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ARCHIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

ARCHIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD (ORDEN DE PAGO). Se cataloga como un documento de archivo, y es producido en Tesorería. Explicaremos tres momentos en el archivo según su ciclo de vida. PRIMER MOMENTO. PRIMER MOMENTO.

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ARCHIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

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Presentation Transcript

  1. ARCHIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

  2. COMPROBANTE DE CONTABILIDAD (ORDEN DE PAGO) • Se cataloga como un documento de archivo, y es producido en Tesorería. • Explicaremos tres momentos en el archivo según su ciclo de vida.

  3. PRIMER MOMENTO

  4. PRIMER MOMENTO • Planeación: Nace del estudio integral de tres elementos la información, los soportes, y el recorrido. • Este documento es facilitativo.

  5. Elaboración: es la fase de edición donde se analiza la normalización y la normatización. Normatización: es el conjunto de normas que crea un gobierno para el comportamiento de las personas. Normalización: es el conjunto de normas que regulan la gestión

  6. VEAMOS ENTONCES LA NORMALIZACIÓN Y LA NORMATIZACIÓN CODIGO DE COMERCIO: ARTÍCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA – ARTÍCULO 53. <ASIENTO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES - COMPROBANTE DE CONTABILIDAD – CONCEPTO Decreto. 2649/93 ART.124 … Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente..

  7. NORMATIVIDAD TÉCNICA • NTC. 4436 manejo del papel

  8. NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA • Numeración consecutiva • Cantidad de formatos • Logotipos • Recorrido en la entidad.

  9. Tramite: La entidad decide como se tramita internamente la aprobación, elaboración del cheque, análisis de los soportes y recolección de firmas. • Cuando el pago se realiza en ese momento se hace la vigencia de este documento.

  10. Recordemos aún estamos en la primera fase. • Funciones archivísticas: 1. Preservación 2. El acopio: Art. 123. D.R 2649 “Soportes. …Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación…”

  11. 3. Organización: Se clasifica dependiendo de la entidad productora ejemplo: por bancos, por orden consecutivo y por último en orden cronológico. 4. Conservación: Pueden archivarse en carpetas, cajas o en unidades de almacenaje que la entidad productora maneje (desacidificadas). 5. Trasferencia: cuando sea solicitado por otra dependencia.

  12. SEGUNDO MOMENTO

  13. MOMENTO DE VIGENCIA • En este momento es un documento de contabilidad, se hace vigente para la verificación del pago y entrega de cheque, además comprueba asientos contables en los libros. • Se hace evidente que es un documento de mayor consulta en archivo de contabilidad.

  14. FUNCIONES ARCHIVISTICAS • ACOPIO 2. ORGANIZACIÓN 3. CONSERVACIÓN 4. CONSULTA 5. PRESTAMO 6. DIGITALIZACIÓN. 7. Selección documental. 8. Tiempo precaucional. 9.Destrucción.

  15. Tercer momento

  16. CONSERVACIÓN TOTAL • ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Ley 594/2000.

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