OR Spring 9 april 2013

1. OR Spring9 april 2013 Workshop Last call voor de werkkostenregeling ?

2. Presentatie: Marjolijn C. van Deventer, partner Advocaat Arbeidsrecht

3. Wat gaan we doen ? • Wat is de fiscale werkkostenregeling? • Welke rol kan de OR in dat verband vervullen? • Wijziging arbeidsvoorwaarden • Vragen

4. Werkkostenregeling Op basis van deze regeling kunnen werkgevers onbelast vergoedingen of andere voordelen aan werknemers verstrekken.

5. Inwerkingtreding • Ingangsdatum : 1 januari 2011 • Overgangsperiode : tot uiterlijk 1 januari 2014 • Recente ontwikkelingen : uitstel tot 1 januari 2015

6. In “oude” situatie Groot aantal vrijstellingen voor vergoedingen en overige voordelen die de werkgever onbelast aan werknemer mag verstrekken: “vrij vergoedingen” en “vrije verstrekkingen”.

7. “Vrije” vergoedingen en verstrekkingen in “oude” situatie Vergoedingen en verstrekkingen in verband met: • kosten van werknemer ten behoeve van dienstbetrekking (bijv. vakliteratuur, telefoon, internet, reiskosten) • of andere voordelen voortvloeiende uit arbeidsovereenkomst (bedrijfsuitje, kerstpakket, bedrijfsfitness, etc.)

8. “Oude” situatie • Diverse voorwaarden • Veel discussies en rechtszaken • Lastig en tijdrovend qua controle

9. Nieuwe regeling WKR Per 1 januari 2011 Beoogd: • Vereenvoudiging • Bepaald percentage van door werkgever betaalde loonsom kan onbelast worden verstrekt (“vrije ruimte”) Echter: • Ook hier aantal vrijstellingen

10. Uitgangspunten van de werkkostenregeling • Bepaling “belastbaar loon” waarover loonbelasting moet worden afgedragen • “Intermediaire kosten” beloning in natura die geen invloed hebben op hoogte belastbaar loon • Waardebepaling van voordelen die een werknemer ontvangt in de vorm van goederen (“verstrekkingen”) • Gedeelte totale loonsom dat een werkgever onbelast mag uitbetalen aan diens werknemer (“vrije ruimte”) • Vrijstellingen voor vergoedingen die naast de vrije ruimte onbelast mogen worden uitbetaald (“vrijstellingen”) • Afdracht van loonheffing (“eindheffing”) door werkgever indien blijkt dat onbelast uitbetaalde vergoedingen hoger zijn dan “vrije ruimte”

11. Eindheffing Indien totale bedrag van vergoedingen en verstrekkingen (na aftrek van vergoedingen op basis van gerichte vrijstelling) hoger is dan de “vrije ruimte” -> 80% eindheffing

12. WERKKOSTENREGELING Intermediaire kosten Totaal van vergoedingen en verstrekkingen geen loon Gerichte vrijstellingen + nihil waardering Aangewezen werk-kosten + bovenmatige gericht vrijgestelde vergoedingen Overige geen eindheffing belast loon bij werknemer onbelast Af: 1,6% fisc. loonsom * Belaste werkkosten geen eindheffing eindheffing 80% Wg onbelast bij werknemer * 2014: 2,1%

14. Voorbeeld 1,6% van € 6.000.000,00 = € 96.000,00 Vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte: Personeelsfeest € 50.000,00 Kerstpakketten € 20.000,00 Maaltijden op de werkplek (3.000) (kosten) 2,90 – (eigen bijdrage) 1,50 € 42.000,00 Totaal aangewezen vergoedingen € 112.000,00 Verschil waarover werkgever € 112.000,00 Eindheffing € 96.000,00 moet betalen (16.000 x 80%) € 16.000,00 ------------------------ € 12.800,00 eindheffing

15. Rol van Ondernemingsraad in het kader van de WKR Aanknopingspunten: • overlegrecht • initiatiefrecht • instemmingsrecht • extra toegekende bevoegdheden • informatierecht

16. Overlegrecht artikel 23 lid 2 WOR • Ruime uitleg bepaling: alle sociale, financiële, economische en organisatorische zaken die betrekking hebben op de onderneming • Biedt ruimte OR om te spreken over welke (mogelijke) gevolgen de werkkostenregeling heeft voor eigen organisatie/personeel • Overlegvergadering moet plaatsvinden binnen 2 weken nadat de OR daarom gemotiveerd heeft verzocht (artikel 23 lid 1 WOR)

17. Inschakelen deskundige artikel 16 WOR • OR kan 1 of meerdere deskundigen inschakelen • Ondersteuning fiscalist en/of arbeidsrecht jurist ?

18. Initiatiefrecht artikel 23 lid 2 WOR • Geeft OR de mogelijkheid in overlegvergadering voorstellen te doen over ondernemingsaangelegenheden • Voorstel kan zien op voorstellen samenstelling pakket aan vergoedingen, verstrekkingen of bijvoorbeeld plan van aanpak invoering WKR

19. Instemmingsrecht artikel 27 WOR • OR heeft instemmingsrecht op elk voorgenomen besluit met betrekking tot vaststelling, wijziging of intrekking van beloningssysteem of regeling (hierover straks meer)

20. Extra bevoegdheden Bijvoorbeeld: • toepasselijke CAO of • arbeidsvoorwaardenregeling of • ondernemingsovereenkomst of convenant

21. Informatierecht artikel 31 lid 1 WOR Ondernemer dient alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die de OR redelijkerwijs nodig heeft voor uitoefening van haar taken. Relevante vragen van de OR aan de ondernemer: • welke regeling omtrent vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstelling bestaan er momenteel binnen de organisatie? • op grond waarvan gelden deze: CAO, personeelsreglement, arbeidsovereenkomst, anders? • Voor welke functies of (groepen) werknemers gelden deze regelingen?

22. Wat zijn de kosten voor de organisatie, rekening houdend met huidige fiscale regels? • Wat is voor de organisatie de omvang in Euro’s van het 1,6% forfait (vrije ruimte)? • Waar vallen de huidige vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling onder: nihil waardering, gerichte vrijstelling, intermediaire kosten, vrije ruimte of geen (belast) loon? • Welke kosten zijn voor de organisatie verbonden aan de WKR-regeling en de mogelijke eindheffing van 80%?

23. Implementatie werkkostenregeling Noodzaak tot aanpassing in: • financiële administratie en organisatie • wijziging arbeidsvoorwaarden

24. Mogelijke invloed oparbeidsvoorwaarden (relatie met artikel 27 WOR)

25. Onderscheid arbeidsvoorwaarden • Onderscheid: Materiële en Immateriële arbeidsvoorwaarden • Materiële arbeidsvoorwaarden: • Primaire arbeidsvoorwaarden (loon + functie) • Secundaire arbeidsvoorwaarden (vakantiedagen, auto, etc.) • Tertiaire arbeidsvoorwaarden (scholing, studie, etc.)

26. Juridische grondslag Juridische grondslag voor wijziging arbeidsvoorwaarden: • artikel 7:613 BW: eenzijdig wijzigingsbeding • artikel 7:611 BW: goed werknemerschap • artikel 6:248 lid 2 BW: redelijkheid en billijkheid • artikel 6:258 BW: onvoorziene omstandigheden

27. Vereisten voor wijziging • Is er een zwaarwegend belang/gewijzigde omstandigheden? • Is de procedure goed gevolgd? • Is het wijzigingsvoorstel redelijk?

28. Wet op de Ondernemingsraden artikel 27 lid 1 De ondernemer behoeft de instemming van de Ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: • een regeling met betrekking tot de pensioenverzekering, een winstdelingsregeling of een spaarregeling • een arbeids-/plustijdenregeling of een vakantieregeling • een belonings- of functiewaarderingssysteem • een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid • een regeling op het gebied van aanstelling-, ontslag- of bevorderingsbeleid “… Een en ander betrekking hebbende op alle of een groep van in de onderneming werkzame personen.”

29. Wet op de Ondernemingsraden artikel 27 lid 2 “… De ondernemer legt het te nemen besluit: • schriftelijk aan de Ondernemingsraad voor • verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen van het besluit • verstrekt daarbij een overzicht van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt, voor de in de onderneming werkzame personen zal helpen.

30. Maar werknemers hebben toch ook een individuele arbeidsovereenkomst waarin de arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd? Wat is dan de waarde hiervan? • Waar het gaat om primaire arbeidsvoorwaarden: hierop ziet het instemmingsrecht van de OR niet. • Werknemers zijn slechts aan de wijziging van de (secundaire of tertiaire) arbeidsvoorwaarden zoals bedoeld in artikel 27 lid 1 WOR gebonden, indien zij zich ermee akkoord verklaren en/of zich erbij neerleggen. • Bij een aantal arbeidsvoorwaarden kan de werkgever in overleg met de OR wijzigingen doorvoeren, zonder dat de instemming van de werknemer vereist is, mits daartoe bepalingen zijn opgenomen in de CAO/Sociaal Plan (bijvoorbeeld kantonrechter Utrecht, 23 maart 2011, werknemer/FNV Bondgenoten, LJNBP 7701; Hoge Raad, 19 maart 2011, ex-VNU werknemers cs/Wegener cs, LJN BO 9570).

31. Artikel 7:613 BW Schriftelijke wijzigingsbeding in individuele arbeidsovereenkomst Hiermee heeft de werkgever zich de bevoegdheid voorbehouden: • ongeacht de omstandigheden die daartoe aanleiding geven • eenzijdig een wijziging in de arbeidsvoorwaarden aan te brengen • die niet slechts ten opzicht van individuele werknemers, maar ten opzichte van verscheidene werknemers gelden • in welk geval ter bescherming van de werknemers beperkingen worden gesteld aan de bevoegdheid dit beding toe te passen

32. Toetsingsgrond artikel 7:613 BW • Getoetst dient te worden of het belang van de werknemer naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken voor een zwaarwegend belang van werkgever. • Het feit dat de OR instemt met wijziging van de arbeidsvoorwaarden, kan duiden op een zwaarwegend belang in het kader van artikel 7:613 BW. • Geen zwaarwegend belang: wens tot harmonisatie, wens tot gelijke behandeling. • Wel zwaarwegend belang: noodzaak tot het treffen financiële maatregelen. • WKR ?

33. Artikel 7:611 BW Goed werkgeverschap/werknemerschap “Indien er geen wijzigingsbeding in de individuele arbeidsovereenkomst is opgenomen, toetst de rechter de beoordeling van een wijziging van de arbeidsvoorwaarden aan artikel 7:611 BW (goed werkgeverschap/goed werknemerschap).”

34. Toetsingsgrond artikel 7:611 BW • Getoetst dient te worden of de werkgever in de gewijzigde omstandigheden als goed werkgever aanleiding heeft kunnen vinden tot het doen van een voorstel tot wijziging, waarbij alle omstandigheden van het geval in aanmerking worden genomen. • Als daarvan sprake is, dient vervolgens te worden onderzocht of de aanvaarding van het voorstel van het door de werkgever gedane redelijke voorstel in redelijkheid van de werknemer gevergd kan worden. • Indien dat het geval is, kan de werknemer het voorstel tot wijziging niet zonder consequenties weigeren.

35. WKR-scan door werkgever • Huidige pakket van onkosten en vergoedingen toetsen aan fiscale werkkostenregeling.

36. Scan kan leiden tot: • Geen probleem: alles kan bij het oude blijven. • Bedrag aan vergoedingen/onkosten overstijgt de vrije ruimte: wellicht kunnen arbeidsvoorwaarden anders vormgegeven worden, waardoor per saldo niets verandert. • Onkostenvergoedingen overstijgen vrije ruimte: alternatief is niet mogelijk. -> daadwerkelijke wijziging arbeidsvoorwaarden

37. Rol als Ondernemingsraad • Inzage in scan: is er daadwerkelijk een probleem? • Is het mogelijk arbeidsvoorwaarden anders vorm te geven, zodat werknemers er per saldo niet op achteruit gaan? • Indien daadwerkelijk een wijziging van arbeidsvoorwaarden gezien WKR doorgang moet vinden, hoe wordt dit dan voor werknemers gecompenseerd?

38. Waarom als Ondernemingsraad überhaupt meewerken aan wijziging van de arbeidsvoorwaarden? • Omdat werkgever op basis van fiscale werkkostenregeling daadwerkelijk (waarschijnlijk) wijziging in onkosten-verstrekkingen moet doorvoeren. • Omdat van wijziging individuele werknemers niet slechter hoeven te worden. • Omdat handhaving van het huidige arbeidsvoorwaardenpakket onder de fiscale werkkostenregeling binnen het bedrijf grote financiële problemen kunnen gaan ontstaan.

39. Omdat er een overgangsregeling is c.q. op andere fronten compensatie plaatsvindt. • Geven en nemen. • Omdat wijziging alleen voor nieuwe werknemers geldt. • Omdat …

40. Nietigheid van instemmingsplichtig besluit Stemt de OR niet in met een voorgenomen besluit tot wijziging van arbeidsvoorwaarden. Dan kan de ondernemer toestemming aan de kantonrechter vragen om zijn besluit alsnog te mogen nemen. Wordt het voorgenomen besluit bedoeld in artikel 27 lid 1 WOR genomen zonder instemming van de OR of toestemming van de kantonrechter, dan is het desbetreffende besluit nietig indien de OR daar een beroep op doet.

41. Heeft u vragen ? Neem gerust contact op: Marjolijn C. van Deventer Euclideslaan 201 3584 BS Utrecht tel: 030 - 263 50 82 fax: 030 - 263 50 95 e-mail: vandeventer@vanvanriet.nl website: vanvanriet.nl

42. Het gaat om de inhoud.