A importância da implantação de um programa de gestão de documentos

1. A importância da implantação de um programa de gestão de documentos Cintia Aparecida Chagas Arreguy Rubens de Oliveira e Silva Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte Fundação Municipal de Cultura Prefeitura Municipal de Belo Horizonte

2. O Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte Criado em 1991 É o equipamento da Fundação Municipal de Cultura responsável pela gestão, recolhimento, preservação e acesso aos documentos produzidos ou recebidos pelo poder executivo municipal. Guarda também documentos do poder legislativo.

3. Estrutura organizacional do APCBH

4. O acervo Guarda valioso acervo documental sobre a administração municipal, apresentando grande diversidade de suportes e formatos das informações.

5. O acervo Trata-se da documentação pública produzida pela Prefeitura e Câmara Municipal, desde a criação da Cidade. Contempla as secretarias e órgãos municipais • Está organizado em fundos documentais. • Possui também coleções.

6. Dimensões do acervo

7. Dimensões do acervo

8. Gestão de documentos

9. Gestão Ato de gerenciar Termo relacionado à administração Tem a finalidade de estabelecer uma ordem, uma metodologia de trabalho, regida por uma lógica. Por meio da gestão, procura-se obter o máximo de resultados aproveitando os recursos disponíveis. Grandes quantidades de documentos  localizar e utilizar a informação no tempo exato para a tomada de decisão com qualidade, confiabilidade e precisão.

10. GESTÃO DE DOCUMENTOSDictionary of archival terminology (1984, 1988, 2002) Editados pelo CIA Gestão de documentos como área da administração geral que procura alcançar economia e eficiência na criação, manutenção, uso e eliminação de documentos e campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e destinação dos documentos.

11. O que é gestão de documentos? Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo)

12. O que é documento? Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato Material no qual são registradas as informações. (papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) Suporte Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um documento. (cartaz, planta, negativo etc.) Formato

13. Documentos de arquivo Todos os produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

14. Documentos de arquivo Formam um conjunto orgânico refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções A função pela qual são produzidos é que determina sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato

15. O que é um arquivo público? O conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades por órgãos em âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas. Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo

16. Atenção! O conceito de arquivo está sempre associado a um conjunto de documentos Um documento isoladamente não tem razão de ser. Ele só tem significado dentro de um conjunto do qual é parte integrante.

17. Como surgiu a gestão de documentos? • Do inglês Record Management • EUA e Canadá – meados dos anos 1940. • Explosão documental após a segunda guerra mundial. • Necessidade de gerenciar toda a produção documental da época.

18. Ciclo de vida dos documentos (teoria das 3 idades) Teoria desenvolvida depois da Segunda Guerra Mundial (1939-1945). Os arquivos passam por três estágios de arquivamento, de acordo com o seu uso e a freqüência de consultas: Corrente Intermediário Permanente

19. Ciclo de vida dos documentos (teoria das 3 idades) Cada uma dessas fases corresponde a procedimentos técnicos diferenciados. Os arquivos passaram a se preocupar com os documentos desde o momento em que são criados, passando pela tramitação e destinação final: eliminação ou guarda

20. Arquivo Corrente Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

21. Valor Primário • Refere-se ao valor que o documento apresenta no uso administrativo para o órgão, razão primeira de sua criação. • Relaciona-se ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.

22. Arquivo Intermediário Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

23. Arquivo Permanente Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor probatório ou informativo (histórico). Valor secundário

24. Valor probatório x Valor informativo • Valor probatório • Valor inerente aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções. • Valor informativo • Valor inerente aos documentos devido à informação que contêm sobre pessoas (físicas ou jurídicas), coisas ou fenômenos. Para fins de estudo ou pesquisa.

25. Avaliação Processo de análise e seleção de documentos que visa a estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final. Deve levar em conta os valores primário e secundário dos documentos. Não é feita documento a documento (são analisadas as tipologias)

26. Objetivos Racionalização do ciclo documental Redução ao essencial da massa documental sem prejuízo da informação Aumento do índice de recuperação da informação Garantia de condições de conservação dos documentos de guarda permanente

27. Avaliação • Deve efetivar-se nos arquivos correntes. • Evitar transferência para arquivos intermediários de documentos que ainda não foram avaliados. (MASSA ACUMULADA) • É fundamental para o processo de avaliação que os documentos tenham sido classificados. • Classificação permite a compreensão do conteúdo dos documentos de arquivo dentro do processo de produção, uso e acesso à informação arquivística. • Manutenção dos vínculos orgânicos com a entidade geradora.

28. Massas acumuladas • Documentos ativos • Elimináveis de imediato • De valor intermediário • Documentos de valor permanente • A relação dos arquivos montados nos postos de trabalho com as massas acumuladas é de depósito. • Transferência se dá por questões de espaço físico, primeiramente e, secundariamente, pela perda do valor administrativo e técnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilização futura

29. Massas acumuladas • A relação dos arquivos montados nos postos de trabalho com as massas acumuladas é de depósito. • Guardam aquilo que não é necessário guardar nos postos de trabalho. • Não há organicidade, recolhimentos periódicos, controle de fluxo. • Transferência se dá por questões de espaço físico, primeiramente e, secundariamente, pela perda do valor administrativo e técnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilização futura.

30. Importância da gestão de documentos Otimização da utilização do espaço e de recursos humanos. Promover a eficiência da administração e a simplificação do fluxo documental Ampliação do espaço físico para arquivamento Aproveitamento de recursos humanos e materiais Controle do processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação

31. Gestão de documentos e economia redução da massa documental deslocamento dos documentos de guarda intermediária para arquivos localizados em áreas mais afastadas dos centros urbanos, portanto menos valorizadas.

33. Tabela de temporalidade e destinação Orientar os técnicos na tarefa de seleção dos documentos a serem eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, ou serem preservados como de guarda permanente. Fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão produtor tomando-se como base o plano de classificação.

34. PASSOS PARA IMPLANTAÇÃO DE PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS • 1) Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável; • 2) Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação; • 3) Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades; • 4) Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades; • 5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e encerramento do trâmite; • 6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico; • 7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

35. Comissões de avaliação • As comissões de avaliação deverão ser compostas por profissionais com conhecimentos das funções, atividades e estrutura organizacional de seus respectivos órgãos, sendo recomendável que faça parte da comissão: • um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, • um procurador ou assessor jurídico • e um arquivista. (BERNARDES, Ieda Pimenta)

36. Gestão de documentos digitais Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional A proliferação desse tipo de documento é um desafio enfrentado por todas as instituições arquivísticas hoje.

37. Documento digital - vantagens Facilidade de cópia e transmissão Facilidade de acesso Flexibilidade Cópias idênticas sem perdas

38. Documento digital - problemas Dependência de um aparato de software e hardware para sua recuperação. Fragilidade das mídias. Rápida obsolescência das mídias e formatos. Necessidade de migração dos suportes e atualização do formatos. Aparente eternidade. Pouco preparo das instituições arquivísticas. Necessidade de novas qualificações profissionais.

39. Preservação digital Dificuldade de se garantir sua fidedignidade e autenticidade ao longo do tempo. Fidedignidade: Capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que atesta (grau de completude de sua forma intelectual e controle de seus procedimentos de criação) Autenticidade: capacidade de se provar que um documento arquivístico é o que diz ser (está ligada ao modo, à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua preservação e custódia)

40. Preservação digital Requer ações arquivísticas, a serem incorporadas em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados, incluindo as etapas de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos, a fim de que não haja perda nem adulteração dos registros

41. Preservação digital Para ser utilizado como forma de armazenamento permanente Atualização periódica tanto do meio de armazenamento, quanto dos sistemas. Mudança de um meio físico para outro  atualização (refreshing). Mudança de um formato de arquivo para outro  migração. Emulação  desenvolvimento de sistemas que façam com que arquivos baseados em formatos antigos sejam lidos por programas mais atuais.

42. Preservação digital Um arquivo digital não pode ser guardado durante anos em local seguro, longe de agentes externos de degradação. Preservar, no universo digital significa tomar ações pró-ativas com o intuito de evitar que a informação seja perdida. O acesso passa de antítese da preservação para seu subproduto.

43. Microfilme Filme resultante do processo de reprodução de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução, cuja leitura só é possível por meio de leitor de microformas.

44. A importância da microfilmagem Ainda hoje, a microfilmagem é a única forma de se garantir a longevidade de informações contidas em documentos com garantia de autenticidade. Expectativa de vida de um microfilme de alta qualidade (prata) é de 500 anos

45. Vantagens da microfilmagem Baixos custos de produção e manutenção; Grande capacidade de compactação em relação ao documento original; Segurança proporcionada pelo pequeno volume do microfilme; Normalização fixa; Facilidade de reversão ao papel;

46. O Arquivo Público da Cidade e a Câmara Municipal de Belo Horizonte Entre 1993 e 1994 - o APCBH recebeu acervos provenientes do poder legislativo dentro de um procedimento não sistematizado – doação documentação originada das atividades administrativo-financeiras da própria Câmara (balanço e livros caixas, entre outros); documentação originada das atividades do processo legislativo (atas e dossiês de projetos de lei e proposições de vereadores, entre outros).

47. O Arquivo Público da Cidade e a Câmara Municipal de Belo Horizonte 2005 - Primeiro convênio – recolhida documentação originada do processo legislativo dos anos de 1947 a 2005. Entre 2006 e 2008 o APCBH procedeu ao recolhimento, organização física e intelectual, acondicionamento e descrição dessa documentação. 2007 - novo convênio, visando o recolhimento do restante da documentação relativa à legislatura de 2006 a 2008, e a ampliação do escopo dos trabalhos, abarcando o acervo fotográfico e os trabalhos de digitalização do acervo textual. 2011 - um terceiro convênio está em andamento e, mais uma vez, planeja-se a ampliação dos acervos e serviços prestados, com a digitalização das fitas de áudio das sessões plenárias e a incorporação dos Anais do Conselho Deliberativo, órgão legislativo anterior à Câmara Municipal.

48. Referências • Bernardes, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo : Arquivo do Estado, 1998. 89 p. (Projeto como fazer ; v. 1) • SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: Editora da FGV, 2005.