AREE SENSIBILI E TEST ODV

1. D. Lgs. 231/2001 – La responsabilità da reato degli enti: da novità normativa a possibile strumento gestionale Torino, 28 settembre 2010 AREE SENSIBILI E TEST ODV Silvia Cornaglia

2. LE NOSTRE TESI • La migliore condizione esimente per l’ente è che non vengano commessi reati • L’OdV deve vigilare sull’esistenza e sull’osservanza delle regole, ma anche sulla coerenza e adeguatezza dell’ambiente di controllo • Il modello organizzativo è di gestione è parte del più articolato sistema di controllo interno previsto dall’impianto normativo sancito dal codice civile • Servono modelli di controllo improntati alla osservanza delle regole, ma al contempo integrati e dinamici

3. IL PRIMO TEST Qual è la migliore condizione esimente per l’ente, e conseguentemente per l’OdV? • POTER DIMOSTRARE A UN GIUDICE DI AVERE ADOTTATO ED EFFICACEMENTE ATTUATO UN MODELLO ORGANIZZATIVO ADEGUATO • CHE NON VENGANO COMMESSI REATI

4. IL PRIMO TEST … Allora è nostro vantaggio lavorare innanzitutto su controlli ex ante: non solo check up periodici, bensì stili di vita … E LA “PROBLEMATICA DELLE REGOLE” Le regole devono esistere ma hanno dei punti deboli (seconda tesi)

5. I PUNTI DEBOLI DELLE REGOLE Qualsiasi modello organizzativo, anche quello oggettivamente migliore, porta in sé il germe del proprio fallimento, il proprio limite (impossibilità di azzerare il rischio). • EMERGENZA • EVOLUZIONE • IMPREVISTO • INTERESSE

6. I PUNTI DEBOLI DELLE REGOLE - EMERGENZA • nelle organizzazioni strutture sovra-individuali emergono da individui e relazioni tra individui e gruppi. Le proprietà di tali strutture non sono in alcun modo desumibili da quelle dei singoli individui o dei processi che fluiscono tra loro. Costituiscono un livello superiore; sono inedite quanto imprevedibili. • L’emergenza è un aspetto della auto-organizzazione dei sistemi, ma accanto alle capacità di auto-organizzazione, i sistemi sociotecnici sanno esibire anche notevoli capacità di auto-disorganizzazione.

7. I PUNTI DEBOLI DELLE REGOLE - EVOLUZIONE • Le organizzazioni sono sistemi in continua evoluzione, le regole valide oggi facilmente saranno inadeguate domani. • La capacità dell’ente di controllare la propria performance e la coerenza dell’operato delle proprie persone con la strategia è un carattere distintivo che può essere determinante per l’evoluzione e vincente in ambiti più ampi (exaptation) • La componente deterministica del processo evolutivo – cioè la selezione naturale – è una forza insufficiente a modificare le specie in una situazione in cui l’ambiente circostante cambia pochissimo; è quando le specie sono sopraffatte dagli eventi ambientali e cadono preda dell’estinzione, che l’evoluzione per mezzo della selezione naturale modifica velocemente l’adattamento degli organismi nel corso della rapida evoluzione di specie interamente nuove.

8. I PUNTI DEBOLI DELLE REGOLE - IMPREVISTO • Gli incidenti sono sovente il risultato non tanto di deviazioni rispetto alle norme,quanto del normale funzionamento delle organizzazioni; dell’aderenza a norme e regole istituzionali piuttosto che di aberrazioni. • Gli interventi istituzionali non devono avere come scopo quello di rinforzare l’integrazione sottoponendo tutte le attività a norme, regolamenti e controlli. Questi interventi devono avere per obiettivo principale e nuovo quello di rinforzare la capacità di ogni individuo e di ogni gruppo di combinare le proprie identità psicologiche e culturali con i propri ruoli tecnici ed economici.

9. I PUNTI DEBOLI DELLE REGOLE - INTERESSE Qualsiasi norma, per quanto pesante sia il deterrente, incontrerà un interesse o una condizione che ne giustifica la violazione. Una norma può essere fatta rispettare per tre vie: • giuridico - sanzionatoria • tecnica • etica La norma (sistema di controllo interno in senso stretto) di per sé non basta: occorre che coloro alla quale è rivolta siano convinti che rispettarla è la cosa migliore da fare.

10. L’AMBIENTE DI CONTROLLO COME FONDAMENTO

11. IL PRIMO CONTROLLO DELL’ODV Idoneità a faremergerei valori “giusti”, cioè LE REGOLE CHE PREVARRANNO IN QUELL’AMBIENTE • Codici etici • Modello organizzativo e sistemi di indirizzo e controllo • Gestione per competenze • Filosofia e stile di direzione La parola d’ordine è: coerenza

12. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO E’ impossibile, per gli organi amministrativi delle società e degli enti, dimostrare di aver adempiuto agli obblighi propri del loro ufficio con la diligenza professionale loro richiesta (art. 2392 cod. civ.), se non hanno adottato e applicato un adeguato sistema di controllo interno. • Art. 2403 del Codice Civile dopo la riforma del 2003 (precedentemente art. 149 del D. lgs. n. 58/1998) • Artt. 6 e 7 del D. lgs. n. 231/2001

13. ARTT. DEL CODICE CIVILE NOVELLATI DAL D. LGS. N. 6/2003 (disciplina delle società per azioni – doveri dell’organo amministrativo e dell’organo di vigilanza)

14. SISTEMI INTEGRATI DI CONTROLLO INTERNO • La definizione non è univoca fra operatori aziendali, legislatori, studiosi, utilizzatori in genere • Un primo tentativo unificante è stato realizzato dal COMMITTEE OF SPONSORING ORGANISATIONS OF THE TREADWAY (COSO), con la definizione di • INTERNAL CONTROL • INTEGRATED FRAMEWORK

15. SISTEMI INTEGRATI DI CONTROLLO INTERNO INTERNAL CONTROL - INTEGRATED FRAMEWORK Sistema di controllo, come modalità di conduzione dei processi aziendali verso il raggiungimento di obiettivi dati è calato nelle seguenti aree cui corrispondono specifici obiettivi: - attività operative efficacia ed efficienza - sistema informativo affidabilità delle informazioni - compliance conformità alla normativa in vigore

16. SISTEMI INTEGRATI DI CONTROLLO INTERNO Da un punto di vista organizzativo-sostanziale, i cosiddetti “modelli di organizzazione e di gestione” idonei a prevenire la commissione di certi reati, altro non sono che la focalizzazione di una parte o aspetto della più generale realtà denominata sistema di controllo interno. ATTENZIONE ALL’ATTUAZIONE PARZIALE!!

17. MODELLI INTEGRATI E DINAMICI • Abbiamo incominciato, come Gruppo di Lavoro, lavorando su un primo nucleo di “Manuale Operativo” dell’Odv. • Si tratta, appunto, di un primo nucleo, intorno al quale, con la logica del DB relazionale, può nascere, nel tempo e almeno sul piano logico, una “costellazione” di indicatori di monitoraggio a supporto di tutti i soggetti e gli enti coinvolti nel complesso Sistema di Controllo Interno. • Ogni organizzazione, in funzione delle proprie dimensioni, complessità, capacità economica, definirà il proprio perimetro e il proprio livello di approfondimento.

18. SOGGETTI REATI REATI CONNESSI CONTROLLI GENERALI AREE SENSIBILI TEST MODELLI INTEGRATI E DINAMICI – step 1

19. riferimenti giurisprudenza reati presupposto reati ex-231 in concorso comportamenti fraudolenti riferimenti -reati collegati aree funzionali processi -altre norme controlli, tests, check list il reato può essere commesso? se SI best practices quali sono le aree funzionali quali i processi interessati quali i comporamenti portatori di rischio quali i gradi di rischio controlli tipi verifica completezza normativa verifica adeguatezza prassi controlli verifiche estemponee dirette metodo struttura delle richieste di inforrrmazioni tipo di risposte (si/no, multiple chiuse, aperte) di documenti referenti modalità di documentazione di richieste e risposte MODELLI INTEGRATI E DINAMICI – step 2

20. MODELLI INTEGRATI E DINAMICI – step 3 Applicare la logica della valutazione bilanciata, combinando: • indicatori economico – finanziari • indicatori di soddisfazione del cliente • indicatori di processo • indicatori di apprendimento e crescita organizzativa • indicatori di compliance (sono una delle dimensioni) L’evidenziazione di anomalie in una delle dimensioni evidenzia possibili cause o effetti nelle altre.

21. CONCLUSIONI SUI TEST DELL’OdV • Facciamo un test a monte sull’ambiente di controllo. • Costruiamo, partendo da un nucleo forte, una costellazione di indicatori su più dimensioni, che a seconda della complessità dell’organizzazione possono essere o non essere attivati. • Ponendo attenzione al fatto che comunque dobbiamo prendere in considerazione l’intera panoramica dei reati presupposto ex 231 per poter dire di “avere fatto la 231”. • Partendo dalla premessa che vogliamo avere un modello che realmente e sostanzialmente prevenga la commissione dei reati presupposto … • E dovendo fare i conti con l’efficacia delle regole e con l’integrazione del sistema dei controlli interni e della corporate governance.