GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO : PROYECTO SPIGA

1. Administración electrónica - Proyecto SPIGA Febrero de 2006 LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA E-ADMINISTRACIÓN Principado de Asturias Gobierno del Principado de Asturias I Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrónicos Colombia, Bogotá, Universidad de la Salle, 11 al 13 de marzo de 2009 Principado de Asturias GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO : PROYECTO SPIGA

2. La gestión documental es el corazón de la Administración electrónica. La sangre, la información. Y los especialistas… ¿de qué nos ocupamos? • Boletín Oficial electrónico • archivo y custodia expedientes • Base de datos legislativa • Base de datos organizativa • Biblioteca digital • Catálogos corporativos • Gestión contenidos web • Memoria Digital • Repositorio Institucional

3. e-BOPA Sistema para la Gestión y Edición del Boletín Oficial del Principado de Asturias

4. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) • Situación inicial • PERSONAL:Necesidad de una reestructuración de la plantilla que es una las mayores debilidades del sistema. • PROCESOS: Fotocomposición, fotomecánica, impresión y montaje basados en procesos manuales heredados de la concepción tradicional de la imprenta. • SOFTWARE: Sistema de edición antiguo (PAGLEX) de los años 90 que carecía de soporte y mantenimiento. • HARDWARE: estaciones de trabajo aisladas sin integración en el proceso editorial. • PORTAL www.asturias.es: Las estadísticas de uso del portal sitúan siempre al BOPA como la sección más visitada, pero no se conseguía la puntualidad y calidad digital que dicha publicación requiere.

5. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) Oportunidades de mejora • Automatización del proceso de edición desde los organismos gestores de la Admón. del PA (envío disposiciones en formato electrónico, autenticación electrónica, acceso web a la aplicación SIGBOPA…) y progresiva incorporación al mismo de la Administración Local y la Administración de Justicia. • Creación de un Decreto que de soporte jurídico a la publicación digital -fundamentada en la Ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos-, entendido el BOPA como el primero de ellos, pues actúa como puerta del resto. • Elaboración de la Guía de Estilo y Normalización. • Desarrollo de servicios electrónicos de pago de tasas por suscripción, inserción de anuncios, etc.

6. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) • Gestión de los anuncios a publicar. • Edición de anuncios. • Montaje de boletines. • Histórico de anuncios y/o Boletines. • Elaboración de informes. • Exportación a distintos formatos. • Recepción de anuncios multicanal. Necesidades

7. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) La solución eBOPA Sistema para la Gestión y Publicación del Boletín Oficial del Principado de Asturias miBOPA Suscripción eBOPA Word, Excel, pdf,… publiBOPA Web Originales XML PDF Otros sistemas workflow Web Service Catálogo servicios Formulario digital

8. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) Proceso de publicación del BOPA

9. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) El Workflow

10. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) El Sistema SERVIDORES Plataforma J2EE + Base de datos Tamino + Gestor Documental DOGMA CLIENTES Windows Xp + Navegador Web + Adobe InCopy + Adobe InDesign

11. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) Los perfiles • Registrador • Aprobador • Asignador • Corrector • Operador de edición • Montador

12. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) Registrador • Recepción de originales. • Registro en el sistema. • Consultas al sistema.

13. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) Aprobador • Control de anuncios registrados. • Aprobación de anuncios a publicar. • Extracción de Informes. • Consultas al sistema.

14. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) Asignador • Control de anuncios registrados. • Aprobación de anuncios a publicar. • Asignación de anuncios a operadores. • Elaboración de estadísticas e Informes. • Exportación de boletines, anuncios… • Mantenimiento de la información

15. SISTEMA DE GESTIÓN Y EDICIÓN BOLETÍN (eBOPA) Corrector • Corrección de anuncios editados. • Corrección de boletines.

16. SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DE ARCHIVO (SIGIA)

17. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) CIUDADANO Unidades Tramitación Interope- rabilidad Otros Organismos WEB Documentación Administrativa Archivo Docum. producida Conversión Formato Entrada Transferencia Archivo Digital Archivo digital Firma electrónica Digitalización Expediente Electrónico GESTIÓN ARCHIVO Docum. aportada Entrada y descripción Transferencia Archivo Expediente Físico Archivo Oficina Archivo Físico Impresión Exp. ciudadano

18. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) BD TERRITORIO BD TERCEROS BD ORGANIZACIÓN SIGAP ISAD (G)

19. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Servicios que ofrece Externos • A través del Servicio de Atención Ciudadana o presencial: • Localización de cualquier documento y su disponibilidad para consulta • Obtención de copias y certificaciones • Obtención de la imagen del documento físico • Certificados antecedentes documentales Internos • A través Intranet / Cliente-Servidor: • Localización de cualquier documento en modo autoservicio o a través de asistencia personal • Disponibilidad inmediata para consulta y/o préstamo • Transferencia de documentos • Control restringido de acceso a los documentos • Gestión • Digitalización • Obtención de la imagen del documento físico • Custodia • Consultas físicas, web • Selección y eliminación de documentos

20. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Resumen de Servicios • 750 usuarios distribuidos en la organización • 7.820 m/l de documentos organizados • 1.552.354 expedientes clasificados • 40.471 expedientes eliminados • 4.279 servicios prestados en el año 2006 • 235 consultas de antecedentes documentales • 5.833 copias de documentos • 756 órganos administrativos conectados al sistema • 362 series evaluadas

21. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Gestión de Fondos Documentales Creación y Gestión de Elementos del Cuadro de Clasificación (Fondos y Clasificadores de Fondos) Descripción de Elementos Creación y Gestión de Series Identificación, Descripción, Valoración y Expurgo Validación de Unidades Documentales desde Transferencias Gestión de Unidades Documentales Descripción y Documentos Creación y Gestión de Listas Descriptoras: Descripción y Documentos

22. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Transferencias Creación y Gestión de Previsiones Creación y Gestión de Relaciones (Cotejo, Signaturación y Validación) Validación de Unidades Documentales en Serie Carga de Unidades Documentales desde Sistema Tramitador Reserva y Ubicación en Depósito

23. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Gestión de Depósito Creación y Gestión de Elementos No Asignables (Ubicaciones, Depósito, Módulos, Planeros, etc.) Creación y Gestión de Elementos Asignables (Baldas, Cajones, etc.) Gestión de Huecos Reservar, Ubicar Reubicar, Habilitar e Inutilizar Unidades Documentales en Transferencias

24. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Préstamo y consultas Creación y Gestión de Préstamos Reserva, Entrega y Devolución Prórrogas y Reclamaciones Creación y Gestión de Consultas Reserva, Entrega y Devolución Devolución de Unidades Documentales de Préstamos y Consultas Unidades Documentales en Depósito Unidades Documentales en Fondos

25. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Administración, Gestión de Usuarios y Control de Acceso Consultas de Auditorías Configuración de Criticidades para Acciones y Usuarios Creación y Gestión de Usuarios, Grupos, Órganos y Perfiles Creación y Asignación de Listas de Acceso Elementos de Fondos

26. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) Identificación, selección y valoración Estudio de la serie, procedimientos, normativa y trámites Informe de valoración Eliminación física y virtual Reuniones órgano de procedencia Comisión de expurgo

27. SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

28. Administración del Principado de Asturias: 33.000 empleados Funciones distintas : directivas, administrativas, jurídicas, técnicas, educativas, sanitarias... Necesidades comunes: obtener información, gestionar documentación, compartir conocimiento… Recursos documentales y bibliográficos : Censo 2004 59 órganos gestores de documentos especializados 15 centros de documentación profesionalizados 7000 metros lineales de publicaciones Materias diversas: administración, agricultura, asuntos europeos, empresa, estadística, consumo, drogas, llingua asturiana, mujer, juventud, riesgos laborales… Soportes heterogéneos: papel, audio, vídeo, electrónico Problemas detectados: aislamiento, sistemas de gestión caseros, distinta naturaleza jurídica… SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA) Situación de Partida

29. Dar servicio a la sociedad asturiana facilitando el acceso a información de valor añadido disponible en los centros de documentación de la Administración directa e institucional del Principado de Asturias Dar soporte a la organización y a la dirección de la Administración del Principado de Asturias para la gestión y la toma de decisiones basadas en el conocimiento SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA) Objetivos

30. CENTROS QUE FORMAN PARTE DE LA RED ACADEMIA DE LA LLINGUA ASTURIANA AGENCIA DE SALUD AMBIENTAL Y CONSUMO AUTORIDAD PORTUARIA DE GIJON COORDINADORA DE ONGDs DE ASTURIAS CONSEJERÍA DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CONSEJO ECONOMICO Y SOCIAL (CES) CONSEYU DE LA MOCEDA DEL PRINCIPÁU D’ASTURIES DIRECCIÓN GENERAL DE INFORMATICA DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTES ENTE TRIBUTARIO GABINETES DE LOS CONSEJEROS INSTITUTO ASTURIANO DE ADMINISTRACION PUBLICA "ADOLFO POSADA” INSTITUTO ASTURIANO DE LA JUVENTUD INSTITUTO ASTURIANO DE LA MUJER INSTITUTO ASTURIANO PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES INSTITUTO DE DESARROLLO ECONOMICO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS (IDEPA) RED DE OFICINAS DE INFORMACIÓN JUVENIL DIRECCION GENERAL DE RELACIONES EXTERIORES Y ASUNTOS EUROPEOS REAL INSTITUTO DE ESTUDIOS ASTURIANOS (RIDEA) SERVICIO REGIONAL DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO AGROALIMENTARIO (SERIDA) SOCIEDAD ASTURIANA DE ESTUDIOS ECONOMICOS E INDUSTRIALES, S. A. (SADEI) UNIDAD DE COORDINACIÓN PLAN SOBRE DROGAS SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

31. Gestión documental restringida/ Gabinetes, directivos Actas e informes, proyectos, noticias de prensa, notas de prensa, intervenciones parlamentarias Dossieres (temáticos, cronológicos, de prensa…) Gestión documental específica/Gestores, colectivos Catálogos de salud (Servicio Sanitario de atención Ciudadana) Sentencias (Servicios Jurídicos) Difusión Selectiva (Relaciones exteriores y Asuntos europeos) Convocatorias (Red Asturiana de Información Juvenil) Materiales de formación (IAAP “Adolfo Posada”) Gestión documental básica/Centros de documentación, Bibliotecas especializadas Monografías Publicaciones seriadas Informes, proyectos y dictámenes Normas y patentes Artículos de revista y noticias de prensa Recursos electrónicos Materiales gráficos y audiovisuales SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

32. Tecnología estándar universal XML I*NET: servicios web de acceso multicanal Módulos parametrizables y escalables Repositorio único de información Integración con Portal, Terceros, LDAP, CRM Tratamiento documental: catalogación, indexación… Captura automática y almacenamiento de documentos en diferentes formatos: word, ppt, pdf, excel, jpg, gif, vídeo… Digitalización asistida por OCR Campos controlados y ayudas configurables Gestión de tesauros y listas de materias Soporte de flujos de trabajo (WorkFlows) Versionado de documentos Difusión selectiva (listas rápidas) Circulación de documentos y gestión del préstamo Definición de perfiles de usuarios y niveles de seguridad. Generación de informes y estadísticas SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

33. Catalogación compartida Racionalización de los esfuerzos Trabajo en red Comisión Coordinadora Grupos de trabajo Lista de distribución Resolución de incidencias Formación de las personas Plan de Formación Específica del IAAP “Adolfo Posada” Formación en el puesto de trabajo Talleres Intercambio de buenas prácticas SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

34. Auditorías de información por departamentos Gestión y difusión de la información pública Privacidad de documentos de ámbito restringido, con posibilidad de: Compartirlos Hacerlos públicos Indicadores de gestión Apoyo a la toma de decisiones Saber y experiencia compartidos Socialización del conocimiento tácito Información de valor añadido Apoyo a la innovación y creatividad Estrategia y cambio de cultura SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

35. AUDITORÍAS DE INFORMACIÓN Identificación de las personas Identificación de los servicios Identificación de los procesos Identificación de los tipos documentales Identificación de los flujos de trabajo SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

36. SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

37. SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

38. SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

39. LA PLATAFORMA RIA RIA y buscaRIA

40. El insostenible coste de las suscripciones a revistas científicas y técnicas que repercute en los presupuestos de nuestras instituciones de investigación. Los beneficios que el movimiento por el acceso abierto aporta a los diferentes actores del sistema de comunicación científica: investigadores/autores, universidades, revistas y editores, profesores y estudiantes, ciudadanos… Una mayor audiencia, el incremento de la visibilidad de la producción científica, el retorno de la inversión realizada en investigación, son algunos ejemplos. El interés de nuestra administración por contribuir a la consolidación del movimiento por el acceso abierto. La posibilidad de implicar a los diferentes organismos de investigación de nuestra comunidad en un proyecto común, que fomente y mejore la colaboración entre ellos. LA PLATAFORMA RIA Justificación Son varios los motivos que nos han llevado a plantearnos la idea de crear un repositorio institucional. A la ya mencionada inexistencia de herramientas de este tipo en nuestra comunidad, habría que añadir:

41. Objetivos Con la creación del RIA nos hemos planteado alcanzar estos objetivos: Crear un espacio que facilite la gestión y difusión de los contenidos digitales generados por la actividad investigadora de esta Comunidad Autónoma. Proporcionar soporte a las iniciativas de comunicación científica en acceso abierto para el personal investigador de la Comunidad Autónoma. Incrementar la visibilidad, difusión e impacto de la literatura científica, garantizando su preservación, organización y libre acceso. Promover el retorno de la inversión efectuada por la Comunidad Autónoma en estudios y publicaciones, facilitando la reutilización de la información y el conocimiento generados por el sector público. Promocionar y apoyar el movimiento mundial por el libre acceso a la información. Dar visibilidad a los contenidos del RIA mediante la recolección de los mismos en directorios como: Directorio y recolector de recursos digitales ROAI del Ministerio de Cultura, la futura Biblioteca Digital Europea… LA PLATAFORMA RIA

42. Participantes Universidad de Oviedo. Oficina de Investigación Biosanitaria de la Fundación para el Fomento en Asturias de la Investigación Científica Aplicada y la Tecnología (OIB-FICYT). Red de Bibliotecas Sanitarias del Principado de Asturias. Consejería de Educación y Ciencia del Gobierno del Principado de Asturias. Servicio Regional de Investigación y Desarrollo Agroalimentario (SERIDA). Ente Público de Servicios Tributarios del Principado de Asturias. Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentación del Gobierno del Principado de Asturias. LA PLATAFORMA RIA

43. LA PLATAFORMA RIA

44. LA PLATAFORMA RIA

45. LA PLATAFORMA RIA DOGMA Herramienta de gestión documental de SIDRA Proveedor de datos OAI-PMH Repositorio Institucional de Asturias Otros repositorios Recolección basada en el protocolo OAI-PMH Proveedor de servicios

46. LA PLATAFORMA RIA Resolución de 2 de febrero de 2009, de la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, por la que se crea el Repositorio Institucional del Principado de Asturias Primero.—Crear el Repositorio Institucional del Principado de Asturias, plataforma digital de acceso abierto a la literatura científica y técnica producida en el ámbito del Principado de Asturias con la finalidad de recoger los contenidos digitales generados por la actividad investigadora del Principado de Asturias y facilitar la gestión y difusión de dichos contenidos, incluyendo su preservación, organización, acceso y distribución. Segundo.—Aprobar las políticas de acceso al Repositorio Institucional del Principado de Asturias que se incorporan como anexo de la presente Resolución.

47. LA PLATAFORMA RIA Acuerdo del Consejo de Gobierno de 11 de febrero de 2009, por el que adoptan medidas para favorecer el fomento del acceso abierto a la investigación fomentada por el Principado de Asturias Primero.- En las bases de ayudas y subvenciones financiadas con fondos públicos, otorgadas o gestionadas por la Administración del Principado de Asturias y cuyo objeto sea fomentar la investigación, se incluirá una cláusula por la cual la persona beneficiaria se compromete a depositar mediante su autoarchivo los resultados de la investigación en el Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA), con el fin de permitir la difusión de la obra entre la comunidad científica con fines de estudio e investigación. En el caso de que los trabajos sean objeto de publicación, el Gobierno del Principado de Asturias respetará, siempre que sea necesario, un período de embargo no superior a los 6 meses antes de proceder a su divulgación a través del Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA).

48. LA PLATAFORMA RIA Segundo.- En los pliegos de contratación o en su caso en los contratos que formalice el Principado de Asturias que tengan por objeto la realización de trabajos de investigación se incluirá una cláusula por la cual el contratista se compromete a ceder a la Administración del Principado de Asturias gratuitamente con carácter de exclusiva, sin limite de tiempo y para todo el ámbito territorial universal los derechos de explotación de la propiedad intelectual e industrial de los trabajos realizados para la Prestación del objeto contractual, en cualquier forma, y en especial en todas sus modalidades de explotación, incluida la explotación en red de internet, del derecho de reproducción, distribución, comunicación pública y transformación. El importe de la adjudicación incluye la participación que pudiera corresponder al autor en los ingresos de explotación. La Administración del Principado procederá al depósito de los trabajos en el Repositorio Institucional del Principado de Asturias, siempre que se ajusten a la política de contenidos del mismo.

49. MEMORIA DIGITAL DE ASTURIAS

50. MEMORIA DIGITAL DE ASTURIAS ‘Memoria Digital de Asturias’ supone la creación un espacio web de referencia para la ciudadanía asturiana y todas aquellas personas interesadas en la comunidad autónoma. Aprovechando las nuevas oportunidades que ofrece Internet y que se materializan en lo que conocemos como web social o Web 2.0, ‘Memoria Digital de Asturias’ surge como un instrumento para potenciar el proceso de socialización que actualmente vive la Red.