Munkaügyi nyilvántartás ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai

1. Munkaügyi nyilvántartás ellenőrzése, az ellenőrzés részletesfeladatai 2014. február 24.

2. Munkaügyi nyilvántartások • a munkaviszonnyal kapcsolatos egyes adatok, információk, tények összegzése, összegyűjtése • munkaügyi nyilvántartás – rendezett adatok összessége, amelyek a munkaviszonnyal összefüggő jogok gyakorlását és kötelezettségek teljesítését lehetővé teszik, elősegítik • Mi a célja a munkaviszonnyal kapcsolatos adatok nyilvántartásának? • a munkaviszony létesítése • - a munkaviszonyból származó jogok és kötelezettségek gyakorlása, illetve teljesítése • - hatóságok általi adatigénylés biztosítása • - a munkavégzés ellenőrzése • - különböző igazolások kiállításához szükséges adatok biztosítása

3. A munkaügyi nyilvántartás előfeltétele – a jogszerűen kezelt adat • az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Info tv.) • a munkavállalóról kezelt adatok – személyes adatok • Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés • Különleges adat: • a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a szexuális életre vonatkozó személyes adat, • b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűnügyi személyes adat (Info tv. 3. § 3. pont)

4. Személyes adatok kezelése - személyes adat akkor kezelhető, ha a) ahhoz az érintett hozzájárul, vagy b) azt törvény vagy – törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli (a továbbiakban: kötelező adatkezelés) [Info tv. 5. § (1) bekezdés] - a hozzájárulás az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok – teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő – kezeléséhez [Info tv. 3. § (7) bekezdés] - általában tehát: az érintett önkéntes, kifejezett és tájékozott beleegyezésével vagy törvény alapján

5. Meddig lehet kezelni? • - általában törvény írja elő – az elévülési idő a munkajogban három év; személyi anyag (közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény; Kttv.): ötven év a jogviszony megszűnésétől • de: csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető • - ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában • a) a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy • b) az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll • további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti • kétség esetén azt kell vélelmezni, hogy az érintett a hozzájárulását nem adta meg • az érintett tájékoztatást kérhet az adatkezelésről, az adat helyesbítését, törlését kérheti – pl. a nyilvántartásokba bármikor betekintést kérhet, másolatot kérhet

6. A nyilvántartásoknak meg kell felelniük az adatkezelés általános elveinek • személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető • az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának • az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie • csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas • csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető • az adatkezelés során biztosítani kell az adatok • pontosságát, • teljességét és • ha az adatkezelés céljára tekintettel szükséges, naprakészségét, valamint • azt, hogy az érintettet csak az adatkezelés céljához szükséges ideig lehessen azonosítani

7. Mit tarthat nyilván a munkáltató a munkaviszonnyal kapcsolatosan? • magánmunkajog: mindent, ami a munkaviszonnyal kapcsolatos jog gyakorlásához, kötelezettség teljesítéséhez szükséges – például: • a munkaszerződések, tájékoztatók nyilvántartása, pályázatok nyilvántartása, önéletrajzok, nyilvántartása, személyi anyagok nyilvántartása, • próbaidő nyilvántartása, • büntetlen előélet igazolása (hatósági erkölcsi bizonyítvány – ha szükséges), • hatósági engedélyek (pl. munkavállalási engedély) nyilvántartása • egyéb megállapodások nyilvántartása (pl. munkaidővel kapcsolatosan, versenytilalmi megállapodás, tanulmányi szerződés), • - foglalkozás-egészségüggyel kapcsolatos nyilvántartás (alkalmassági vizsgálatok, korlátozások nyilvántartása), • a munkabérrel, egyéb díjazással, munkabéren felüli juttatásokkal (cafetériával) kapcsolatos adatok nyilvántartása,

8. Mi tarthat nyilván a munkáltató a munkaviszonnyal kapcsolatosan? • teljesítménybérezéssel összefüggő nyilvántartások (teljesítmény-követelmény, teljesítmény-nyilvántartás, prémium), • munkabérből való levonások, előleg-fizetéssel kapcsolatos nyilvántartás, • munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás nyilvántartása, • munkaidő, pihenőidő nyilvántartása, • szabadság, betegszabadság, munkavégzés alóli mentesülés, „munkaidő-kedvezmények” nyilvántartása, • pótszabadságot megalapozó körülmények nyilvántartása, • „táppénzes” állomány nyilvántartása, • munkaruha, védőruha, védőeszközök, muinkaeszközök nyilvántartása, • leltárfelelősségi megállapodások, általános megőrzési felelősség körébe tartozó dolgok nyilvántartása,

9. Mi tarthat nyilván a munkáltató a munkaviszonnyal kapcsolatosan? • munkavállalói biztosíték nyilvántartása, • atipikus munkaviszonyban állók nyilvántartása (átjárás elősegítése), • hátrányos jogkövetkezmények nyilvántartása fegyelmi, • munkaviszony megszüntetésével kapcsolatos iratok, kifizetések nyilvántartása, • munkavédelemmel, munkavédelmi oktatással munkabalesettel kapcsolatos nyilvántartások • társadalombiztosítási (nyugdíj- és egészségbiztosítási) nyilvántartások, • személyi jövedelemadóval kapcsolatos nyilvántartások, • szükséges költségek nyilvántartása (utazási költségtérítés a munkába járással kapcsolatosan, gépjárműhasználat nyilvántartása), • munkáltató által kiadott, munkavállaló által megtett jognyilatkozatok, igazolások nyilvántartása, munkáltatói tájékoztatások, szabályzatok nyilvántartása

10. Adatok kezelése és nyilvántartása a munkaviszonyban – különös előfeltételek • A „nyilvántartásba kerülés” előtt • már az álláshirdetésben tájékoztatást kell adni arról, hogy a személyes adatait ki ismerheti meg • kinél érdeklődhet az adatkezelésről (pl. az adatkezelés célját illetően – kézzel írott önéletrajz) • kérelemre vissza kell juttatni a pályázati anyagot, sikertelen pályázat esetén az adatkezelést meg kell szüntetni • a munkavállalótól csak olyan nyilatkozat megtétele vagy adat közlése kérhető, amely • személyhez fűződő (személyiségi – új Ptk.) jogát nem sérti, és • a munkaviszony létesítése, teljesítése vagy megszűnése szempontjából lényeges

11. a munkaviszonnyal összefüggésbe nem hozható kérdések nem tehetők fel, azokra a jelölt nem köteles válaszolni, ilyet nyilvántartani sem lehet • ha ilyen esetben a jelölt nem a valóságnak megfelelő választ ad, vele szemben szankció nem alkalmazható (adatvédelmi biztos, 900/A/2006-3.) • a munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet • munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy • amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges [munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) 9. § (2) bek.] • tilalmazott általában a terhesség megállapítására irányuló vizsgálat elvégzésére, erre vonatkozó igazolás bemutatására kötelezés • munkaalkalmasságot, felkészültséget felmérő tesztek; pszichológiai vagy személyiségjegyeket felmérő tesztek

12. hatósági erkölcsi bizonyítvány: ha a büntetlen előélet igazolása a betöltendő állás, a munkakörébe tartozó feladatok miatt indokolt (pl. pénzkezelés) • a munkáltató köteles a munkavállalót (közalkalmazottat, közszolgálati tisztviselőt) tájékoztatni személyes adatainak kezeléséről • a munkáltató a munkavállalóra vonatkozó tényt, adatot, véleményt harmadik személlyel csak törvényben meghatározott esetben vagy a munkavállaló hozzájárulásával közölhet [Mt. 10. § (2) bek., Kttv. 176. § (1) bek.] • mindkét fél köteles egymást minden olyan tényről, adatról, körülményről vagy ezek változásáról tájékoztatni, amely a munkaviszony létesítése, valamint az Mt.-ben meghatározott jogok gyakorlása és a kötelezettségek teljesítése szempontjából lényeges • a tértivevénnyel feladott küldeményként kézbesített jognyilatkozatot, ha a kézbesítés azért hiúsult meg, mert a címzett által bejelentett elérhetőségi címen a címzett ismeretlen volt vagy elköltözött a kézbesítés megkísérlésének napján közöltnek kell tekinteni

13. - a munkaviszonyból származó kötelezettségek teljesítése céljából a munkáltató a munkavállaló személyes adatait – az adatszolgáltatás céljának megjelölésével, törvényben meghatározottak szerint – adatfeldolgozó számára átadhatja (erről a munkavállalót előzetesen tájékoztatni kell) [Mt. 10. § (3) bek., Kttv. 176. § (2) bek.](pl. bérszámfejtő cégnek) • erről is nyilvántartás kell vezetni (adattovábbítási nyilvántartás: tartalmazza a kezelt személyes adatok továbbításának időpontját, az adattovábbítás jogalapját és címzettjét, a továbbított személyes adatok körének meghatározását, valamint az adatkezelést előíró jogszabályban meghatározott egyéb adatokat [Info tv. 15. § (2) bek.] • a munkavállalóra vonatkozó adatok statisztikai célra felhasználhatók és statisztikai célú felhasználásra – hozzájárulása nélkül, személyazonosításra alkalmatlan módon – átadhatók

14. A munkavállalók ellenőrzése és annak nyilvántartása • a munkáltató a munkavállalót csak a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizheti • a munkáltató ellenőrzése és az annak során alkalmazott eszközök, módszerek nem járhatnak az emberi méltóság megsértésével • a munkavállaló magánélete nem ellenőrizhető • a munkáltató előzetesen tájékoztatja a munkavállalót azoknak a technikai eszközöknek az alkalmazásáról, amelyek a munkavállaló ellenőrzésére szolgálnak • a munkáltatónak ki kell kérnie az üzemi tanács véleményét az ellenőrzést szolgáló technikai eszközök alkalmazásáról [Mt. 264. § (1) bekezdésd) pont] • Internet-használat • a munkáltató eldöntheti, hogy engedélyezi-e vagy sem, milyen terjedelemben (tartalom korlátozása, idő korlátozása, tilalmak – pl. közösségi oldalak) • ellenőrizhető, nyilvántartható (adatkezelés elveivel összhangban) – de a munkavállalónak erről tudnia kell (adatvédelmi biztos, 570/A/2001.) - kémprogramok

15. Elektronikus levelek használata • elektronikus levelek: a munkavállaló által hivatalos, munkaviszonnyal kapcsolatos ügyekben írt és kapott levelek tartalmát a munkáltató jogosult megismerni • de biztosítani kell a harmadik személy adatkezelés részleteiről való tájékoztatását (adatvédelmi biztos, 1393/K/2006-5.) • a postafiók használatának korlátozása • postafiók ellenőrzése: az ellenőrzés előtt tájékoztatás annak részleteiről • számítógépes adatok (tiltott tartalom, szoftverek) • ellenőrzés – de a tartalom megismerése nem lehetséges – törlésre való felszólítás • Telefonhasználat • a hívott fél neve és telefonszáma is személyes adat (előzetes beleegyezés részükről nem lehetséges) – híváslista nem tartható nyilván (adatvédelmi biztos, 158/A/2000.)

16. Videofelvétel, kamera • nyilvántartás, ha megőrzik a felvételeket – indoka általában: vagyonvédelem, munkavédelem, munkavégzés ellenőrzése – közvetlen veszély ténylegesen fennáll • állandó munkaterületen (pl. iroda) csak indokolt esetben (adatvédelmi biztos, ABI-97/2010/P) • nem lehet kamerát beszerelni pl. öltözőbe, mosdóba, illemhelyre, pihenőhelyre (ahol az emberi méltóságot sértheti) • a kamera alkalmazásához általában nem szükséges a munkavállalók kifejezett hozzájárulását beszerezni • jól látható helyen erre figyelmeztetni kell táblával, és írásos tájékoztatást kell adni az adatkezelés részleteiről (ABI-2962/2010/P) • de új Ptk. 2:48. § (1) bekezdés – 2014. március 15.: képmás vagy hangfelvétel elkészítéséhez és felhasználásához az érintett személy hozzájárulása szükséges • rejtett kamera alkalmazása tilos

17. 2005. évi CXXXIII. törvény a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól • - a rögzített kép-, hang-, valamint kép- és hangfelvételt felhasználás hiányában legfeljebb a rögzítéstől számított 3 munkanap elteltével meg kell semmisíteni, illetve törölni kell • 30 nap elteltével – pl. nyilvános rendezvényen az emberi élet, testi épség, személyi szabadság védelme • 60 nap elteltével – ha a rögzítés célja pl. a pénzügyi szolgáltatást, kiegészítő pénzügyi szolgáltatást, folytatóknak a feladataik ellátásához szükséges, közönség számára nyilvános magánterületének védelme • GPS • munkaidőn belül lehetséges (mobiltelefon, tachográf) • munkaidőn kívül: nem lehetséges – nincs jogalapja, jogszerű célja • kapcsoló-berendezés (adatvédelmi biztos, 1664/A/2006-3)

18. Személyügyi (személyzeti) nyilvántartás • - munkaszerződés – a munkáltató köteles a megállapodás írásba foglalásáról gondoskodni és ennek egy példányát a munkavállalónak átadni. • a megállapodásban meg kell jelölni a felek nevét, továbbá a megállapodás teljesítése szempontjából lényeges adatait • a munkavállaló természetes személyazonosító adatok (név, születési név, születési hely, idő, anyja neve – alapja személyazonosító igazolvány) • lakóhely, tartózkodási hely, állampolgárság • iskolai végzettség képzettség, oklevelek, bizonyítványok, nyelvvizsga – alapja eredeti dokumentumok • munkaviszony kezdete, • munkakör, FEOR-szám, • alkalmassági vizsgálattal kapcsolatos adatok, • alapbér, fizetési számla • munkaviszony tartama, • munkaidő • „szociális adatok” – gyermekek születési adatai • pl. önéletrajz, arckép; indokolt lehet: elektronikus levelezési cím

19. Tájékoztatási kötelezettség a munkaviszony létesítésével összefüggésben A munkáltató legkésőbb a munkaviszony kezdetétől számított 15 napon belül írásban tájékoztatja a munkavállalót a) a napi munkaidőről, b) az alapbéren túli munkabérről és egyéb juttatásokról, c) a munkabérről való elszámolás módjáról, a munkabérfizetés gyakoriságáról, a kifizetés napjáról, d) a munkakörbe tartozó feladatokról, e) a szabadság mértékéről, számítási módjáról és kiadásának, valamint f) a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól, továbbá g) arról, hogy a munkáltató kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e, valamint h) a munkáltatói jogkör gyakorlójáról [Mt. 46. § (1) bek.] - a tájékoztatás munkaviszonyra vonatkozó szabály rendelkezésére történő hivatkozással is megadható

20. Tájékoztatási kötelezettség a munkaviszony létesítésével összefüggésben - ha a munkaviszony 15 nap eltelte előtt megszűnik, a munkáltató a munkaviszony megszűnésével kapcsolatos iratkiadási időpontban köteles teljesíteni a tájékoztatást - a munkáltató megnevezésének, lényeges adatainak és a fentiek meghatározottak változásáról a munkavállalót a változást követő 15 napon belül írásban tájékoztatni kell - nem terheli a munkáltatót a tájékoztatási kötelezettség – a munkáltatói jogkör gyakorlóját kivéve -, ha a munkaszerződés alapján a) a munkaviszony tartama az egy hónapot, vagy b) a munkaidő a heti nyolc órát nem haladja meg [Mt. 46. § (5) bek.] 15 tizenöt napot meghaladó külföldön történő munkavégzés esetén a munkavállalót – legkésőbb a külföldre való kiutazást megelőző 7 nappal - írásban tájékoztatni kell a) a külföldi munkavégzés helyéről, tartamáról, b) a pénzbeli és a természetbeni juttatásokról, c) a díjazás és egyéb juttatás pénzneméről, továbbá d) a hazatérésre irányadó szabályokról

21. Méltányos mérlegelés követelménye • a munkáltató a munkavállaló érdekeit a méltányos mérlegelés alapján köteles figyelembe venni, a teljesítés módjának egyoldalú meghatározása a munkavállalónak aránytalan sérelmet nem okozhat [Mt. 6. § (3) bek.] • a munkáltató egyoldalúan konkretizálhatja teljesítést, egyoldalúan állapíthatja meg a munkavállaló feladatait, a teljesítés módját, intenzitását, időtartamát (a munkaszerződéstől eltérő teljesítés lehetősége) • - a munkáltató döntései okozhatnak sérelmet a munkavállalónak, de ez nem lehet aránytalan • - az arányosság megítélése során a munkáltatói döntés (intézkedés) elmaradásának és megtételének következményeit mind a két fél oldalán figyelembe kell venni

22. Méltányos mérlegelés követelménye • a mérlegelés során mindkét fél érdekeit mérlegre kell tenni • - aránytalanul nagyobb kárt, költséget, sérelmet okozna-e a munkáltatónak az adott intézkedés elmaradása, mint amilyet az intézkedés megtétele okoz a munkavállalónak? • ez az elv eleve megköveteli a munkáltatótól, hogy előzetesen tájékozódjon: mit is kell mérlegelnie • ezeket az adatokat viszont nyilván kell tartani – pl. szociális helyzet, gyermekek száma, életkörülmények • csak így kerülhet abba a helyzetbe, hogy meg tudja ítélni, arányos-e az intézkedése • - nem jogszerű tehát, ha a döntését megelőzően nem informálódik

23. A munkabér kifizetéséről szóló tájékoztatás és nyilvántartás • - a kifizetett munkabér elszámolásáról a tárgyhónapot követő hónap tizedik napjáig írásbeli tájékoztatást kell adni • - a tájékoztatásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét ellenőrizni tudja [Mt. 155. § (2)-(3) bek.] • A munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása • a munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása a munkáltató kötelezettsége • a jelenléti ív és a munkaidő-nyilvántartás nem ugyanaz • lehet elektronikusan, lehet papír alapon is • más adatokkal való összehasonlítás lehetősége – kettős nyilvántartás veszélye – konkuráló nyilvántartások: beléptető rendszer, jelenléti ív, munkaidő-beosztás, a szabadság engedélyezésére vonatkozó iratok, bérjegyzékek • nem kötelező a munkáltató székhelyén vezetni

24. A munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása • Amunkáltató nyilvántartja • a) a rendes és a rendkívüli munkaidő, • b) a készenlét, • c) a szabadság • tartamát [Mt. 135. § (1) bekezdés] • közszolgálati tisztviselők: egyéb munkaidő-kedvezmények időtartamát is nyilván kell tartani [Kttv. 115. § (1) bek. d) pont] • a nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is • nemcsak a „ledolgozott” óra, hanem a kezdő és a befejező időpont is • a rendes és a rendkívüli munkaidő nyilvántartása azonban az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető

25. A munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása • kivétel: kötetlen munkarend (Mt., közalkalmazottak) • a munkáltató a munkaidő beosztásának jogát – a munkavégzés önálló megszervezésére tekintettel – a munkavállaló számára írásban átengedheti • a munkarend kötetlen jellegét nem érinti, ha a munkavállaló a munkaköri feladatok egy részét sajátos jellegüknél fogva meghatározott időpontban vagy időszakban teljesítheti • EBH2009. 2070 – Ha a munkavállaló a munkaideje beosztását, illetve felhasználását maga határozza meg, nem illeti meg rendkívüli munkavégzés esetén ellenérték. Az, hogy a munkaidejét nyilvántartotta és azt havonta a munkáltatónak leadta, egymagában nem alkalmas arra, hogy a „túlmunkavégzést” bizonyítsa

26. A munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása • a munkáltató köteles nyilvántartani egyes – munkaidővel kapcsolatos megállapodásokat is – az Mt. alapján: • 1. hosszabb teljes napi munkaidő: az általános teljes napi munkaidőtől eltérő, legfeljebb napi 12 órás munkaidőben foglalkoztatottak • a teljes napi munkaidő – a felek megállapodása alapján – legfeljebb napi 12 órára emelhető, ha a munkavállaló • a) készenléti jellegű munkakört lát el, • b) a munkáltató vagy a tulajdonos hozzátartozója [Mt. 92. (2) bek.] • készenléti jellegű a munkakör, ha • a) a munkavállaló a feladatainak jellege miatt - hosszabb időszak alapulvételével - a rendes munkaidő legalább egyharmadában munkavégzés nélkül áll a munkáltató rendelkezésére, vagy • b) a munkavégzés – különösen a munkakör sajátosságára, a munkavégzés feltételeire tekintettel – a munkavállaló számára az általánoshoz képest lényegesen alacsonyabb igénybevétellel jár

27. A munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása • tulajdonos: a gazdasági társaság tagja, ha a társaságra vonatkozó döntések meghozatala során a szavazatok több mint 25 százalékával rendelkezik • 2. a munkaidő-beosztás szerinti munkaidő megemelése hosszabb teljes napi munkaidő esetén • -hosszabb teljes napi munkaidőben foglalkoztatott munkavállaló esetén - a felek írásbeli megállapodása alapján - a munkavállaló beosztás szerinti • a) napi munkaideje legfeljebb 24 óra (egyébként csak 12 óra lehetne), • b) heti munkaideje legfeljebb 72 óra (egyébként csak 48 óra lehetne) • lehet • - ezt a megállapodást a munkavállaló a naptári hónap utolsó napjára, munkaidő-keret elrendelése esetén a munkaidő-keret utolsó napjára 15 napos határidővel felmondhatja [Mt. 99. § (3) bek.]

28. A munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása • 3. bizonyos ágazatokban (polgári repülés, belföldi és nemzetközi közúti személyszállítás és árufuvarozás, közúti közlekedésben helyközi menetrend szerinti személyszállítás, vasúti személyszállítás és árufuvarozás, kikötőben foglalkoztatott munkavállalók egyes munkakörökben) • beosztás szerinti munkaidő az általánost (napi 12, heti 48 órát) legfeljebb tizenkét órával haladhatja meg • ezta megállapodást a munkavállaló a naptári hónap utolsó napjára, munkaidőkeret elrendelése esetén a munkaidőkeret utolsó napjára 15 napos határidővel felmondhatja • kifejezetten nem mondja ki az Mt., de: • 4. tárgyévi szabadság átvitelének nyilvántartására vonatkozó megállapodás [Mt. 123. § (6) bek.] • - naptári évre kötött megállapodása alapján az Mt. 117. §-a szerinti szabadságot az esedékesség évét követő év végéig adja ki • 5. a bérpótlék helyett szabadidő kiadására irányuló megállapodás [Mt. 143. § (2) bek.]

29. A munkaidő és a pihenőidő nyilvántartása • munkaügyi ellenőrzés [a munkaügyi ellenőrzésről szóló 1996. évi LXXV. törvény 3. § (1) bek. f) pont] • különösen fontos: • - a munkaidőkeret és munkaidő-beosztás közlése, • - a beosztás szerinti napi munkaidő korlátja, • - a heti munkavégzési idő korlátja, • - napi pihenőidő – a napi munka befejezése és a másnapi munkakezdés közötti legalább 11 óra illetve meghatározott tevékenységű munkáltatónál a napi 8 óra pihenőidő biztosítása, • - a heti két pihenőnap kiadása (általában), • - a vasárnapi munkavégzés szabályai, • - a rendkívüli munkavégzés éves felső határa, • - a szabadság és pótszabadság mértéke és kiadási szabályai

30. A szabadság nyilvántartása • Ha van munkaidő-beosztás • - általában a munkaidő-beosztás szerinti munkanapban kell nyilvántartani • egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén a szabadság kiadása során a hét minden napja munkanapnak számít, kivéve a munkaidő-beosztás szerinti heti pihenőnapot és a munkaszüneti napot • egyenlőtlen munkaidő-beosztás esetén • a munkavégzés alóli mentesülés tartamával egyező óraszámban kell nyilvántartani • ilyenkor a szabadság úgy is kiadható, hogy a munkavállaló a munkaidő-beosztással azonos tartamra mentesül a rendelkezésre állási és munkavégzési kötelezettsége alól • Ha nincs munkaidő-beosztás • - az általános munkarend és a napi munkaidő figyelembevételével kell kiadni (Mt. 125. §) • - a munkaviszony megszűnésekor, ha a munkáltató az arányos szabadságot nem adta ki, azt meg kell váltani (Mt. 125. §)

31. A szabadság nyilvántartása – a munkában töltött idő nyilvántartása • - a munkavállalónak a munkában töltött idő alapján minden naptári évben szabadság jár, amely alap- és pótszabadságból áll • - munkában töltött időnek minősül • a) a munkaidő-beosztás alapján történő munkavégzési kötelezettség alóli mentesülés, • b) a szabadság, • c) a szülési szabadság, • d) a gyermek gondozása céljából igénybe vett fizetés nélküli szabadság (Mt. 128. §) első hat hónapjának, • e) a naptári évenként harminc napot meg nem haladó keresőképtelenség, • f) a tényleges önkéntes tartalékos katonai szolgálatteljesítés három hónapot meg nem haladó, • g) a munkavégzés alóli mentesülésnek az Mt. 55. § (1) bekezdés b)-k) pontban meghatározott • tartama (Mt. 115. §)

32. A munkaviszony megszűnése és megszüntetése • a munkaviszony felmondással történő megszüntetésekor legkésőbb az utolsó munkában töltött naptól, • egyébként legkésőbb a munkaviszony megszűnésétől • számított 5. munkanapon a munkavállaló részére ki kell fizetni a munkabérét, egyéb járandóságait, valamint ki kell adni a munkaviszonyra vonatkozó szabályban és egyéb jogszabályokban előírt igazolásokat [Mt. 80. § (2) bek.] • 1. a munkáltató olyan bizonylatot köteles kiállítani, és a kifizetéskor átadni, amelyből kitűnik • a magánszemély bevételének teljes összege és jogcíme, • az adóelőleg, adó, a járulék, valamint • a kifizetőt és a munkáltatót terhelő társadalombiztosítási járulék alapjául szolgáló összeg, illetve • a kifizetőt, munkáltatót terhelő társadalombiztosítási járulék, valamint • a levont adóelőleg, adó, járulék összege • a munkáltató a kifizetést követően a kiadott bizonylaton feltünteti az adóelőleg megállapításakor figyelembe vett családi adókedvezmény összegét [az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) 46. § (1) bek.]

33. ha a magánszemély munkaviszonya év közben megszűnik, a munkáltató az adóévben általa kifizetett jövedelemről és a levont adóelőlegekről szóló bizonylatot (igazolást, adatlapot) a munkaviszony megszűnésének időpontjában köteles a magánszemély részére kiadni • az igazolásnak tartalmaznia kell az adóéven belüli előző munkáltató által közölt adatokat is [Art. 46. § (5) bek.] • 2. a foglalkoztató a tevékenységében személyesen közreműködő biztosított személyek adatait oly módon köteles nyilvántartásba venni és erről a magánszemélynek igazolást adni, hogy abból a törvényben előírt adatok a munkavégzés (tevékenység) megkezdésétől megállapíthatók legyenek [a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény (Tbj.) 46. § (1) bek.]

34. a foglalkoztató a biztosítottakról (munkavállalókról) köteles a külön törvényben meghatározottak szerint olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza • a biztosított nevét és személyi adatait, • társadalombiztosítási azonosító jelét, • a magán-nyugdíjpénztári tagságára vonatkozó adatot, • a foglalkoztató adatait, • a biztosítási időre és a szolgálati időre vonatkozó adatokat, • a biztosítottól levont járulékok alapját és összegét [Tbj. 47. § (2) bek.] • a foglalkoztató a jövedelemigazoláshoz csatoltan a tárgyévet követő év január 31. napjáig köteles a nyilvántartás adataival egyező igazolást kiadni a biztosított részére • a tárgyévben fennállt biztosítási idő „tól-ig” tartamáról, • a tárgyévre, illetve a tárgyévtől eltérő időre levont járulékok (tagdíj) összegéről, • a foglalkoztató által megfizetett egészségbiztosítási- és munkaerő-piaci járulék összegéről és azok alapjáról • a biztosítással járó jogviszony év közben történő megszűnése esetén az igazolást soron kívül kell kiadni [Tbj. 47. § (3) bek.]

35. 3. az álláskeresési járadék és álláskeresési segély megállapításához szükséges igazolólap [34/2009. (XII. 30.) SZMM rendelet 1. § (1) bek.] • az álláskeresési járadékra, valamint • az álláskeresési segélyre való jogosultság, és ezen ellátások összegének megállapításához szükséges adatok nyilvántartásához igazolólap – két példányban • az igazolólapnak tartalmaznia kell • a munkáltató adatait, a munkavállaló adatait, a munkaviszonyra vonatkozó adatokat, • a munkavállaló munkakörét (FEOR szerinti besorolásban), • a munkaviszony kezdetét, végét, • a megszüntetésének, illetve megszűnésének módját, • a munkaviszony megszűnésének időpontját megelőző négy naptári negyedév kezdő napját, • az ettől számított négy naptári negyedévben elért munkaerő-piaci járulékalap összegét, és azon hónapoknak a számát, amelyekben a munkavállalónak volt járulékalapja • a munkaviszony fennállása alatt az utolsó, legalább hat hónapig betöltött munkakört (FEOR szerinti besorolásban), • a munkaviszony időtartama alatt igénybe vett 30 napot meghaladó mértékű fizetés nélküli szabadság időtartamát

36. Munkavállaló írásbeli értékelése • - „referencia”, „ajánlólevél” • a munkáltató a munkavállaló kérelmére, ha a munkaviszony legalább egy évig fennállt, a munkaviszony megszüntetésekor (megszűnésekor) vagy legfeljebb az ezt követő egy éven belül a munkavállaló munkájáról írásban értékelést ad • nyilván kell tartani ezt is, ugyanis az értékelés valótlan ténymegállapításainak megsemmisítését vagy módosítását a munkavállaló bíróságtól kérheti (Mt. 81. §) • a munkavállaló munkaviszonya megszűnése után is tájékozódhat a kezelt adatokról • - betekintést kérhet, másolat készíthet • - adattovábbítás szintén csak az Mt. szerinti korlátokkal lehetséges

37. Munkavédelmi oktatás • - a munkáltatónak oktatás keretében gondoskodnia kell arról, hogy a munkavállaló • a) munkába álláskor, • b) munkahely vagy munkakör megváltozásakor, valamint az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés követelményeinek változásakor, • c) munkaeszköz átalakításakor vagy új munkaeszköz üzembe helyezésekor, • d) új technológia bevezetésekor • elsajátítsa és a foglalkoztatás teljes időtartama alatt rendelkezzen az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés elméleti és gyakorlati ismereteivel, megismerje a szükséges szabályokat, utasításokat és információkat • az oktatást rendes munkaidőben kell megtartani, és szükség esetén időszakonként – a megváltozott vagy új kockázatokat, megelőzési intézkedéseket is figyelembe véve – meg kell ismételni • az oktatás elvégzését a tematika megjelölésével és a résztvevők aláírásával ellátva írásban kell rögzíteni • - az előírt ismeretek megszerzéséig a munkavállaló önállóan nem foglalkoztatható (munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény – Mvt. – 55. §)

38. A munkabalesetek, foglalkozási megbetegedések nyilvántartása • A munkabalesetet, a foglalkozási megbetegedést és a fokozott expozíciós esetet be kell jelenteni, ki kell vizsgálni, és nyilvántartásba kell venni • a sérült, megbetegedett, illetve fokozott expozícióban érintett következő személyes adatait rögzíti: név (ideértve a születési nevet is), anyja neve, társadalombiztosítási azonosító jele (taj-száma), születési hely és időpont, nem, állampolgárság, lakóhely (lakcím) • a munkáltató esetében az adószámot kell feltüntetni, amennyiben adószámmal nem rendelkezik, személyes adataként saját adóazonosító jelét is rögzítenie kell • a munkáltatónak a munkaképtelenséggel járó munkabalesetet haladéktalanul ki kell vizsgálnia, és a kivizsgálás eredményét munkabaleseti jegyzőkönyvben kell rögzítenie • a munkaképtelenséget nem eredményező munkabaleset körülményeit is tisztázni kell, és annak eredményét nyilvántartásba kell venni • a munkabaleset bekövetkezésétől számított 3 év után a munkáltató a törvényben foglaltak alapján nem köteles a munkabalesetet bejelenteni, kivizsgálni és nyilvántartásba venni • (Ld. Mvt. 64-67. §)

39. A munkabalesetek, foglalkozási megbetegedések nyilvántartása • 5/1993. (XII. 26.) MüM rendelet • - a munkabaleseti nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza: • a) a munkabaleset – minden évben 1-es sorszámmal kezdődő – számát; • b) a sérült munkakörét; • c) a sérülés időpontját, helyszínét, jellegét, rövid tényállását; • d) a sérült ellátására tett intézkedést; • e) annak tényét, hogy a sérült folytatta-e a munkáját. • a munkabaleseti nyilvántartást a munkáltató székhelyén vagy a munkáltató nyilvántartását vezető szervezeténél (irodánál) összesítve, és minden területileg elkülönült szervezeti egységénél külön-külön vezetni kell • a munkáltató azon szervezeti egységénél, ahol időszakosan és rövid időtartamban történik a munkavégzés, így különösen a kizárólag irattárolásra, műszeres vagy egyéb ellenőrzésre szolgáló egységnél, telephelyen, nem kötelező munkabaleseti nyilvántartást vezetni

40. A munkabalesetek, foglalkozási megbetegedések nyilvántartása • a vizsgálat megállapításait olyan részletesen kell rögzíteni – többek között – tanúk meghallgatásáról készült jegyzőkönyvvel, helyszínrajzzal, fényképpel, hogy az alkalmas legyen a munkabaleset okainak felderítésére és vita esetén a tényállás tisztázására • ezeket a munkabaleseti nyilvántartásban szereplő sorszámmal kell ellátni • a kivizsgálás során nyert adatokat, tényeket – ideértve a munkabalesetből eredő munkaképtelenségnek a későbbiekben megállapított időtartamát is – a 4/a. melléklet szerinti munkabaleseti jegyzőkönyvben kell rögzíteni • a jegyzőkönyvet minden sérültről külön-külön, az 5/1993. (XII. 26.) MüM rendelet 5. mellékletben foglaltak alapján kell kiállítani

41. A munkabalesetek, foglalkozási megbetegedések nyilvántartása • a súlyos munkabalesetről készített jegyzőkönyvnek a munkavédelmi felügyelőséghez történő megküldésekor másolatban mellékelni kell a munkáltatói balesetvizsgálat teljes dokumentációját így különösen: • a) a meghallgatási jegyzőkönyveket, • b) a szakmai képzettséget igazoló dokumentumot, • c) a kezelési jogosultságot igazoló dokumentumot, • d) az egészségügyi alkalmasságot igazoló dokumentumot, • e) az üzembe helyezést dokumentáló iratot, • f) időszakos biztonsági felülvizsgálatot dokumentáló iratot, • g) a kockázatértékelést dokumentáló iratot, • h) fényképfelvételeket, videófelvételeket, • i) a belső szabályzatok vonatkozó részeit • Egészségbiztosítással kapcsolatosan: • - a foglalkoztatók, az egyéni vállalkozók és egyéb szervek az egészségbiztosítás pénzbeli és baleseti ellátásainak megállapításához szükséges nyilvántartások vezetésére kötelezhetők • a foglalkoztatók és egyéb szervek nem kezelhetnek egészségügyi adatot

42. Munkavállalói biztosíték • - írásban megállapodhatnak a felek, hogy a munkáltató részére biztosítékot ad a munkavállaló, ha • munkaköre ellátása során más munkavállalótól vagy harmadik személytől pénzt, más értéket vesz át, vagy részükre ilyen kifizetést, átadást teljesít, vagy • ennek teljesítését közvetlenül ellenőrzi • kizárólag a kártérítési igény kielégítésére használható fel – a munkabérből való levonás szabályai szerint • a biztosíték összege maximum a munkavállaló egyhavi alapbérének összege; az alapbér növekedése miatt a munkáltató nem követelheti a biztosíték összegének kiegészítését • legkésőbb az átvételt követő munkanapon hitelintézetnél vagy pénzügyi vállalkozásnál e célra elkülönített számlán kell elhelyezni • a biztosíték jegybanki alapkamattal növelt összegét haladéktalanul vissza kell fizetni a munkavállalónak, ha a munkaköre megváltozásával a feltétele megszűnik, vagy a munkaviszony megszűnik (Mt. 189. §)

43. Általános megőrzési felelősség • felelősségének mértéke: a teljes hiányt meg kell téríteni • – az átadás-átvétel visszaszolgáltatási vagy elszámolási kötelezettség terhe mellett történt • – a munkavállaló a dolgot jegyzék vagy elismervény alapján, aláírásával igazoltan vette át • – az átvett dolgot a munkavállaló állandó őrizet mellett tartotta vagy kizárólagosan használta, kezelte • – a dologban hiány következett be • – a hiányt nem a munkavállaló részéről elháríthatatlan ok idézte elő (Mt. 180. §, Kttv. 161. §) • Jegyzék, elismervény • a munkavállalónak aláírásával igazolva kell átvenni • azonosítható módon: pl. egyedi tulajdonságok megnevezése, típusszám, gyári szám, leltári, raktári szám, az átvevő adatai • biztosítani kell, hogy az átvevő a dolog meglétéről, azonosságáról az átadás időpontjában meggyőződhessen

44. Közalkalmazotti alapnyilvántartás • a munkáltató a közalkalmazottról a Kjt. 5. számú mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedő nyilvántartást vezet • ezen túlmenően – törvény eltérő rendelkezésének hiányában – adatszerzés nem végezhető, adatot nyilvántartani nem lehet (Kjt. 83/B. §) • a munkáltató megnevezése, a közalkalmazott neve és a besorolására vonatkozó adat közérdekű, ezeket az adatokat a közalkalmazott előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni • Nyilvántartandó adatok: • A közalkalmazott • I. • - neve (leánykori neve) • - születési helye, ideje • - anyja neve • - TAJ száma, adóazonosító jele • - lakóhelye, tartózkodási hely, telefonszáma • - családi állapota • - gyermekeinek születési ideje • - egyéb eltartottak száma, az eltartás kezdete • . • 83/C. § (1) A munkáltató közalkalmazotti alapnyilvántartási rendszere törvény felhatalmazásának hiányában más adatrendszerrel nem kapcsolható össze. • (2) A közalkalmazotti alapnyilvántartásból statisztikai célra csak személyazonosításra alkalmatlan módon szolgáltatható adat. • 83/D. § A munkáltatónál vezetett közalkalmazotti alapnyilvántartásba - az érintetten kívül - a következők jogosultak betekinteni, illetőleg abból adatot átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából: • a) a közalkalmazott felettese, • b) a minősítést végző vezető, • c) feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző vagy törvényességi felügyeletet gyakorló szerv, • e) munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, • f) a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, • g) a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, • h) az adóhatóság, a nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv és az egészségbiztosítási szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv.

45. Közalkalmazotti alapnyilvántartás • II. • - legmagasabb iskolai végzettsége (több végzettség esetén valamennyi) • - szakképzettsége(i) • - iskolarendszeren kívüli oktatás keretében szerzett szakképesítése(i), valamint meghatározott munkakör betöltésére jogosító okiratok adatai • - tudományos fokozata • idegennyelv-ismerete • III. • - a korábbi, Kjt. 87/A. § (1) és (3) bekezdése szerinti jogviszonyban töltött időtartamok megnevezése, • - a munkahely megnevezése, • a megszűnés módja, időpontja • IV. • - a közalkalmazotti jogviszony kezdete • - állampolgársága • - a bűnügyi nyilvántartó szerv által kiállított hatósági bizonyítvány száma, kelte • - a jubileumi jutalom és a végkielégítés mértéke kiszámításának alapjául szolgáló időtartamok

46. Közalkalmazotti alapnyilvántartás V. - a közalkalmazottat foglalkoztató szerv neve, székhelye, statisztikai számjele - e szervnél a jogviszony kezdete - a közalkalmazott jelenlegi besorolása, besorolásának időpontja, vezetői beosztása, FEOR-száma - címadományozás, jutalmazás, kitüntetés adatai - a minősítések időpontja és tartalma VI. - személyi juttatások VII. - a közalkalmazott munkából való távollétének jogcíme és időtartama VIII. - a közalkalmazotti jogviszony megszűnésének, valamint a végleges és a határozott idejű áthelyezés időpontja, módja, a végkielégítés adatai IX. - a közalkalmazott munkavégzésére irányuló egyéb jogviszonyával összefüggő adatai [Kjt. 41. § (1)-(2) bek.]

47. Közalkalmazotti alapnyilvántartás • - törvény felhatalmazásának hiányában más adatrendszerrel nem kapcsolható össze • statisztikai célra csak személyazonosításra alkalmatlan módon szolgáltatható adat (Kjt. 83/C. §) • az érintetten kívül jogosultak betekinteni, adatot átvenni a rájuk vonatkozó jogszabályban meghatározott feladataik ellátása céljából: • a) a közalkalmazott felettese, • b) a minősítést végző vezető, • c) feladatkörének keretei között a törvényességi ellenőrzést végző vagy törvényességi felügyeletet gyakorló szerv, • e) munkaügyi, polgári jogi, közigazgatási per kapcsán a bíróság, • f) a közalkalmazott ellen indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyész és a bíróság, • g) a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladattal megbízott munkatársa feladatkörén belül, • h) az adóhatóság, a nyugdíjbiztosítási igazgatási szerv és az egészségbiztosítási szerv, az üzemi baleseteket kivizsgáló szerv és a munkavédelmi szerv (Kjt. 83/D. § )

48. Közszolgálati alapnyilvántartás • - a szakmai vezetők és a kormánytisztviselők önéletrajza tartalmazza a Kttv. 5. mellékletben meghatározott kötelező adatköröket, valamint az önéletrajzhoz csatolandó, az önéletrajzban foglaltakat igazoló mellékleteket, illetve tartalmazhat egyéb kiegészítő információkra vonatkozó adatokat [Mt. 176. § (4) bek.] • az államigazgatási szerv a kormánytisztviselőről a Kttv. 2. mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedő közszolgálati alapnyilvántartást vezet • ezen kívül a törvény eltérő rendelkezésének hiányában – adatszerzés nem végezhető, ilyen adatot nyilvántartani nem lehet [Kttv. 177. § (1) bek.] • - törvény felhatalmazásának hiányában más adatrendszerrel nem kapcsolható össze [Kttv. 177. § (5) bek.] • a közszolgálati adatvédelmi szabályzatban kell meghatározni az iratok, az adatok kezelésének adatvédelmi, adatbiztonsági szabályait, így különösen a kormánytisztviselő saját adataival történő rendelkezési joga biztosításának, a harmadik személy részére történő adattovábbításnak, a betekintési jog gyakorlásának, valamint az adatkezelésben részt vevő kormánytisztviselő felelősségének és az adatokhoz történő hozzáférése terjedelmének szabályait [Kttv. 177. § (4) bek.]

49. Közszolgálati alapnyilvántartás A kormánytisztviselő I/A. 1. családi és utóneve (születési családi és utóneve), neme 2. születési helye, ideje 3. anyja születési családi és utóneve 4. lakóhelye, lakáscíme, tartózkodási helye, telefonszáma 5. családi állapota 6. adóazonosító jele 7. társadalombiztosítási azonosító jele 8. fizetési számlaszáma 9. email címe 10. fényképe 11. önéletrajza I/B. eltartott gyermeke(i) 1. családi és utóneve 2. születési helye, ideje 3. anyja születési családi és utóneve 4. lakóhely, lakáscím, tartózkodási hely 5. adóazonosító jele 6. társadalombiztosítási azonosító jele

50. Közszolgálati alapnyilvántartás II. 1. legmagasabb iskolai végzettsége (több végzettség esetén valamennyi) 2. szakképzettsége(i) 3. iskolarendszeren kívüli oktatás keretében szerzett szakképesítése(i), valamint meghatározott munkakör betöltésére jogosító okiratok adatai 4. tudományos fokozata 5. idegennyelv-ismerete 6. képzésre, továbbképzésre, vezetőképzésre, átképzésre vonatkozó adatai III. A korábbi foglalkoztatásra vonatkozó adatok 1. a munkahely megnevezése 2. jogviszony típusának megnevezése 3. beosztás 4. besorolás 5. munkakör 6. jogviszony kezdő/befejező dátuma 7. a megszűnés módja