Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA – RENDICIÓN DE CUENTAS Bogotá, marzo de 2011

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia OBJETIVO SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO • La Superintendencia de Notariado y Registro ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y Registradores de Instrumentos Públicos, atenderá la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de instrumentos Públicos y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral ( art.3 Decreto 412 de 2007) • Derecho de petición presentados por particulares en general, así como de empleados públicos de cualquier nivel(nacional, departamental, distrital y municipal) • Tutelas que se puedan originar de situaciones precedentes • Recepción de solicitudes para la creación, fusión y supresión de círculos notariales y registrales, con sus respectivas notarias y oficinas, consecu7entemente realizar estudios técnicos pertinentes • Suministrar información acerca de estadísticas, sobre algunos aspectos notariales y registrales DERECHOS CIUDADANOS QUE ATIENDE

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia Metas del Plan Estratégico Institucional y Publicidad • Las metas de plan estratégico establecidas para el 2007-2011, se refleja en el desarrollo de los siguientes focos: • Inversión y asignación de recursos financieros para el mejoramiento de la tecnología, la infraestructura física y el desarrollo organizacional • Cultura del servicio • Proactividad y articulación normativa • Sistema de información integrado para la conectividad y la gestión documental • Venta de nuevos servicios y actualización tarifaria • Mercadeo, cobertura, comunicación e imagen institucional • Mejoramiento continuo de procesos, gestión de la calidad y certificación NTCGP 1000:2009 e ISO 9001-2008 • Capacitación y profesionalización del servidor público

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia Metas Plan de Desarrollo que debe ejecutar la Entidad y Población Beneficiaria • LaSuperintendencia de Notariado y Registro, está enmarcada dentro de las siguientes políticas del Plan de Desarrollo • Desplazamiento forzado, derechos humanos y reconciliación • Ciudades amables • Registro único de predios. • Uno de los objetivos que persigue, es garantizar el derecho a la propiedad y a la información inmobiliaria • Las estrategias, adelantadas para lograr este objetivo, son: • Modernizar el servicio público registral • Registro inmobiliario para la políticas de tierras

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia Avances y Resultados en el Cumplimiento del Plan de Acción Obtenidos a la Fecha

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia INVERSIONES Y PRESUPUESTOS ASOCIADOS A LAS METAS Y RESULTADOS DE LA GESTIÓN 2010.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia Estado implementación MECI y Acciones de Mejoramiento • LOGROS • ICONTEC Certifica que el Sistema de Gestión de la Calidad de la Superintendencia de Notariado y Registro ha sido evaluado y aprobado con respecto a los requisitos especificados en: • NTCGP 1000:2004 • ISO 9001:2008 – NTC – ISO 9001:2008 • aplicable a la “Prestación del servicio registral y la orientación, inspección y vigilancia y control de la gestión notarial.” • Fecha de aprobación: junio 21 de 2010. • Se desarrollaron los tres subsistemas, los nueve componentes y los veintisiete elementos del Modelo Estándar de Control Interno, con sus correspondientes seguimientos por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión, cumpliendo con los requisitos de Ley estipulados para tal efecto.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia Situación que se encontró al inicio del periodo 2010 y proyección 2011 2.1 SISTEMATIZACIÓN OFICINAS DE REGISTRO (ORIP´S)

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GESTIÓN DOCUMENTAL Sistema de Gestión Documental • OBJETIVO • “Descentralización del servicio registral”. • Reducción de tiempos de usuarios para el tramite registral. • Recepción de documentos electrónicos firmados digitalmente desde las notarias. • Mejorar los tiempos de respuesta a los usuarios internos y externos. • Mejorar la calidad de los procesos de gestión. • Minimizar el uso de documentos físicos en las oficinas. • Aumentar el control sobre la eficiencia administrativa de los funcionarios. • Facilitar la consulta de los documentos. • Organizar los archivos de la entidad.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia Sistema de Gestión Documental Implementación SGD en 37 ORIP´s, para un cubrimiento de 6.398.481 folios de matricula

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia • Sistema de Gestión Documental • Estadísticas de Folios Digitalizados a Febrero del 2010

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia 2.3 IMPLEMENTACIÓN PROYECTO VUR • En procura de facilitar, agilizar y reducir los trámites de registro de la propiedad inmueble se montó el programa de la Ventanilla única de registro que tiene dos fases: la básica y la óptima. • LOGROS • El 64% de las Notarías de Bogotá a la fecha hacen parte del modelo de servicio VUR. • Se han otorgado 4.395 escrituras bajo los estándares del modelo VUR y realizado un total de 43.346 consultas, Todo ello, sin promoción masiva, solo in situ. • Se logró la firma del Convenio para inicio del proceso de réplica en la ciudad de Barranquilla en diciembre de 2009. En el presente año, esta ciudad tendrá el modelo de Fase Básica en operación en el 100% de las Notarías. • Se ha habilitado el portal Nacional del Registro inmueble que permite la interacción on-line gratuita y transparente entre ciudadanos y entidades responsables del registro inmueble. • Puesta en operación del servicio de expedición de certificado de tradición y libertad en el Supercade 20 de Julio. • Adecuación de las tres oficinas de registro de Bogotá a fin de ampliar los salones de usuarios para asegurar la comodidad de los mismos, se instalaron digiturnos y módulos de información.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia 2.2 IMPLEMENTACIÓN PROYECTO VUR El 64% de las Notarías de Bogotá a la fecha hacen parte del modelo de servicio VUR. 77 NOTARIAS EN BOGOTÁ Fuente: Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia 2.4 INTERRELACIÓN CATASTRO REGISTRO • El objetivo fundamental del proyecto es regularizar la tenencia de predios en el país y modernizar el sistema de registro-catastro, de manera que permita en ambas bases de datos una descripción clara y coincidente del inmueble y se logre que la transferencia y consulta de información entre la Superintendencia de Notariado y Registro y los catastros del país sea ágil y efectiva en términos de tiempo y calidad. • LOGROS • Implementación del modulo ICARE (Interrelación Inicial de las bases de datos del registro y el catastro) en 676 municipios equivalentes a 7.240.680 folios de matricula inmobiliaria. • Apoyo al desarrollo del Sistema Único Registral Inmobiliario Colombiano con el objeto de incluir los desarrollos necesarios para cubrir las necesidades de procesamiento de información del proyecto de interrelación Registro - Catastro. Actualmente en ejecución contrato COLVISTA. • Incorporación de los libros del Antiguo Sistema al Folios de Matrícula Inmobiliaria, 7000 Folios Tramitados. • Inclusión del número catastral a 1.700.000 Folios de Matricula Inmobiliaria equivalentes a 201 municipios.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia 3. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - 2010 3.1 INGRESOS

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia 3.2 GASTOS

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia 3.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - 2010

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de JusticiaRepública de Colombia 5. FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS E INFRAESTRUCTURA FÍSICA • Se garantizó la adecuación y el mejoramiento de la infraestructura física en 22 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en lo referente a la instalación de rampas de acceso para discapacitados, ampliación de salones de usuarios, adecuación puestos de trabajo para atender ciudadanos en silla de ruedas y personas con baja estatura, a través de los proyectos de inversión de Reposición y Recuperación de la Infraestructura Registral del Orden Nacional y Ventanilla Única de Registro. • Construcción de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Zipaquirá. • Con el fin de mantener comunicación con los usuarios que requieren información frecuente y especializada del servicio registral y notarial se implementaron canales de comunicación a través de: Chat Institucional, pagina web institucional, el boletín Electrónico de servicio al ciudadano y línea 018000911616. • Durante el año 2009 se desarrollaron los lineamientos establecidos en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000:2004, por lo que a la fecha contamos con la caracterización de los macroprocesos y procesos: estratégicos, misionales, de apoyo y de control, mapas de riesgos e indicadores; se logró certificar a 150 funcionarios como auditores del sistema de gestión de la calidad, fue así que la entidad adelantó una auditoría amiga previa a la preauditoria de calidad programada para el primer trimestre de 2010, la cual fue realizada por la firma ICONTEC a fin de determinar las debilidades y fortalezas del Sistema. • Implementación del Sistema de Gestión Documental en 37 oficinas de Registro de Instrumentos públicos en los procesos de Gestión Registral y Correspondencia Administrativa.

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