1 / 21

Spotkanie informacyjne

Spotkanie informacyjne. Lubuski e-Urząd. Sebastian Białas. Project Manager. System eDOKweb – spotkanie informacyjne. Agenda. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Przykład wykorzystania Platformy Korzyści z wdrożenia Dalsze działania.

bonita
Download Presentation

Spotkanie informacyjne

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Spotkanie informacyjne Lubuski e-Urząd Sebastian Białas Project Manager

  2. System eDOKweb – spotkanie informacyjne Agenda • System Elektronicznego Obiegu Dokumentów • Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej • Przykład wykorzystania Platformy • Korzyści z wdrożenia • Dalsze działania

  3. Elektroniczny Obieg DokumentóweDOKweb

  4. Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb eDOKweb SERWER BAZY DANYCH SERWER APLIKACJI WINDOWS LINUX

  5. Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb Kalendarze • Planowania zadań, spotkań • Informowanie o swojej nieobecności innych pracowników • Możliwość wprowadzania przez Kierownika wpisów do kalendarza pracownika • Planowanie zadań dla pracownika. Poczta E-mail oraz Wnioski Elektroniczne • Możliwość korzystania z wbudowanego do aplikacji klienta poczty e-mail i faksu. • Możliwość obsługi wniosków elektronicznych przychodzących ze skrzynki podawczej. • Integracja z ePUAP, SEKAP, ESP i EBOI. Szablony pism • Tworzenie szablonów pism wychodzących • Dodawanie znaczników treści • Rozbudowany edytor wewnętrzny aplikacji • Integracja z MS Word, MS Excel. Podpis elektroniczny • Podpisywanie dokumentów • Weryfikacja podpisu • Profil Zaufany ePUAP • Obsługa podpisu kwalifikowanego oraz niekwalifikowanego Obsługa skanera oraz drukarki • Wbudowana obsługa skanera • Drukowanie treści pism • Drukowanie kopert • Generowanie raportów • Wydruk ZPO

  6. Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb Dekretacje • Podstawowe typy dekretacji • Możliwość definiowania dodatkowych typów dekretacji • Historia ostatnio wykonanych dekretacji wraz ze zdjęciem pracownika • Możliwość wykorzystania mechanizmu Workflow Praca w grupach • Możliwość pracy nad sprawą przez kilku pracowników • Odbieranie dysponowania po zakończeniu pracy przez dysponenta sprawy Pełnomocnictwa oraz Praca w imieniu • Praca w imieniu innego pracownika bez konieczności logowania się na konto tego użytkownika • Udzielanie pełnomocnictwa przez użytkownika bądź administratora systemu • Logi pełnomocnika – historia operacji podczas pracy w imieniu innego użytkownika Integracja z domeną oraz kontrola haseł • Po zalogowaniu na konto w domenie użytkownik jest automatycznie logowany w systemie eDOKweb. • Okresowa zmiana hasła • Wyższy stopień złożoności hasła.

  7. Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb • Przekazywanie zakończonych spraw do archiwum zakładowego • wraz ze sprawą przekazywane są wszystkie dokumenty dołączane do sprawy • Definiowanie spisów zdawczo-odbiorczych • Pełna automatyzacja procesu • Kontrola poprawności / kompletności • Ułatwienia weryfikacji kompletności • Wypożyczanie sprawy z archiwum • Wsparcie procesu wypożyczania spraw na podstawie wniosków • Brakowanie dokumentów • Przekazywanie spraw do Archiwum Państwowego • Automatyzacja procesu poprzez przygotowanie kompletnej paczki dla Archiwum Państwowego • Pełna zgodność z przepisami prawa • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym • Instrukcja archiwalna • Wytyczne NDAP

  8. Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb • Edytor procesów Workflow • Projektowanie poszczególnych kroków automatycznej dekretacji. • Pobranie struktury organizacyjnej Urzędu – przypisanie pracowników do procesu • Możliwość dowolnego definiowania kroków procesu • Pełna integracja z systemem eDOKweb • System eDOKweb • Przypisanie procesu Workflowdo rodzaju sprawy z RWA • Powiązanie sprawy z Workflow. • Możliwość definiowania listy zadańdla danego kroku • Możliwość uzupełnienia procesuo formularze elektroniczne

  9. Elektroniczny Obieg Dokumentów eDOKweb • Kalendarz • Dekretacje • Obsługa Elektronicznej Skrzynki Podawczej • Obsługa E-mail oraz FAX • Skanowanie i drukowanie dokumentów • Pełnomocnictwa i praca w imieniu • Praca w grupach • Workflow oraz WTD • Archiwum zakładowe • Przekazywanie dokumentów do Archiwum Państwowego • Wewnętrzna baza korespondentów, słownik adresów oparty o Teryt • Terminy rozpatrywania spraw – powiadamianie o upływającym terminie sprawy • Tworzenie treści pism wychodzących w oparciu o zdefiniowane szablony • Możliwość pracy z elektronicznymi formularzami dla pracowników, • Tworzenie treści w oparciu o inteligentne szablony, • Możliwość wykorzystania danych z zewnętrznych systemów

  10. Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej

  11. Przykład wdrożenia JST JST JO JST JST JO JST

  12. Korzyści z wdrożenia RPKE • Regionalna Platforma • Komunikacji Elektronicznej • Jedno miejsce kontaktu z interesantami • Regionalny katalog usług • Profil Zaufany ePUAP • Płatności elektroniczne • Komunikacja JST <> JST • Zgodność z przepisami • Bezpieczeństwo (SSL, podpis elektroniczny) • Obieg dokumentów • dla Jednostek Organizacyjnych • Nie wymaga infrastruktury • Szybki dostęp z każdego miejsca • Komunikacji z RPUE • Wymaga łącza internetowego • Komunikacja JO <> JST • Zgodność z przepisami • Bezpieczeństwo

  13. Przykład:Obsługa deklaracji elektronicznych

  14. Przykład: Przyjmowanie deklaracji elektronicznych Regionalna Platforma Komunikacji Elektronicznej Deklaracja JST JST JST

  15. Korzyści wynikające z realizacji projektu

  16. Korzyści z wdrożenia • Dla Kierownictwa: • Większa kontrola nad zadaniami pracowników urzędu. • Zwiększenie wydajności i szybkości procedowania spraw. • Lepsza organizacja pracy. • Możliwość monitorowania stanu prac. • Możliwość przejmowania dysponowania. • Kontrola terminowości załatwianych spraw. • Szybkie raportowanie bez angażowania pracowników.

  17. Korzyści z wdrożenia • Dla Pracowników: • Uporządkowanie dokumentów • Łatwy i szybki dostęp do pism i spraw • Szybkie tworzenie raportów • Błyskawiczne dekretacje • Szybkie tworzenie pism dzięki wykorzystaniu szablonów • Automatyczne nadawanie numerów i znaków • System podpowiedzi (np. rodzaje pism możliwych do zarejestrowania w danej sprawie) • Wyszukiwanie dokumentów bez odchodzenia od biurka • Automatyczne dekretacje (WorkFlow)

  18. Korzyści z wdrożenia • Dla Województwa i jego Mieszkańców: • Spójny system eFormularzy dla wszystkich jednostek, • Integracja jednostek na poziomie regionalnym, • Możliwość włączenia do systemu jednostek organizacyjnych, • Możliwość bez kosztowego i błyskawicznego przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami w całym województwie (JST oraz JO), • Łatwy dostęp do eUsług z każdego miejsca – spójny bez względu na jednostkę • Możliwość monitorowania przebiegu realizacji spraw • Możliwość wykorzystania płatności elektronicznych

  19. Co dalej…? • System jest cały czas rozwijany… • Rozwój własny Wykonawcy • Rozwój na podstawie sugestii Klientów • Rowzwój wynikający ze zmian prawnych

  20. Co dalej…? • Przykłady zmian w systemie… • Dla Zarządu i Kierownictwa jednostki • Nowy proces akceptacji dokumentów • Dedykowane skrzynki dekretacji / akceptacji • Nowe funkcje kalendarzy • Dla Kancelarii • Usprawnienie procesu rejestracji korespondencji • Nowy sposób wysyłki dokumentów • Szybka rejestracja ZPO • Dla użytkowników • Optymalizacja interfejsu • Nowe funkcje usprawniające działanie • Optymalizacja szybkości działania

  21. tel. + 48 22 290 88 00 sbialas@sygnity.pl Dziękujemy! kom. +48 504 142 717 Sebastian Białas

More Related