Maggio 2013

1. Training Tracking Tool Guida Training Tracking Tool Gestione partecipanti Maggio 2013

2. TTT Gestione partecipanti Index Come iscriviipartecipanti ad unasessione? Come cancelliipartecipanti? Come ripianifichiipartecipanti? Come usi le funzionalità per la gestionedellasessione? 4.1 Blocca/sbloccaunasessione 4.2 Confermacorso 4.3 Follow up 4.4 CancellaCorso

3. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 1/3 • I partecipantipossonoessereiscritti in 2 momenti: • Quandocreiunasessione • Dopoaverecompletatotuttigliattributi di unasessione in fondoallapaginatrovi • “Vai a Gestionepartecipanti” Index

4. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 2/3 2. Dopo la creazione della sessione Nel catalogo corsi cerca la sessione di tuo interesse e cliccaci sopra. Nella popup che si aprirà seleziona Gestione Partecipanti Index

5. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti ad una sessione? 3/3 • Puoi iscrivere i partecipanti in 2 modi: • Primo metodo- Aggiungi partecipanti: da utilizzare quando hai pochi partecipanti da iscrivere alla sessione • Secondo metodo – Importa partecipanti:da utilizzare quando hai molti partecipanti da iscrivere alla sessione e vuoi fare un importazione massiva tramite file excel. 5 Index

6. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo - aggiungi partecipanti 1/4 Clicca su Aggiungi partecipanti e cerca i partecipanti secondo i filtri di ricerca. * Per esempio puoi cercare per cognome anche senza necessariamente mettere il cognome per intero Index

7. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo - Aggiungi partecipanti 2/4 Quando cerchi un dipendente, tutte le persone con caratteristiche simili appariranno nella ricerca. • Significache: • Il dipendente è terminato • La sessione è bloccata • La sessione ha raggiunto la capacitàmassima Il dipendente può essere iscritto Il dipendente è iscritto in un’altra sessione nello stesso giorno/periodo Il dipendente può essere aggiunto, ma è già stato prenotato per una sessione dello stesso corso o il dipendente ha già fatto il corso. Index ! Puoi anche cercare più di un dipendente alla volta. Lo troverai nella stessa lista di ricerca.

8. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo – Aggiungi partecipanti 3/4 Dopo aver selezionato uno o più dipendenti (con Ctrl + seleziona) clicca su Iscrivi partecipanti. Clicca su Si. Un messaggio ti avvisa che in caso di selezione di un dipendente (o più di uno) con il semaforo rosso il sistema non lo inserirà nella lista di partecipanti alla sessione. Index

9. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Primo metodo – Aggiungi partecipanti 4/4 Dopo aver cliccato su Aggiungi partecipanti, controlla che l’iscrizione sia andata a buon fine. Se il flag è verde ed è presente il messaggio «Partecipazione registrata», l’iscrzione è andata a buon fine. • Se il flag è rosso, potrebberoessercistatialcunierrori: • La capacità massima è stata superata • La persona chestaicercando di iscrivere è terminata • La persona chestaicercando di iscrivere è bloccata • La sessione è bloccata Index

10. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Secondo metodo– Importa partecipanti 1/4 Clicca su Importa partecipanti Attraverso questo metodo puoi importare una lista di partecipanti tramite un template che puoi scaricare da qui: Segui le istruzioni e poi clicca su Carica File Index

11. TTT Gestione partecipanti Come iscrivi i partecipanti alla sessione? Secondo metodo– Importa partecipanti 2/4 • Selezionaipartecipantichevuoiiscrivere: • Attraverso la selezionemanuale • Attraversoselezionatutti • E poi cliccasuIscrivipartecipanti Clicca su Si Index

12. TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 1/3 Per cancellare i partecipanti clicca sulla matita Index

13. TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 2/3 Dopo aver cliccato su Cancella il sistema ti chiederà di fornire un motivo della cancellazione. Index

14. TTT Gestione partecipanti Come cancelli i partecipanti? 3/3 Se il partecipante è stato cancellato nell’IT 0024 vedrai una riga con status Planned sotto il tab Indivudual development. Se il partecipante non sarà iscritto nuovamente o non è necessario che partecipi più al corso in futuro, cancella questa riga tramite PA30. Index

15. TTT Gestione partecipanti Come ripianifichi un partecipante? 1/3 Per ripianificare un partecipante clicca sul cronometro Index

16. TTT Gestione partecipanti Come ripianifichi un partecipante? 2/3 Scegli una sessione in cui ripianificare il dipendente Index

17. TTT Gestione partecipanti Funzionalità per la gestione della sessione Ci sono alcune funzionalità all’interno della gestione del corso importanti per la buona gestione delle sessioni formative: • Blocca/Sblocca Corso:: è utilizzato per bloccare la sessione in modo che altri non modifichino gli elementi al suo interno e/o i partecipanti • Conferma Corso: è utilizzato per confermare la sessione • Follow up: è utilizzato per confermare le presenze o le assenze dopo aver confermato la sessione • Cancella Corso: è utilizzato per cancellare la sessione in caso tu non abbia ad esempio raggiunto il minimo numero di partecipanti. Index

18. TTT Gestione partecipanti Blocca/sblocca Corso • CliccasullafunzionalitàBlocca/SbloccaCorsose vuoi: • Bloccareunasessione in modochenessunaltromodifichi le informazioni relative al corso e aipartecipanti • Sbloccare la sessionenelcasoquesta fosse stataprecedentementebloccata • Riceverai un messaggio di conferma in alto Index

19. TTT Gestione partecipanti Conferma Corso • CliccasullafunzionalitàConfermaCorsodopoche la sessione è stataconfermata. • Se allacreazionedellasessione non seisicurochetuttiglielementivenganconfermati, è possibileentrare in un secondo momentoedeffettuarealcunicambiamenti (date, partecipanti..), se necessario. In ognicasosarebbemeglioeffettuaresuccessivamente la confermadellasessione. Index

20. TTT Gestione partecipanti Follow up 1/6 Clicca sulla funzionalità Follow up dopo che la sessione si è conclusa. Ricordati di effettuare sempre Follow up quando la sessione si è conclusa. • Per fare Follow up deviricordartiche: • Follow up è effettuabile solo nelcaso ci sianodeipartecipantiiscritti; • Follow up è effettuabile solo se la sessione è stataprecedentementeconfermata con ConfermaCorso; • Follow up è effettuabile solo quando la sessionesi è conclusa; Index

21. TTT Gestione partecipanti Follow up 2/6 Per prima cosa è necessario rivedere o inserire i costi della sessione. Puoi scegliere se inserire i costi per Dettaglio Costi o Costi per partecipante. Se scegli Dettaglio Costi il sistema nella casella in fondo calcola automaticamente la quota per partecipante. Index Completa questa sezione solo se la sessione ha sostenuto dei costi, altrimenti lascia gli importi a 0.

22. TTT Gestione partecipanti Follow up 3/6 Per continuare il follow up hai 2 scelte: 2 • Clicca su Follow up (chiusura del corso) • O • 2. Vai al Follow up 1 Index

23. TTT Gestione partecipanti Follow up 4/6 • Completa le Competenze: • Presenza: per identificare se ilpartecipante era presente, assente o non confermato • Competenza: se ilcorsoprevedevadellequalifiche (es: Inglese) • Livello di competenza: se ilcorsopredeva un livello di competenza (es: Avanzato) Index

24. TTT Gestione partecipanti Follow up 5/6 Completa il modello di valutazione solo se è previsto che il corso abbia un form di feedback da completare sul portale My.ferrero. • Inserisci modulo di valutazione: scegli dal matchcodeilmodello di valutazione • Ultima data valutazione: scegli la data ultima di completamento del modello da parte deipartecipantisulportaleMy.ferrero • * Se la sessioneprevede un modello di valutazione lo troveretenelmatchcode Index

25. TTT Gestione partecipanti Follow up 6/6 Quando hai compilato Follow up, clicca su Salva Follow up. Ricordati di cliccare qui ogni volta che effettui dei cambiamenti Il sistema ti chiederà una conferma della selezione Index

26. TTT Gestione partecipanti Cancella Corso Clicca sulla funzionalità Cancella Corso se vuoi definitivamente cancellare la sessione. Nella parte superiore della pagina un messaggio confermerà l’avvenuta cancellazione. Index