Préparer la venue du certificateur La documentation à constituer

1. Préparer la venue du certificateurLa documentation à constituer COPIL du 29 octobre 2013

2. La documentation à constituer Objectifs Enjeux Le dossier permanent Le dossier de révision Le dossier de clôture

3. Les objectifs La constitution d’une documentation la plus exhaustive possible est une nécessité afin d’assurer au certificateur : - Une prise de connaissance facilitée et rapide de l’environnement de l’établissement (partie générale du dossier permanent) ; - Une justification des soldes des comptes présents à la clôture de l’exercice (dossier de clôture) ; - Une documentation et une traçabilité des contrôles effectués au titre du contrôle interne (dossier de révision). Réunion EPS LR

4. Les enjeux Si le certificateur identifie une absence ou une insuffisance dans le dispositif de contrôle interne , il pourra considérer les risques d’anomalies significatives comme élevés et, dans ce cas, les contrôles de substance pourront être plus étendus. Si le certificateur constate qu’il peut s’appuyer sur le dispositif de contrôle interne existant, il pourra approfondir principalement les tests de procédure. L’ordonnateur et le comptable devront définir conjointement l’organisation qui sera mise en place dans le cadre de la venue du certificateur, afin notamment de pouvoir mettre à disposition la documentation nécessaire à la certification des comptes, et de définir les interlocuteurs qui seront en mesure d’apporter des réponses au certificateur selon les cycles d’activité. Réunion EPS LR

5. Le dossier permanent Définition Le dossier permanent regroupe, au sein d’un dossier unique, l’ensemble des documents juridiques, comptables et financiers attestant de l’existence de l’entité et de son évolution. Il présente un caractère pluriannuel. Contenu Ensemble des actes pris par les différents organes de l’entité, informations sur son organisation et sur les méthodes comptables pratiquées : · Informations relatives à la direction ; · Ensemble des procès verbaux et délibérations Ensemble des contrats et conventions passés par l’établissement ; · Actes juridiques fondateurs signés et notifiés ; · L’organigramme général de l’établissement ; · La cartographie des systèmes d’information ; · Les données et règles de base de la comptabilité. Ce dossier s’articule en deux parties : · Le dossier général qui regroupe les principales données relatives à l ’EPS · Un dossier spécifique par cycle d’activités Réunion EPS LR

6. Le dossier permanent Sa constitution relève essentiellement des services de l’ordonnateur, avec l’appui, le cas échéant, du comptable. Les caractéristiques varient selon les choix opérés par la direction en fonction de l’organisation existante et des contraintes qui pèsent sur l’établissement. Le dossier permanent peut ainsi être : Dématérialisé ou non dématérialisé ; Centralisé ou décentralisé. Le directeur de l’établissement peut choisir de confier à la direction financière ou à toute autre direction le soin de constituer et de tenir le dossier permanent. · La direction peut également choisir de maintenir les pièces qui doivent figurer au dossier permanent au sein de chaque service ou direction dont elle relève (organisation décentralisée). Si les contraintes liées à la dématérialisation se révèlent trop importantes pour l’établissement, ce dernier peut constituer son dossier permanent à partir des documents papiers existants. Réunion EPS LR

7. Le dossier permanent Forme du dossier Constitution, suivi Acteurs DOSSIER DEMATERIALISE ORGANISATION CENTRALISEE Services gestionnaires Transmission des pièces à la direction chargée du suivi DAF ou autre direction Constitution et tenue, centralisation DOSSIER DEMATERIALISE ORGANISATION DECENTRALISEE Services gestionnaires Conservation des PJ dans le service DAF ou autre direction Tenue et MAJ de la liste des PJ DOSSIER PAPIER ORGANISATION DECENTRALISEE Services gestionnaires Conservation des PJ dans le service DAF ou autre direction Tenue et MAJ de la liste des PJ Réunion EPS LR

8. Le dossier permanent NB: Il n’existe pas de modèle type de dossier permanent. Chaque établissement est libre de choisir sa présentation. Mais le dossier permanent a pour objectif de présenter de manière dynamique les éléments les plus significatifs de la vie de l’établissement. Ainsi, il importe que : · seuls les documents les plus structurants pour l’établissement figurent dans le dossier permanent, · les mêmes documents ne figurent pas dans les deux parties du dossier permanent (éviter la présence de doublons). Une maquette indicative est proposée en annexe de la fiche « préparer la venue du certificateur » Réunion EPS LR

9. Le dossier de clôture Définition Le dossier de clôture a pour finalité de justifier les montants des comptes présents au bilan de clôture pour un exercice comptable donné. Enjeux Le dossier de clôture est un support de l’audit interne et externe (certificateur). Il apporte l’information comptable utile à la réalisation des missions d’audit. Organisation et contenu Le dossier de clôture reprend l’ordre du bilan. Ce dossier ne doit pas consister en une duplication des pièces portées au compte financier avant transmission à la chambre régionale des comptes Les pièces dématérialisées pourront être remises telles quelles. Les autres pièces seront fournies sous format papier. Le dossier de clôture indiquera la localisation de différentes pièces pour leur consultation. Avant transmission du compte de gestion à la chambre régionale des comptes, le comptable s’assurera que les pièces nécessaires à la certification pourront être mises à disposition du certificateur. Réunion EPS LR

10. Le dossier de clôture Le dossier de clôture est composé de deux parties. Dans sa première partie, le dossier comporte : - une liste par compte ou poste de bilan des personnes et / ou des services responsables indiquant leurs coordonnées précises et actualisées, - la balance générale des comptes arrêtée à la date comptable du 31/12/N - la revue analytique des comptes, elle consiste en une analyse comparative sur deux exercices des comptes présentant des évolutions significatives ou atypiques. Dans sa seconde partie, le dossier est constitué en deux sous-dossiers : “ haut de bilan ” et “ bas de bilan ”, eux-mêmes divisés en “ actif ” et “ passif ”. Au sein de chaque sous-dossier, figureront : - les états de développement des soldes, les états de restes à payer et les états de restes à recouvrer arrêtés au 31/12/N, ainsi que es pièces justifiant des opérations sur comptes de tiers non débouclées - le tableau de réconciliation des dettes et créances avec les entités partenaires de l’établissement, le tableau de réconciliation de l’inventaire et de l’état de l’actif, les justificatifs de toutes les opérations de correction et régularisation. Réunion EPS LR

11. Le dossier de clôture Le sous-dossier relatif aux opérations de correction et régularisation est un dossier pluri - annuel. L’ordonnateur et le comptable veilleront à le constituer conjointement. Ce sous-dossier est détenu par le comptable. Les pièces justificatives des opérations de régularisation sont constituées : · De la décision du directeur autorisant le comptable à comptabiliser ces écritures, · D’un état détaillant la situation comptable avant comptabilisation des écritures de corrections d’erreur, · D ’un état détaillant la situation comptable à l’issue de la comptabilisation des écritures de correction d’erreur, · D’un état détaillant l’impact des corrections d’erreur et les justifiant, · Du journal comptable récapitulant les écritures de corrections d’erreur (par exemple : journal des opérations diverses issu de l’application Hélios). Réunion EPS LR

12. Le dossier de révision Définition Le dossier de révision détaille l’ensemble des contrôles effectués par l’établissement (ordonnateur et comptable) au cours d’un exercice comptable La constitution du dossier de révision est donc indissociable de la mise en œuvre d’un plan de contrôle interne (PCI ou PDCI). Elle répond en effet au double impératif de documentation et de traçabilité du contrôle interne. Enjeux Le dossier de révision est un dossier annuel, à l’inverse du dossier permanent qui constitue une base de données pérenne Le dossier de révision se distingue également du dossier de clôture en ce qu’il ne sert pas à justifier les soldes existants à la clôture de l’exercice. Réunion EPS LR

13. Le dossier de révision Le dossier de révision doit permettre au certificateur : De s’assurer de l’existence d’un dispositif de maîtrise des risques ; De s’assurer que les contrôles organisés par l’entité couvrent les principaux risques De s’assurer de la réalité et de l’efficacité des contrôles effectués. Le dossier de révision matérialise la fiabilité du dispositif de CI mis en place. Un dossier bien documenté conditionnera de manière certaine l’étendue et la nature des contrôles effectués par le certificateur. En effet, l’approche de ce dernier est une approche par les risques. Réunion EPS LR

14. Synthèse Réunion EPS LR

15. La circulaire interministérielle du 25 juillet 2013 Réunion EPS LR

16. Les dotations MIGAC Elles doivent être comptabilisées selon leur finalité: en exploitation (compte 73118) si la dotation sert à financer une dépense d ’exploitation - en investissement si la MIGAC est destinée à financer des fonds propres (compte 10281) ou des investissements (compte 13187) NB: les MIGAC versées par anticipation concernant l ’exercice suivant doivent être retraitées en produits constatés d ’avance pour neutralisation du résultat Réunion EPS LR

17. Sur l’affectation des dotations destinées à soutenir l’investissement • Renforcement des fonds propres, pour des dotations non susceptibles de reprise. Imputation au compte 10281 • Subventions d’investissement et d’équipement pour des opérations non susceptibles de générer des ressources nouvelles, ou de diminuer le coût d’une activité. Imputation au compte 13187 « Subvention - MIGAC » pour des opérations susceptibles de générer des ressources nouvelles Imputation au compte 487 «  Produits constatés d’avance » • Dotations destinées à la couverture des surcoûts d’exploitation générés par de nouveaux investissements. Imputation au compte 142 «  provisions réglementées pour renouvellement d’immobilisation »

18. Produits constatés d’avance • Rappel des dispositions de la Circulaire du 6 juillet 2012 Les financements reçus en une fois au titre de plusieurs exercices doivent être comptabilisés en produits constatés d’avance, compte 487 • N’impacte pas le résultat Réunion EPS LR

19. Les provisions pour emprunts Les produits concernés sont les produits dits « complexes » pour lesquels il existe un risque de taux. Ces produits doivent faire l ’objet d ’une évaluation du risque à leur mise en place et annuellement à la clôture. Le risque évalué doit faire l ’objet d ’une provision. Le compte  152  »provisions pour risques et charges sur emprunts » a été créé. Pour les emprunts souscrits avant 2013, la reconstitution des provisions s ’effectuera par imputation sur la situation nette (compte 110 ou 119) Réunion EPS LR

20. Les admissions en non valeur La Cour des Comptes a fait des observations sur la persistance de mauvaises pratiques en matière d ’ANV. Les créances figurant au débit du compte 4152 « créances admises en NV par l ’ordonnateur » doivent être apurées au travers d ’un plan d ’apurement des créances si le stock est important. Le plan d ’apurement doit être adapté à l ’importance du stock et à l ’échéance de la certification. Il doit être validé par le directoire; Réunion EPS LR

21. Merci de votre attention Réunion EPS LR