Har fylkeskommunene rett innkjøpsfokus?

1. Har fylkeskommunene rett innkjøpsfokus? Presentasjon for Fylkeskommunalt Innkjøpsforum 24/05-05 Bjørn Børseth ESTRA Rådgivning

2. Kort presentasjon – Bjørn Børseth • Utdanning • Master fra BI innen Innkjøp- og forsyningsledelse, Ehandel, Strategisk ledelse, Teamledelse og lederteam • Høyskoleutdanning fra HiA innen Offentlige anskaffelser • Arbeid • Offentlige anskaffelser i over 10 år • Innkjøpsstrategier og analyser • Innføring av ehandel • Prosjektleder for innføring av IT løsninger • Foreleser i logistikk ved BI Agder • Styreverv • Styremedlem i NIMA Utdanning AS • Øvrig info • Se www.estra.no

3. Innhold • Bakgrunn for å fokusere på innkjøp • Status hos dere • Sju suksesskriterier for effektive innkjøp • Innkjøperens 3 roller • Avsluttende anbefaling

4. Ressursknapphet øker behovet for fokus • Fylkene har krav til best mulig utnyttelse av sine ressurser • Økende krav til hvordan offentlige innkjøpskonkurranser gjennomføres • Nye produkter og markeder – vanskelig å holde tritt med utviklingen • Intern kamp om bruk av personressursene

5. Hva er rett innkjøpsfokus? • Fokusere = bringe i søkelyset, konsentrere oppmerksomheten om • Fokus på hva? • Rammeavtaler • Innkjøpsvolum • Kjøpets kompleksitet • Verdiskapning • Leverandørene • Organiseringen • Å unngå KOFA klager • Oppnå målene (har man mål?) • Ingen fasit, men ikke alt og alle kan ha lik fokus

6. Den harde virkeligheten til innkjøperen

7. Fylkeskommunenes reduserte innkjøpsmakt • Dramatisk endring av drifts- og finansieringsutgiftene etter 2002 • Redusert med 55%

8. Anskaffelsesprosessen – utgangspunkt for fokusering Kilde: Statoil

9. Innkjøpsverdien i fylkeskommunene • Fylkeskommunene kjøper varer, tjenester og bygg og anlegg for ca 9 MRD pr år (2002) • Innkjøp utgjør ca 25 % av fylkeskommunenes totale drifts- og investeringsbudsjettet • Hvor stor andel håndterer dere?

10. Undersøkelse på DOFFIN – siste 2 år Laveste andel bygg og anlegg 13%, høyest 62%

11. Tilsvarende undersøkelser • Sluttrapport fra Asplan Viak juni 2004

12. Gjsn fordeling over og under terskelverdien i 2003/2005 – 2 år Akershus og Oslo er ikke tatt med

13. Anslått verdifordeling pr år • Forutsetning som er lagt til grunn - gjsn: • Varekjøp over terskelverdien 6 mill pr kontrakt med 4 års varighet • Varekjøp under terskelverdien 1 mill pr kontrakt med 2 års varighet • Tjenestekjøp over terskelverdien 3 mill pr kontrakt med 2 års varighet • Tjenestekjøp under terskelverdien 1 mill pr kontrakt over 2 år • Bygg og anlegg over terskelverdien 100 mill pr kontrakt over 20 år • Bygg og anlegg under terskelverdien 3 mill pr kontrakt over 4 år

14. Anslått utlysningsverdi pr år

15. Eksempel på et reelt forhold

16. Fylkeskommunenes driftsutgifter 2004 Kilde SSB

17. 7 suksesskriterier for effektive innkjøp • En tydelig innkjøpsstrategi • Effektive ledelsesinformasjons- og kontrollsystemer • Utvikling av ekspertise/kompetanse • En rolle i virksomhetens ledelse • Entreprenørpreget og aktiv tilnærming • Koordinering • Fokusert innsats Smith and Conway 1993

18. Hvilket innkjøpsfokus har fylkeskommunene? • Resultat fra undersøkelse • Målgruppe – dere! • Svarprosent – ca 16% (kun 3 av 19) • Hvorfor er svarprosenten så lav?

19. Spørsmål

20. Svar • Spm 1: Varierer mellom 10 og 50% • Spm 2: 2 av 3 har en strategi • Spm 3: Kun de som svarte ja på spm 2, delvis innført • Spm 4: Fra 25-60%. Spm 1 og 4 er omvendt korrelert • Spm 5: Varierer fra vet ikke til 50 • Spm 6 og 7: Ingen visste dette • Spm 8: Fra vet ikke til opp mot 10.000

21. Svar • Spm 9: Alle svarte ofte • Spm 10: Ønsker ikke innblanding, vet ikke, LOA • Spm 11: Svarene varierer fra middels til god • Spm 12: Fra 5% av to årsverk til 20% • Spm 13: Fra Lav til middels kompetanse • Spm 14: Praktisk innkjøpsarbeid/ fokus på god dekning av rammeavtaler, opplæring i egen organisasjon og ehandel for besparelser/ forstår ikke spm • Spm 15: Mindre fokus på å få org til å følge regelverket og mer fokus på strategiske mål/ ingenting/ forstår ikke spm

22. Konklusjon fra undersøkelsen • Antall besvarelser gir ikke et tilstrekkelig grunnlag for å si noe sikkert • Mangelen på besvarelser tilsier kanskje at fylkeskommunene ikke har oversikt? • Hva mener dere?

23. Suksesskriteriet nr 1 – En tydelig innkjøpsstrategi

24. Innkjøps- vs forsyningsperspektiv Kilde SNF

25. Eksempel på en innkjøpsstrategi • Eksempel hentet fra Vest-Agder fylkeskommune • Vedtatt i Fylkestinget 2004

26. Bakgrunn for strategien • Forvaltningsrevisjonsprosjektet 2003 • Umiddelbart gi pålegg til samtlige ledere om å innrette seg etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser • Sørge for informasjon og opplæring om lov og forskrift om offentlige anskaffelser til ledere, innkjøpsansvarlige og innkjøpere. • Utarbeide rutiner for hvordan innkjøpsprosessene i fylkeskommunen skal være • Utarbeide forsynings- eller innkjøpsstrategi • Innkjøpsreglement for Vest-Agder fylkeskommune (FU 123/96, FT 62/96)

27. Mål for forsyningsstrategien Hovedmålsetting: Bidra til at fylkeskommunen utnytter sine ressurser på en best mulig måte i den fylkeskommunale tjenesteproduksjon Delmål: • Øke kompetansen ved driftsenhetene innenfor innkjøps-/forsyningsarbeid og gjeldende lovverk • Bedre effektivitet og økt kvalitet i hele anskaffelsesprosessen • Utnytte stordriftsfordeler for der det økonomisk fordelaktig. • Gi informasjon om gjeldende avtaler med tilhørende betingelser 39% (577 millioner) er innkjøp som forplikter motytelser

28. Forslag til forsyningsstrategi Delmål 1 - Øke kompetansen Strategi: • Øke fokus på innkjøp og tydeliggjøre innkjøpsfunksjonens rolle i organisasjonen gjennom utarbeidelse av eierskapsmatriser • Kartlegge kompetansen og utvikle kompetanseutviklingsprogram Delmål 2 – Bedre effektivitet og økt kvalitet Strategi: • Utnytte kompetansen ved den enkelte enhet ved gjennomføring av konkurransen gjennom brukergrupper. • Bruke elektroniske handelsløsninger for å redusere ressursbruk ved bestillinger og fakturering, bedre kontrollen med økonomiske forpliktelser og synliggjøre tilgjengelige avtaleprodukter. • LCC, drift av avtaler og felles maler

29. Forslag til forsyningsstrategi Delmål 3 – Utnytte stordriftsfordeler Strategi: • For de vare- og tjenestegrupper der det økonomisk fordelaktig, inngå felles avtaler • Samarbeide med andre innkjøpsmiljø på Agder Delmål 4 – Informasjon om gjeldende avtaler Strategi: • Informasjon om gjeldende avtaler med tilhørende betingelser samt gjeldende retningslinjer for innkjøp til VAF skal gjøres enkelt tilgjengelig for alle i organisasjonen. • Gjøre alle innkjøpsmaler som kan brukes av enhetene, tilgjengelig via Intranett. Innkjøpsvolumet fordelt på ulike avtaler

30. Videre fremdrift • Enhetene i VAF utarbeider eierskapsmatrise med fullmakter • Kompetansen kartlegges • Felles rammeavtaler avklares • Effektivisering av innkjøps- og fakturaprosessen

31. Suksesskriteriet nr 2 – Effektive ledelsesinformasjons- og kontrollsystemer

32. Eierskapsmatrisen til styring • Eksempel på eierskapsmatrisen • Eget regneark

33. Måling • Hvordan kan man vite at det man gjør er riktig uten måling? • Hva måles, hvordan måles det og ikke minst - gjøres det noe med det som avdekkes? • Hvor i prosessen gjennomføres målingen? • Over 85% av leverandørene sier at LOA ikke har hatt påvirkning på tilbudt pris

34. Eksempel på måling • Hvor mange leverandører har vi i år i forhold til i fjor? • Tall fra leverandørregisteret • Hvor mange skal vi ha? • Hvor stor andel av innkjøpsvolumet er påvirket av den sentrale innkjøpsenheten? • Tradisjonelle rammeavtaler utgjør ofte en liten andel av det totale innkjøpsvolumet (men en stor andel av innsatsen) • Hvordan fungerer rammeavtalene? • Er brukerne fornøyd? • Har vi gode priser og betingelser?

35. Suksesskriteriet nr 3 – Utvikling av ekspertise/ kompetanse

36. ”Hvis kompetanse er viktig” • Offentlige innkjøpere har generelt høy kompetanse • Men i liten grad innkjøpsfaglig spesialisering • Offentlige ”taper” mange saker i KOFA • Brudd på regelverket er 4 ganger høyere enn ikke brudd på regelverket • Innkjøpere i fylkeskommunene dekker kun deler av innkjøpsvolumet • Lav innkjøpskompetanse i enhetene

37. Leverandørutvikling – hva er det? • Egne prosjekter med noen få deltakere? • Kurs i hvordan levere tilbud? • Kjøp fra lokale leverandører? • Er fylkeskommunene rette instans for leverandørutvikling? • Produkter og tjenester – neppe • Salgsprosess – kanskje (salg til det offentlige) • Logistikk – neppe • Info –JA • Hvem i fylket skal drive med leverandørutvikling? • Næringsavdelingen, skolene eller innkjøp • Hvor mange av dere har lagt ut info om alle avtalene på internett?

38. Undersøkelse av deres nettsider • Antall fylker med noe info om innkjøp • 15 av 19 • Antall fylker med info om inngåtte avtaler • 8 av 19 • Antall fylker med info om kommende konkurranser • 7 av 19. Alle kun delvis info • Antall fylker med info om hvordan selge til fylket • 8 av 19. Alle kun delvis info

39. Eksempel på en god nettside for leverandørene • Akershus

40. Suksesskriteriet nr 4 – En rolle i virksomhetens ledelse

41. Organiseringen bestemmer fylket selv • Internorganisering av innkjøp (sentral eller desentral) er ikke regulert av forskriften • Organiseringen er et viktig styringsmiddel som kan brukes til å fokusere på det som er viktig • Sentrale innkjøp bør bruke sin kompetanse direkte på vesentlige innkjøp, samt indirekte på mindre betydningsfulle anskaffelser • mindre på uvesentlige rammeavtaler som ”ingen” bruker • Ressursknapphet tilsier økt fokus på god organisering • Sentral innkjøpsenhet bør ha fokus på strategi

42. 25% av kostnadene uten ledelsesfokus • Gj.sn opp mot 500 mill i innkjøp uten ledelsesforankring • Helt uaktuelt i en privat virksomhet • Hvor mange av dere sitter i ledergruppen?

43. Suksesskriteriet nr 5 – Entreprenørpreget og aktiv tilnærming

44. Aktive markedsundersøkelser • Hvor mange av dere driver med aktiv markedsundersøkelse? • Er den formelle siden til hinder for å drive med markedsundersøkelse?

45. Aktiv pådriver for forbedringer • Hvordan kan innkjøperen være en pådriver for effektivisering og forbedring • Tilrettelegge for enkle og gode rutiner • Bruk av IT og systemer • Forenkling • Krever at man kjenner dagens situasjon • Hvordan ser det ut i dag? • Kan vi gjøre det bedre?

46. Suksesskriteriet nr 6 – Koordinering

47. Innkjøperens rolle mot bygg og anlegg • Hvor mange av dere er direkte involvert som innkjøper i fylkets bygge- og anleggsprosjekter? • Hvor mange er involvert tidlig i behovsvurderingen?

48. Er inngåelse av rammeavtaler rett fokus? • Inngås felles rammeavtaler fordi det gir det beste resultatet, eller er det fordi det er enkelt? • Ønsker kunden (brukerne av avtalene) felles rammeavtaler? • Er felles rammeavtaler et resultat av EØS regelverket? • Er rammeavtaler en sovepute for innkjøpsorganisasjonen? • Slipper å tenke på nye avtaler før om 4 år

49. Ikke krav til å se hele fylket under ett • Forskriftens §2-3 nr 5 medfører ikke krav til å se alle enhetene i fylket under ett: • Dersom en planlagt anskaffelse av ensartede varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid kan føre til tildeling av flere enkeltkontrakter samtidig, skal den samlede anslåtte verdi av disse enkeltkontraktene legges til grunn • Både den danske veilederen og Arrowsmith oppgir at kommisjonen har akseptert at den omtalte regel ikke får anvendelse på innkjøpsuavhengige enheter, dersom enheten tilfredsstiller alle de følgende forutsetninger: • Enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar, • Anskaffelsen er kun til denne enheten (i motsatt fall må § 2-3 nr 1 vurderes), og • beslutningen om inngåelse av kontrakt, tas utelukkende av denne enheten for den type anskaffelse (dvs at enheten ikke på noen måte trenger godkjennelse for anskaffelsen) • Se tolkningsuttalelese fra Moderniseringsdep av 19/5-04 • Mange kommuner og fylker har tolket dette feil

50. Felles rammeavtaler krever sentral organisering • Undersøkelser viser at de desentrale enhetene vil ikke bruke sentralt inngåtte rammeavtaler • Gjelder også i andre land, ref undersøkelser i Danmark – 2001 • ”They prefer to negotiate their own frame agreement. It is power and responsibility that they do not want to let go.” (Ramanathan Somasundaram -Aalborg University )