Presentation ramavtal HVB – barn och unga 2013

1. Presentation ramavtalHVB – barn och unga 2013

2. Övergripande information om upphandlingen

3. Arbetets omfattning • 61 kommuner • Projektdeltagare • SKI – Frida Skårner, Jenny Åberg mfl. • 2 sakkunniga konsulter • Avtalsgrupp ca 50 personer • Konsult avtalsdatabas • 3 månaders arbete med FFU • 8 månaders utvärderingsarbete (ca 1800 timmar) • Kvalificering, utvärdering, förhandling • 184 verksamheter på ramavtalet

4. Fokus på kvalitet • Metoder, Säkerställa att metoden inte är en skadlig metod, ex Teckenekonomi. • HUR arbetar verksamheterna • Bemanning i förhållande till tid, målgrupp kontra pris • Försäkring • Konsulter med lång erfarenhet inom området (FFU, utvärdering, förtydligande och förhandling). • Avtalsgrupp

5. Fokus på kvalitet • Obligatoriska krav: • Säkerhet, hälsa, individens delaktighet i vården. • Utvärderingskriterier: • Fokuserade på Socialstyrelsens rekommendationer på struktur, process och resultatinriktade kriterier. • Tyngdpunkten lades vid områden som framhållits som förbättringsområden inom forskning och erfarenheter från tidigare avtal SKI samordnat för Kommunförbundet Skåne. • Förskole- och skolfrågor/annan sysselsättning. • Behandlingsinsatser lades stor tyngdpunkt vid uppstart och avslut av insats. • Verksamhetsutvärdering och resultatredovisning fram”.

6. Genomgång av ramavtal

7. Ramavtalsgenomgång Omfattning • 02 Behandlingsplacering HVB- Barn och unga O- 17 år • 03 Utredningsplacering HVB- Barn och unga O- 17 år • 04 Akutplacering HVB- Barn och unga O- 17 år • 05 Behandlingsplacering HVB- Personer 18-24 år • 06 Utredningsplacering HVB- Personer 18- 24 år • 07 Akutplacering HVB- Personer 18-24 år • Syfte: Tillgodose deltagande kommuners huvudsakliga behov av externa placeringar. • Avtal tecknas verksamhet för verksamhet.

8. Ramavtalsgenomgång • Samtliga 61 kommuner kan placera på samtliga 184 verksamheter. • Samtliga 61 kommuner är förbundna att använda ramavtalen vid placering av den målgrupp som omfattas av ramavtalet.

9. Ramavtalsgenomgång Upphandlingen omfattar inte placeringar som uppfyller samtliga av följande kriterier: • arbetar med en särskilt vårdtung målgrupp och • med en problematik som inte enbart beror på social problematik och • har en bemanning som är en personal per placerad person (1/1). Omfattar inte heller: • Abonnemang på vårdplatser eller entreprenader. • Boende som inte är en behandlingsinsats. • Substitutionsbehandling. • Omförhandling av befintliga placeringsavtal

10. Ramavtalsgenomgång • Vårdgivaren är bunden till kommersiella villkor FFU och sitt anbud. • Ex Angiven bemanning ska bibehållas under avtalsperioden. • Tillåtet med vissa förändringar • Sökbegrepp för urval till exempel vid ändrat tillstånd eller en förfining av målgrupper. • Förändringar måste alltid skickas och godkännas av SKI.

11. Ramavtalsgenomgång Avropsordning • Placeringar kommer i första hand att ske enligt rangordningen per delområde. Kan dock ske på annat sätt beroende på den placerande kommunens handläggares bedömning i samråd med den enskilde gällande individens behov. • verksamhetens inriktning, målgrupp, hem som tar emot endast män/pojkar, endast kvinnor/flickor, både män/pojkar och kvinnor/flickor, geografisk belägenhet. Avtalsdatabas som verktyg vid placering • Kommunerna har tillgång till en avtalsdatabas för urval som är särskilt anpassad efter avropsförfarandet i denna upphandling.

12. Ramavtalsgenomgång- Så fungerar rangordningen 4 1 2 3 Rangordning totalt per delområde: Rang 1 Rang 2 Rang 3 Rang 4 Rang 5 Rang 6 Rang 7 Rang 8 Rang 9 Rang 10 osv 02 Rang efter urvalssökning utifrån individens behov 2 4 7 8 9 • Gå till nummer 1 i rangordning först om boendet passar individen, teckna placeringsavtal. • Om boendet ex: • inte passar individen, • inte har plats • Inte tar emot • …gå till nummer 2 osv Gör urval Ex: +Delområde 02 + Psykosocial problematik + Uppsala

13. Ramavtalsgenomgång Villkor vid placering • Placeringsavtalens villkor ska överensstämma med villkoren i avtalet. Villkor som inte är preciserade i ramavtalet kan preciseras i placeringsavtalet. • Nuvarande placeringsavtal löper ut men övergår inte på de nya ramavtalen per automatik • Kommunerna kommer under eftermiddagen att utforma en mall för placeringsavtal.

14. Ramavtalsgenomgång Rapporterings- och informationsskyldighet • Vårdgivaren ska hålla handläggaren underrättad om förhållanden som är av betydelse för uppdraget. Vårdgivaren ska omedelbart underrätta uppdragsgivaren om missförhållanden som kan hänföras eller kopplas till personal och som kan påverka uppdraget. • Vårdgivaren ska omedelbart underrätta uppdragsgivaren om den placerade återfaller i missbruk, kriminalitet eller annat socialt nedbrytande beteende eller avviker. • Vårdgivare ska fortlöpande informera SKI och deltagande kommuner om förändringar i verksamheten, som t ex kontaktuppgifter.

15. Ramavtalsgenomgång Döljning i avtalsdatabasen • Om vårdgivaren inte uppfyller de krav som ställts i förfrågnings-underlaget under ramavtalsperioden kommer uppgifter om denne som finns tillgänglig i avtalsdatabaser och verktyg för handläggare vid placering för deltagande kommuner att döljas tills dess att rättelse har gjorts. • Om vårdgivaren inte uppfyller de krav som ställts i upphandlingen efter anmodan om rättelse finns grund för hävning av avtalet.

16. Ramavtalsgenomgång • Priset är fast de första två åren. • Därefter kan prisjustering ske årligen med 80 % av OPI (Omsorgsprisindex*) och 20 % av den årliga förändringen av preliminära konsumentprisindex (KPI). Basmånad är juni 2013. • Anmälan om prisjustering görs till SKI. Begäran om prisjustering ska ske till SKI senast den 31 oktober året innan prisjusteringen ska börja gälla. Om detta ej sker gäller det tidigare avtalade priset ytterligare ett år. • SKI beräknar eventuell prisjustering och meddelar anbudsgivaren. Anbudsgivaren är skyldig att utan rätt till omförhandling av avtalet, godta normala verksamhetsförändringar inom den kommunala verksamheten. I det fall då överenskommelse om justerade priser inte kan träffas av parterna, gäller senast avtalade priser till dess ny överenskommelse träffats. Under eventuell uppsägningstid gäller den senast träffade prisöverenskommelsen.

17. Ramavtalsgenomgång • Prisjustering och placeringsavtal • Priserna i placeringsavtalet gäller under hela placeringsavtalets giltighetstid. Anpassning till eventuellt genomförd prisjustering görs i samband med förlängning av placeringsavtal och då nytt placeringsavtal tecknas.

18. Nytta med ramavtalet för kommunerna

19. Nytta för kommunen • Ramavtalet ger möjlighet att hitta det bästa boendet utifrån individens behov. • Avropsmodell • Avtalsdatabas som verktyg för placering innehållande mycket information om verksamheterna. • 1 upphandling istället för 61 separata upphandlingar • Samordning av uppföljning

20. Avtalsdatabas- stöd för bästa avrop

21. Avtalsdatabas • Framtagen av SKI – verktyg vid placering för de deltagande kommunerna särskilt anpassad utifrån ramavtalens avropsmodell. • Information om verksamheterna på ramavtalet finns också i andra databaser ex SiL eller nationella HVB registret. • Frivilligt för kommunerna att använda avtalsdatabasen • Excelbaserad avtalsdatabas med urvalsfunktion. • Efter urval presenteras de verksamheter som matchar sökningen i en lista. Listan är sorterad efter det ekonomisk mest fördelaktiga anbudet. Välj nr 1 först.

22. Lansering av databas och ramavtal och uppdatering av data • SKI utbildar en kontaktperson per kommun om ramavtal och databas • SKI tillhandahåller databas och instruktioner till kommunerna. • Kommunerna ansvarar själva för att ramavtalen och avtalsdatabasen används internt i kommunen. • Leverantören ansvarar för att lämna information till SKI om förändringar i verksamheten som påverkar informationen i avtalsdatabasen.

23. Publicering av ramavtal och anbud • För att inte begränsa kommunernas möjlighet att använda det verktyg som passar dem bäst förbehåller sig SKI rätten att offentliggöra viss information även på andra ställen såsom Skandinavisk Sjukvårdsinformation eller HVB-Guiden.

24. Att komma igång • Krävs MS Excel och MS Word installerat på alla datorer. • Hämta och spara hem excelfilen från SKIs webbsida.

25. SKI administrerar följande • Tar emot anmälan av förändringar från vårdgivare via e-post. • Uppdaterar databasen • Lägger ut uppdaterad version av databasen den 25:e varje månad på SKIs hemsida. • Har möjlighet att på sikt redigera all information i databasen.

26. Avtalsdatabas

27. Mallar till stöd för placering och uppföljning

28. Mallar • Önskemål om gemensamma mallar från kommunerna. • Placeringsavtalsmall • Uppföljningsmall • SKI har samordnat kommunernas framtagande av mallar. • Deltagande kommuner äger mallarna. • SKI gör mallar för placeringsavtal och uppföljningsmall tillgängliga på SKI:s hemsida.

29. Uppföljning ramavtal

30. Ramavtalsuppföljning - Principer • Ramavtal - SKI • Administration och uppföljning av kommersiella krav • Uppföljning av ställda krav i ramavtalet • Ramavtal – Kommunen • Kommunen ansvarar enligt SoL för uppföljningen av de placeringar som gör och äger därför ramavtalet • Uppföljning av ställda krav i ramavtalet • Placeringar – kommunen – Ej ramavtalsuppföljning • Uppföljning av placeringsavtal, den individuella placeringen • kommunens ansvar. • IVO – lagar och regler – Ej ramavtalsuppföljning

31. Ramavtalsuppföljning • SKIs ansvar • kommersiella avtalsförvaltningen, vilket bl.a. innebär efterannonsering, leverantörskontroll av ekonomisk stabilitet, skatter och sociala avgifter samt bevakning av tillstånd, avtalsförlängningar, indexregleringar, tolkning av ramavtalet och stöd vid eventuella tvister.

32. Ramavtalsuppföljning • Kommunens ansvar • Kommunen ansvarar för placeringsanalys och uppföljning av HVB-hemmens verksamhet, såsom behandlingsinnehåll, metoder, personal och rutiner samt andra krav i ramavtalet som är kopplade till den tjänst som utförs.

33. Ramavtalsuppföljning • Vårdgivarens ansvar • Medverkar i kontinuerliga uppföljningar och utvärderingsarbete som deltagande kommuner tar initiativ till. • Besvarar årliga enkäter avseende uppföljning av ställda krav i ramavtalet, exempelvis personal, beläggning, placeringsavbrott, förändringar i verksamheten osv.

34. Samordnad ramavtalsuppföljning • SKI har en viss samordningsroll i arbetet som rör kommunernas ansvarsområden • Referensgrupper/forum för diskussion om kvalitet och uppföljning under ramavtalsperioden. • SKI tillgängliggör mallar och uppföljningsresultat mellan de deltagande kommunerna. • Syfte: • Effektivisera uppföljningsarbetet utifrån det verksamhetsspecifika kraven och frigöra tid till annan uppföljning ex individuella uppföljningen.

35. Samordning - så här går det till… • Varje kommun särskilt ansvarig för uppföljning av i genomsnitt 3 verksamheter utifrån ställda krav i ramavtalet. • (Geografiskt nära, ev. beroende på storlek på kommun) • Uppföljningsansvaret för de ca 3 verksamheterna gäller under hela avtalsperioden 2+1+1 år. • Varje kommun skickar ut 1 enkät och gör 1 fysiskt besök varje år per verksamhet de har särskilt ansvar för.

36. Kommunikation och frågor om ramavtalen

37. Vem besvarar mina frågor • Rätt information om ramavtalet och de tjänster som omfattas är avgörande för hur bra vårdgivare och beställare ska uppfatta ramavtalet under hela avtalsperioden. • Frågor om ramavtalet besvaras i första hand av ansvarig kontaktperson hos kommunerna.

38. Kontakt internt Kommunen • Lista över kontaktpersoner – kommer att läggas upp på SKI:s hemsida • Kontaktpersonens uppgift är bl. a. följande: • SKI:s kontakt under ramavtalsperioden avseende informationsspridning och avtalsuppföljning. • Delta i utbildningar som arrangeras av SKI om ramavtalet och den avtalsdatabas som utformats specifikt för dessa ramavtal. • Delta på uppföljningsmöten som arrangeras av SKI. Första mötet är 6 månader efter avtalsstart och därefter en gång om året. • Ge information och svara på frågor om ramavtalen till användarna av ramavtalen internt på kommunen.

39. Kontakt SKI – Jenny Åberg • Frågor som rör ramavtalet: • tolkning av ramavtalet och stöd vid eventuella tvister, • avtalsdatabasen • SKI:s avtalsuppföljning • avtalsförlängningar, • indexregleringar, • Svårigheter att få kontakt med vårdgivare • jenny.aberg@sklkommentus.se (040-661 62 16 )

40. Info på SKI:s hemsida • All information om • Ramavtalet • Hur du använder ramavtalet • Mallar • Avtalsdatabas Hittar du på SKL Kommentus Inköpscentrals hemsida. www.sklkommentus.se