Skipingsmøte eHandel

1. Skipingsmøte eHandel Skei Hotell, 11. mars

2. Dagsorden 10.00 Velkommen – v/innkjøpssjef Siri Ringheim Heggenes 10.10 Presentasjon av deltakarane v/deltakarene Vegen frå til nå Forventingar og ting som uroar 10.30Kva er elektronisk innkjøp v/Arve Sandvoll frå Difi 10.45Pause 11.00 Presentasjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson Mål Gevinst/nytte Framdriftsplan Organisering Roller og ansvar Økonomiske rammer 11.30Gruppearbeid. Kva betyr dette for min kommune? Gevinstplan Organisering www.sfj.no

3. 12.00 Lunsj 13.00Plenumsdiskusjon av prosjektplanen v/prosjektleiar Katrine Wilson 14.00 Pause 14.10 Vedta prosjektplanen Mål Organisering Framdriftsplan 14.25Prosjektvegvisaren til Difi v/Arve Sandvoll frå Difi  14.40Kva skal min kommune gjere i nærasta framtid v/prosjektleiar Katrine Wilson Leverandøranalyse Buyer-setup 14.55 Takk for nå Kl 15 - 16 Etter møtet vil Visma gi ein presentasjon av løysningen for dei som er interessert/ikkje har sett det tidligare www.sfj.no

4. Målet med innføring av eHandel www.sfj.no

5. …. betre styring med innkjøp mot rammeavtalar og budsjett …betre, enklare og sikrare innkjøp gjennom elektronisk kopling mellom kjøpar og leverandør www.sfj.no

6. Toppen!? Sjå litt glade ut da! www.sfj.no

7. Godt på veg heim – endelig glade og fornøgde! www.sfj.no

8. Delmål • Kartlegge innkjøpsprosessen i den enkelte kommune • Lage og innføre nye rutinar for innkjøp • Innføre og ta i bruk eHandelsplattformen med så mange leverandørar som praktisk mogleg. Spesielt • leverandørar vi har rammeavtaler med • leverandørar som allereie er aktivert på eHandel • leverandørar av stor verdi • leverandører vi har mange transaksjoner med • På sikt, ta i bruk eHandelsplattformen på alle innkjøp www.sfj.no

9. Effektmål / gevinstar Enklare • Færre og definerte bestillarar • Lavere transaksjonskostnader og ressursbruk gjennom automatisering • Færre feil i fakturaprosessen • Større lojalitet mot rammeavtaler • Betre planlegging av innkjøpog reduserte innkjøpskostnadar • Kvar kommune skal få eit system tilpassa deira kvardag som dei kan vere nøgd med • Betre budsjettkontroll • Færre feilaktige bestillingar (ulovlige direktekjøp og feilkommunikasjon) • Betre statistikkgrunnlag (styringsinformasjon til leiinga) Betre Sikrare www.sfj.no

10. …forslag til eit konkret mål Innan 1 år: årleg ordrevolum : 15% av berekningsgrunnlaget Innan 1 år: årleg ordrevolum : 25% av berekningsgrunnlaget Berekningsgrunnlag = Sum Driftskostnadar *0,25 www.sfj.no

11. Prosjektplan - framdriftsplan www.sfj.no

12. Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFjfk Prosjekteigar kommune Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar SFjfk Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe www.sfj.no

13. Organisering Prosjekteigar kommune Prosjekteigar kommune Prosjekteigar SFjfk Prosjekteigar kommune Styregruppe Prosjektleiar: Katrine Wilson Prosjektgruppe Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar kommune Prosjektleiar SFjfk Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe www.sfj.no

14. Roller og ansvar Prosjekteigar – ansvar for • avgjersler om igangsetting, vidareføring og avslutning • finansieringa • at styrande dokumenter vert følgd • at gevinstar vert realisert www.sfj.no

15. Styregruppa www.sfj.no

16. Styregruppa har ansvar for at… • prosjekteigars behov vert følgd. Kan avgjere endringar av prosjektets innhald, organisasjon og budsjett på vegne av prosjekteigar • prosjektleiar har kontroll over framdrifta • prosjekteigarane tar sitt ansvar www.sfj.no

17. Prosjektleiar skal • kommunisere med alle partar • rapportere til styregruppa om framdrift og ressursforbruk • anvende leiingsprodukta som skildra av Difi • leggje ut gjeldande rammeavtalar (SFFI) i eHandelsplattformen • leggje til rette for analyse- og forbetringsarbeid • ta ansvar for leverandørkontakt (SFFI) • organisere felles opplæring www.sfj.no

18. Prosjektgruppe skal • sørgje for framdrift i sin region i høve til framdriftsplan • sparringspartner og rådgjevar for prosjektleiar • bidra med å samordne opplæring www.sfj.no

19. Prosjektleiar i ein kommune skal • gjere nødvendig analysearbeid • endringar i innkjøpsrutinar, til dømes for bestilling, ordremottak og godkjenning • sørgje for at føresetnadane i prosjektet er på plass, slik som registrering i elma, felles kontoplan osv. • systemansvar for dei deler av løysinga som ikkje vert dekka av SFFI (eigne leverandørar og interne brukarar) • vere kontaktpunkt mellom overordna prosjektleiar og eigen prosjekteigar (Arbeidsgruppe) • faglege innspel eller innspel på vegne av brukarar • relevante arbeidsoppgåver www.sfj.no

20. Felles budsjett www.sfj.no

21. Utgifter for ein kommune www.sfj.no

22. Inntekter Mulig å søke Fylkesmannen om fornyingsmidlar Søknadsfrist 1. juni http://www.fylkesmannen.no/Sogn-og-Fjordane/Kommunal-styring/Kommunal-fornying/ www.sfj.no

23. Diskusjon www.sfj.no

24. www.sfj.no

25. Kva skal min kommune gjere i næraste framtid? www.sfj.no

26. Leverandøranalyse Kva leverandørar ønskjer vi å handle med å eHandelsplattformen? • Rammeavtaler • Rammeavtalar med stor lekkasje • Leverandørar med stort ordrevolum • Leverandørar med mange fakturaer • Leverandørar med mange bestillarar www.sfj.no

27. Leverandøraktivering SFFI-rammeavtalar Felles avgjersle Leverandørar aktivert på eHandels-plattformen Ansvar: SFFI-administrator Ansvar: Lokal administrator Kommunen avgjer Andre rammeavtalar/ leverandørar www.sfj.no

28. Leverandøraktivering • Leverandør-analyse • Samhandlings-avtale med leverandørar • Trigger-dokument til CapGemini • CapGemini skriver avtale med leverandør • Leverandør vert aktivert www.sfj.no

29. Buyer-setup Treng • Namn på ein person som skal ha lov til å ta kontakt med support hos CapGemini (helst med en felles-e-postadresse) + ein leiar (eskalering) • Namn på administrator • Namn på teknisk kontaktperson • IP-adresser • Vilkår for levering mm – vurderingar i kommunen www.sfj.no

30. …andre ting • Må være i Elma-registeret • Innkjøpsroller i Visma • osv www.sfj.no

31. Prosjekt kodeknekk-hindringer???

32. EHandel sprer om seg! www.sfj.no