MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA CALENDARIO A

1. MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA CALENDARIO A Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales ABRIL 2010

2. TEMAS A TRATAR MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS TALLER PLANEACIÓN DE LA COBERTURA – EVOLUCIÓN DE MATRÍCULA Y PROYECCIÓN DE CUPOS

3. TEMAS A TRATAR MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS TALLER PLANEACIÓN DE LA COBERTURA – EVOLUCIÓN DE MATRÍCULA Y PROYECCIÓN DE CUPOS

4. PROCESO DE MATRÍCULA Conjunto de actividades que apoya la política de cobertura, que incluyen acciones en acceso y permanencia, y que permite organizar y garantizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del País

5. OBJETIVO GENERAL Garantizar las condiciones técnico administrativas para volver eficiente, eficaz y efectivo el proceso de asignación de cupos escolares y asegurar la continuidad del estudiante de la educación preescolar, básica y media en el sector educativo oficial

6. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Adoptar procesos claros para cada uno de los niveles de la cadena de gestión educativa que garanticen la cobertura (acceso y permanenciade los estudiantes al sistema educativo). • Disponer de información confiable para reordenar las decisiones que afectan la prestación del servicio (vínculos con procesos de planeación y administrativos con relación a: recursos humanos, físicos, financieros, jurídicos y contractuales). • Definir mecanismos de control en todas las fases del proceso. • Divulgar información relevante a padres de familia y ciudadanos.

7. VENTAJAS • Dinamiza la política de Cobertura. • Moderniza la Secretaría de Educación. • Mejora procesos, parte esencial de planeación y asignación de recursos. • Facilita el seguimiento y control de las actividades. • Garantiza transparencia en las decisiones dirigidas a la comunidad educativa.

8. BENEFICIOS PARA LA COMUNIDAD • Procedimientos y reglas claras sobre el ingreso o la continuidad en el Sistema Educativo Oficial. • Ahorro de tiempo y de recursos para la solicitud de un cupo o de un traslado. • Transparencia y equidad en el proceso de matrícula. • Atención oportuna y efectiva en los establecimientos educativos oficiales, alcaldías municipales y en las direcciones zonales o de núcleo. • Alternativas concretas para los casos en que no es factible la asignación de un cupo escolar en el modelo de educación tradicional. • Información sobre los procesos de reserva y asignación de cupos y de matrícula en las fechas establecidas. • Comunicación efectiva con las diferentes dependencias e instancias administrativas del sector educativo.

9. TEMAS A TRATAR MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS TALLER PLANEACIÓN DE LA COBERTURA – EVOLUCIÓN DE MATRÍCULA Y PROYECCIÓN DE CUPOS ARTICULACIÓN Y EXPLICACIÓN DEL MODELO DETALLADO APOYADO EN EL SIMAT

10. La implementación del proceso de matrícula beneficia a las entidades territoriales y a la comunidad en aspectos como: • la planeación y ampliación de la oferta educativa; • facilita el acceso de la poblaciónal servicio educativo oficial, en especial a los grupos vulnerables; • mejora la toma de decisiones gracias a la información consistente, oportuna y confiable que permite definir estrategias nuevas de atención; sensibiliza yorganiza a la comunidad en torno al proceso • genera mecanismos de control Un proceso de matrícula fácil, ordenado y eficiente

11. ¿CÓMO SE LOGRA? Adoptando el modelo validado, el cual está soportado en un sistema de información estandarizado y confiable. • Permite disponer de información confiable y oportuna sobre: • Disponibilidad de cupos escolares. • Oferta para el siguiente año lectivo - garantiza continuidad de los estudiantes antiguos. • Demanda potencial de cupos escolares (alumnos inscritos). • Relación entre la oferta y la demanda educativa por Entidad Territorial. • Promoción de estudiantes antiguos. • Matrícula real de estudiantes para el año lectivo. • Registro permanente de novedades.

12. Oferta y demanda en educación La oferta educativa Conjunto de recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros que permite a un estudiante actual o potencial ser parte de un grupo organizado en un aula escolar. La demanda educativa Conjunto de solicitudes expresas y necesidades no manifiestas de la población para acceder al servicio educativo oficial en condiciones de equidad. Planeación del sector educativo Planeación del sistema a corto y mediano plazo, en el cual se identifica la demanda puntual del servicio educativo por cada establecimiento existente y la capacidad de éste para atender a la población demandante. Modelo integrado de establecimientos educativos y no como un conjunto de establecimientos aislados

13. Estructura del Modelo • Adopción del Modelo. • Definición de políticas y criterios según secretaría. • Identificación e interacción con entidades externas. • Adaptación de los procedimientos. • Consecución de recursos para implementar el modelo. • Diseño e implementación de la logística para la realización del proceso. • Capacitación del recurso humano. • Sensibilización de la población. • Preparación de información básica para la realización del proceso. Preparación y organización Comité de Cobertura – Acto administrativo

14. Define y divulga lineamientos • Comité de cobertura – Lidera Secretario (a) • Criterios que organizan el proceso – Roles • Sensibiliza a funcionarios • Define recursos para la logística del proceso • Expide y divulga acto administrativo • Campañas de divulgación • MEN • Criterios • MEN • 2. Criterios • población • vulnerable Área de cobertura Fechas: Prematricula Matrícula Asignación etc.

15. Estructura del Modelo • Proyección de cupos. • Continuidad de los alumnos antiguos. • Reserva de cupo de los alumnos matriculados. • Acceso de alumnos nuevos al sistema de educación oficial. • Liberación de reservas de cupos escolares. • Registro de matrícula. • Registro de novedades. Ejecución

16. Proyectar cupos • Es una fase mediante la cual los rectores y directores, calculan el número de cupos a ofrecer en el siguiente año escolar, a nivel de institución, sede, jornada, grado y modelo o metodología aplicada, con el fin de prever y asegurar la continuidad de los alumnos antiguos y establecer la capacidad para atender las solicitudes de los alumnos nuevos. • Notas: • No siempre la oferta de cupos representa la ampliación de cobertura. • La proyección de oferta publica debe estar atada a una demanda potencial.

17. Estructura del Modelo Proyección de cupos • Base para la asignación de cupos escolares. • Organizar progresivamente la estructura de la oferta educativa. • Analizar y solucionar desfases entre oferta y demanda. • Ampliar el acceso de la población al sistema educativo oficial (estrategias de ampliación de cobertura: modelos – contratación) • Priorización y focalización de los recursos. • Mejorar proceso de asignación de cupos. • Mejorar servicio a la comunidad.

18. Proyección de cupos Número de cupos = Número de Grupos * Número de alumnos por grupo

19. Ministerio de Educación Nacional República de Colombia Dirección de Poblaciones y Proyectos Intersectoriales Proyección de cupos Definición y cuantificación de estrategias para asegurar continuidad Cálculo de oferta educativa Consolidación y análisis de la información Corrección de inconsistencias Aprobación

20. Cálculo de la Oferta educativa Registro estimación de reprobación por grado Cálculo cupos y grupos requeridos para continuidad Cálculo promedio alumnos / grupo / grado Actualización Matrícula a la fecha Cálculo número de Cupos por mejoramiento en eficiencia Registro Cupos y grupos Nuevos por estrategia Cálculo de la diferencia entre la estructura requerida para la continuidad y la de la capacidad actual. Determinación oferta básica con capacidad actual Cálculo total cupos y grupos nuevos por grado Cálculo de oferta total año siguiente Cálculo diferencia y Variación con respecto Año anterior

21. Proyección de cupos • Proyecta cupos según sede, jornada, grado y modelo. • Asegura continuidad (matrícula y repitentes) • Identifica cupos nuevos MEN 1.Asistencia técnica 2.SIMAT Asistencia técnica • Revisa y consolida proyección de cupos. • Analiza diferencias entre oferta y demanda. • Define cupos nuevos por asignar Área de Planeación

22. Estructura del Modelo Continuidad de los alumnos matriculados • Alternativas de solución para alumnos antiguos de instituciones educativas que no dispongan de suficientes cupos (grupos o grados inexistentes) • Garantiza permanencia en el sistema educativo oficial y de esta manera se disminuye la deserción escolar.

23. Estructura del Modelo Reserva de cupo para alumnos matriculados • Se denomina también prematrícula y permite conocer con anticipación la intención de los padres de familia o acudientes que desean que los estudiantes continúen el siguiente año escolar en la misma institución. • Permite la actualización de la información de los estudiantes, padres o acudientes. • Permite definir con mayor certeza el número real de cupos disponibles para el siguiente año lectivo.

24. Estructura del Modelo Reserva de cupo de los alumnos prematriculados • Reserva de cupo en el establecimiento educativo actual. • Reserva de cupo en otros establecimientos educativos por solicitud de traslado. • Reserva de cupo en otros establecimientos educativos a través de convenios de continuidad. • Ajuste a las reservas de cupo por reprobación del año escolar.

25. Estructura del Modelo Acceso de alumnos nuevos al sistema educativo • Recepción del formato de inscripción para alumnos nuevos. • Captura, validación y depuración de la información consignada en los formatos. • Asignación de cupos escolares. • Divulgación a la comunidad de los resultados.

26. Solicitar, reservar y asignar cupos • Registra la demanda potencial • Asegura acuerdos entre establecimientos oficiales • Fortalece la integración institucional – implementación de modelos pedagógicos MEN 1. Asistencia técnica 2. SIMAT Asistencia técnica • Estudia la oferta pública en función de la demanda • Identifica población no atendida • Define acciones y estrategias para ampliar oferta y garantizar permanencia • Define la contratación de la prestación del servicio Área Cobertura

27. Estructura del Modelo Liberación de cupos escolares • Anular las reservas de cupos de los alumnos antiguos y nuevos que no se matricularon en las fechas establecidas previamente. • Utilizada en zonas de alta demanda de cupos escolares y reducida oferta educativa. • Puede ser opcional para las zonas rurales de alta dispersión.

28. Estructura del Modelo Registro de matrícula • Formalizar su vinculación a un establecimiento educativo para la prestación del servicio educativo. • Acuerdo final entre la institución educativa y el padre de familia o acudiente. • Registrar la información en el “libro de matrícula” o en el sistema de información.

29. Registra matrícula de cupos y análisis de información • Registro de matrícula • Aprobados • Repitentes • Identifica población desertora • Define acciones de retención a nivel local Asistencia técnica MEN 1. Asistencia técnica 2. SIMAT 3. SINEB • Acuerda estrategias de retención a nivel territorial • Informa resultado de proceso • Analiza y valida la información a planeación • Genera reportes previstos en la Resolución 166 de 2003 Área Cobertura y Planeación

30. Estructura del Modelo Registro de novedades • Mantener actualizada la base de datos de los estudiantes oficiales, una vez han expirado las fechas para el registro de matrícula. • Actualización permanente de operaciones que reflejan el movimiento de los alumnos durante el año lectivo en la institución o centro educativo o entre ellos. • Mantener actualizadas las novedades del directorio de instituciones y centros educativos oficiales.

31. FECHAS PROPUESTAS PARA EL PROCESO

32. Políticas generales que rigen el macroproceso Las Secretarías de Educación deben: • Adoptar los procesos de acuerdo a sus circunstancias particulares y formular criterios y parámetros para su jurisdicción. • Preparar, liderar, coordinar y apoyar la ejecución de cada proceso de Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en la jurisdicción. • Acompañar continuamente a los Establecimientos Educativos en la ejecución de los procesos del eslabón C, de los cuales sean responsables ellos.

33. TEMAS A TRATAR MODELO DE GESTIÓN DE COBERTURA EL PROCESO DE MATRÍCULA - ETAPAS Y FECHAS ESTABLECIDAS TALLER PLANEACIÓN DE LA COBERTURA – EVOLUCIÓN DE MATRÍCULA Y PROYECCIÓN DE CUPOS ARTICULACIÓN Y EXPLICACIÓN DEL MODELO DETALLADO APOYADO EN EL SIMAT

34. ARTICULACIÓN DEL MODELO CON EL SIMAT Macroproceso C. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo C01 C02 C03 C04 C05 Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficiales y privados (en caso de ser necesario) Establecer Directrices, Criterios, Procedimientos y Cronograma Registrar Matrícula de Cupos Oficiales Hacer Seguimiento a la Gestión de Matrícula Proyectar Cupos SIMAT

35. Reportes Instituciones y sedes Registro e inscripción de alumno Novedades de alumnos Matrícula antiguos y nuevos Fusiones y convenios Proyección de cupos y control de saldos PROCESO DE MATRÍCULA SIMAT

36. El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas. SIMAT El proceso de matrícula es el conjunto de políticas, procedimientos y actividades, que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos, en el Sistema de Educación Oficial del País.

37. Contexto Acceso por medio de un Portal Portal del Sistema Educativo Servicios de Directorio Integración Sistemas Legados Secretarías y Entes Externos Gestión Estratégica Gestión y Control Financiero Sistemas Secretarías Gestión de Talento Humano Gestión de cobertura Gestión de calidad del servicio Gestión de atención al ciudadano Bases de datos relacionales y datamarts

38. SED Cali DATA CENTER Servidor de Bases de Datos Servidor de Aplicaciones Servidor WEB Seguridad Portal SED Cali Matriculas SED Guainía Nómina SISED . . . INTERNET SED Lorica Financiero SED Lorica SED Guainía Contexto La información es de la SED

39. ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS COMUNIDAD EDUCATIVA SE MEN SE SE SE SE INTERNET SE SE SE SE SE SE SE SE SE SE SE SE SE ENTES TERRITORIALES OTROS Contexto Operación Centralizada

40. COMO INGRESAR A LA APLICACIÓN?

41. Inicie el Browser o Navegador (Preferiblemente Mozilla FireFox 1.0.2) http://www.sistemamatriculas.gov.co Conéctese a la dirección URL Al conectarse podrá visualizar la siguiente pantalla… Debe digitar un usuario y una contraseña.

42. CONCEPTOS BÁSICOS

43. COMPONENTES DE LAS PANTALLAS MENÚ SUBMENÚS

44. BUSCAR Ha definido unos criterios para realizar la búsqueda INSCRIBIR Muestra la pantalla para inscribir un estudiante, que ha sido seleccionado de una lista SEDES Ver sedes de una institución AGREGAR/CREAR Si desea crear o adicionar nuevos datos o elementos (Instituciones, estudiantes, etc.) Si desea actualizar o modificar la información para un elemento dado (Estudiantes, Instituciones, Sedes, etc.) MODIFICAR GUARDAR Si desea eliminar un dato o elemento del sistema (Instituciones, Sedes, Estudiantes, etc.) El elemento o dato a eliminar no puede estar siendo utilizado Si desea grabar la información en el sistema ELIMINAR BOTONES O ICONOS

45. PANTALLAS

46. CAMPOS Espacios que contienen información: Espacios para el ingreso de información

47. LISTAS DE SELECCIÓN • Listas que presentan varias opciones para seleccionar una de ellas • Las listas de selección múltiple permite seleccionar más de un elemento a la vez para seleccionar más de un elemento se debe mantener oprimida la tecla control y seleccionar los elementos con el Mouse o ratón

48. MANEJO DE FECHAS DD/MM/AAAA 10/10/2005 • ALERTAS Y ERRORES

49. DIVIPOLAS Y JERARQUIAS Las DIVIPOLAS corresponden a la División Política del Territorio Nacional Las Jerarquías corresponde a un Nivel Administrativo del Sistema Educativo. Núcleo 1 Secretaria 1 Municipio 1 Núcleo n Secretaria 2 Municipio 2 MEN Departamento Secretaria 3 Municipio 3 Secretaria n Municipio n

50. Cartago Ejemplo: Cali Valle Tulúa Palmira Cartago Núcleo 1 Municipio 1 Núcleo2 Valle MEN Núcleo3 Municipio 2 GAGEM 1 Tulúa Municipio 3 GAGEM 2 Palmira GAGEM 3 GAGEM 4