpengembangan software, perludianalisawakturesponsi yang dibutuhkandalamoperasionalsebuahfungsionalitas. • Resource requirements, yaitupenjabarantentangwaktu, biayadansumberdaya yang diperlukanuntukpelaksanaanproyek. Misalnya: berapa modal yang beranidikeluarkanpihak sponsor dalammelakukanpenelitiandiawalproyek.

34. Sehinggapadaakhirdaririset, melalui feasibility plan, akanterjawabsecaratuntas: • Scopedariproyek: • Tujuanproyek (objectivesdangoal). • hasil yang akandicapai (deliverables); • batasan (limitations / constraints: biaya, jadwal, kualitas); • Technical requirements: spesifikasiproduk yang harusdicapai, peralatan yang diperlukan, carapengimplementasian, dsb; • Milestones, rencanakerja global, organisasikerja;

35. Tugas MD 5 B Carisebuahkasustentukan project Charter darikasus IT tersebut

36. Latihan 2 • Carisebuahproyek IT dariproyektersebut 1. Tentukanjenisproyektersebut 2. TentukanVisidanmisidariproyektersebut 3. Tentukan Project Charter dariproyektersebut 4. Solusiapa yang dilakukanolehmanejerproyekuntukmengatasimasalahdariproyektersebut