House of PR: PR 2.0

1. House of PR: PR 2.0

2. Miten aloitan sosiaalisen median käytön ja hallitsen sitä? Sisältö Sosiaalinen pääoma Teknologia • Asiat, jotka sinun tulisi tietää luodessasi strategiaa, käytäntöjä ja tiimiä. • Kun yritys tekee päätöksen osallistuvansa sosiaaliseen mediaan se tarvitsee tietoa. Miten juuri he voivat sitä hyödyntää liiketoiminnassaan? Miksi he ovat mukana sosiaalisessa mediassa? Miten voidaan parantaa henkilökunnan ymmärrystä sosiaalisesta mediasta työasioista viestittäessä?Helpoin tapa lähestyä ongelmaa on aloittaa seuraamalla sosiaalista mediaa. Kun seuraat sosiaalista mediaa se motivoi myös osallistumaan keskusteluun. Samaan aikaan tulee analysoida seuraamalla kertynyttä tietoa, tutkia toimintaympäristöä ja omaksua työkalut sosiaalisessa mediassa vuorovaikuttamista varten ja ohjeistaa henkilökunnalle sosiaalisen median ympäristössä yrityskäytössä pätevät pelisäännöt.Yrityksen tarvitsee selvittää sosiaalisesta mediasta saatavat hyödyt, haitat ja tavoitteet strategiaa ja mittausta varten. Tämän perusteella pystytään luomaan sosiaalisen median strategia osaksi markkinointi ja viestintästrategiaa. Strategian pohjalta tehdään toimenpidesuunnitelma.Aloittamista varten kannattaa harkita workshoppia, missä käydään läpi yrityskohtaisesti sosiaalisen median implementoinnissa tarvittava tieto.

3. Sosiaalisen median käyttöönotto vaiheittain • 1. Sisäinen päätös • 2. Toimintaympäristön kartoitus • 3. Kartoitus mitä työkaluja, sisältöjä ja kanavia käytän • 4. Tavoitteet ja strategia • 5. Resurssit • 6. Käytännöt sosiaalisessa mediassa • 7. Mittaaminen • 8. Koulutus • 9. Kriisiviestintä

4. Sisäinen päätös Miksi yritys aloittaa sosiaalisen median käytön? Mitä se maksaa? S W • Parhaimmillaan sosiaalisen median avulla vaikutetaan positiivisesti yrityksen sosiaaliseen pääomaan, pystytään luomaan innovatiivinen oppimisympäristö ja suoritetaan onnistunutta viestintää ja markkinointia, jota pystytään mittaamaan.Yrityksen tulisi miettiä mitä he haluavat sosiaalisen median avulla saavuttaa mitkä ovat siis tavoitteet. Ketä he haluavat sosiaalisen median avulla saavuttaa ja miten saavutettujen ihmisten tulisi toimia. Ja lopuksi mitä hyötyä kohderyhmälle on yrityksen sosiaalisen median käytöstä. Alla esimerkkejä hyödyistä • Näiden asioiden selvittämiseksi olemme luoneet workshopin, jonka päätteeksi yrityksellä pitäisi olla tiedossa nämä asiat • Vaikka sosiaalinen media työkaluna on halpa siihen liittyy muita kuluja, joten kannattaa verrata saavutettavia hyötyä muihin sosiaalisesta mediasta aiheutuviin kuluihin, joita ovat esimerkiksi: • Vahvistaa suhdetta sidosryhmiin, asiakkaisiin, työntekijöihin • Uuden tiedon luominen ja oppiminen • Sisällön varastointi, jakaminen, kommentointi, arvostelu etc. • Kognitiiviset apuvälineet (jaetut kalenterit, verkkosanakirjat, miellekarttaohjelmat, sosiaaliset kirjanmerkit) • Sisäinen viestintä • Mahdollisuus tuottaa tietoa näkyväksi • Tiedon kanavointi, hallinta ja kollektiivinen prosessointi • Brändin rakentaminen • Verkoston kasvattaminen • Asiakaspalvelu • Crowdsourcing • Kilpailijoiden seuranta O T • Henkilökunnan aika ja muiden resurssien ohjaaminen pois ydintoiminnasta • Henkilökunnan perehdyttäminen ja koulutus • Sosiaaliseen mediaan käytettävän sisällön luomiseen tarvittavat resurssit (kilpailut, mainokset, muu sisältö jne.)

5. Toimintaympäristön kartoitus • Sosiaalisen median käyttö kannattaa aloittaa seuraamalla ja kartoittamalla toimintoympäristöä. Tämä auttaa työkalujen ja kanavien valinnassa. Tarjoamme sosiaalisen median seurantaa kirjautumista vaatimattomissa sosiaalisen median palveluissa. Voimme suorittaa seurantaa myös muissa palveluissa. Yhteistyökumppanina seurannassa on toiminut Whitevector. • Oma seuranta on helppo aloittaa ilmaisilla työkaluilla • Aluksi kannattaa tutustua RSS feediin, jonka avulla saat sinua kiinnostavista lähteistä tiedon uusista päivityksistä. Tämä auttaa seuraamaan alakohtaisia uutisia ja blogeja • Tämän jälkeen kannattaa tutustua esimerkiksi Google alert palveluun, joka ilmoittaa toivomillasi hakusanoilla Internetiin tulleet kirjoitukset. • Seuraavaksi kannattaa tutustua muihin ilmaisiin työkaluihin ja selvittää yrityksesi näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa. • Jatkuva seuranta • Toimintaympäristön kartoittaminen kannattaa aloittaa seuraamalla miten kilpailijat käyttävät sosiaalista mediaa hyväkseen. Tiedon löydät käymällä heidän sivuillaan ja hakemalla kilpailijoita googlella ja sosiaalisilla hakutyökaluilla. Kun selvität kilpailijoiden näkyvyyttä sosiaalisissa medioissa sinun tulisi kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin: • Miten kilpailijat ovat esillä, minkä kuvan he antavat itsestään? • Mitä tietoa ja sisältöä he jakavat? • Millaisia ovat viestit? (sanavalinnat, kirjoitusten sävy jne.) • Ketä kuuluu verkostoon? (asiakkaat, sidosryhmät, omat työntekijät) • Kuinka usein he viestittävät jotain verkostolleen ja tekevät päivityksiä • Miten he sitouttavat käyttäjiä? (Kilpailut, ylläpitävät keskustelua...) • Millaisia työkaluja he käyttävät? (multimedia, wikit...) • Millaisen vastaanoton he saavat verkostoltaan? (Kommenttien määrät, kommenttien sisältö..) • Kuinka nopeasta ja suureksi heidän verkosto on kasvanut? • Seuraa keskustelua keskustelupalstalla • Voit myös kokeilla http://www.competitious.com (Ilmainen ja tällä selvität tietoa kilpailijoista)

6. Kartoitus mitä työkaluja, sisältöjä ja kanavia käytetään Sisältö • Löydä liiketoimintatarpeitasi vastaava sosiaalisen median konsepti.Olemme rakentaneet selkeän ja tehokkaan mallin kuinka voit edetä portaittain ja integroida sosiaalisen median osaksi viestintästrategiaasi. Yrityksen tarpeiden mukaan määritellään workshopin laajuus ja toteutustapa. Yritys saa workshopin laajuudesta riippuen: • Yrityskohtaiset sosiaalisen median hyödyntämismahdollisuudet, tavoitteet, riskit, mahdollisuudet ja työkalut näiden toteuttamiseksi. • Osallistaa henkilökunta mukaan sosiaalisen median strategiaan ja opastaa heille työkalujen käyttöä ja käytäntöjä sosiaalisessa mediassa • Tarvittavan tiedon sosiaalisen median strategiaa ja mittausta varten • Päivän pituisessa workshopissa käymme läpi esimerkkejä siitä, millainen vaikutus sosiaalisella medialla voi brandillesi olla. Mitä voi oppia sosiaalisten medioiden käytöstä tai passiivisuudesta näissä viestintävälineissä. Paneudumme aiheeseen brandisi näkökulmasta ja menemme konkreettisesti sosiaalisen median sisälle. Aivoriihen avulla selvitämme yrityskohtaisesti tavoitteita, kohderyhmiä ja vahvuuksia sosiaalisessa mediassa ja osallistamme osallistujia ideoimaan mahdollisia käyttötapoja ja mahdollisuuksia. • Pyrimme näin yhdistämään meidän tietämyksemme sosiaalisesta mediasta yrityksen tiimin tietämykseen yrityksen liiketoiminnasta ja arvoista. Sosiaalisen median workshop on rakennettu niin että siihen voivat osallistua sekä aloittelijat että ne joille sosiaalinen media on jo entuudestaan tuttu.Workshopin päätteeksi saat siitä raportin, josta selviää workshopissa käydyt asiat ja niiden perusteella tuotetut ideat. Raportti toimii apuna muodostettaessa mittareita sosiaaliseen mediaan sekä strategian luomiselle • Sosiaalinen media on keskeinen osa viestintästrategiaa. Se vaatii aivan uudenlaisen toiminnan monessa suhteessa. Se tehostaa viestintää, lujittaa asiakassuhteita, motivoi henkilökuntaa ja tehostaa markkinointia. Asiakkaat, kilpailijat, sidosryhmät, työntekijät jne

7. Tavoitteet ja strategia Seuranta Osallis-tuminen Sisällön tuotta-minen Jakaminen Vuoro-vaikutus Mittaa-minen • Mitä tavoitteita yrityksellä on sosiaalisessa mediassa prosessin eri vaiheissa? Yrityksen tulisi kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin: • Brändin hallinta (Kuinka mainostan, promoan, integroin muuhun mediaan, verkoston laatu jne) • Verkoston luominen (Tietoisuuden luominen, mainostaminen, viestit kohderyhmäkohtaisesti jne) • Sitouttaminen (Sisältösuunnitelma, viestien sävy, kuinka usein, vuorovaikutuksen tyyli, tarjoukset muut toiminnot jne.) • Miten teen verkoston toimijoista asiakkaita (tutkimus, kilpailut, applikaatiot, mittaaminen, analyysi jne..) • Myynnin sitouttaminen • Asiakastyytyväisyyden parantaminen (odotusten ylittäminen ja niihin vastaaminen)

8. Resurssit • Sosiaalisen median työkalut ovat usein ilmaisia ja mutta sosiaalisen pääoman luominen vaatii vastuuhenkilöiden aikaa. Aikaa tarvitaan kouluttamiseen, seuraamiseen, mittaamiseen, sisällön tuottamiseen, raportointiin, kehittämiseen ja vuorovaikuttamiseen.Yrityskohtaisesti ja tavoitteiden perusteella aikaa tarvitaan eri määrä. Aikaa voidaan pyrkiä jakamaan useammalle henkilölle, jotta saataisiin sitoutettua yrityksen eri osastot mukaan ja saavutettua parhaat hyödyt sosiaalisesta mediasta. Haasteena on kuitenkin että useampi ihminen toimii yhteisen linjan mukaisesti tai brändikohtaisesti oikealla tavalla.Vastuuhenkilöillä tulisi olla tiedossa asetetut tavoitteet, työkalut, sisällöt ja viestit. Kannattaa muistaa että nuoremmille saattavat olla työkalut jo entuudestaan tuttuja, jolloin säästöjä saadaan koulutuksessa ja aloittaminen nopeutuu.

9. Käytännöt sosiaalisessa mediassa • Sosiaalisen median käytölle yrityksissä on hyvä asettaa rajat ja ohjeet kuinka sitä käytetään ja mitä seuraamuksia on jos niitä ei noudateta. Sosiaalisen median käytännöt tulisi koskettaa jokaista yrityksessä vaikka pääsy sosiaaliseen mediaan olisikin osalta kielletty, koska viestintä sosiaalisessa mediassa ei rajoitu työaikaan ja henkilö saatetaan samaistaa yritykseen työntekijänä. Sosiaalisen median käytäntöjä luotaessa tulisi kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin: • Käyttötarkoitus • Viestit, Henkilöt ja Työkalut • Yleiset käytännöt verkossa • Luottamuksellinen tieto • Yrityksen identiteetti • Sosiaalisen median vaikutus työn tehokkuuteen • Konfliktit verkossa • Vastuulausekkeet • Seuranta • Koko henkilökunnan perehdyttäminen • Yrityksen muut käytännöt • Julkaisemme Tammikuussa 2010 ilmaisen ohjeistusoppaan. Oppaaseen perustuvan ohjeistuksen voimme tehdä yrityskohtaisesti

10. Mittaaminen “A technology and analytics infrastructure that mines a wide variety of traditional, online, and social sources to extract and deliver insights that shape a firm’s marketing strategy.” • Sosiaalisen median hyötyjen mittaaminen helpottaa palvelun kehittämistä ja selvittämistä mistä yritys saa hyötyjä. KPI:n määrittämisessä otetaan huomioon workshopissa esille tulleet asiat ja strategiaa varten asetetut tavoitteet. Mittaaminen voidaan sisällyttää osaksi muuta online-mittaamista, yhdistämällä työkaluja. Mitattavia kohtia voivat olla esimerkiksi: • Verkoston koko, kasvu ja laatu • Sisällön leviäminen (kuinka monta kertaa esimerkiksi video on katsottu) • Kommenttien määrä uutisiin, blogiin jne. • Sitoutuminen (kuinka kauan sosiaalisen median sisältö katsottu, pelattu peliä, videoita katsottu jne.) • Mediapeitto • Mainosten klikkausmäärä • Nettisivuille johtanut liikenne • Liidien määrä/myynnin määrä • Asiakaspalautteen määrä • Tätä varten tarvitset työkaluja, esimerkiksi Google Analytics (http://www.google.com/analytics/)

11. Koulutus • Henkilökunnan kouluttaminen on tärkeää kun työkäyttöön otetaan uusia työkaluja. Koulutuksen avulla vähennetään riskejä ja saavutetaan toivottuja tavoitteita helpommin. Koulutus tulisi koskea koko henkilökuntaa mukaanlukien johto. Koulutus voi koostua esimerkiksi seuraavista asioista: • Työkalujen esittely, käyttötarkoitus ja käyttötapa • Miksi sosiaalisen median käyttö on tarpeellista • Ohjeistus • Odotukset • Keka on vastuussa mistäkin ja kenen puoleen käännytään kun on epäselvää • Tekijänoikeudet ja omistusoikeudet • Yleiset käytännöt verkossa ja yrityksen arvot • Henkilökunnan seuranta ja seuraamukset • Riskit ja mahdolliset seuraamukset • Yleiset kiinnostavat aiheet • Kohderyhmät • Tietoturva-asiat ja miten niitä vältetään • Kuinka toimitaan riskitilanteessa • Kuinka sosiaalista pääomaa kasvatetaan • Sosiaalinen media työvälineenä verrattuna vapaa-ajan työkaluun • Allekirjoitus käytöntöihin

12. Kriisitilanteisiin varautuminen • Miten yrityksen tulee toimia kun eteen tulee kriisitilanne? Kriisitilanteet ovat yksilöllisiä mutta niiden varalle voit tehdä etukäteen jo toimintaohjeet. Kriisitilanteita voi ennakoida miettimällä kanavakohtaisesti mitä tilanteita siellä voi tulla vastaan ja millaisia ennakkotapauksia on jo olemassa. Alla lyhyt muistilista huomioitavaksi kriisiviestintä suunnitelmaa tehtäessä. Workshopissa esittelemme myös esimerkkejä ongelmatilanteista • Vastuuhenkilöt • Nopea toiminta ja päätöksenteko • Tarjoa faktoja • Painota että yrität ratkaista ongelman • Käytä vain niitä medioita, missä ongelmasta puhutaan • Ole rehellinen, läpinäkyvä ja inhimillinen