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Archives privées – Pratique et profondeur de la description Gilbert Coutaz

Cycle «Pratique archivistique en Suisse de l’AAS 2012» Module 3 Archives privées Acquisition, Description, Mise en valeur aujourd’hui Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne, 14 juin 2012. Archives privées – Pratique et profondeur de la description Gilbert Coutaz.

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Archives privées – Pratique et profondeur de la description Gilbert Coutaz

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  1. Cycle «Pratique archivistique en Suisse de l’AAS 2012»Module 3 Archives privéesAcquisition, Description, Mise en valeur aujourd’hui Bibliothèque de la Bourgeoisie de Berne, 14 juin 2012 Archives privées – Pratique et profondeur de la description Gilbert Coutaz

  2. Ouvertes sur l’extérieurhttp://www.patrimoine.vd.ch/fr/archives-cantonales/accueil/http://www.davel.vd.ch/suchinfo.aspxhttp://www.panorama.vd.ch/suchinfo.aspx

  3. En chiffres • Un seul site, plus de 31 000 mètres linéaires d’archives pour un total actuellement de 43 000 de rayonnages et d’équipements. • Premier original : 964 • -3454 fonds, 97% au bénéfice d’un inventaire, ou 113 fonds sans inventaire (état au 25 mai 2012)-Plus de 2000 fonds privés pour 5 500 mètres linéaires, dont 4 000 mètres linéaires depuis l’ouverture de leur bâtiment à la Mouline, en 1985 • - Accroissement annuel : 660 mètres linéaires dont 210 d’archives para publiques et privées • - 15 personnes pour 12,85 ETP

  4. Description Outil scopeArchiv, lecture hiérarchique, contextuelle et globale des documents d’archives

  5. Composantes de la politique de traitement des archives privées (1) • Affirmation dans le plan de classement dés 1965 l’existence des fonds d’archives privées – lettre P, d’abord P alphabétique (858 fonds, tous inventoriés), remplacée dès 1979 par PP numérique (964 fonds, 97 % des fonds au bénéfice d’un inventaire), complétée dès 2002 par P 1000 (documents isolés) et P 2000 (cartes postales), ouverture d’une cote générique, lorsqu’il s’agit de fonds d’archives de famille alimenté par plusieurs membres de la même famille. Auparavant, le plan de classement servait de fourre-tout aux fonds d’archives privées, des présences constatées déjà avant 1863. • Création de cotes de gestion, en complément de la cote de provenance (unité des fonds).

  6. Composantes de la politique de traitement des archives privées (2) • L’inventaire au cœur de la démarche : couverture par l’inventaire de plus de 96% des fonds d’archives conservés aux ACV. • Recours aux normes archivistiques, depuis 1996, en particulier à la norme ISAD(G). • C’est l’intérêt des documents qui décide de la profondeur d’analyse, non la taille de l’institution. • Recours à l’indexation, pratique peu répandue parmi les dépôts d’archives. • Bordereau d’élimination, champ «Information sur le traitement» = transparence sur les critères d’évaluation.

  7. Cotes de gestion

  8. Composantes de la politique de traitement des archives privées (3) • Mise en ligne des inventaires dans le cadre de la base DAVEL (Description des Archives cantonales Vaudoises sous la forme ELectronique), www.davel.vd.ch : reprise automatique de tous les inventaires d’archives : 62% des fonds sont générés par la base, soit 2131 fonds (état au 25 mai 2012). • Obligation de disposer pour chaque fonds d’archives privées d’une convention selon des modèles (dépôt et donation).

  9. Composantes de la politique de traitement des archives privées (4) • Aucune convention n’est signée avant l’achèvement de l’inventaire : la meilleure assurance d’avoir un cadre juridique approprié, la meilleure manière de mesurer le dynamisme institutionnel. • L’argent, un thème privilégié en matière de description,un thème rejeté en ce qui concerne l’acquisition.

  10. Bibliographie • http://www.davel.vd.ch/suchinfo.aspx • Coutaz, Gilbert, avec la collaboration de Florence Dugrillon : «Quelles politiques pour quelles archives privées aux Archives cantonales vaudoises ?», dans Rapport d’activité des Archives cantonales vaudoises 2003, Chavannes-près-Renens, 2004, pp. 35-64, consultable en ligne http://www.patrimoine.vd.ch/fileadmin/groups/19/them-2003-politique-prives.pdf • Coutaz, Gilbert, «Archives officielles et archives privées : relations obligées ou distantes ? Points de vue des Archives cantonales vaudoises», dans Archives, histoire et identité du mouvement ouvrier, Alda de Giorgi, Charles Heimberg, Charles Magnin (dir.), Genève, 2006, pp. 206-211. • Coutaz, Gilbert, «Archives publiques, archives privées : des solutions nécessaires», dans Arbido 3/2007, pp. 56-61.

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