Spotkanie informacyjne Dokumentacja konkursowa Nr 1/9.1.1/13

1. Spotkanie informacyjne Dokumentacja konkursowa Nr 1/9.1.1/13 Szczecin, dnia 20 sierpnia 2013 r. Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

2. Najważniejsze informacje : • Konkurs otwarty • Alokacja: 15 000 000,00 zł. • Termin ogłoszenia konkursu: 1 sierpnia 2013 r. • Harmonogram konkursu: • I Posiedzenie KOP: 12 września 2013 r. – termin złożenia projektu warunkujący przekazanie wniosku do ocenymerytorycznej na tym posiedzeniu Komisji upływa z dniem 2 września 2013 r.; • II Posiedzenie KOP: 10 października 2013 r. – termin złożenia projektu warunkujący przekazanie wniosku do oceny merytorycznej na tym posiedzeniu Komisji upływa z dniem 30 września 2013 r.

3. Dopuszczalne typy projektów 1. Programy zapewniania dostępu do wysokiej jakości edukacji przedszkolnej, obejmujące: a) Tworzenie przedszkoli (w tym również uruchamianie innych form wychowania przedszkolnego) w gminach z terenu województwa o najwyższym zapotrzebowaniu na usługi edukacji przedszkolnej; b) Wsparcie istniejących przedszkoli (w tym również funkcjonujących innych form wychowania przedszkolnego) w zakresie wygenerowania dodatkowych miejsc przedszkolnych przyczyniające się do wzrostu całkowitej liczby miejsc w przedszkolach i/lub innych formach wychowania przedszkolnego podlegających pod jeden organ prowadzący i umiejscowionych na terenie danej gminy.

4. Wymagania odnośnie grupy docelowej Projekty muszą być skierowane bezpośrednio do następujących grup odbiorców: • dzieci w wieku przedszkolnym, określonym w Ustawie o systemie oświaty; • rodzice dzieci w wieku przedszkolnym określonym w Ustawie o systemie oświaty; • istniejące przedszkola, w tym przedszkola specjalne; • funkcjonujące inne formy wychowania przedszkolnego, w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 31 sierpnia 2010 r. w sprawie rodzajów innych form wychowania przedszkolnego, warunków tworzenia i organizowania tych form oraz sposobu ich działania; • oddziały przedszkolne w publicznych i niepublicznych szkołach podstawowych, prowadzonych przez osoby prawne i fizyczne.

5. Ogólne kryteria horyzontalne: • Zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi (w tym: polityką równych szans, zasadą równości szans kobiet i mężczyzn i koncepcją zrównoważonego rozwoju) oraz prawodawstwem wspólnotowym; • Zgodność z prawodawstwem krajowym; • Zgodność ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL;

6. Ogólne kryteria horyzontalne: • W przypadku gdy całkowita wartość projektu nie przekracza 100 tys. zł, a w przypadku projektów systemowych w ramach Poddziałania 7.1.1 i 7.1.2 wartość ta dotyczy jednego roku realizacji projektu, rozliczanie kosztów projektu następuje w oparciu o kwoty ryczałtowe. Kryterium nie ma zastosowania w przypadku beneficjentów będących jednocześnie jednostkami sektora finansów publicznych; • W przypadku gdy projekt obejmuje usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych w zakresie wskazanym odpowiednio w załączniku 2 i/lub załączniku 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków, rozliczanie kosztów usługi szkoleń językowych i/lub szkoleń komputerowych następuje w oparciu o stawki jednostkowe. Kryterium nie ma zastosowania w przypadku beneficjentów będących jednocześnie jednostkami sektora finansów publicznych.

7. Szczegółowe kryteria dostępu (kryterium obligatoryjne): • Projektodawca składa nie więcej niż dwa wnioski o dofinansowanie w ramach danej rundy konkursowej. Kryterium dotyczy typu projektu nr 1 a i 1 b. • Projektodawca w okresie realizacji projektu prowadzi biuro projektu (lub posiada siedzibę, filię, delegaturę, oddział czy inną prawnie dozwoloną formę organizacyjną działalności podmiotu) na terenie województwa zachodniopomorskiego z możliwością udostępnienia pełnej dokumentacji wdrażanego projektu oraz zapewniające uczestnikom projektu możliwość osobistego kontaktu z kadrą projektu. Kryterium dotyczy typu projektu nr 1 a i 1 b.

8. Szczegółowe kryteria dostępu (kryterium obligatoryjne): • Projektodawca bądź Partner zakłada i opisuje sposób kontynuacji działalności placówki wychowania przedszkolnego, która otworzona została w ramach realizacji projektu, po zakończeniu jego realizacji przynajmniej przez okres co najmniej równy z okresem realizacji projektu. Projektodawca bądź Partner zakłada i opisuje sposób kontynuacji działalności związanej z wygenerowaniem w ramach realizacji projektu dodatkowych miejsc w funkcjonujących oddziałach przedszkolnych, które mają być utrzymane po zakończeniu jego realizacji przez okres co najmniej równy z okresem realizacji projektu. Kryterium dotyczy typu projektu nr 1 a i 1 b.

9. Szczegółowe kryteria dostępu (kryterium obligatoryjne): • W ramach projektu wsparciem zostaną objęte istniejące ośrodki przedszkolne, które w wyniku ogłaszanych dotychczas konkursów, nie otrzymały Dofinansowania  projektu w ramach Poddziałania 9.1.1 w województwie zachodniopomorskim. Kryterium dotyczy typu projektu nr 1 b.

10. Szczegółowe kryteria strategiczne (premia punktowa - kryterium fakultatywne): 1.Projekt zakłada utworzenie oddziału(ów) integracyjnych i zawiera elementy zastosowania budynku przedszkola do potrzeb osób niepełnosprawnych. W przypadku, gdy Projektodawca dysponuje infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób niepełnosprawnych, kryterium to zostanie spełnione poprzez samo utworzenie oddziału(ów) integracyjnych. Waga punktowa: 20 pkt. Kryterium dotyczy typu projektu nr 1a i 1 b. 2. W ramach projektu realizowane będą zajęcia zawierające elementy integracji sensorycznej dla dzieci o specjalnych potrzebach edukacyjnych w wymiarze 30 godz. na jednego uczestnika, zakwalifikowanego do udziału w przedmiotowych zajęciach. Waga punktowa: 20 pkt. Kryterium dotyczy typu projektu nr 1a i 1 b

11. O czym należy pamiętać: • GWA 8.6; • Ważne dokumenty: • Dokumentacja konkursowa w ramach Poddziałania 9.1.1; • Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki obowiązujący od 1 lipca 2013 r.; • Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL obowiązujące od 28 czerwca 2013 r. ; • Zasady finansowania PO KL obowiązujące od 1 stycznia 2013 r.; • Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL, obowiązująca od 1 stycznia 2013 r.; • Plan Działania na rok 2013 w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie zachodniopomorskim.

12. Reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. W związku z powyższym: • W przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu – podmiot będący stroną umowy uznaje wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne; • W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza odpowiednie obniżenie kwoty dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie projektu; wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane. Reguła proporcjonalności

13. Generator Wniosków Aplikacyjnych – wersja 8.6

14. Wniosek o dofinansowanie projektu PO KL

15. Cele projektu (punkt 3.1 wniosku)

16. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie – punkt 3.1.1 Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

17. brak aktualnych danych ilościowych i/lub jakościowych, potwierdzających istnienie wykazanego w analizie problemu oraz brak danych odnoszących się do obszaru realizacji projektu (dane dotyczące konkretnej gminy, konkretnego powiatu); • w przypadku powoływania się na badania własne: brak szczegółowych informacji o metodologii badania oraz źródeł pozyskania danych uwiarygodniających przedstawione dane; • brak powiązania pomiędzy problemem a zaplanowanym w projekcie wsparciem; • podnoszenie w projekcie wielu problemów i brak odniesienia się do nich przy konstruowaniu celów; • brak odniesień diagnozy do problemów konkretnej placówki (szkoły), której uczniowie zamierzają uzyskać wsparcie; • brak analizy sytuacji kobiet i mężczyzn w kontekście zdiagnozowanego problemy (nie wskazanie danych ilościowych i/lub jakościowych w tym zakresie); • brak opisu wpływu realizacji projektu na grupy inne niż grupa objęta wsparciem (rodziny osób objętych wsparciem, pracodawcy, urzędy, itp.).

18. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie – punkt 3.1.2 Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

19. cele nie odpowiadające na zdiagnozowane problemy; • cele niezgodne z Poddziałaniem; • cele szczegółowe nie skorelowane z celem głównym projektu, mają charakter działań; • brak zgodności celów z kryteriami SMART; • cele nie określone z uwzględnieniem ilości, jakości, czasu, miejsca i grupy docelowej; • cele szczegółowe przedstawione w sposób bardziej ogólny niż cel główny; • cele szczegółowe nie odzwierciedlają zmian, jakie zajdą w wyniku realizacji projektu; • brak wskaźników, które pokazują mierzalną, pozytywną zmianę w sytuacji grup docelowych. Wskaźniki nie obrazują zakładanych celów i nie wskazują na zmianę jakościową, np. samo zakończenie szkoleń nie musi być równoznaczne z podniesieniem kwalifikacji. Stąd, potrzebny jest odrębny wskaźnik, obrazujący taki stan.

20. ograniczanie się wyłącznie do wyboru wskaźników z listy rozwijanej; • wpisywanie produktów w miejsce wskaźników, np. liczba godzin szkolenia; • zbyt niska wartość docelowa wskaźników, co skutkować może brakiem uzasadnienia dla celowości przekazania wsparcia; • brak zewnętrznych, niezależnych źródeł weryfikacji założonych wskaźników; • powielanie źródeł weryfikacji lub źródeł pozyskiwania danych do pomiaru wskaźnika w przypadku wskaźników o różnorodnych charakterze, odnoszących się do zróżnicowanych celów; • brak informacji dotyczących częstotliwości pomiaru założonych wskaźników.

21. Punkt 3.2 Grupy docelowe

22. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie – punkt 3.2 Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

23. brak poprawnego opisu grupy docelowej oraz niedostateczna charakterystyka grup docelowych, z punktu widzenia istotnych dla projektu cech i specyfiki typu projektu; • brak korelacji opisu grupy docelowej z analizą problemu, założonymi celami oraz wskaźnikami; • brak rozgraniczenia pomiędzy opisem a uzasadnieniem danej grupy docelowej – uzasadnienie powinno korelować, ale nie być bezpośrednio kopią analizy problemu; • brak szczegółowych informacji nt. grupy docelowej; • rekrutacja nie dopasowana do specyfiki grupy docelowej; • wskazanie kolejności zgłoszeń, jako jedynego kryterium rekrutacji; • należy odróżnić pojęcie rekrutacji od selekcji, które ma charakter bardziej szczegółowy i ma doprowadzić do wyboru odpowiednich podmiotów / kandydatów z ogólnej liczby podmiotów / osób dopuszczonych do rekrutacji

24. brak opisu jasnych kryteriów rekrutacji uczestników/uczestniczek projektu, nie uwzględniających kolejności kryteriów rekrutacji (ich wagi i znaczenia dla procesu rekrutacji); • brak rzetelnego opisu barier, potrzeb i oczekiwań potencjalnych uczestników/uczestniczek projektu; • brak wskazania informacji na temat skali zainteresowania planowanym wsparciem oraz brak podania źródeł opisujących zainteresowanie; • brak uzasadnienia liczebności grupy; • brak korelacji pomiędzy danymi zawartymi w opisie grupy docelowej a danymi przedstawionymi w Tabeli 3.2.1.

25. Punkt 3.3 Zadania

26. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie – punkt 3.3 Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

27. brak powiązania pomiędzy zadaniami a celami szczegółowymi projektu; • nie przypisanie wszystkich założonych celów szczegółowych projektu do poszczególnych zadań w projekcie; • brak wskazania metodologii prowadzonych szkoleń, zakresu tematycznego, liczby i liczebności grup szkoleniowych, a także liczby godzin przypadających na dany blok szkoleniowy/doradczy bądź rodzaj przewidzianego wsparcia; • brak informacji dotyczących działań podejmowanych na rzecz wyrównywania szans kobiet i mężczyzn i / lub różnicujących wsparcie dla kobiet i mężczyzn; • brak wskazania ram czasowych realizacji poszczególnych zadań; • brak określenia osób odpowiedzialnych z ramienia kadry zarządzającej za realizację konkretnych zadań • brak efektywności założonych w projekcie działań (zbyt długi okres rekrutacji, zbyt niska częstotliwości szkoleń), co skutkować może nieuzasadnionym wydłużaniem okresu realizacji projektu oraz podnoszeniem jego kosztów.

28. brak wskazania produktów lub wykazywanie wskaźników rezultatu zamiast produktów; • brak przypisania wskaźników mierzących stopień osiągnięcia produktów oraz źródeł ich weryfikacji; • brak wskazania roli partnera w poszczególnych zadaniach; • zbyt ogólnie opisany harmonogram, nie precyzujący etapów realizacji zadań lub kopiujący zapisy budżetu szczegółowego.

29. Punkt 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu

30. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie - punkt 3.4 Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

31. brak uwzględnienia wszystkich celów szczegółowych założonych w projekcie w kontekście potencjalnego ryzyka; • przypisywanie takich samych rodzajów ryzyka w przypadku różnorodnych celów; • wskazywanie sposobów unikania lub łagodzenia ryzyka niemającego związku z potencjalną sytuacją, w której ryzyko może wystąpić; • wskazywanie tych samych sposobów unikania lub łagodzenia potencjalnego ryzyka w przypadku ryzyk o różnorodnym charakterze.

32. Punkt 3.5 Oddziaływanie projektu Jak projekt przyczyni się do pozytywnych zmian zaplanowanych do osiągnięcia w ramach danego Priorytetu PO KL? •wybór efektu realizacji danego Priorytetu PO KL z listy rozwijanej albo •wpisanie celu szczegółowego określonego dla danego Priorytetu zgodnie z jego brzmieniem w PO KL albo •wpisanie celu określonego dla danego Działania zgodnie z jego brzmieniem w SzOP PO KL

33. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie – punkt 3.5 Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

34. wskazywanie oczekiwanego efektu realizacji PO KL niezgodnie ze słownikiem GWA, w przypadku, gdy istnieje oczekiwany efekt korelujący z celami projektu; • brak wskazania wszystkich oczekiwanych efektów realizacji (lub celów szczegółowych) PO KL adekwatnych do założonego w projekcie wsparcia; • opis wpływu nie dotyczący celu głównego projektu i zaplanowanych wskaźników, a odnosi się jedynie do podejmowanych w projekcie działań w kontekście osiągnięcia oczekiwanego efektu realizacji Priorytetu PO KL oraz ma charakter deklaratywny; • opisywanie efektu realizacji zaplanowanych w projekcie działań jako wartości dodanej; • brak wskazania wartości dodanej lub wskazanie wartości dodanej bezpośrednio wynikającej z celów projektu; • opis wartości dodanej jest bardzo ogólnikowy, nie odnosi się do charakteru wsparcia i specyfiki grupy docelowej.

35. 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy doprecyzowano zapisy dot. m.in. oceny potencjału finansowego w kontekście planowanych rocznych wydatków, gdy podmiot ubiegający się o dofinansowanie funkcjonuje krócej niż 12 m-cy oceny potencjału finansowego w kontekście planowanych rocznych wydatków, gdy najwyższa wartość wydatków pojawia się w roku, w którym projekt realizowany jest krócej niż 12 m-cy pojęcia obrotu w przypadku, gdy podmiotem ubiegającym się o dofinansowanie jest publiczna uczelnia wyższa

36. Punkt 3.7 Opis sposobu zarządzania projektu

37. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie – punkty 3.6 i 3.7 Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

38. zbyt ogólny opis doświadczenia wnioskodawcy i partnera – brak szczegółowych informacji na temat dotychczas zrealizowanych przedsięwzięć, ich budżetu, liczby uczestników oraz stopnia osiągnięcia założonych rezultatów; • brak opisu sposobu zarządzania projektem, ze szczególnym uwzględnieniem zasady równości szans kobiet i mężczyzn; • brak opisu zarządzania projektem w świetle struktury zarządzania podmiotem realizującym projekt; • brak wskazania dostępnego zaplecza technicznego – również w kontekście dostępnych zasobów nabytych w ramach innych projektów; • deklarowanie posiadania wystarczającego zaplecza technicznego w kontekście założonych wydatków dot. wyposażenia biura projektu, ujętych w budżecie szczegółowym; • zbyt ogólny opis kadry zarządzającej: brak wykazania wzajemnych powiązań personelu projektu (podległość, nadrzędność); brak wskazania wymagań stawianych członkom kadry zarządzającej (wykształcenie, doświadczenie); • brak opisu sposobu zarządzania projektem w kontekście partnerstwa;

39. brak opisu działań dotyczących monitoringu projektu oraz jego uczestników (w tym brak opisu sposobów reagowania na odstępstwa od założonych w projekcie zadań, harmonogramu i budżetu). W opisie należy przedstawić jak będzie przebiegał monitoring, jakie zostaną zastosowane narzędzia i kto za niego odpowiada. Należy też wyraźnie odróżnić monitoring projektu, czyli nadzorowanie postępu rzeczowego i finansowego od monitoringu uczestników, czyli nadzorowania postępów w osiąganiu wskaźników; • brak opisania roli i uzasadnienia wyboru partnera; • brak opisu roli i kryteriów wyboru podmiotów realizujących zadania zleconelub wykonawców pewnych usług w projekcie;

40. Najczęściej popełniane błędy w treści wniosku o dofinansowanie – część IV Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

41. brak uzasadnienia ponoszenia wydatków w świetle zaplanowanych działań; • brak wskazania kosztów personelu w budżecie ogólnym projektu (pole „w tym koszty personelu”); • mylenie usługi zleconej z zadaniem zleconym; • brak identyfikacji kosztów związanych z cross-financingiem; • nie wskazywanie wymiaru czasu pracy w przypadku personelu projektu; • wybór błędnego limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem; • ujmowanie kosztów pośrednich w katalogu kosztów bezpośrednich; • przekroczenie limitu wartości kosztów zarządzania

42. Dodatkowychinformacjiudzielają: Punkt InformacyjnyEFS Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinieul. A. Mickiewicza 41 tel. 91 42 56 163 e-mail: pokl@wup.pl www.pokl.wup.pl oraz Punkt InformacyjnyEFS Wojewódzki Urząd Pracy - filia Koszalinul. Słowiańska 15a tel. 94 344 50 25/26 e-mail: poklkoszalin@wup.pl www.pokl.wup.pl SKYPE: WUP_SZCZECIN PunktInformacyjny EFSczynny w godzinach: 9.00 – 15.00 od poniedziałku do piątku

43. Instytucje, które pomogą Państwu przygotować projekt: Regionalny Ośrodek EFS w Szczecinie Zachodniopomorska Agencja Rozwoju Regionalnego ul. Św. Ducha 2 70-223 Szczecin tel. 91 432 93 13 e-mail: info_szczecin@roefs.pl www.szczecin.roefs.pl oraz Regionalny Ośrodek EFS w Koszalinie Koszalińska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A ul. Przemysłowa 8 75-216 Koszalin tel. 94 343 26 33 e-mail: info_koszalin@roefs.pl www.koszalin.roefs.pl

44. Dziękujemy za uwagę! Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej – Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki