Szervezeti diagnózis Zalakaros Polgármesteri Hivatala számára

1. Szervezeti diagnózis Zalakaros Polgármesteri Hivatala számára Helyi igényekre épülő szervezetfejlesztés a Zalakarosi Polgármesteri Hivatalban (ÁROP-1.A.2/A-2008-0125)

2. Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztésepályázat”háttere • Miért írták ki? • A program célja elsősorban a szervezési-működési kultúra megújítása • a polgármesteri hivatalokban a stratégiai menedzsment, • az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás • és a költséghatékonyság megerősítésével. • A projekt a következő fejlesztési részterületeketérinti majd: • Döntési mechanizmus korszerűsítése • A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása • A partnerség erősítése az intézményekkel

3. Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztésepályázat” megvalósulása • Mire ad lehetőséget? • különböző munkafolyamatok, eljárások felülvizsgálata, korszerűsítése, átalakítása (pl.: döntési mechanizmusok, ügyintézési folyamatok, ügyfélfogadás) • a hivatal dolgozói különféle készségfejlesztő képzésen, és a hivatal működését segítő műhely munkán vehetnek részt • A szervezet működésének hatékonyságát össze lehet hasonlítani más önkormányzatokéval, sőt forprofit szervezetekével is! • újabb informatikai megoldások segítik majd a mindennapi munkavégzést

4. Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztésepályázat” indikátorai • Milyen kötelezettségekkel jár? • Az általános ügyintézési idő 85%ra csökken a közigazgatási eljárásokban • Megvalósuló fejlesztési projektek – a szervezet a tanácsadók által készített szervezeti diagnózis és a munkatársak ötletei, észrevételei alapján határozzuk meg a fejlesztéseket. Fontos, hogy ezek a fejlesztési projektek reálisak és lelkesítőek legyenek és valóban segítsék hosszútávon a hivatal működésének fejlődését! • Néhány példa: felelősségi és jogkörök körök pontosabb szabályozása, ügyfélfogadási menetének a fejlesztése stb. • Legalább 6 munkafolyamatok, eljárások felülvizsgálata ebből 5 korszerűsítése, 4 átalakítása • Részvétel ügyfélszolgálati, együttműködés fejlesztő tréningeken, folyamatfejlesztő műhelymunkákon

5. Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése • A projekt céljai és várható eredményei: • A hivatal szervezetfejlesztése • Csökken az ügyintézési idő • Az eljárások korszerűsítésének köszönhetően javul a szervezeten belüli munka • Javul az önkormányzat és az intézmények kapcsolata • A projekt szemlélet meghonosításával az önkormányzati beruházások sikeresen, zökkenőmentesen végrehajthatók • Színesedik és megújul a szervezeti kultúra

6. Tanácsadók Tájékoztatás Interjúk Szervezeti diagnózis Műhelymunka vezetés Projektek segítése Vezetői, ügyfélszolgálati és csapatépítő tréningek tartása Önkormányzati vezetők Fejlesztési javaslatok Fejlesztési projektek engedélyezése és felügyelete Fejlesztési projektekben részvétel (önkéntes) Részvétel csapatépítő tréningen Hogyan dolgozunk? Önkormányzati munkatársak Fejlesztési javaslatok Fejlesztési projektekben részvétel (önkéntes) Részvétel ügyfélszolgálati, nyelvi tréningen Részvétel csapatépítő tréningen

7. Ütemterv Résztvevők Mindenki Pénzügyes munkatársak Polgármester, jegyző, osztályvezetők Ügyfélszolgálati munkatársak • Esemény • 1. 2009. szeptember • Összehasonlító tanulmány, szervezetfejlesztés: munkafolyamatok, eljárások fejlesztése, ügyfélszolgálati képzés • 2. 2009. október • Költségvetés hatékony készítéséhez szaktanácsadás igénybevétele • Vezetőképzés • 3. 2009. szeptember-2010. május • Ügyfélszolgálati munkatársak idegen nyelvi képzése

8. xQ diagnózis • Az eddigi XQ eredmények összegzése • Válaszadók száma: 25 • Összesített xQ érték: 36 • Maximum pont: 100 • Nemzetközi átlagérték: 54 • Reprezentatív magyar minta még nem áll rendelkezésre, az eddigi hazai önkormányzati xQ adatok alapján a magyar átlag a nemzetközi átlagnál alacsonyabb lesz. • A magyar eredmények: • Legalacsonyabb: 24 • Legmagasabb : 46

9. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók) • Az eredmények témakörök szerinti bontásban: • TISZTÁZOTTSÁG42 • EGYÉNI CÉLOK: tisztázott, mérhető, határidőhöz kötött munkahelyi célok 30 • SZERVEZETI IRÁNYÍTÁS: pontosan megértett szervezeti stratégia és célok 27 • CSOPORTFÓKUSZ: A csoport szorgalmas, és a legfontosabb célok megvalósításán dolgozik 69

10. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók) • ELKÖTELEZŐDÉS    50 • CSOPORTCÉLOK - MINŐSÉG: tisztázott, mérhető csoportcélok 34 • EGYÉNI LOJALITÁS: az egyének elismerése és • motiváltsága 34 • EGYÉNI ELKÖTELEZETTSÉG: a szervezeti vezetés • iránti elköteleződés 83

11. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók) • A CÉLOK FELADATOKKÁ ALAKÍTÁSA35 • A KÜLÖNBÖZŐ SZERVEZETI SZINTEK CÉLJAINAK ÖSSZEHANGOLTSÁGA: minden alkalmazott a szervezeti célokra fókuszál 37 • CSOPORTOS TERVEZÉS: tisztázott, egymással összehangolt feladatok és megvalósításuk 24 • EGYÉNI TERVEZÉS: a prioritások ütemezéséhez szükséges rendszerszemlélet 22 • EGYÉNI IDŐBEOSZTÁS: A legfontosabb célok megvalósítására fordított idő 57

12. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók) • A FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA34 • CSOPORTON BELÜLI FELHATALMAZÁS: a feladatok teljesítéséhez szükséges erőforrások és szabadság megléte 23 • A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY JAVÍTÁSA: a fejlesztés szisztematikus • megközelítése 20 • SZERVEZETI TÁMOGATÁS: a munkacsoportok aktív támogatása 58

13. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók) • SZINERGIA22 • CSOPORTKOMMUNIKÁCIÓ: kölcsönös megértés és kreatív párbeszéd 22 • CSOPORTON BELÜLI BIZALOM: biztonságos, nyer-nyer környezet 20 • SZERVEZET MEGBÍZHATÓSÁGA: a szervezeti értékek és elkötelezettség • komolyan vétele 26

14. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók) • SZÁMONKÉRHETŐSÉG23 • SZÁMONKÉRHETŐSÉG A CSOPORTBAN: az elkötelezettségek komolyan vétele a csoport tagjai körében 30 • CSOPORTON BELÜLI MÉRŐSZÁMOK - MINŐSÉG: a sikeresség pontos és • nyílt mérése 12 • EGYÉNI SZÁMONKÉRHETŐSÉG: az eredmények érdekében tett egyéni • kezdeményezés és felelősségvállalás 26

15. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók) • A munkatársak által megfogalmazott célok • Pályázatok, projektek, beruházások, fejlesztések • Pályázatokon való aktív részvétel • Beruházások • Településfejlesztés • A fürdő fejlesztése • A város fejlesztése • Vonzerő növelése • Turizmus fejlesztése • Pályázatok sikere; • Településfejlesztés; idegenforgalom, turizmus fejlesztése • Kistérségi együttműködés fejlesztése • Településfejlesztés fontossági sorrendben, ütemezése, • Idegenforgalom széles körű bővítése • Településfejlesztés, infrastruktúra, térségközponti szerep erősítése • A fürdő fejlesztése • Beruházások megvalósítása • Beruházások • A lehetőségekhez mérten tudjon beruházni

16. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók) • Megbízható, jó működő Hivatal • Határidőben elvégzett munka, kitűnő minőségben • Határidőre elvégzett feladatok • A közintézmények ellátásának biztosítása • Pontos sikeres hivatali munka • A város jó irányítása • A hivatal működésének biztosítása, az elnyert pályázatok megvalósítása • A város és intézményeink megfelelő üzemeltetése • Az önkormányzat a működését és üzemelését a jövő évben is el tudja látni • A sikeresen elnyert pályázatokat megvalósítása • Elindult/induló beruházások pontos bonyolítása, kivitelezése • KV-ben meghatározott beruházások (iskola, bölcsöde...) megvalósítása • A megkezdett beruházások és fejlesztések megvalósítása • Minőségi munka • Együttműködés

17. xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók) • Ügyfél orientáltság • Hatékony, ügyfélbarát munkavégzés • Ügyintézés gyorsabb, hatékonyabb megvalósítása • Ügyfelek minél hatékonyabb kiszolgálása • Szolgáltatások bővítése, minőség fejlesztése lakosság számára • Az ide látogató fürdővendégek maximális kiszolgálása • Pénzügyi stabilitás • Költségvetésben elfogadottak következetes meg-és betartása • Költségtakarékosság • Költségvetésen "belül" maradni • Eredményes gazdálkodás • Költségtakarékosság

18. Mérőszámok Legfontosabb eredményeket jelző mérőszám csoport • Adóbevétel; nyert pályázati források; működési költségek • Pénzügyi-gazdasági mutatók • Pénzügy-gazdasági mutatók • Fejlesztési célok megvalósítása; költségvetés teljesítése • Költségvetési eredmény; turisztika, idegenforgalom; népességmegtartás • Elintézetlen ügyek száma az összes ügyekhez viszonyítva

19. Varázspálcák A legégetőbb – varázspálca jellegű – célok megnevezése • Beruházás, infrastruktúra-fejlesztés • Infrastrukturális fejlesztés - informatika, szociális ellátottság az épületben • Lakosság megkérdezése, "együtt" gondolkodás • Teljesítményértékelés kialakítása; Nem kéne minden vezetőnek, minden jelentéktelen ügyről tudni • Még nagyobb összefogásra, osztályok, ügyintézők közötti együttműködésre • Összehangoltabb munka, vélemények egyeztetése • A hivatal egészét érintő feladatokba minden dolgozó bevonása feladatkörnek megfelelően: kollektív munkavégzés; egy nagyobb volumenű feladatot ne egy személyre osszák le • Osztály megbeszélések, tájékoztatások, • Szociális helyiségek • Az osztályok, vezetők és beosztottak közötti információ csere egységesítése. Egy célért, összhangban dolgozó hivatal a településre nagyobb hatást tud gyakorolni. • Célok pontosabb megfogalmazása, a feladatok elosztása • A szakterületeken dolgozó kollégáknak nagyobb önállóságot kellene biztosítani

20. Köszönöm a figyelmüket! Köszönöm a figyelmüket! Bozzay-Kaiser Eszter BFH Európa Projektfejlesztő és Tanácsadó Kft. 9700 Szombathely, Semmleweis I. u. 4-6., I.6. Tel:94/501-380, Fax.: 94/501-381 E-mail: bozzay-kaiser@bfh.hu www.bfh.hu