MODUL AKVIZICE

1. MODUL AKVIZICE URGENCE SERIÁLŮ

2. Urgence • Urgence jsou obvykle posílány dodavateli, pokud není u něj objednaný dokument dodán v očekávaném čase. • Je možné si nechat pouze generovat zprávy o nedodaných monografiích/číslech a podle uvážení je zasílat • Nastavení se liší podle typu objednávky – monografická, seriálová, trvalá • Urgence generuje systém podle nastavení nebo je můžeme zadávat ručně U seriálových urgencí rozlišujeme • Urgence seriálových objednávek - záleží na nastavení v kartě dodavatele • Urgence jednotlivých čísel seriálu - záleží na nastavení v kartě předplatného

3. 1. Urgence seriálových objednávek • Při zakládání dodavatele (uzel správa – dodavatelé) si můžeme navolit zpoždění dodání (kolik dnů má dodavatel na to, aby zareagoval na objednávku a dodal první číslo časopisu) • Údaje dodavatele - Počet dnů zapíšeme do karty 3. Údaje o dodavateli , a to do pole Dodání 4 (SER) a Dodání 5 (SER) - jsou možné 2 způsoby dodání pro seriály a u každého je možné nastavit jiný počet dnů pro dodání. Číslo označuje počet dnů, po kterém se po spuštění služby urgencí vytvoří dopisy pro dodavatele • Je nutné mít nastavenou adresu dodavatele, můžeme nastavit i jinou, pokud se liší od adresy objednávky Počet dnů od odeslání objednávky, které má dodavatel na dodání dokumentů (1-3 pro monografie, 4 a 5 pro seriály) Př. Nastavili jsme dodavateli toleranci 14 dnů pro dodávání seriálů pozemní poštou (S)

4. Urgence seriálových objednávek • Formulář objednávky seriálu • datum urgence je při zápisu objednávky nulové • po odeslání objednávky dodavateli (změní se status objednávky na SV) systém automaticky do objednávky vloží datum urgence podle údaje ve zpoždění dodání v kartě dodavatele. • aby se generovaly urgence, musí mít objednávka status SV (pokud používáme online systém dodavatele pro objednávání, potom je nutné změnit status ručně). • po spuštění urgencí se k tomuto datu vytvoří zpráva o urgenci k objednávce.

5. Spuštění urgencí seriálových objednávek přes Služby – acq-19 • Použijeme v případě, že dodavatel nijak nezareagoval na naší objednávku seriálu a nezaslal ani jedno číslo • Urgujeme tím CELOU objednávku, nikoliv jednotlivá čísla!!! • Urgence pro seriálové objednávky „zpráva o urgencích a urgenční dopisy pro seriálové objednávky (acq-19)“ • Po dohodě je systém může automaticky generovat, poté by je nebylo nutné spouštět ručně • Systém negeneruje dopisy, nýbrž přehled objednávek, na něž dodavatel nezareagoval • Výstupní soubor procedury acq-19najdeme ve Správci úloh

6. Urgence seriálových objednávek • Uvedeme: • název výstupního souboru (bez podtržítek, čísel, diakritiky, mezer, velkých písmen) • z rejstříku (tři tečky) můžeme vybrat kód dodavatele • vybereme dílčí knihovnu DŮLEŽITÉ!! • Objednávkové pracoviště je nepovinné • zatrhneme-li „do historie“, budeme si moci příště tlačítkem Zobrazit historii vyvolat předešlý dotaz a můžeme ho jen upravit, (nemusíme zadávat všechny údaje znovu) • Potvrdíme tlačítkem Odeslat Seznam urgencí najdu ve správci úloh v KNA50 pod názvem výstupního souboru Tisk je možné upravit podle vašich požadavků, nyní se jedná jen o tabulku pro informaci s přehledem objednávek, na které dodavatel nezareagoval. Dopisy se generují až pro jednotlivá nedodaná čísla.

7. 2. Urgence jednotlivých čísel seriálu • Při vytváření předplatného časopisu navolíme v kartě 3. Údaje předplatného 2. zda se mají vytvářet urgence a počet dnů mezi jednotlivými urgencemi (počet dnů, které má dodavatel na to, aby číslo od data jeho vydání zaslal do knihovny) • V parametrech vydávání systém vygeneruje data , kdy by měla čísla přijít do knihovny (např. podle šablon periodicity) (např. seriál má periodicitu 3x měsíčně, čísla vychází každý měsíc 1, 15 a 30) Pokud jsou nastaveny urgence, automaticky k datu vydání čísla připočítá počet dní pro urgenci = datum očekávaného vydání • Dodavatel nedodá určitá čísla seriálu • Chybějící čísla můžeme urgovat ručně nebo spustit proceduru „Tisk urgenčních dopisů/zprávy o urgencích“ (serial-44) • Tato procedura nevytvoří urgenci na čísla, která mají status NP – not published - nebylo vydáno (možnost ručně omezit urgence podle aktuálních zpráv od dodavatele) • Systém urguje pouze čísla nedodaná k aktuálnímu datu

8. Urgence jednotlivých čísel: nastavení ve formuláři předplatného Do formuláře předplatného je třeba zapsat: 1) Jaké mají být intervaly mezi jednotlivými urgencemi (ve dnech) 2) Zda se mají urgence generovat Odeslat urgence: ANO – urgence budou v dávce urgencí, spouštěné přes služby Tisk urgencí – serial_44 NE, NEPRAVIDELNĚ – nebudou se posílat automaticky, objeví se ve zprávách o urgencích (jedna z možností v serial_44)

9. Urgence jednotlivých čísel seriálu • Evidence dodání – dolní část okna – Formulář dodání Datum vydání – vygeneruje se podle šablon periodicity Očekáváno – datum vydání + počet dnů, nastavených v Kartě předplatného pro urgence

10. Urgence jednotlivých čísel seriálu – Služby – Seriály - serial-44 • Urgence jednotlivých nedodaných čísel seriálu spouštíme procedurou z nabídky Služby – Seriály – „Tisk urgenčních dopisů/zprávy o urgencích“ (serial-44) Vyvolání nápovědy Vstupní soubor – NEUVÁDÍME Výstupní soubor - název výstupního souboru (bez podtržítek, čísel, diakritiky, mezer, velkých písmen) Typ výstupu – vyberemepodle toho, jestli chceme generovat urgenční dopisy nebo jen zprávy o urgencích pro informaci (a dodavatele např. kontaktujeme telefonicky nebo přes jeho online systém) Vybereme dílčí knihovnu DŮLEŽITÉ!! • Z rejstříku (tři tečky) můžeme vybrat kód dodavatele • Filtr pro číslo urgence – doporučujeme zvolit „jakákoliv urgence“ • Aktualizovat databázi – • Ano – zaeviduje vytvoření urgence do systému • Ne – vytvoří zprávu bez evidence v systému

11. Urgence jednotlivých čísel seriálu – Služby – Seriály - serial-44 • Status jednotky – omezení urg. na vybrané statusy jednotek • Status zpracování jednotky – je možné omezit urgence jen na vybrané statusy zpracování jednotek • Vytvořit spouštěče - nepoužíváme Datum očekávaného dodání - služba bude brát v úvahu čísla, jejichž dodání bylo očekáváno do zadaného data. Implicitní hodnota je aktuální datum. Potvrdíme tlačítkem Odeslat

12. Urgence jednotlivých čísel seriálu Výsledek najdeme ve správci úloh • (Menu ALEPH – Správce úloh; urgence a zprávy si můžeme nejdříve v náhledu prohlédnout, poté změnou nastavení na Tisk poslat). • Podle nastavení je možné nechat si zasílat všechny odchozí akviziční tisky v kopii na vlastní mail (nastaví systémoví knihovníci) Text je možné upravit podle vašich požadavků

13. Urgence jednotlivých čísel seriálu Správa seriálů – Jednotky – jednotka má status „Urgováno“

14. Urgence jednotlivých čísel seriálu • Správa seriálů – záložka urgence - seznam urgencí: • V horní části okna je seznam všech urgovaných čísel k danému předplatnému a přehled zaslaných urgencí i datum další očekávané urgence, můžeme zde urgenci smazat • V dolní části okna je původní očekávané datum obdržení čísla, můžeme zde zapsat odpověď dodavatele a datum

15. Online urgence jednotlivých čísel seriálu • Jednotlivá čísla můžeme urgovat online bez spouštění procedur • V uzlu Seriály vybereme Evidenci dodání – označíme číslo, které chceme urgovat - z nabídky vpravo vybereme Urgovat – otevře se okno seznamu urgencí – vybereme Nová

16. Online urgence jednotlivých čísel seriálu Do pole Text urgence zapište vzkaz pro dodavatele, který se zobrazí v urgenci Tlačítkem Přidat urgenci aktivujeme – odešleme dodavateli Pokud si nastavíme klienta na tisk (vlevo dole na obrazovce klienta – pravé tl. myši – ikona tiskárny – normální tisk), a máme v dodavateli uvedený mail, urgence se okamžitě pošle mailem. Pokud zde máme nastaveno „Náhled“, urgence se otevře k náhledu a můžeme jí poslat na tiskárnu.

17. Online urgence jednotlivých čísel seriálu • Urgence se po odeslání uloží a vygeneruje se datum další urgence (podle Karty 2. Údajů předplatného)

18. Kontrola urgencí pro jednotlivá předplatná Pokud máme k seriálu více předplatných, systém eviduje urgence pro každé z nich. • Záložka Seriály – Předplatná – podnabídka Urgence • Vlevo vidíme počet urgencí pro toto předplatné