TRAMITES REGULARES ESTRUCTURADOS

1. SIGOB “Gestión para la Gobernabilidad” TRE TRAMITES REGULARES ESTRUCTURADOS Características del Sistema y su implementación 1 Funcionamiento del Sistema 2 Pantallas del Sistema 3 Proceso de Racionalización 4

2. 1. Características Sustantivas • ¿ Qué es ? • El Sistema de Gestión de Trámites Regulares Estructurados TRE, responde a la • necesidad de hacer mas eficiente la atención a demandas internas o externas que • recibe la institución y que tienen las siguientes características: • El proceso con el cual se las atiende es o puede ser previsible, conocido y por tanto posible de racionalizar y estructurar para obtener una atención en menores tiempos y optimas calidades. • La cantidad de esas demandas o solicitudes en relación a este proceso son numerosas. • La calidad y rapidez del producto de respuesta a esas demandas o solicitudes tiene un positivo impacto en los ciudadano o las instituciones demandantes • El TRE se inicia con un proceso de racionalización del proceso, identificando con claridad la demanda que llega e identificando en ella todos los elementos que debe contener a los efectos de efectivamente agregar valor en el proceso, se hacen recomendación de supresión de las intermediaciones burocráticas innecesarias, la segunda parte del proceso es la implementación del sistema sobre ese proceso racionalizado • ¿Qué se desea mejorar? • Las relaciones entre la institución y sus solicitantes, sean estos ciudadanos o instituciones. • El proceso de atención a las demandas institucionales. • Los niveles de transparencia del proceso. • Los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad en las respuestas institucionales a las demandas y/o solicitudes recibidas, cuyos procesos de atención han sido racionalizados y sistematizados. • ¿Quiénes se benefician ? • El ciudadano o la institución demandantes o solicitante del servicio institucional que aloja el proceso. • La imagen institucional • El objetivo del servicio que se presta.

3. 1. Características Sustantivas Como es el proyecto que ejecuta el PNUD ? La implementación del sistema necesita el cumplimiento institucional de los requisitos anotados en este mismo documento. Este sistema se implementa mediante un método de apropiación progresiva que ha mostrado altos niveles de efectividad. El proceso de implementación consta de las siguientes fases i) Estructuración del Sistema, ii) Aplicación de la estructuración, iii) Implementación: Capacitación y acompañamiento al despegue inicial del Sistema, iv) revisión de la práctica y cierre. El PNUD-RLA pondrá a disposición de la institución en este proyecto como cooperación técnica: Documentación conceptual (Doc. 0), Guía Instrumental de Trabajo para cada puesto en el sistema (Doc. 4), Guía de administración informática (Doc. 3). Los software de soporte al sistema en redes bajo una cobertura de uso convenida en el documento del proyecto. • En el proceso de implementación, la institución con el PNUD-RLA construirá un proceso que estará testimoniado por la siguiente documentación: • Parámetros del sistema (Doc.1), • Definición de los miembros de la Red del sistema (Doc. 2), • Reunión con Ficha de Proyectos (Doc.8), • Resultados de la capacitación (Doc.5), • Fichas de monitoreo del funcionamiento inicial del sistema (Doc. 6) • La duración de la implementación se hace en un promedio de 150 días útiles. Observándose los primeros resultados a los 60 días útiles de iniciado el proceso. • Esta tarea involucra, para este periodo, aproximadamente 150 días/persona por parte del proyecto Los únicos costos del proyecto involucran el pago de estos días de trabajo

4. TRE TRAMITES REGULARES ESTRUCTURADOS Características del Sistema y su implementación 1 Funcionamiento del Sistema 2 Pantallas del Sistema 3 Proceso de Racionalización 4

5. 2. Funcionamiento del Sistema Como funciona ? Tratamiento de Insumos: 1. Racionalización: - Identificación de la demanda. - Asesoría para el establecimiento de información que permita agregar valor al proceso. Identificación y caracterización del tipo de ciudadano y/o institución demandante del servicio. 2. Instrumento: - Mecanismo Internet de ingreso de una solicitud (demanda), bajo formatos pre-establecidos que favorezca un adecuado tratamiento de la misma. - Mecanismo de visualización del estado de situación de la solicitud (recorrido). • Proceso • 1. Racionalización: • - Elaboración participativa del proceso de trabajo racionalizado con los funcionarios. • - Asesoría en la documentación del proceso para su aprobación. • - Identificación de actividades del proceso (input, acción, método, producto, tiempo, técnica). • - Identificación de mecanismos de control claves (posición, identificación de probables restricciones, etc.) • 2. Instrumento: • - Soporte al recorrido automatizado de actividad a actividad, a partir de la culminación de culminación de actividades. • - Soporte para agregar documento de realización de la actividad. • - .Soporte para identificar la antigüedad del dato en relación a estándares previamente definidos. • Productos: • Ingreso automatizado de solicitudes • Reportes on-line del estado de posición del proceso (para demandantes o solicitantes). • Reportes on-line para control de gestión por funcionarios, pasos, intervalos de tiempo, retrasos de proceso, etc.

6. TRE TRAMITES REGULARES ESTRUCTURADOS Características del Sistema y su implementación 1 Funcionamiento del Sistema 2 3 Pantallas del Sistema 4 Proceso de Racionalización

7. Primera parte - Propuestas Pantalla principal – sección de Propuestas – Agregar nueva propuesta

8. Primera parte - Propuestas Programación de una nueva propuesta de trámite

9. Primera parte - Propuestas Envío de nueva propuesta a revisión antes de ser iniciada

10. Primera parte - Propuestas Revisión de propuesta

11. Primera parte - Propuestas Insertar propuesta desde una correspondencia existente

12. Segunda parte – Trámites en gestión Pantalla Principal – Sección de Trámites en Gestión

13. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – recién iniciado

14. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – Correspondencia asociada

15. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – MIA Asociado

16. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – Clasificadores Asociados

17. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – Documento de Base

18. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – Documentos Anexos

19. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – Carta Gantt

20. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – Diagrama de Flujo

21. Segunda parte – Trámites en gestión Trámite en gestión – Bitácora de Gestión

22. Tercera parte - Actividades Actividad en ejecución

23. Tercera parte - Actividades Actividad en ejecución – Problemas

24. Tercera parte - Actividades Actividad en ejecución – Reporte de Problemas

25. Tercera parte - Actividades Actividad terminada – Bitácora de Gestión

26. Tercera parte - Actividades Actividad Normal – Pidiendo Aprobación

27. Tercera parte - Actividades Actividad en espera

28. Tercera parte - Actividades Revisando Actividad en espera de aprobación

29. Tercera parte - Actividades Actividad de Decisión - Pidiendo aprobación

30. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites - Características

31. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites - Gestión

32. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites - Actividades

33. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites - Originador

34. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites - Clasificadores

35. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites – MIA Asociado

36. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites – Correspondencia

37. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Trámites – Resultados búsqueda

38. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Actividades – Gestión

39. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Actividades – Responsable

40. Cuarta parte – Control de Trámites Control de Actividades – Problemas

41. Quinta parte – Control de Actividades Control de Actividades – Resultados búsqueda

42. Sexta parte – Archivo de Trámites Pantalla Principal – Listado de últimos 50 trámites finalizados

43. Sexta parte – Archivo de Trámites Control de Archivo de Trámites

44. TRE TRAMITES REGULARES ESTRUCTURADOS Características del Sistema y su implementación 1 Funcionamiento del Sistema 2 Pantallas del Sistema 3 Proceso de Racionalización 4

45. 1 Antecedentes 2 Criterios de Racionalización de Procesos 3 Plan de Acción para la Racionalización

46. Un Proceso de Trabajo es una secuencia de actividades recurrentes que genera un resultado o servicio definido que debe atender directa o indirectamente las necesidades de los ámbitos interesados Estrategia Planificación Control Operaciones ¿Qué es un Proceso? Proceso de Trabajo • Un Proceso de Trabajo: • Es inter-funcional, intra-organizacional, es decir que tiene actividades horizontales, verticales y a lo largo de la Institución. • Tiene impacto (resultado) directo o indirecto sobre, al menos, un ámbito organizativo o funcionario. • Genera interacción entre actividades que lo conforman. • Un proceso se debe poder aislar de los otros procesos. • Para cada actividad del proceso se identifica un responsable, un valor agregado y un plazo de duración. • Hay un ámbito responsable del proceso. Atraviesa Responsabilidades Ministro Secretaria Executiva Secretaría de Planejamiento e investimento estratégico Atraviesa Areas Funcionales

47. Para relevar los procesos existentes se desarrollaron las siguientes actividades. PROCESOS DE TRABAJO Antecedentes - Procesos definidos en Etapa I Resultados a lograr para cada proceso a relevar Entrevista Funcionarios Responsables Identificación de los Procesos • Determinar su objetivo • Reconocer ámbito responsable y los Involucrados • Establecer otros procesos articulados • Identificar la Base reglamentaria • Diseñar diagrama de Flujo • Descripción textual de sus actividades en orden secuencial • Determinación de tiempos y restricciones Establecer las actividades de cada Proceso Determinar las secuencias de actividades de cada Proceso Identificación de los formatos y normas

48. 1 Antecedentes 2 Criterios de Racionalización 3 Plan de Acción para la Racionalización

49. La racionalización de los procesos tiene como objetivo el que se desarrollen con mayores niveles de eficiencia y eficacia Criterios de Racionalización Premisas Evaluación Elementos a modificar Resultados • La ejecución de sus • actividades deben estar • dentro del plazo óptimo • para su concreción • Que cumpla con los • objetivos previstos • insumiendo la menor • cantidad de recursos • Produzcan la información • necesaria para los • diversos niveles de • organización • Detectar acciones o • actividades duplicadas o • no necesarias. • Identificar controles • duplicados • Reconocer datos • descoordinados • Reconocer tiempos de • ejecución de actividades • Identificar responsabilida- • des de ejecución diluidas • Secuencia de actividades • que lo integran • Eliminar actividades • que no generan ningún • valor agregado • Forma de ejecución de • tareas que se realizan • en una actividad • Creación de nuevas • actividades necesarias • para mejorar su calidad • Que aporte el producto • esperado • Que aporten información • sustantiva a los diferentes • niveles. • Que registren, elaboren o • conserven información en • relación a las decisiones • tomadas. • Que transmitan las deci- • siones tomadas a aquellos • que las deben ejecutar. • Que cubran las necesida- • des de control

50. 1 Antecedentes 2 Criterios de Racionalización 3 Plan de Acción para la Implementación