Strategické plánování

1. Strategické plánování • CO JE STRATEGIE A PROČ JE DŮLEŽITÁ ? • KDO DĚLÁ STRATEGIE ? • NA JAK DLOUHO? • CO MÁ STRATEGIE OBSAHOVAT? • JAK ZAJISTIT, ABY TO FUNGOVALO, PROCESY, ÚLOHA MANAGERŮ – TVŮRCŮ STRATEGIE • ZAPOJENÍ VEŘEJNOSTI • PŘÍPRAVA PROJEKTU • DISKUSE

2. Co to je strategie a proč je důležitá? Cíl

3. PRIORIOTNÍ JE TO, CO POVAŽUJEME ZA DŮLEŽITÉ A ZÁROVEŇ ZA ŠPATNÉ NEBO NEVYHOVUJÍCÍ STRATEGICKÉ PRIORITY ANALÝZA A STANOVOVÁNÍ PRIORIT BEZ REÁLNÝCH ZMĚN NA KONCI PROCESŮ (PROJEKTŮ) JSOU ZTRÁTOU ČASU DĚLAT PROJEKTY BEZ URČENÍ STRATEGICKÝCH PRIORIT PŘEDSTAVUJE RIZIKO, ŽE SE BUDEME ZABÝVAT NEPODSTATNÝM DETAILEM PROJEKTY JAKO ŘÍZENÉ ZMĚNY

4. ZPŮSOBŮ ANALÝZ JE NĚKOLIK, SWOT JE POUZE JEDNOU Z NICH, POZOR NA HESLO: „ANALÝZOU K PARALÝZE“ ANALÝZA PRIORITY PRIORITY BEZ STANOVENÝCH INDIKÁTORŮ CÍLOVÝCH HODNOT JSOU ZBYTEČNÉ CÍLOVÉ HODNOTY PROJEKTY

5. Co to je strategie a proč je důležitá? Trojimperativ – Magic Triangle Čas (MIN) Náklady (MIN)

6. Smart cíl SMART cíl S - Specifický a specifikovaný (Specific) M - Měřitelný (Measurable) A - Akceptovatelný (Agreed) R – Realistický (Realistic) T – Časový (Time)

7. SWOT analýza • Analýza faktorůvnějšího okolí • sociokulturní faktory • technologické faktory • politické faktory • ekonomické faktory • O, T

8. SWOT analýza • analýza zákazníků • analýza dodavatelů • analýza konkurentů • O, T

9. SWOT analýza • Analýza interních faktorů • marketingové a distribuční • finanční a rozpočtové • lidských zdrojů • S, W

10. CÍLOVÉ HODNOTY VIZE VIZE JE VYSLOVENÁ PŘEDSTAVA O BUDOUCNOSTI STRATEGICKÉ JEDNOTKY (MĚSTA), SDÍLENÁ KLIENTEM STRATEGIE = OBČANEM ANALÝZA PRIORITY PROGRAMY PROGRAM = SOUBOR VZÁJEMNĚ KORESPONDUJÍCÍCH PROJEKTŮ - STRATEGICKÝ OKRUH PROJEKTY

11. ODPOVÍDÁ STRATEGIE NAŠÍ VIZI? NEZMĚNILY SE PODMÍNKY? ŘEŠÍME SKUTEČNÉ PRIORITNÍ PROBLÉM? CÍLOVÉ HODNOTY JE DOSAŽENÍ CÍLŮ REÁLNÉ? KORESPONDUJE PROJEKT S PROGRAMEM? ŘÍDÍME PROJEKTY DOBŘE? ZPĚTNÁ VAZBA VIZE ANALÝZA PRIORITY PROGRAMY PROJEKTY

12. CÍLOVÉ HODNOTY VIZE ANALÝZA FÁZE STRATEGICKÉ ANALÝZY PRIORITY FÁZE STATEGICKÉHO VÝBĚRU PROGRAMY FÁZE STRATEGICKÉ IMPLEMENTACE PROJEKTY

13. VIZE ANALÝZA PRIORITY PROCESY TVORBY STRATEGIE CÍLOVÉ HODNOTY PROGRAMY PROJEKTY JAK ZAPOJIT OBČANA? PARTICIPACE KLIENT STRATEGIE (OBČAN) TVŮRCE STRATEGIE JAK ZAKOMPONOVAT NÁZORY OBČANŮ DO STRATEGIE?

14. Strategické plánování

15. Strategické plánování • dvě vzájemně intenzivně komunikující součásti: • komunitní pilíř (induktivní plánování) • - komunitní část strategického plánu = komunitní plán • expertní pilíř (deduktivní plánování) • expertní část strategického plánu • oficiální zastřešení (zastupitelstvo, vedení města) • organizační zázemí (koordinátor, politik, komise, pracovní skupiny)

16. Strategické plánování • Smyslem komunitního pilíře strategického plánu je aktivně • Získávat a dále uplatňovat poptávku cílových skupin v místě (neziskové organizace, školy, podnikatelé, zástupci veřejné správy, neorganizované veřejnosti apod.)

17. Strategické plánování • Příprava základní verze komunitního plánu probíhá • v návazných setkáních místních týmů: • přípravné jednání • 2. jednání místních partnerů (zástupců cílových skupin) • – stanovení záměrů • 3. jednání pracovních skupin • – doplnění aktivit • – stanovení ukazatelů úspěšnosti (upgrade) • 4. fórum • - veřejné projednání • 5. dopracování s místními partnery • Po dokončení základní verze komunitního plánu se pravidelně opakujíFóra 1x ročně; předchází jim kontrola a aktualizace komunitního plánu v pracovních skupinách, ve spolupráci s odbory úřadu a komisemi).

18. Zapojení veřejnosti • Je jedním ze základních principů udržitelného rozvoje, • a to nejen do rozhodovacích procesů, ale i do vytváření • plánů a jejich realizace, • obyvatelé dané obce mají sami říci, co je trápí nejvíce, • pokud obyvatel obce cítí jistou věc jako problém, pak je • namístě se jím zabývat a hledat spolu s obyvateli • možná řešení.

19. Výhody zapojení veřejnosti • Předchází se konfliktům, • napomáhá konflikty řešit způsobem přijatelným pro obě • strany, • pomáhá odstranit nepochopení a nedorozumění, • získáte zkušenosti a vědomosti jiných lidí, • pomáhá zvyšovat tvořivost - jsme inspirováni i inspirujeme, • spolupracující strany se navzájem od sebe učí, • každý přináší místní znalosti a místní zkušenosti i své • odborné znalosti, • lidé přijmou záměr za vlastní, ztotožní se s ním, začne jim na • věci záležet, • posiluje pocit soudržnosti k obci,

20. Výhody zapojení veřejnosti • posiluje pocit vlastnictví, který motivuje k činnosti, • zlepšuje se veřejný image, obraz úřadu v očích veřejnosti, • pomáhá dosahovat cílů udržitelného rozvoje, • dává procesu dynamiku, • získáváte spojence a zdroje pro implementaci plánů rozvoje.

21. Rizika práce s veřejností • Lehko mohou být vyvolány falešné naděje - je lepší být při • plánování realističtí, mít dobře zajištěno, co se s výstupy • práce s veřejností stane a veřejnost stále informovat, • je potřeba se vyhnout podsunování vlastních názorů, • práce s veřejností vyžaduje čas a peníze, které je ovšem • potřeba brát jako dobrou investici s mnohonásobnou • návratností, • reprezentativnost získaných názorů • práce by neměla být omezena na takzvané „věčné • kverulanty“, kteří přicházejí a přinášejí stížnosti nebo podněty • nebo zase nezničitelné „nadšence,“ Jedná se o zapojení • všech těch, kteří se o takové otázky sami nezajímají.

22. Základní principy a pravidla postupu • Čím více lidí bude do procesu plánování zapojeno, tím • kvalitnější tento proces bude, • postupujeme proto krok za krokem, • nejprve si vytipujeme tzv. klíčové partnery (hlavní • stakeholdery), což jsou reprezentanti těch skupin/veřejnosti, • kteří jsou pro náš záměr nejdůležitější, a s nimi si vyjasníme • dlouhodobé cíle, hodnoty, účel i specifické cíle našeho • záměru, • na tuto základní skupinu „nabalujeme“ další a další • (spolupracující subjekty, širší společenství, veřejnost),

23. Základní principy a pravidla postupu • úspěch spočívá v tom, že každý další krok podnikáme vždy • již ve spolupráci s předchozí úrovní – oni nám totiž nejlépe • poradí, jak postupovat dál, abychom byli úspěšní při oslovení • cílových skupin, ke kterým patří, • je proto dobré věnovat dostatek času pro získání těchto • našich „vyslanců“ v jednotlivých cílových skupinách.

24. Základní principy a pravidla postupu • jasný proces • Pokud chcete být úspěšní, věnujte dostatek času • vytvoření plánu, jak celý proces povedete, • kdo bude mít jakou pravomoc, • jaký bude systém sběru, zpracování a předávání • informací, • jak s výsledky naloží ten, kdo rozhoduje, • je bezpodmínečně nutné mít dopředu vyjednáno, co se • stane s výsledky práce s lidmi, jak bude s jejich názory a • náměty naloženo a zda k nim bude rozhodovací orgán • přihlížet. Bez jasného závazku, že názory a nápady • veřejnosti budou využity, je lepší se do jejich zjišťování • vůbec nepouštět. Tento závazek musí být trvalý, ne jenom • momentální příslib. Je potřeba se rozhodnout, čeho • chcete vlastně dosáhnout.

25. Základní principy a pravidla postupu • závazek setrvat • Na začátku procesu si promyslete, co může motivovat • vaše spolupracovníky, aby v procesu setrvali. Stanovte na • začátku pravidla setrvání, • jedním z důvodu setrvání může být jasně postavený plán • s vytyčenými cíli v určitém časovém horizontu, • lidé však musí vidět v krátké době konkrétní výsledky • svého snažení.

26. Základní principy a pravidla postupu • otevřenost, poctivost, důvěra • Je potřeba vytvořit atmosféru důvěry a ujistit lidi, že • mohou projevit své názory, • důvěru budujete prostřednictvím komunikace založené na oboustranném naslouchání a dotazování a vzájemném • respektování názorů, • lidé musí vidět, že jejich názory jsou respektovány, • nezapomínejte dát vždy zpětnou vazbu, co se s názory • lidí stalo (i když nebyly využity, vysvětlete proč).

27. Základní principy a pravidla postupu • objektivnost • Ustavování dohod věnujte velkou pozornost, • co možná nejdříve proberte všechny možné názory a • pohledy na problém, který řešíte, • neopomeňte všechny tzv. klíčové podílníky, • neobracejte se jenom na své příznivce nebo naopak na • zjevné nepřátele. Potřebujete získat co nejširší spektrum • názorů, • musíte se snažit získat názory od lidí, kteří by nikdy • nepřišli na veřejné projednávání problému, • hledejte formy, jak tyto lidi oslovit a jak jejich názory • získat, • nevyčítejte jim, že nepřišli na shromáždění, které jste k • problému svolali – je to přirozené: nevěří, že by svým • hlasem něco změnili.

28. Základní principy a pravidla postupu • objektivnost • Musíte dokázat všem, že jejich hlas opravdu něco • znamená, • dosáhnete toho jen tím způsobem, že budete lidi • průběžně informovat, co se děje a jak je nakládáno s • jejich názory a nápady, • nešetřete časem a energií na tento prvek – v opačném případě ztratíte mnoho příznivců a reálných • i potenciálních spolupracovníků!

29. Základní principy a pravidla postupu • sdílená zodpovědnost za úspěch • Nedovolte, aby lidé zapojení do procesu spoléhali jenom • na ty, kteří proces vedou a zůstávali pasivními herci, • zapojte lidi do procesu aktivně, • v průběhu práce jim máte příležitost ukázat, že i oni mají • určitou zodpovědnost za budoucnost obce/regionu, • souvisí to úzce s respektováním a využitím jejich názorů – bariéra MY (víme jak na to, ale nikdo nás neposlouchá), • ONI (ti, co rozhodují a nerespektují naše názory, tak proč • bychom jim měli pomáhat), • zapojení veďte tak, aby si lidé uvědomili svoji • zodpovědnost – nejen za způsob přijmutí rozhodnutí, ale • také za jeho provedení.

30. Základní principy a pravidla postupu • společné základní informace • Spory často vznikají a přetrvávají jednoduše proto, že • rozdílné skupiny nebo jednotlivci diskutují na základě • rozdílných stanovisek k důležitému problému a na • základě rozdílných klíčových informací, • skutečný proces zapojení se soustředí na sdílení • informací, vypracování společných dohod a na • shromažďování dalších informací, které mohou pomoci • pohnout s věcí kupředu.

31. Základní principy a pravidla postupu • řešení na základě konsensu • Zapojení lidí vede k nalezení řešení, které lidé lépe • přijmou, • taková rozhodnutí mají podporu veřejnosti při realizaci.

32. Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování • plánovat dopředu • Dobře se připravte, • • vyberte prostornou a přístupnou místnost, • dbejte na dostatek čerstvého vzduchu, přiměřené teplo a • dostatek světla, • velmi důležitým prvkem je rozestavení nábytku – zvláště • židlí a stolů, • připravte si prostor pro vytvoření důvěry a spolupráce tím, • že rozestavíte židle do rovnocenného postavení (půlkruh, • kolem jednotlivých stolů, tvar „U“ apod.).

33. Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování • komunikovat • Komunikujte otevřeně a vřele – zdejte se být nadšenými! • • Zná každý každého? Základní představení / zahřívací • cvičení jsou důležitá, • • Ví každý proč je zde – je jasný (a sdílený) program, čeho • chtějí lidé dosáhnout? • • Je vaše role lidem jasná? Měli byste spíše pomáhat než • být expertem (a také byste měli očekávat, že se také něco • naučíte).

34. Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování • pozitivně jednat • Naslouchejte všem příspěvkům, • zastavte jednání, když je to potřeba a vypořádejte se s • diskriminačními poznámkami a přehlížením – povzbuzujte • vzájemný respekt, • jsou lidé sebejistí, zapojují se rovnocenně? Rozdělení • větších skupin na menší skupiny nebo páry může lidi • povzbudit k svobodnějšímu projevu, • pečlivě si rozmyslete způsob rozdělení celé skupiny na • menší skupinky – může to být nahodile nebo plánovaně v • závislosti na tom, zda je prospěšné sdružit určité lidi • dohromady nebo ne (přínos diskuse se zvyšuje, pokud • jsou ve skupině zastoupeny různé zájmy).

35. Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování • vysvětlovat • • Přesvědčete se, že lidé rozumějí instrukcím ke každému • cvičení – je snadné zapomenout to, co je zřejmé pro vás, • ale možná ne pro ostatní, • • popište pečlivě každé cvičení a proces tak, aby každý • věděl, proč co dělá, a mohl posoudit dopad vlastního • jednání.

36. Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování • přizpůsobovat (flexibilita) • • Reagujte rychle na situaci a buďte přizpůsobiví – zvolte • takový vhodný program/materiály/procesy, které zajistí • relevantnost a zapojení, • • vytvářejte shodu (budujte konsensus )/řešte problémy • podle situace.

37. Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování • objasňovat • • Ujistěte se, že každý ví, jaká byla přijata rozhodnutí, • • zaznamenejte na flip-chart myšlenky/návrhy/rozhodnutí, • aby je každý mohl vidět a uvědomil si je, • • dejte do oběhu všechny vytvořené materiály (rozešlete je • všem zúčastněným).

38. Některé užitečné ukazatele při používání nástrojů a technik zapojování • hodnotit • • Buďte otevření ke zpětné vazbě – ať oceňuje nebo • kritizuje, • • udělejte si čas pro vlastní analýzu a kritickou reflexi.

39. Indikátory úspěchu a účinnosti práce • • Přichází více různých lidí na vaše akce? • • Vysvětlování základu problému je věnováno méně času? • • Mají činnosti úřadů všeobecně větší podporu ? • • Vznikl pocit spoluúčasti na otázkách udržitelnosti ? • • Rozšiřuje se okruh vašich spolupracovníků? • • Řešíte méně konfliktů?

40. A proč celé to úsilí? • Byly by vaše úřady potěšeny, kdyby • Veřejnost chápala záměry a dlouhodobé cíle vedení • obce? • Dosáhly účasti většího počtu lidí? • Přidaly k vzájemnému porozumění také poznání a • respekt? • Zvýšily pocit zodpovědnosti občanů za rozvoj obce? • Zvýšily množství místních prostředků/zdrojů (nejen • peněžních)? • Získaly užitek z místních znalostí, dovedností a nápadů? • Lidé podporovali vhodnou politiku, rozhodnutí a výsledky?

41. Příprava projektu • ČTYŘI FÁZE PŘÍPRAVY PROJEKTU • fáze 1 – formulace koncepce • fáze 2 – návrh • fáze 3 – rozpracování • fáze 4 - dokončení

42. Příprava projektu

43. Příprava projektu • PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ • Financující instituce jako ‘nákupčí’ – nezbytnost souladu s opatřením • K financující instituci byste měli přistupovat jako k nákupčímu. Nákupčí pro strukturální fondy chce vidět konkrétní výsledky v místě realizace. Jaké typy výsledků chtějí instituce zajistit, je uvedeno v opatření, které to velmi jasně stanoví. Když si v opatření přečtete oddíl nazvaný „Specifické cíle“, zjistíte přesně, co se očekává. • Jaký problém chcete řešit • Všechny projekty strukturálních fondů musí vycházet z jasné definice problému, který chcete v regionu řešit. Musí být formulován naprosto jasně a musí jít o problém, na jehož řešení je opatření zaměřeno. Cíl Vašeho projektu musí mít vazbu na tento problém a tím i na opatření. Říká se tomu SOULAD s cílem opatření.

44. Příprava projektu • PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ • Výsledky, výstupy a vstupy • Financující instituce však začínají tím, že zkontrolují, zda Vaše definice problému zapadá do opatření. • Pak zjišťují, kdo jsou příjemci projektu (cílová skupina) a co jim projekt nabízí. To znamená, že musíte jasně vědět, pro koho bude projekt přínosem a proč. Když začínáte projekt zpracovávat, musíte tedy myslet na jeho konec. Musíte specifikovat příjemce a přínosy (výsledky), které pro ně projekt zajistí. • Výsledky a výstupy projektu jsou dvě odlišné věci. Výstupy jsou fyzické výsledky projektu. Výsledky jsou vyjádřením přínosů, které tyto výstupy budou mít pro cílovou skupinu. • Vstupy projektu jsou takové vstupy, které vedou k výstupům, jež zase zajišťují výsledky.

45. Příprava projektu • PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ • Poptávka • Financující instituce požadují ujištění, že je mezi příjemci po projektu poptávka. Je nutno prokázat nejen to, že příjemci projekt potřebují, ale že jsou ochotni se do něj zapojit. • Hodnota za peníze • Financující instituce se budou ptát: • Jde o nákladově nejefektivnější způsob řešení problému? Očekávají ujištění, že byla zvážena všechna alternativní řešení a že předkládaný návrh je nákladově nejefektivnější. Nezapomínejte, že budou Váš návrh porovnávat a že si z toho udělají obrázek o tom, jak lze ve Vašem sektoru finanční prostředky vynaložit co nejúčelněji

46. Příprava projektu • PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ • Náklady • Financující instituce budou chtít vědět • zda jste identifikovali všechny náklady, • zda jsou náklady stanoveny přesně, • zda jsou náklady přiměřené - budou nákladové položky vynaloženy efektivně • Proveditelnost • Financující instituce očekávají potvrzení proveditelnosti projektu. To znamená: • Po projektu je poptávka • Projekt je reálný • Byla zvážena variantní řešení a vybráno nákladově nejefektivnější řešení • Byly stanoveny náklady a přínosy a jsou v přijatelných vzájemných relacích • Byla identifikována rizika a existuje plán pro nepředvídané události • Byla provedena všechna praktická opatření včetně zajištění financování

47. Příprava projektu • PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ • Oprávněnost • Jsou předkladatelé oprávnění pro získání podpory? • Jsou náklady oprávněné? • Nezapomeňte, že jednotlivá opatření čerpají prostředky buď z ESF nebo ERDF a každý tento fond má jiná pravidla oprávněnosti. • Riziko • Financující instituce očekávají ujištění, že jste identifikovali všechna rizika projektu a že máte plán, jak je v případě výskytu řešit. • Adicionalita / Doplňkovost • Nezapomínejte, že strukturální fondy nejsou určeny k podpoře již existujících činností. Mají podporovat nové činnosti, které by se bez finanční podpory neuskutečnily, což musíte prokázat.

48. Příprava projektu • PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ • Partnerství • Financující instituce budou prověřovat, zda je předkladatel projektu důvěryhodný a zda ho podporují partneři, kterých se projekt logicky týká. Podporu je nutno vysvětlit – jaká bude a jak bude dodána. • Rozpočet projektu • Financující instituce požadují úplný rozpočet projektu s uvedením všech nákladů a finančních vstupů. To znamená, že kromě rozpočtu je obvykle nutno předložit také prognózu cash flow. • Financující instituce chtějí mít jistotu, že předkladatelé jsou schopni zajistit realizaci projektu FINANČNĚ. • Velmi důležité je spolufinancování, je nutno konkrétně uvést, kdo poskytne další finanční vstupy a kdy. Pokud je projekt spolufinancován věcným plněním (např. poskytnutím budov nebo zařízení), musí být plně doloženo potřebnými dokumenty a oceněno na základě skutečné tržní hodnoty.

49. Příprava projektu • PŘEHLED POŽADAVKŮ FINANCUJÍCÍCH INSTITUCÍ • Plán a řízení projektu • Financující instituce požadují, aby předkladatelé prokázali, že mají jasný plán projektu, který zajistí výstupy a výsledky, a že jsou předkladatelé schopni ho realizovat. • To znamená, že plán projektu musí být formulován jasně a přehledně s využitím tabulek a s konkrétním harmonogramem. Financující instituce prověří, zda je plán a harmonogram reálný a proveditelný. • Hlavní část posouzení se bude věnovat řízení projektu; financující instituce požadují informace dokládající, že osoby pověřené řízením projektu jsou schopny projekt řídit. • Financující instituce budou chtít vědět, jak předkladatelé zajistí dosažení cílových hodnot a termínů, a očekávají ujištění, že předkladatelé budou monitorovat a vyhodnocovat vývoj projektu. • Proces podání žádosti

50. Děkuji za pozornost. • Martin Černý • cerny.m@kr-vysocina.cz • Zdroje: • Dali Vítek, strategické řízení • NSZM, metodika pro místní agendy 21 v ČR • NSZM, metodika NSZM • Černý, Novotný, Švíka, studie proveditelnosti