Superintendencia de Notariado y Registro

1. Superintendencia de Notariado y Registro

2. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro GESTION CAJAS MENORES SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF NACION II 2011

3. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES • CREACION CAJAS MENORES • PERFIL PRESUPUESTO GASTOS • 1 - Solicitud de CDP -Con marca Apertura caja Menor- • 2 – CDP • 3 - CREA LA CAJA MENOR (diligenciar tres pestañas: Registrar Información • Presupuestal - póliza -Registrar Información General) • 4 – EL COMPROMISO. • PERFIL CENTRAL CUENTAS POR PAGAR: Radica la Cuenta por Pagar, y la Aprueba. • PERFIL CONTABLE: Registra la Obligación. • PERFIL PAGADOR: Elabora la Orden de Pago • La Oficina solicita al Pagador Central consignar los recursos de caja menor en la cuenta creada para este fin.

4. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES • PERFIL GESTION CAJA MENOR: • Transacciones asociadas al Perfil GESTION CAJA MENOR y que son responsabilidad exclusiva del cuentadante • 1- Ingreso Apertura (Registrar, Anular • 2- Egresos (Si referencia, Anular): • Esta transacción generara el documento que contiene toda la información del gasto que se genera por la caja menor. Aquí se registrar todos los datos sobre el tercero beneficiario del gasto, los rubros de la caja menor a afectar y el valor correspondiente, el tipo de cuenta por pagar que genera ese gasto y las deducciones a aplicar a ese tercero. • Registrar un valor para el IVA. Si el usuario no requiere registrar IVA o deducciones, se deben omitir dichas acciones al momento de registrar el egreso. • En la carpeta de Deducciones seleccione el clasificador regional, el sistema propone inicialmente Bogotá D.C, pero el usuario puede seleccionar la ciudad que requiere. El sistema presenta el catálogo No Presupuestal (deducciones), la base gravable y el porcentaje aplicado de retención, el cual depende del Tipo de Cuenta por pagar que se haya seleccionado. Esto esta previamente parametrizado • El cuentadante debe realizar las retenciones a que haya lugar con base en las tablas de retenciones, de la vigencia en curso .

5. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES 3- Pagos ( Con Egreso, Anular): Registrar un Pago de un egreso de caja menor afectando el saldo en bancos de la caja menor. 4- Pagos ( Sin Egreso, Anular): Registrar un Pago sin egreso de caja menor afectando el saldo en bancos de la caja menor, con el objeto de “fondear” la caja menor incrementando el saldo en efectivo. 5- Reintegro (Registrar, Anular): Registrar un Reintegro de caja menor afectando saldo en bancos (o efectivo) y saldo por ejecutar de los ítems de la caja menor a partir de un egreso en estado Pagado. Este reintegro se genera al momento de recibir una devolución de recursos de la caja menor por concepto de gastos generados por esta. 6- Solicitud de Reembolso (Registrar Solicitud, Anular Solicitud): Registrar una Solicitud de reembolso de caja menor. Esta solicitud de reembolso se genera mensualmente cuando se hayan causado deducciones o al ya haberse gestionado el 70% del valor de uno o más rubros de la caja menor. 7- Cierre Presupuestal Caja Menor ( Registrar, Anular): Registrar un Cierre presupuestal de caja menor. Esta transacción se ejecuta una vez se termine la vigencia fiscal, de la mano con la devolución del saldo sobrante (Transacción “Pago sin egreso”) y el pago de las deducciones de los egresos a ser legalizados.

6. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES REEMBOLSO RECURSOS CAJAS MENORES Esta transacción tiene como objetivo reflejar en el aplicativo SIIF NACION II, la legalización de los gastos que gestionó en cuentadante de la Caja Menor, y provisionar nuevamente los recursos. -Esta solicitud de reembolso se genera mensualmente cuando se hayan causado deducciones o al ya haberse gestionado el 70% del valor de uno o más rubros de la caja menor. Después que el Cuentadante registra en el aplicativo la solicitud de reembolso, entrega al área responsable de la revisión los soportes de los gastos GRUPO DE CUENTAS, para que se inicie los trámites correspondientes para provisionar nuevamente los recursos a la Caja Menor. Pasos a seguir: 1. RADICAR LA CUENTA POR PAGAR PARA EL REEMBOLSO RUTA: EPG/Cuenta por pagar/Radicar/Caja Menor 2. -PERFIL: GESTION CONTABLE/ APRUEBA LA CUENTA POR PAGAR 3. -LEGALIZACION EGRESOS CAJA MENOR: PERFIL: GESTION CONTABLE RUTA : EPG/Legalizaciones/Egresos Caja Menor

7. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES 4. -SOLICITUD DE CDP DE REEMBOLSO PERFIL: GESTION PRESUPUESTO GASTOS RUTA:EPG/SOLICITUD DE CDP/CREAR/REEMBOLSO CAJA MENOR. PERFIL: GESTION PRESUPUESTO GASTOS RUTA:EPG/CDP/GASTOS/CREAR Una vez expedido el CDP para el reembolso el área responsable expide el Acto Administrativo (Resolución) para legalizar y reembolsar los gastos. Con el acto administrativo en firme se procede a: PERFIL: PRESUPUESTO GASTOS Registra el COMPROMISO PRESUPUESTAL PERFIL: CENTRAL DE CUENTAS O GESTION CONTABLE Registra y Aprueba la Cuenta por Pagar -- El tipo de Cuenta por Pagar a definir es Reembolso Caja Menor, en el campo IVA se coloca cero -0-

8. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES PERFIL CONTABLE: Registra una obligación En la carpeta de deducciones se deben registrar de forma consolidada (por tercero beneficiario de la deducción) los descuentos aplicados en los egresos de Caja Menor que soportan la solicitud de reembolso. Estos descuentos se incorporan en la obligación con el fin de que en el momento de pagar la orden de pago presupuestal, el sistema las incluya dentro del control de deducciones para que el pagador en el momento de solicitar los recursos para cancelar las retenciones aplicadas estas ya estén causadas. Realizando este proceso se evita que el cuentadante de Caja Menor consigne los recursos de los descuentos aplicados en los egresos al pagador de la Entidad para que este declare las retenciones. Al cuentadante se le gira el valor neto del reembolso. PERFIL PAGADOR: Registra una Orden de Pago y autoriza la Orden de Pago Con tipo de Pago traslado a pagaduría, seleccionando la cuenta bancaria del cuentadante de la caja menor. Una vez la orden de pago queda en estado aprobada el Pagador Central, procede a consignar los recursos a la Cuenta de la Caja Menor de la Oficina Correspondiente.

9. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES • MANEJO DEL GRAVAMEN FINANCIERO 4 X MIL • En el presupuesto asignado para la creación de las Cajas Menores se encuentra incluido el valor del gravamen FINANCIERO 4 POR MIL. Cuando se registre un egreso por compras efectuadas se debe registrar un egreso sin referencia del 4 por mil del valor de la compra con beneficiario DIAN • Registra un Pago Con Egreso, referenciando el egreso anterior, con medio de pago “Abono en cuenta”.

10. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES • PAGO DE DEDUCCIONES DE CAJA MENOR • Algunas Oficinas de Registro mediante la opción PAGO SIN EGRESO, registraron el pago de las deducciones generadas por la Caja Menor, debido a que aún no se encontraba unificado el NIT a nivel Nacional. • Teniendo en cuenta que la mayoría de las Oficinas ya tienen el NIT UNIFICADO, el Cuentadante debe identificar los registros de los PAGOS SIN EGRESO que se generaron en el sistema por deducciones y debe proceder a realizar su Anulación. • Una vez anulados estos Registros y a partir de la consignación que se realizó a la cuenta bancaria de Gastos se la SNR, para el pago de las deducciones el cuentadante debe generar la transacción de “Pago de deducciones”

11. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro CAJAS MENORES • PAGO DE DEDUCCIONES DE CAJA MENOR • El Ministerio de Hacienda y Crédito Público habilitó las tesorerías con el fin de que se puedan registrar los pagos de las deducciones. • Una vez realizados los registros de los pagos de deducciones por parte del cuentadante se procederá a realizar el siguiente procedimiento por parte del PERFIL PAGADOR . • CAUSACIÓN DE DEDUCCIONES DE CAJA MENOR • El cuentadante de Caja Menor registra en el aplicativo el Pago de deducciones de la caja menor a partir de la consignación efectuada a la cuenta Gastos de la Oficina, para el pago de las deducciones aplicadas en los egresos. A partir de la consignación mencionada se debe generar el respectivo Documento de Recaudo por Clasificar resultado de realizar el cargue de extractos correspondiente a dicho ingreso. Luego de ya haberse generado tanto el Pago de deducciones como el Documento de Recaudo por clasificar, se debe generar el Registro de la Causación de Deducciones de Caja Menor por parte del perfil Pagador (Central o Regional).

12. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro El proceso de Cargue de extractos y generación de documento de recaudo por clasificar lo realizara el NIVEL CENTRAL. Para tal fin las Oficinas de Registro que registraron el pago de deducciones por la opción Pago sin Egreso deben remitir al nivel central la siguiente información: Copia de la consignación a la cuenta gastos de la Oficina para el pago de las deducciones. Relación detallada de las deducciones Extractos Bancarios de la Cuenta Gastos

13. República de Colombia Ministerio de Justicia y del DerechoSuperintendencia de Notariado y Registro MUCHAS GRACIAS