1 - Organisation

1. 1 - Organisation Maîtrise d’ouvrage (MOA) Maîtrise d’œuvre (MOE) Relation MOA-MOE Mode Projet Sous-traitance

2. MOA : Rôle & Responsabilités • Un besoin et comment le satisfaire : • Identification claire du commanditaire et du futur réalisateur du projet, • Relation client/fournisseur, • Analogie : Bâtiment, Ingénierie, • Définition : • La ou les directions fonctionnelles qui seront : • Commanditaires, • Propriétaires, • Futurs utilisateurs, du produit qui sera livré à la fin du Projet.

3. MAO : Attributions • Niveau stratégique • Niveau opérationnel

4. MOA et Stratégie 1 • Donner son accord sur l’opportunité du projet, son positionnement stratégique, ses finalités, sa rentabilité économique, • Mettre en place les structures de pilotage, • Maîtriser les impacts sur les métiers, • Définir les facteurs qualités, • Piloter les actions de la conduite du changement, • Piloter les actions de sous-traitance,

5. MOA et Stratégie 2 • Définir les besoins et orienter les choix relatifs aux domaines suivants : • Droits d’accès aux donnés, • Droits d’accès aux logiciels, • Sécurité du SI • Arbitrer les moyens, • Fixer les grandes échéances, • Valider architecture et plan de développement, • Piloter le bilan de projet.

6. MOA et Opérations 1 • Exprimer les besoins et les objectifs associés avec leur priorité, • Maîtriser la description et le diagnostic de l’existant, • Réaliser les actions de conduite du changement, • Maîtriser les données relatives à la volumétrie, • Disposer des données permettant l’évaluation du projet après son démarrage, • Suivre les actions de sous-traitance,

7. MOA et Opérations 2 • Exprimer les règles de sécurité et de droits d’accès, • Exprimer les règles détaillées de gestion du domaine, • Valider les dossiers de l’équipe projet, • Participer aux opérations de réception,et prononcer la recette définitive, • Piloter les actions de formation, • Prendre en charge le manuel de l’utilisateur, • Organiser et assurer la communication durant tout le projet.

8. MOA : Organisation DSI DG Directions Opérationnelles Comité de Pilotage Comité Technique Comité Des Utilisateurs Equipe Projet Lien Hiérarchique Participation

9. Comité de pilotage • Instance de décision et de pilotage du projet : Attributions stratégiques, • 4 temps forts : • Lancement • Objectifs , finalités, qualité, moyens • Développement de la solution • Architecture, sécurité, droits d’accès • Conduite du changement • Communication, formation • Management du projet • Échéance, risques, qualité. • Composition : sous-ensemble du comité de direction, un représentant de la MOE.

10. Comité technique • N’existe que pour les grands projets, • Pilotage opérationnel, • Présidé par un responsable de la MOA.

11. Comité des utilisateurs • Regroupe tous les utilisateurs représentatifs des domaines concernés. • Participation réelle ! • Attributions opérationnelles : • Expression détaillée des besoins, • Expression détaillée des règles de gestion, • Participation aux tests, • Participation à l’élaboration de la documentation utilisateur, • Participation aux actions de formation, • Réception définitive du logiciel. • Piloté en général par un responsable de la MOA : chef de projet utilisateur.

12. MOE : Définition • « La MOE est la personne physique ou morale qui, pour sa compétence technique, est chargée par le maître d’ouvrage, ou par la personne responsable du marché, de diriger et de contrôler les travaux et de proposer la réception et leur règlement. » • Norme AFNOR P030061

13. MOE : Constitution • La MOE est responsable de la réalisation des travaux confiés par la maîtrise d’ouvrage, • Le MOE doit réaliser un produit, conforme aux spécifications validées, dans des conditions de coûts, délais et qualité fixées, • MOE interne (DSI) ou externe (Prestataire).

14. MOE : Attributions • Lancement, • Evolution du système informatique, • Conduite du changement, • Mise en œuvre du SI, • Support.

15. MOE : Au lancement • Apporter son concours à la synthèse des besoins, l’étude d’opportunité, et à l’élaboration de la charte de projet, • Assurer la cohérence du positionnement du projet par rapport à l’ensemble du SI, • Constituer l’équipe projet et désigner le chef de projet.

16. MOE : Evolution du Système Informatique • Participer à la spécification générale, • Participer au choix et au paramétrage des progiciels, • Participer à l’élaboration de la spécification détaillée, • Réaliser et tester le logiciel, • Assurer l’intégration du système informatique, • Conduire les études d’acquisition de l’infrastructure technique, • Assurer l’industrialisation du système jusqu’à la vérification d’aptitude.

17. MOE : Conduite du changement • Participer aux études d’organisation des postes de travail, • Participer à la préparation des actions de conduite du changement : • Communication, • Formation, • Documentation, • Soutien.

18. MOE : Mise en œuvre du SI • Réaliser l’étude des scénarios de la reprise des données, • Elaborer les procédures liées au fonctionnement transitoire (Big-Bang), • Préparer la reprise des données, • Organiser les sites pilotes, • Assurer la généralisation: • Déploiement, • Soutien.

19. MOE : Support à la conduite • Manager l’équipe projet et organiser les réunions avec la MOA, • Assurer la gestion du projet : • Ordonnancement, • Estimation, • Planification, • Gestion des risques, • Suivi de projet, • Assurer le contrôle qualité.

20. MOE : Organisation Support technique externe Support technique interne Chef de Projet • Ingénieurs de conception • Ingénieurs de réalisation • Responsable qualité/méthode Prestation sous-traitée au forfait

21. Relation MOA-MOE Il est de notoriété publique qu’une des causes majeures d’échec des projets trouve son origine dans la difficulté à mettre en place une relation conviviale et efficace entre MOA et MOE fondée sur la confiance réciproque et le respect des engagements pris.

22. Relation MOA-MOE 1 • Difficultés générales : • Manque de confiance mutuelle, • Manque de transparence dans la stratégie et dans l’action, • Manque d’objectivité dans l’appréciation des problèmes, • Manque de clarté dans la cas d’une relation à trois, • Difficultés à prendre des décisions claires, • Lourdeur des structures de pilotage, • Résistance naturelle aux changements, • Substitutions croisées MOA-MOE, • Difficulté à valider les documents.

23. Relation MOA-MOE 2 • Difficultés ressenties par le MOA : • Difficultés à fixer des orientations politiques tranchées, • Manque de visibilité sur les travaux en cours, • Mauvaise compréhension et appréciation des évaluations de charges et délais élevées fournies par la MOE

24. Relation MOA-MOE 3 • Difficultés ressenties par le MOE : • Manque de disponibilité de la MOA, • Besoins insuffisamment précis et stables, • Manque d’engagement de la MOA, • Difficultés à évaluer les charges et les délais et à les expliquer à la MOA.

25. Echanges MOA-MOE Objectifs, exigences Maîtrise d’œuvre Maîtrise d’ouvrage Proposition de Charte de Projet Charte de Projet validée Expression des Besoins Conception générale de la solution Conception générale validée Conception détaillée de la solution Conception détaillée validée Logiciel à tester Logiciel recetté Planification de la la réalisation Suivi de Projet et Assurance Qualité

26. Mode Projet • Faut-il mettre en œuvre une organisation particulière pendant le déroulement du projet ? • Groupe Descartes (IBM)

27. Organisation verticale • Mode hiérarchisé, • Avantages : • Organigramme clair, • Responsabilités bien définies, • Capitalisation aisée des compétences fonctionnelles, • Capitalisation aisée des compétences techniques propres à chaque projet, • Management plus aisé des équipes projets. • Inconvénients : • Structure parfois trop lourde, • Nombre de niveaux hiérarchiques élevé, • Grande difficulté à avoir de la mobilité inter-équipes, • Trop grande spécialisation,cloisonnement, • Manque de capitalisation technique inter-équipes.

28. Organisation Matricielle • Dissocie le rattachement hiérarchique du rattachement fonctionnel. • Avantages : • Structure plus souple, • Meilleure mobilité des compétences, • Plus grand dynamisme des personnels, • Dissociation claire entre projet et produit. • Inconvénients : • Organigramme complexe, • Limite de responsabilité pas toujours claire, • Management plus difficile de l’équipe projet.

29. Sous-traitance • Les raisons d’une croissance : • Demande toujours plus forte en matière de développement, • Moyens humains toujours limités des DSI, => Croissance importante et régulière du recours à la sous-traitance.

30. Sous-Traitance : Les Risques • Si aucune politique claire n’est fixée, on peut arriver facilement : • Soit à des problèmes de volumes de sous-traitance, • Soit à des natures ou des modes de sous-traitance, Mettant en péril la maîtrise du SI par les DSI et la MOA. = > Besoin d’une réflexion stratégique.

31. Sous-Traitance : les Questions MOA Qui sous-traite ? DSI Standards & méthodes de l’entreprise Assistance à maîtrise d’ouvrage Développement de solution Mise en Œuvre de Progiciels Quoi ? Conduite du changement/Mise en Oeuvre Maintenance de Logiciel Support Exploitation Régie Quel type de sous-traitance ? Forfait

32. Sous-Traitance: Déroulement Présélection des candidats Consultation des candidats pré- sélectionnés Analyse des offres et choix du titulaire Conclusion du contrat de sous-traitance Candidats Présélectionnés Offres des Candidats Présélectionnés Choix du titulaire Candidats (prestataires de services)

33. Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION

34. « L’informatique est trop vitale pour être laissée entre les seules mains des informaticiens » • « Groupe Descartes » : Managers IBM et grandes entreprises. • 1991.

35. « L’informatique ne sert plus seulement à automatiser les processus; c’est aujourd’hui un avantage concurrentiel essentiel qui intéresse tous les décideurs jusqu’au plus haut niveau » • C.Palierne : responsable de la rubrique Management de 01 Informatique