Loeng 2 Töö analüüsi väljundid – struktuuri ja töökorralduse kujundamine

1. Loeng 2 Töö analüüsi väljundid – struktuuri ja töökorralduse kujundamine Töökorralduse kujundamist mõjutavad tegurid Näiteid töö analüüsi kohta tootmis- ja teenindusasutuses Koostas: Riina Rohelaan, 2014

2. Loengu teemad • Organisatsiooni struktuur ja selle liigid • Struktuuri kujundamine ja töökorralduse erinevad vormid • Töökorralduse kujundamist mõjutavad tegurid • Näiteid töökorraldusmudelitest • Ameti- ja isikukirjelduse koostamine

3. Organisatsiooni struktuur • Organisatsiooni struktuur on organisatsiooni ametikohtade vaheliste suhete mudel eesmärgiga luua tõhus tööjaotus. Selleks määratakse iga ametikoha ülesanded ja seos teiste ametikohtadega. • Organisatsiooni struktuuri otstarbekus avaldub järgmises: • ettevõtte efektiivsuse tagamine • organisatsiooni eri osade talitluse koordineerimine tegevusalade järgi • organisatsiooni paindlikkuse ja keskkonnaga kohanemisvõime tagamine

4. Struktuuri loomise tegevused • Ametikohtade kavandamine • Ametikohtade rühmitamine • Alluvus- ja aruandlussuhete määratlemine • Õiguste ja võimu jaotamine töökohtade vahel • Allüksuste tegevuste koordineerimine

5. Ametikohtade kavandamine • Mis ülesanded peavad olema organisatsioonis täidetud? • Kuidas neid ülesandeid saab jagada inimeste ja seadmete vahel? • Kuidas ülesandeid rühmitada, et tekiksid ametikohad? • Milline on optimaalne ülesannete hulk töötajale? • Milline peaks olema vahekord organisatsiooni efektiivsuse ja inimeste rahulolu vahel?

6. Organisatsiooni struktuuri kujundamisega seotud töökorralduse vormid • TÖÖ SPETSIALISEERIMINE – iseloomustab, millisel määral on suurem ülesanne osadeks jaotatud ja inimeste vahel ära jagatud • TÖÖDE ROTATSIOON – töötajad liiguvad süstemaatiliselt ühelt töökohalt teisele • TÖÖ LAIENDAMINE – suurendatakse töötajale antud ülesannete arvu • TÖÖ RIKASTAMINE – suurendatakse lisaks ülesannete arvule ka töötaja otsustusõigust ja vastutust • TÖÖ PSÜHHOLOOGILISTE TEGURITE KAUDU LÄHENEMINE – põhineb töötajate motivatsiooni ja töörahulolu suurendamisel vastavate tegurite kaudu

7. Töökorraldus ja psühholoogilised tegurid Töö põhilised tegurid Psühholoogiliselt olulised näitajad • Oskuste mitmekesisus • Ülesande selgus • Ülesande tähtsus Töö olemuse ja tähenduse tunnetamine • Kõrge sisemine motiveeritus • Töö teostatuse kõrge kvaliteet • Kõrge tööga rahulolu • Tööjõu voolavuse ja puudumiste madal tase • Autonoomsus (iseseisvus ajakava planeerimisel ja ülesannete täitmisel) Töö tulemuse eest vastutuse tunnetamine • Tagasiside (info saamine oma töö sooritusedukuse kohta) Töö tegelike tulemuste teadmine Töötaja arenguvajaduse suurendamine

8. Töökorraldust mõjutavad tegurid tootmises • Toote eripära, nt kiiresti riknev toode, disaintoode või masstoode • Toote valmistamise tehnoloogia (inimene, masin, automaatika) • Masinate ja seadmete eripära ning nende sobivus erinevate toote valmistamiseks (praak, kaod) • Ruumide sobivus, töökoha asukoht ja vahemaad • Töökohtade ergonoomika (tooli kõrgus, liini kõrgus jms) • Füüsilise töökeskkonna eripära ja ohtlikkus (keemiliste ainete käitlemine, kuumus, madal temperatuur) • Kasutatavad infosüsteemid (arvuti, kaustik, suuline info)

9. Töökorraldust mõjutavad tegurid teeninduses • Klientide hulk ja selle muutus ajas • Kontakti saamine/hoidmine kliendiga, kliendihaldussüsteemide kasutamine • Klientide vajadused ja teenuste eripära, standardiseeritud teenus või disainitud teenus • Teenuse osutamise koht (salong, kodu, Internet, …) • Teenuse osutamise tehnoloogia (inimene, masin, automaatika) ja vajalikud vahendid • Teenindaja suhtlusoskused, isikuomadused

10. Töökorraldust mõjutavad tegurid logistikas • Tarneaeg ja tarnekindlus • Erinevate kaubaartiklite arv • Infosüsteemide kasutamine • Hoone või laoplatsi planeering ja pindala • Kauba ladustamise põhimõtted • Tõste- ja transpordimehhanismide kasutamine • Kauba transportimisega kaasnevad lisatööd (paberite vormistamine, pakkimine jms) • Kauba transportimise vahemaa ja viis (maa-, mere, õhutransport) • Vigade tekkimisvõimalus ja nende parandamise kiirus

11. Töökorraldust mõjutavad tegurid projektides • Projekti tähtaeg ja lõppeesmärk • Projekti tulemuse unikaalsus • Projekti elluviimiseks vajaminev ressurss, sh meeskond, tehnoloogia, ruumid, eelarve jms • Projektis teostatavate ülesannete mitmekesisus • Projekti ajakava Töökorraldust mõjutavad inimlikud tegurid • Töötaja teadmised, oskused ja isikuomadused • Töötaja tulemuslikkus • Töötaja isiklikud eelistused

12. Enamlevinud organisatsioonistruktuurid: Juhtkond Tootmine Logistika Müük Administratsioon Juhtkond Toode 1 Toode 2 Tootmine Logistika Müük Tootmine Logistika Müük Müügiosakond Põhja-Eesti Lääne-Eesti Lõuna-Eesti Ida-Eesti Müügiosakond Müük koolidele Müük lasteaedadele Müük haiglatele Jaemüük

13. Juhtkond Administratsioon Tootmine Logistika Müük Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Projekt 1 Juhtkond Osakond 1 Osakond 2 Osakond 3

14. Juhtimisulatus • Juhtimisulatus on ühe juhi alluvuses olevate inimeste arv. Optimaalne • alluvate arv on 3-7 inimest. • Juhtimisulatust mõjutavad: • Organisatsioonisisesed protseduurid, täidetavate funktsioonide hulk • Alluvate kompetentsus – kompetentsemate alluvate hulk võib olla suurem • Töö iseloom – mida keerulisem töö, seda väiksem võib olla alluvate arv • Struktuur võib olla: • Lame ja laia juhtimisulatusega (vähe juhtimistasandeid, suur otsealluvate arv) • Pikk ja kitsa juhtimisulatusega (palju juhtimistasandeid ja väiksem otsealluvate arv)

15. Tsentraliseeritus ja detsentraliseeritus organisatsioonis • Detsentraliseerituse määra iseloomustab töötajate õigus võtta vastu otsuseid ja vastutada. Mida madalamal tasemel võib otsuseid vastu võtta, seda suurem on detsentraliseerituse määr. Detsentraliseerituse vastand on tsentraliseeritus. • Võimu jaotamise alused: • Majanduslikud kaalutlused: mida suuremat tulu või kulu otsus puudutab, seda kõrgemal tasandil otsus tehakse • Organisatsiooni suurus ja sellega kaasnev otsuste hulk: mida rohkem tuleb teha otsuseid, seda enam neid delegeeritakse alumistele juhtimistasanditele • Organisatsioonis sihiteadlikult kujundatud kontrolli määr • Kiire ja ülevaatliku tagasiside saamise võimalused allpool vastuvõetud otsuste kohta kas aruandluse, tarkvaralahenduste abil või mõnel muul viisil

16. Näited töökorraldusmudelitest A- asutus ; PO – piirkondlik osakond

17. KLIENT KLIENT IK IK TV TV JK KN KO Kliendi liikumise protsess teenuse osutamisel “suurtes” teeninduskeskustes ja “väikestes” teeninduspunktides. IK – infokonsultant; TV – töövahenduskonsultant; JK – juhtumikorraldaja; KN – kutsenõustaja; KO – koolitusspetsialist;

18. Teenuseid osutava organisatsiooni struktuuri alusel koostatud tööjõu plaan SP ehk spetsialiseeritud teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud ühele kliendigrupile 1-2 teenuse osutamiseks (10-25 töötajat) MF ehk multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis on spetsialiseerunud mitmele kliendigrupile 4-6 teenuse osutamiseks (50-150 töötajat) SMF ehk suur multifunktsionaalne teeninduskeskus, mis ühendab piirkonna juhtimise administratiivset keskust ja multifunktsionaalset teeninduskeskust (100-300 töötajat)

22. Töökorraldusmudelist struktuuri ja ametijuhendini • TÖÖKORRALDUSMUDEL • eesmärgid • tegevusprotsessid • juhtimispõhimõtted • koostöö • otsustamine ja vastutus • võim ja aruandlus • SOBIV STRUKTUUR • funktsionaalne • asukohajärgne • kliendipõhine • … • segu mitmest variandist • AMETIKIRJELDUS • kohustused • õigused • vastutus • teadmised • oskused • iskuomadused

23. Ametikirjelduste koostamine töö analüüsi läbiviimise tulemusena

24. Ametikirjelduste koostamine Ametikirjeldus on dokument, mis määratleb ära iga üksiku ametikoha eesmärgi, põhiülesanded, vastutuse, õigused ja toob välja selle ametikoha asendi ettevõtte struktuuris ning sisaldab vajadusel ametikoha täitja profiili e. nõuete profiili. Ametikirjelduste koostamise protsess: 1. Vajaduse määratlemine. Vajadus ametikirjelduste järele sõltub ettevõtte suurusest ja funktsioonide mitmekülgsusest. 2. Tööjaotuse kaardistus 3. Vajaliku info kogumine ametikohtade kohta (töö analüüs) 4. Ametikirjeldusele sobiva vormi ja stiili valik 5. Ametikirjelduste algvariantide koostamine 6. Kooskõlastamine, läbiarutamine sidusstruktuuride ja –ametikohtaega. Parandamine ja vasturääkivuste kõrvaldamine 7. Ametikirjelduste kehtestamine 8. Perioodiline korrigeerimine juhul kui tööülesanded muutuvad

25. Ametikirjeldus (ametijuhend, töökirjeldus) • Kirjeldab tööd, mida töötaja peab tegema • Ametinimetus • Kellele töötaja allub, keda töötaja asendab jms • Töö eesmärgi lühikirjeldus • Võtmeülesanded • Võtmetulemused

26. AMETIKIRJELDUS Kuupäev: Ametikoht: Allüksus:Ametikoha täitja asendab: Ametikoht allub:Ametikoha peamine eesmärk:

27. Isikukirjeldus • Kirjeldab inimese tüüpi, kes sobib ametikohal töötama • Haridus • Oskused • Töökogemus • Isiksus / isikuomadused • Tervislik seisund

28. ISIKUKIRJELDUS

29. Küsimused?